Personalabteilung: Aufgaben und Struktur

Zwei HRlerinnen restrukturieren die Personalabteilung.

Ein kleiner Schritt für das Unternehmen, aber ein großer für die Personalabteilung: Die Einstellung des zweiten HR-Mitarbeiters. Auf einmal sind Sie “Personalleiter”, müssen Ihre Abteilung professionalisieren, Strukturen und Prozesse definieren. Dieser Ratgeber erklärt, wie Sie dabei Schritt für Schritt vorgehen können.

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Irgendwann ist er da, der Moment. Sie können Ihrer Rolle als Personalreferent, Recruiter und Mitarbeiter-Kümmerer in Personalunion endgültig nicht mehr gerecht werden. Selbst die Geschäftsführung sieht ein, dass es so nicht weitergehen kann. Das Budget ist bewilligt und Sie begeben sich auf die Suche nach einem zusätzlichen Mitarbeiter für die Personalabteilung.

Sobald die Anzahl der Mitarbeiter in HR auf zwei oder drei anwächst, stellen sich für Sie die Fragen: Wie strukturieren Sie Ihre neue Personalabteilung? Wie gestalten Sie die Prozesse? Wie unterstützen Sie durch HR das weitere Wachstum Ihres Unternehmens?

Was ist eine Personalabteilung?

Die Personalabteilung ist die Abteilung im Unternehmen, die sich um alle Personalthemen und -fragen kümmert. Sie ist die Anlaufstelle für alle Mitarbeiter, die Führungskräfte sowie ggf. den Betriebsrat und sorgt dafür, dass sie bestmöglich im Unternehmen eingesetzt und gefördert werden, um den Unternehmenserfolg sicherzustellen.

Der Begriff “Personalabteilung” wird synonym auch HR-Abteilung genannt, während der Personalbereich auch als HR Management, Human Resource Management (HRM) und Personalmanagement bekannt ist.

Was sind die Aufgaben einer Personalabteilung?

Die Aufgaben der Personalabteilung verteilen sich auf alle Stationen des Mitarbeiterzyklus: vom Recruiting bis zum Offboarding. Im Einzelnen umfasst das folgende Aufgaben:

Die Personalplanung bzw. die Personalbedarfsplanung: Bei der Personalbedarfsplanung stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen zu jeder Zeit die richtige Anzahl an Mitarbeitern mit den nötigen Qualifikationen hat, um die gesetzten Ziele zu erreichen.

Eine kostenlose Vorlage zur Personalbedarfsplanung finden Sie hier.

Die Personalgewinnung bzw. -akquise: Die Personalbeschaffung ist auch unter den Begriffen Talent Acquisition, Recruiting und E-Recruiting bekannt. Sie beschreibt alle Maßnahmen und Methoden, um neue Mitarbeiter über verschiedene Kanäle zu erreichen und für das Unternehmen zu gewinnen. Dazu zählt auch das Employer Branding.

Die Personaleinsatzplanung: Mit einer optimalen Personaleinsatzplanung sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter möglichst effizient einsetzen, um personelle Engpässe oder eine Überkapazität zu vermeiden.

Die Personalverwaltung bzw. Personalmanagement: Die Personalverwaltung beschreibt alle administrativen und transaktionalen Aufgaben im HR. Dazu zählen auch Formalitäten, die für die Einstellung und Ausstellung von Mitarbeitern nötig sind, z. B. Verträge erstellen und eine digitale Personalakte anlegen.

Die Personalentwicklung: Um die Stärken der Mitarbeiter zu fördern und Schwächen zu beseitigen, sollte die Personalabteilung ein gutes Performance Management und eine offene sowie konstruktive Feedback-Kultur etablieren.

Mit diesem Leitfaden entwickeln Sie eine passende Performance-Management-Strategie.

Die Entgeltabrechnung: Außerdem kümmert sich die Personalabteilung um die Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung. Das passiert entweder komplett intern oder wird zum Teil nach außen verlagert und gemeinsam mit einem Software-Anbieter oder Steuerberater abgewickelt.

Die Mitarbeiterbindung: Die Mitarbeiterbindung umfasst alle Maßnahmen, um Mitarbeiter zu halten und so langfristig an das Unternehmen zu binden. In diesem Artikel finden Sie viele Beispiele und Best Practices.

Das Personalcontrolling bzw. People Analytics: Mittlerweile gehört es zu jeder guten Personalabteilung, personalbezogene Entscheidungen datenbasiert zu treffen. Mithilfe von Personalcontrolling und People Analytics haben Sie verschiedene Kennzahlen an der Hand, um zum Beispiel Ihre Mitarbeiterstruktur oder Fluktuationsrate zu analysieren und aus den Ergebnissen entsprechende Maßnahmen abzuleiten.

Strategie: Während die Personalabteilung bislang vordergründig für administrative Themen wie die Lohnbuchhaltung verantwortlich war, erkennen endlich immer mehr Unternehmen, wie wichtig es ist, HR auch strategisch einzubeziehen. Die Personalabteilung hat einen entscheidenden Einfluss auf die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen, denn sie kümmert sich um das wichtigste Gut des Unternehmens: die Mitarbeiter.

Warum Ihre Personalabteilung eine Struktur braucht

In Start-Ups oder kleinen Unternehmen herrscht eine familiäre Atmosphäre, eine starke Unternehmenskultur, man kennt sich und schätzt sich. Alle sind hochmotiviert und fühlen sich persönlich verantwortlich. Das Kriterium, nach dem neue Mitarbeiter eingestellt werden, ist einfach: Entweder er oder sie passt ins Team und die Chemie stimmt, oder eben nicht.

Fragenkatalog: Wer passt ins Team?

Cultural Fit Fragen im Vorstellungsgespräch - Vorschau

Damit neue Mitarbeiter lange im Unternehmen bleiben, muss von Anfang an der Cultural Fit stimmen. Diese Fragen helfen Ihnen, geeignete Kandidaten zu finden.

Ab einer gewissen Größe – irgendwo zwischen 50 und 100 Mitarbeitern – geht dieser persönliche Charakter verloren. Eine zweite Hierarchieebene wird nötig, man kennt neue Kollegen nur noch vom Hallo-Sagen, alles wird anonymer. Viele Unternehmen berichten in dieser Phase von spürbar sinkender Mitarbeiterzufriedenheit und steigender Fluktuation. Fehler in der Personalarbeit, die vorher nicht ins Gewicht fielen, haben auf einmal spürbare Folgen.

Viele Themen, die sich bisher natürlich und fast von selbst ergeben haben, liegen nun in der Verantwortung von HR. Die Personalabteilung muss sich professionalisieren, sich aktiv um Unternehmenskultur und Mitarbeiterbindung kümmern. Sie muss Gehalts- und Arbeitszeitmodelle entwickeln und der zunehmenden Bürokratie Herr/Frau werden.

Wenn Sie jetzt zusätzliche Mitarbeiter für HR einstellen und ansonsten weitermachen wie bisher, werden Sie schnell an Grenzen stoßen. Nur mit einer Struktur für Ihre Personalabteilung und standardisierten Prozessen können Sie die Herausforderungen eines (schnell) wachsenden Unternehmens meistern.

Wie groß muss Ihre Personalabteilung sein?

Die bekannte Faustregel “1 Stelle in HR pro 100 Mitarbeiter” ist zwar nicht falsch, sie gilt jedoch tendenziell für größere Unternehmen mit einer gut ausgestatteten Personalabteilung. In Unternehmen bis 250 Mitarbeitern ist der Bedarf deutlich höher, wie die Studie “Workforce Analytics” zeigt: durchschnittlich 3,4 HR-Mitarbeiter pro 100 Vollzeitstellen im Unternehmen!

Quelle: Workforce Analytics: A Critical Evaluation: How Organizational Staff Size influences HR Metrics (SHRM, 2015)

 

Peter Rosen von HR Strategies and Solutions empfiehlt, ab circa 50 Mitarbeitern die erste Vollzeitstelle in der Personalabteilung zu schaffen und ab circa 150 Mitarbeitern eine zweite. Diese Empfehlung ist durchaus realistisch, wie die Erfahrung zeigt.

 

Durch Automatisierung und Outsourcing können Sie den ein oder anderen Mitarbeiter in der Personalabteilung ersetzen. Das zeigen Praxisbeispiele wie der Berliner Heizungsbauer Thermondo. Andererseits entscheiden sich Unternehmen, die laufend hochqualifizierte Fachkräfte brauchen, vielleicht schon früh dazu, einen eigenen Recruiter zu beschäftigen.

Anstatt sich auf eine Kennzahl zu verlassen, sollten Sie Ihren eigenen Bedarf an HR-Mitarbeitern ermitteln. Wie sie dabei vorgehen und zugleich eine Struktur für Ihre Personalabteilung definieren, lernen Sie in den folgenden Teilen dieses Artikels.

Wie definieren Sie eine passende Struktur für sich?

Bei der Strukturierung Ihrer zukünftigen Personalabteilung gehen Sie vor wie bei jedem anderen Projekt auch: Sie legen Ziele fest, die Sie erreichen möchten, und überlegen sich dann die nötigen Schritte dafür.

Wie Sie in fünf Schritten Ihre HR-Ziele an Ihren Unternehmenszielen ausrichten, erfahren Sie in diesem Artikel.

Identifizieren Sie Ihre entscheidenden Themen

Listen Sie alle Aufgaben auf, um die Sie sich in Zukunft kümmern müssen. Weisen Sie den Aufgaben Prioritäten zu. Identifizieren Sie die entscheidenden Themen, die eine besondere Herausforderung darstellen und sich als “Flaschenhals” für das weitere Unternehmenswachstum erweisen könnten.

Beispiele dafür sind:

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Mit der Identifikation solcher Schwerpunktthemen legen Sie bereits die Grundlage für eine zukünftige HR-Struktur. Sie werden eventuell einen Mitarbeiter brauchen, der sich explizit um diese Bereiche kümmert. Dazu später mehr.

Vergessen Sie keine wichtigen Themen. Setzen Sie Employer Branding und Onboarding-Programme auf Ihre Liste genauso wie Lohnabrechnung, Vertragswesen und Gesundheitsvorsorge. Zu jedem Punkt listen Sie die einzelnen Aufgaben auf, die erledigt werden müssen, und schätzen die dafür nötigen Ressourcen.

Selber machen oder outsourcen?

Welche Aufgaben wollen und können Sie inhouse mit eigenen HR-Mitarbeitern übernehmen? Das ist die nächste Entscheidung, die Sie treffen sollten. Kriterien dafür sind die Ressourcen, die für jede Aufgabe erforderlich sind, die Komplexität sowie das vorhandene Know-how in Ihrem Unternehmen.

Tendenziell eignen sich operative Themen wie die Entgeltabrechnung eher für Outsourcing. Trotz immer besserer Software können solche Themen sehr komplex sein. Flexible Arbeitszeitmodelle zum Beispiel ziehen einen langen Rattenschwanz an sozialversicherungsrechtlichen Fragen und administrativen Aufgaben nach sich. Tarifliche und gesetzliche Regelungen ändern sich laufend. Ohne externe Hilfe wird sich eine kleine Personabteilung damit sehr schwer tun.

Auf der anderen Seite können Sie Personalberatungen beauftragen, Sie bei eher strategischen Themen zu unterstützen. Manche bieten Konzepte zur Mitarbeiterbindung oder Leistungsbeurteilung an oder messen laufend die Mitarbeiterzufriedenheit.

Externe Headhunter oder Personalvermittler gehören längst zum Standard-Repertoire des Outsourcings. Sie helfen, Mitarbeiter in schwierigen Märkten zu finden oder in kurzer Zeit größere Mengen an Personal zu rekrutieren.

Entscheiden Sie für jede Aufgabe Ihrer Liste über “make or buy”. Nun haben Sie einen Überblick, wie viele und welche Ressourcen Sie intern in Ihrer Personalabteilung benötigen. Sie gruppieren Aufgaben zu Aufgabenbereichen, wie etwa Personalverwaltung, Training, Recruiting, Personalmarketing, und bekommen eine grobe Vorstellung von der Struktur Ihrer zukünftigen HR.

Definieren Sie Ihre Prozesse

Nun steht der wahrscheinlich mühsamste Schritt an. Überspringen sie ihn oder führen sie ihn nur halbherzig durch, wird die Effizienz Ihrer HR mit wachsender Unternehmensgröße sinken. In kleinen Unternehmen arbeitet die Personalabteilung auf Zuruf und mit informellem Prozessen – “das machen wir eben so”. Nun müssen Sie feste Abläufe definieren, um das Mehr an Arbeit bewältigen zu können.

Dokumentieren Sie alle HR-Prozesse, verteilen Sie Verantwortlichkeiten und Aufgabenbereiche. Beschreiben Sie, wie die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern aussehen soll, zum Beispiel im Rahmen von Service-Level-Agreements. Arbeiten Sie mit der Geschäftsleitung einen Plan für den Personalbedarf und damit für Ihr Recruiting aus.

Legen Sie fest, welche Recruiting-Kanäle Sie nutzen möchten. Erstellen Sie zusammen mit den Fachabteilungen Stellenbeschreibungen, Anforderungsprofile, Weiterbildungsprogramme. Arbeiten Sie Standardverträge und weitere Regelungen aus – Stichwort Compliance.

Orientieren Sie sie sich in dieser Phase weiterhin an Ihren Prioritäten. Fangen Sie mit den entscheidenden Bereichen an und arbeiten Sie die anderen später aus.

Führen Sie HR Software ein

Investieren Sie früh in Software, zum Beispiel in eine umfassende Personalmanagement-Lösung. Idealerweise starten Sie den Auswahlprozess für eine Software parallel zur Definition Ihrer Prozesse. Ob und welche Software Sie nutzen, bestimmt mit, wie Ihre Prozesse aussehen werden. Sie können viele Aufgaben von Anfang an automatisieren. Über Datenschnittstellen wird die Zusammenarbeit mit dem Lohnbüro und anderen externen Dienstleistern deutlich vereinfacht.

Schieben Sie die Einführung neuer Software nicht auf. Führen Sie zuerst manuelle Prozesse ein und stellen erst später auf Software um, müssen Sie Ihre Arbeitsabläufe zweimal umstellen. Das ist überflüssig und kostet.

Durch softwaregestützte Prozesse können Sie leicht eine halbe oder ganze Stelle in der Personalverwaltung einsparen. Oder Sie setzen einen Mitarbeiter stattdessen für andere Aufgaben ein.

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Welche Organisationsstrukturen gibt es für Personalabteilungen?

Es gibt unterschiedliche Wege, Ihre Personalabteilung zu strukturieren. Darunter befinden sich sowohl klassische Modelle als auch moderne Ansätze. Welches Sie davon wählen, hängt ganz von Ihren Zielen und Ihrer Unternehmenskultur ab. Wir stellen Ihnen hier sechs davon vor.

1. Das hierarchische Modell

Eine Personalabteilung kann zum Beispiel hierarchisch organisiert sein. Die Personalabteilung besteht hier aus einem Personalleiter, der an den Geschäftsführer berichtet und ganz oben in der Hierarchieebene steht. Er bekommt Abteilungsziele vorgeben, die er zusammen mit seinem Team erreichen muss.

Die Personalabteilung kann dann zum Beispiel aus zwei Managern für die Bereiche Recruiting/Personalbeschaffung und HR Management/Personalverwaltung bestehen, die wiederum eigene Teams führen und an den Personalleiter berichten.

Bei diesem Modell verläuft die Kommunikation komplett vertikal, d. h. von oben nach unten. Informationen werden vom oberen Management losgetreten und werden dann über die Personalleitung zu den Führungskräften weitergegeben und erreichen letztendlich das Team.

Bei diesem Modell ist vor allem die klare Verteilung der Autoritäten vorteilhaft. Jeder weiß, wo im Modell er angesiedelt ist, wo er hinarbeiten möchte und wie dazu sein Entwicklungsplan aussieht.

2. Das formelle und informelle Modell

Sie können die Personalabteilung formell oder informell aufbauen. Die hierarchische Organisation ist ein gutes Beispiel für das formelle Modell, denn es baut auf klaren Hierarchien, Zielen und Aufgaben auf.

Dagegen ist das informelle Modell freier gedacht, denn Teammitglieder können flexibler und je nach Dynamik miteinander agieren.

In vielen Unternehmen bestehen beide Modelle nebeneinander. Dann ist zum Beispiel das formelle Modell die Standardstruktur der Personalabteilung und je nach Projekt oder Ziel ergibt sich eine informelle Zusammenarbeit, die das formelle Modell für eine bestimmte Phase aufbricht.

3. Das zielorientierte Modell

Beim zielorientierte Modell werden Unternehmensziele auf einzelne Abteilungen heruntergebrochen – und sogar bis zum einzelnen Mitarbeiter. Welche Maßnahmen zur Zielerreichung umgesetzt werden, entscheidet jedes Team selbst.

Die Unternehmensziele werden zwischen Geschäftsführer und Management bestimmt und erfordern das Engagement und den Einsatz jedes Einzelnen. Denn dieses Modell funktioniert nur, wenn jedem Mitarbeiter seine Ziele klar sind und er sich im Klaren ist, wie er an ihnen gemessen wird. Meistens geht dieses Modell mit einem finanziellen Bonus je nach Zielerreichung einher.

Dieses Modell wird in vielen Unternehmen auch nur teils eingesetzt, z. B. im Vertrieb. Für Personalabteilungen ergeben sich aus dem zielorientierten Modell folgende Vorteile: Engagement und Fokus von jedem einzelnen Mitarbeiter, eine höhere Teamleistung und eine konforme Planung der Ziele.

4. Das Shamrock-Modell

Dieses Modell lehnt sich am Bild des “Kleeblatts” an, da es aus drei Grundsäulen besteht, die zusammen ein Ganzen bilden.

  • Im Kern stehen die qualifiziertesten und relevantesten Mitarbeiter.
  • Weniger wichtige Tätigkeiten werden von externen Dienstleistern erledigt und somit ausgelagert.
  • Mitarbeiter mit Zeitverträgen, z. B. projektbasierte Arbeit, ergänzen das Kleeblatt.

Für die Personalabteilung bedeutet das, dass es einen kleinen Stamm an festen Mitarbeitern gibt, die wiederum Externe bei Sonderprojekten managen. Externe Dienstleister könnten so bei Themen wie Relocation unterstützen und Mitarbeiter mit Zeitverträgen, z. B. zusätzliche Recruiter, können helfen, in kürzerer Zeit mehr neue Mitarbeiter einzustellen.

5. Das Netzwerken und Outsourcing

Dieses Modell ist komplett davon geprägt, dass sich Personalabteilungen Hilfe von Außen holen. So gibt es nur einen kleinen Stamm an festen HR-Mitarbeitern, die viele der anstehenden Aufgaben und Tätigkeiten an externe Dienstleister auslagern und so ihre Ziele erreichen.

Mit HR Software wachsen Sie schneller

Eine HR Software wie Personio unterstützt Sie bei allen Kernprozessen im HR und nimmt Ihnen administrative Arbeit ab, z. B. durch Automatisierungen. So können Sie sich stärker auf Themen wie Wachstum und Strategie konzentrieren.

Wie können sich kleine Personalabteilungen strukturieren?

Sie sehen, die “richtige” Struktur für Ihre HR ergibt sich aus Ihrer eigenen Situation und Planung im Unternehmen. Trotzdem gibt es empfehlenswerte Ansätze. Bei zwei, drei oder vier Mitarbeitern ist die Zahl der Optionen begrenzt – eine HR-Struktur soll schließlich nicht phantasievoll, sondern effizient sein.

Hier finden Sie weitere Beispiele dafür, wie Sie Ihre Personalabteilung strukturieren können.

Sie stellen einen Assistenten ein, der Ihnen zuarbeitet, sich um Papierkram, Verwaltung und Routinetätigkeiten kümmert. Dadurch werden Sie bis zu 50 % produktiver und können sich mehr um wichtige und strategische Bereiche kümmern, um Employer Branding, Recruiting und Mitarbeiterbindung.

Vorteile dieser Option sind, dass Sie bereits mit den wichtigen Aufgaben vertraut sind und die Umstellung leichter fällt. Die Kosten für eine Assistentenstelle sind geringer, als wenn Sie einen Spezialisten einstellen.

Sie kümmern sich in Zukunft um die internen Belange des Personals: Verwaltung, Weiterbildung, Mitarbeiterbindung und so weiter. Ein zusätzlicher Recruiter ist dafür zuständig, neue Mitarbeiter zu finden. Der Recruiter kann eventuell weitere Themen wie Employer Branding oder Onboarding übernehmen.

Diese Struktur ist für Unternehmen geeignet, die schnell wachsen wollen und viele neue Mitarbeiter brauchen. Sie erfordert eine saubere Aufgabentrennung, da sowohl Sie als auch der Recruiter eigenverantwortlich arbeiten, auch wenn der Recruiter an Sie berichtet.

Das weitere Wachstum: Denken Sie in Rollen

Ab dem dritten HR-Mitarbeiter liegt es ganz an Ihnen, wie Sie die Personalabteilung strukturieren. Sie könnten einen Recruiter einstellen, wenn Sie bereits einen Assistenten beschäftigen, und umgekehrt.

Finden Sie nicht schnell genug neue Mitarbeiter, wollen Sie stattdessen vielleicht lieber einen zweiten Recruiter einstellen. Es kommt ganz auf Ihre Prioritäten an, wo die entscheidenden Bereiche liegen, um Ihre Wachstumsziele zu erfüllen.

Stellen Sie nicht einfach “irgendeinen” neuen Mitarbeiter ein, wenn der Workload zu hoch wird. Denken Sie in Rollen. Dieser Artikel listet sieben Rollen auf, die Sie in HR brauchen.

Fragen Sie sich: Welches Thema kommt aktuell zu kurz und erfordert in Zukunft mehr Aufmerksamkeit? Welche Art Mitarbeiter, welches Know-how und welche Soft Skills sind dafür erforderlich? Welche Rolle muss der neue HR-Mitarbeiter übernehmen und wie passt diese Rolle in die aktuelle HR-Struktur?

Statt Ihre Personalabteilung zu vergrößern, könnten Sie weitere Prozesse automatisieren oder outsourcen. Dadurch erhalten vorhandene Mitarbeiter wieder mehr Freiräume und können neue Themen – neue Rollen – übernehmen.

Treffen Sie alle Entscheidungen auf Basis Ihrer zuvor definierten Ziele und Ihres Fahrplans, den Sie regelmäßig überprüfen und anpassen. So können Sie sicher sein, dass Sie die bestmögliche HR-Struktur für sich finden und damit den Weg für das weitere Wachstum Ihres Unternehmen bereiten.

Mit einem Organigramm Ihre Personalabteilung darstellen

Organigramme für die Personalabteilung (und das ganze Unternehmen) helfen, eine Übersicht über Aufgaben und Verantwortungsgebiete einzelner Kollegen zu behalten. Das ist vor allem bei einem (stark) wachsenden Team wichtig, denn es zeigt die Struktur der Personalabteilung auf, wem die Mitarbeiter unterstellt sind und an wen sich Kollegen bei Fragen zu beispielsweise Feedbackgesprächen oder administrativen Angelegenheiten wenden können.

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