People Analytics: So setzen Sie Big Data wirksam im Personalwesen ein

Zwei Personaler*innen wenden People Analytics an.

Ihr Marketing Team tut es, Ihr Vertrieb tut es und Ihr Produkt-Team tut es erst recht: Sie alle nutzen Daten und Analysen, um Maßnahmen für den Unternehmenserfolg zu definieren. Warum also Big Data nicht auch im HR nutzen, um Mitarbeiter bestmöglich einzusetzen? Spricht nichts dagegen? Dann los! In diesem Artikel haben wir alle wichtigen Informationen zum sogenannten People Analytics für Sie zusammengestellt.

Damit Sie beim People Analytics auf notwendige Daten zurückgreifen können, brauchen Sie eine zuverlässige Datenquelle. Mit Personio haben Sie alle Daten an einem Ort.

Was bedeutet People Analytics?

People Analytics ist die Analyse von personenbezogenen Daten, um Entscheidungen datenbasiert zu treffen. Die Daten werden intern und extern erhoben, ausgewertet und mit anderen Unternehmensdaten verknüpft, um gezielte Fragestellungen zu beantworten.

Durch People Analytics können Sie bestimmte Zusammenhänge aufdecken und herausfinden, in welchen Bereichen im Unternehmen, z. B. die Mitarbeiterzufriedenheit und die Zusammenarbeit, Optimierungspotenziale liegen. Es wird deshalb oft auch von Predictive Analytics gesprochen.

Unterschied zum Personalcontrolling

Das Personalcontrolling legt die Basis für People Analytics, denn im Personalcontrolling werden Personaldaten im Ist-Zustand, aber auch Entwicklungen über einen Zeitraum hinweg, erfasst. Diese Daten nutzen Sie im People Analytics und verknüpfen Sie mit anderen Unternehmensdaten, um Zukunftsprognosen für die Entwicklung des Unternehmens zu erstellen.

Beispiel: Im Personalcontrolling dokumentieren Sie über Jahre hinweg die Mitarbeiterstruktur, z. B. Alter und Geschlecht, im Unternehmen. Beim People Analytics nutzen Sie diese Daten, um eine Fragestellung wie “Welche Einflussfaktoren ermöglichen in Zukunft eine ausgeglichene Mitarbeiterstruktur?”.

Wie Sie mit Personio Ihr Personalcontrolling einfach meistern, zeigt Ihnen dieser Artikel.

Was sind die Ziele von People Analytics?

Das Ziel von People Analytics ist es, eine Art Ursache-Wirkungs-Forschung zu betreiben. Mithilfe Ihrer Daten decken Sie kausale Zusammenhänge auf und interpretieren sie. Zum Beispiel: A beeinflusst B oder Nur wenn A hoch ist, dann ist B auch hoch.

Auf einer übergeordneten Ebene zielt People Analytics darauf, stärker auf die Bedürfnisse von Mitarbeitern zu schauen und optimale Arbeitsbedingungen zu schaffen. Denn nur so können Unternehmen ihr Leistungsmaximum erreichen und nachhaltig erfolgreich sein.

Untergeordnete Ziele sind:

  • Prozesse und Strategien verbessern
  • Entwicklungen, z. B. hoher Krankheitsstand in Abteilung X, frühzeitig erkennen
  • Maßnahmen zur Optimierung ableiten und umsetzen

Wichtig ist, diese Ziele eindeutig festzulegen, bevor Sie mit People Analytics starten. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, genau die Daten zu sammeln, die Sie brauchen, um Ihre Fragestellung zu beantworten.

Zuverlässige Daten aus einer Quelle

HR Reporting Dashboard

Welche Recruiting-Kanäle funktionieren am besten? Wie hoch ist die Fluktuationsrate? Und wer hat seit Jahren keine Gehaltserhöhung bekommen? Viele Fragen, die mit einer Software beantwortet werden können: Personio.

Warum ist das Thema wichtig für HR?

Die Personalabteilung hat eine wichtige Aufgabe: das Management hinsichtlich personalbezogener Entscheidungen zu beraten und das Unternehmen mit einer HR-Strategie zu unterstützen.

People Analytics hilft Ihnen, faktenbasierte Entscheidungen zu treffen, um objektive Lösungen / Antworten zu einer (kritischen) Fragestellung zu finden. Dadurch können Sie Ihre HR-Ziele optimal auf die Unternehmensziele ausrichten.

Weitere Vorteile von People Analytics:

  • Sie erkennen Unternehmenskrisen und kritische Entwicklungen im Personalbereich frühzeitig und können entsprechende Maßnahmen ergreifen.
  • Informationen (und Kennzahlen) aus dem Unternehmen lassen sich schneller und systematischer einsehen und für personalbezogene Entscheidungen heranziehen.
  • Zukünftige Ereignisse und Entwicklungen können prognostiziert werden.
  • Sie können bessere und passgenaue Leistungen für Mitarbeiter anbieten.
  • Sie schaffen mehr Transparenz, da Sie Führungskräften und Entscheidern Daten zur Verfügung stellen können, die bei der Steuerung von ihren Organisationseinheiten unterstützen.
  • Die Effizienz und Effektivität Ihres Personalmanagements werden gesteigert, z. B. durch eine Kostenoptimierung durch Prozessoptimierung und eine höhere Produktqualität.
  • Sie können die Employee Experience verbessern, z. B. die richtigen Talente rekrutieren, passende Programme zur Mitarbeiterentwicklung implementieren und die Fluktuationsrate gezielt sinken.

Woher kommen die Daten?

Eine wichtige Voraussetzung, um People Analytics wirksam zu nutzen, sind Daten. Diese kommen aus unterschiedlichen internen und externen Quellen, z. B.:

  • Umfragen (z. B. wöchentliche Mitarbeiterbefragungen / Erhebungen)
  • HR Software (z. B. für die Messung von Krankheitstagen oder der Mitarbeiterstruktur)
  • Profile in Social-Media-Kanälen
  • Benchmarks aus dritten Seiten
  • andere Software, die in den spezifischen Abteilungen genutzt wird, z. B. CRM-Systeme
  • biometrische Analysen, z. B. Stimmenanalysen bei Geschäftstelefonaten (sind in Deutschland allerdings nicht zulässig)
  • Software zur Produktivitätsmessung

Wichtig ist, dass diese Daten für sich alleine gesehen noch keine verwertbaren Informationen liefern. Erst wenn Sie sie aufbereiten, gegenüberstellen und in Beziehung setzen, lassen sich Zusammenhänge erkennen.

HR-Daten aus einer Quelle

Ob Bewerberanzahl, Mitarbeiterstruktur oder Krankheitsfälle: Personio liefert Ihnen zuverlässige Daten, sodass keine HR-Frage mehr offen bleibt.

Einsatzmöglichkeiten von People Analytics

Welche Bereiche umfasst People Analytics?Welche Fragen lassen sich in diesen Bereichen beantworten?
RecruitingWelche Kandidaten passen am besten zur Unternehmenskultur? Über welche Kanäle kommen die Bewerber, die später auch eingestellt werden?
PersonalplanungWie sieht die Mitarbeiterstruktur momentan aus und wodurch lässt sich in Zukunft eine ausgeglichene Mitarbeiterstruktur zu schaffen?
FluktuationIn welchen Teams ist die Fluktuationsrate besonders hoch? Wo hat sie zu- oder abgenommen? Welche Teamlead-Hirings haben zu einer gesteigerten Fluktuation geführt?
Fähigkeiten-TransparenzWelche Fähigkeiten (Hard und Soft Skills) haben wir im Unternehmen und welche brauchen wir in zwei, fünf und zehn Jahren, um das Unternehmenswachstum sicherzustellen?
KrankheitstageIn welchen Abteilungen gibt es die meisten Krankheitsfälle und welche Gründe kann das haben?
EntwicklungWie sehen die Entwicklungskurven einzelner Mitarbeiter oder Abteilungen aus und welchen Einfluss hat das auf die Produktivität? Welche Mitarbeiter haben seit zwei Jahren keine Gehaltserhöhung bekommen?
High PotentialsWelche Mitarbeiter sind besonders engagiert und / oder übernehmen Verantwortung für zusätzliche Projekte?
ProduktivitätIn welchen Abteilungen und Arbeitsschritten gibt es Produktivitätseinbuße? Wie hat das Einfluss auf den Umsatz oder die Arbeit von anderen?
ZusammenarbeitWie stark ist die Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen Teams? Wie stark hat die Zusammenarbeit von Team A und Team B Einfluss auf die Erreichung der Unternehmensziele?
Zufriedenheit/MotivationWelche Einstellungen haben die Mitarbeitenden zu bestimmten Themen innerhalb des Unternehmens? Wie entwickeln sich Meinungen und Stimmungen im Laufe der Zeit?

Die Krux mit dem Datenschutz

Sensible Daten müssen geschützt werden. Das ist auch bei People Analytics nicht anders. Das Bundesdatenschutzgesetz und die DSGVO, Gewerkschaften oder Betriebsräte haben deswegen strenge Vorschriften zum Umgang mit und Auswertung von Mitarbeiterdaten.

Achten Sie zum Beispiel auf diese Aspekte in Bezug auf People Analytics:

  • DSGVO Art. 5: Sie brauchen immer einen konkreten Zweck für die Datenerhebung und dürfen nur die Daten sammeln, die für den jeweiligen Zweck nötig sind. Die Daten müssen anonymisiert werden, wenn der Zweck erfüllt ist.
  • DSGVO Art. 6: Sie brauchen die Einwilligung Ihrer Arbeitnehmer*innen, um Daten erheben zu können.
  • DSGVO Art. 13: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter darüber, welche Daten wann und zu welchem Zweck erhoben werden.
  • DSGVO Art. 22: Es muss gewährleistet sein, dass zum Beispiel die Geschäftsführung in automatisierte Prozesse eingreifen darf und eine Person nicht nur einer automatisierten Entscheidung unterworfen wird.

Diese Bestimmungen schrecken viele Unternehmen ab, denn laut Deloitte beschränken sich deutsche Unternehmen oft auf unkritische Fragestellungen, z. B. zu Mitarbeiterengagement, oder starten Pilotprojekte zum People Analytics im Ausland (sofern sie international tätig sind). Und übersehen dabei das große Potenzial, mit Daten zu arbeiten.

Voraussetzungen für ein erfolgreiches People Analytics

Damit Ihr People Analytics von Anfang reife Früchte trägt, sollte es diese Voraussetzungen erfüllen.

  • Eine sichere Grundlage: Halten Sie alle Datenschutzbestimmungen ein.
  • Transparent sein: Lassen Sie Mitarbeiter unbedingt wissen, welche Daten für welchen Zweck erhoben werden.
  • Einverständnis einholen: Mitarbeiter sollten ihr Go oder No geben können – und auch nach längerer Zeit der Datenerhebung widersprechen können.
  • Am Ende entscheidet der Mensch: Arbeiten Sie immer datenbasiert und nicht datengetrieben, d.h. ziehen Sie Daten als Entscheidungshilfe heran, aber lassen Sie sie nicht das letzte Wort sprechen. Wenn es um andere Menschen geht, sollten Entscheidungen immer von anderen Menschen getroffen werden.

Erste Schritte: So können Sie mit People Analytics starten

Ob People Analytics für Sie das Richtige ist, können Sie zum Beispiel in einem Pilotprojekt herausfinden. Folgen Sie dabei diesen fünf Schritten.

  • Was will ich eigentlich wissen? Definieren Sie eine oder zwei konkrete Fragestellung(en), die Sie mithilfe von People Analytics beantworten wollen. Zum Beispiel: Wie können wir die Qualität unserer Bewerber steigern?
  • Stellen Sie ein Projektteam aus den betreffenden Abteilungen (in diesem Beispiel das Recruiting-Team) und HR zusammen, das sich dediziert um das Pilotprojekt kümmert.
  • Setzen Sie Milestones fest: Welche Daten sind nötig? In welchem Zeitraum soll das Pilotprojekt laufen?
  • Ergebnisse auswerten und Maßnahmen erarbeiten, z. B.: neue Kanäle bespielen, alternative Cases einsetzen und die Interview-Partner auf Cultural Fit schulen.

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