Stellenplan: Definition, Beispiel, Vorlage

Stellenplan

Ohne Stellenplan als Grundlage einer strategischen Personalplanung laufen Unternehmen Gefahr, die Übersicht über ihren Personalstand und Personalbedarf zu verlieren. Deshalb sollte HR unbedingt mit einem Stellenplan arbeiten, weil dieser den Soll-Stand des Personals transparent abbildet. In Kombination mit einem Stellenbesetzungsplan können Differenzen erkannt und Maßnahmen abgeleitet werden. Wir erklären, welche Fakten ein Stellenplan enthalten muss und welche Funktion er hat. 

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Was ist ein Stellenplan?

Der Stellenplan ist ein zentrales Planungsinstrument von HR. Er bietet eine Übersicht über alle Personalplanstellen, die in den Organisationseinheiten eines Unternehmens vorhanden und damit mit passenden Mitarbeitenden zu besetzen sind. Oder mit anderen Worten: Die Basis für effizientes Personal-Recruiting

Für den Stellenplan ist es nicht relevant, ob diese Planstellen aktuell besetzt oder offen sind, bildet er doch ausschließlich den Soll-Zustand eines Unternehmens ab. Der Stellenplan wird auch als Stellenübersicht bezeichnet, er kann in Form einer Liste, aber auch als Organigramm abgebildet werden.

Das sind die Unterschiede zwischen Stellenplan und Stellenbesetzungsplan

Stellenplan und Stellenbesetzungsplan sind nicht dasselbe. Im Gegensatz zum Stellenplan bildet der Stellenbesetzungsplan die Ist-Situation ab. Er enthält also lediglich alle aktuell besetzten Planstellen des Unternehmens. Außerdem sind im Stellenbesetzungsplan auch die personenbezogenen Daten der jeweiligen Stelleninhaber:innen hinterlegt und somit ein direkter Bezug zwischen Stelle und Stelleninhaber:in hergestellt. Der Stellenplan tut dies nicht.

Laden Sie hier eine Vorlage für einen Stellenbesetzungsplan herunter. 

Welche Funktion erfüllt ein Stellenplan?

Mit dem Stellenplan verbindet sich vor allem eine zentrale HR-Aufgabe: Klarheit, Transparenz und Sicherheit für die Personalplanung in allen Organisationseinheiten des Unternehmens gewinnen. Damit eng verbunden sind die Stellen- und die Kostenplanung.

Wenn die Planungsinstrumente Stellenplan und Stellenbesetzungsplan Differenzen aufweisen, müssen offene Stellen besetzt werden, um die vorliegende Unterbesetzung aufzulösen. Weist der Stellenbesetzungsplan hingegen ein Plus gegenüber dem Stellenplan auf, besteht beim Personal eine Überbesetzung, aus der Stellenabbaumaßnahmen folgen können.

Der Stellenplan bildet sämtliche Stellen über alle Einheiten eines Unternehmens hinweg ab. Ändern sich Organisationseinheiten bzw. deren Aufgaben und Prozesse, muss HR den Stellenplan diesen Änderungen gemäß anpassen. Wenn Änderungen innerhalb einer Einheit oder Abteilung indirekte oder direkte Auswirkungen auf die Stellen einer verwandten Einheit oder Abteilung haben, muss der Stellenplan diese Auswirkungen abbilden können.

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Diese Fakten muss ein Stellenplan enthalten

Damit ein Stellenplan seine Funktion erfüllen kann, müssen für jede der dort aufgenommenen Positionen bzw. Stellen eindeutig definierte Stellenbeschreibungen vorliegen. Denn darauf basiert der Inhalt des Stellenplans. Er muss folgende Angaben enthalten.

  • Anzahl der Stellen

  • Bezeichnung der Stellen

  • Entgeltliche Einordnung der Stellen

  • Erforderliche berufliche Qualifikationen der Stellen

  • Evtl. Vollzeit/Teilzeiteinordnung der Stellen

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Stellenplan Vorlage Excel

Bei der Erstellung eines Stellenplans können Sie auf unsere einfache Excel-Vorlage zurückgreifen, die Sie kostenlos herunterladen können. Bitte beachten Sie, dass es sich um eine Musterdatei handelt, die Sie für Ihre individuellen Bedarfe im Unternehmen anpassen müssen.

Sie können verschiedene Wege beim Erstellen eines Stellenplans gehen und sich z. B. an den Abteilungen Ihres Unternehmens ausrichten. Jeder Abteilung sortieren Sie dann die hier zugeordneten Stellen zu. Diesen Weg sind wir in unser Vorlage gegangen.

Stellenplan Beispiel

Sie können einen Stellenplan einfach als Tabelle anlegen oder auch in Form eines Organigramms darstellen. Wir stellen Ihnen hier beide Optionen vor. Das Organigramm bietet neben den formellen Stellenbezeichnungen auch noch die formale Hierarchie einer Organisation ab. Demnach werden untergeordnete Stellen untereinander dargestellt, Stellen auf der gleichen Hierarchieebene stehen nebeneinander.

Stellenplan als Organigramm

Organigramm

Stellenplan als Liste

Stellenanzahl

Stellenbezeichnung

Eingruppierung

Qualifikationsanforderung

1

Geschäftsführung

AT

Hochschulabschluss

1 (Job Splitting, 2 x 50 %)

Leitung Verwaltung

AT

Fachhochschulabschluss

1

Leitung HR

AT

Hochschulabschluss

1

Leitung Sales

AT

Hochschulabschluss

1

Leitung Marketing

AT

Hochschulabschluss

2

Leitung Produktion

AT

Meister

 

 

 

 

3

Sachbearbeitung

T3

Ausbildung

2

HR-Mitarbeiter:in

T3

Ausbildung

3

Sales Manager:in

T5

Fachhochschulabschluss

2

Marketing Manager:in

T4

Hochschulabschluss

2

Teamleitung Produktion

T4

Ausbildung/Fachhochschulabschluss

5

Mitarbeiter:in Produktion

T3

Ausbildung

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