Digitale Personalakte Software

Nie mehr Personaldaten suchen

Denn Sie speichern und ändern alle Mitarbeiterinformationen mit wenigen Klicks online: in einer digitalen Personalakte. Oder lassen Sie Stammdaten einfach von Ihren Mitarbeitern ändern und sparen Sie so zwei Drittel Ihrer Zeit für Verwaltungsaufgaben.

Personaler sitzt fröhlich am PC

Reduzieren Sie Ihren Aufwand für Verwaltungsaufgaben

Ein Ort – alle Daten
Verlieren Sie nie wieder Zeit damit, Mitarbeiterdaten in mehreren Listen zu pflegen. In Personio sind alle Informationen, die Sie zu Ihrem Mitarbeiter brauchen, in einer digitalen Personalakte hinterlegt und müssen auch nur hier geändert werden.

Greifen Sie – und Ihre Kollegen – jederzeit auf Mitarbeiterdaten zu
“Können Sie mir Akte x von Kollege y schicken?” Kollegen müssen Informationen erst anfragen und Sie die Dateien verschicken: Das macht beide Seiten ineffizient. In Personio sind alle notwendigen Informationen für Sie und Ihre Kollegen jederzeit verfügbar, damit sie unabhängig voneinander arbeiten können.

Lehnen Sie sich zurück – Ihre Mitarbeiter übernehmen.

Mitarbeiter aktualisieren ihre Daten selbst
Über den Employee Self Service ändern Mitarbeiter ihre Stammdaten selbst und die Führungskraft bestätigt die Änderung mit einem Klick. Die transparente Verwaltung schafft Vertrauen bei Ihren Mitarbeitern und Sie werden entlastet.

Vermeiden Sie lückenhafte Stammdaten
Fehler in den Stammdaten führen zu Fehlern, z. B. in der Lohnbuchhaltung. Über den Employee Self Service bleiben die Mitarbeiterdaten immer aktuell. Oder Sie tragen im Vorfeld Informationen wie Titel oder Gehalt ein und müssen sich am Stichtag nicht mehr darum kümmern. Denn: Personio übernimmt Änderungen automatisch zum Stichtag der Lohnbuchhaltung und reduziert so das Fehlerrisiko.

Hände bedienen Laptop

Verwalten Sie Daten – fehlerfrei und datenschutzkonform

Eine Quelle für einheitliche Daten
Die Kopie von der Kopie von der Kopie: Wer mehrere Listen pflegt, muss mit unterschiedlichen Versionen eines Dokuments rechnen. Inkonsistente Daten führen zu Fehlern. In Personio kommen die Mitarbeiter zu den Informationen und nicht umgekehrt.

Gesetzlich konforme Datenhaltung
Wer darf Ihre Listen einsehen und ändern, und sie von A nach B schicken? Intransparenz führt zu Datenschutzlücken. Entscheiden Sie, wer Zugriff auf einzelne Personaldaten hat und sie ändern darf.

Freie Gestaltung, mehr Übersicht, weniger Papieraufwand

Welche Informationen im Mitarbeiterprofil gespeichert werden sollen, bestimmen Sie. Um Ihre Prozesse optimal abzubilden, können Sie unterschiedliche Sektionen, z. B. persönliche Daten und dazugehörige Mitarbeiterattribute anlegen, z. B. Name, E-Mail und Telefonnummer.

Digitale Personalakte_Dashboard

Keine Termine verpassen

Der Mitarbeiter feiert das Ende seiner Probezeit und keiner hat dran gedacht: Schon ab einer Handvoll Mitarbeiter kann man sich nicht mehr alle Ereignisse und Fristen merken. In Personio tragen Sie die Ereignisse inkl. Datum ein und das System erinnert Sie und Ihre Führungskräfte pünktlich an wichtige Termine, z. B. das Mitarbeitergespräch zum Ende der Probezeit.

Präzises Rechte­management

Legen Sie fest, zu welchen Mitarbeiterdaten nur HR Zugang hat und welche Informationen auch andere Mitarbeiter oder Teams sehen können. Geben Sie Ihren Mitarbeitern so die Möglichkeit, sich mit der Personalakte über andere Kollegen zu informieren, und fördern Sie dadurch die soziale Integration neuer Mitarbeiter.

Warum sollten Sie die elektronische Personalakte einführen?

Die Einführung einer elektronischen Personalakte bringt viele Vorteile mit sich. Während früher primär Großkonzerne auf die elektronischen Akten umgestiegen sind, entdecken nun auch immer mehr kleine Unternehmen deren Vorzüge. Neben dem Abbau von Papierflut und der immensen Zeitersparnis sprechen noch viele weitere Gründe für die Digitalisierung der Personalakten. Welche das sind und was es bei der Einführung einer Digitalen Personalakte im Unternehmen zu beachten gilt, können Sie hier nachlesen:

https://www.erfolg-beruf-karriere.de/digitale-personalakte/

http://www.arbeitstipps.de/digitale-personalakte-im-personalmanagement-die-5-wichtigsten-vorteile.html

Vorbereitung: Einführung einer digitalen Personalakte

Matthias Edel hat in seinem Gastbeitrag im Human Resources Manager einen Leitfaden für die erfolgreiche Einführung der digitalen Personalakte erstellt. Er definiert sieben Schritte, die zur erfolgreichen Projektimplementierung führen:

https://www.humanresourcesmanager.de/ressorts/artikel/digitalisierung-nicht-ohne-entsprechende-planung

Häufig führen Unternehmen die digitale Personalakte als Teil einer umfassenden Personalverwaltungssoftware ein. Wie die Einführung in 6 Wochen gelingt – von Vertragsabschluss bis zur Nutzung durch die Mitarbeiter – lesen Sie im folgenden Artikel (inkl. Video mit Tipps aus über 70 Implementierungsprojekten):

https://www.personio.de/einfuehrung-hr-software/

Verwalten Sie Ihre Personaldaten mit Personio

In der Personalakte, egal ob digitale Personalakte (Software) oder auf Papier, halten Sie die Daten fest, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind. Was genau darunter fällt, ist nicht gesetzlich definiert. In der Regel gehören zum Inhalt der Personalakte:

  • Arbeitsvertrag
  • Belege über Fortbildungen
  • Arbeitserlaubnis (im Falle ausländischer Arbeitskräfte)
  • eventuelle Abmahnungen (in der Regel bis zu 3 Jahre lang)
  • Lebenslauf aus der Bewerbung

Es gibt keine übergeordnete Aufbewahrungsfrist für die Unterlagen in der Personalakte, sondern jeweils unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für die verschiedenen Dokumenttypen.

Einsicht in die Personalakte durch den Mitarbeiter

Jeder Mitarbeiter hat das Recht auf Einsicht in seine Personalakte. Archiviert das Personalwesen die Daten in Form einer digitalen Personalakte mit einer Software, kann er das bequem am PC oder am Smartphone erledigen. Mitarbeiter ohne eigenen Computer können über einen Terminal-PC oder im Personalbüro von ihrem Recht Gebrauch machen. Falls Sie die Personaldokumente in Papierform ablegen, muss ein Berechtigter aus der Personalabteilung die Akten zugänglich machen.

Moderne Software-Lösungen wie Personio verfügen über ein Berechtigungskonzept, mit dem Sie Rollen für einzelne Mitarbeiter(-gruppen) festlegen. Bestimmen Sie zum Beispiel, dass normale Angestellte nur ihre eigene digitale Personalakte sehen, während Vorgesetzte auch bestimmte Daten ihrer Mitarbeiter einsehen können. Für Mitglieder des Betriebsrats oder der Personalabteilung vergeben Sie gesonderte Zugriffsrechte.

Digitale Personalakte und Datenschutz

Jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet, die Personalakte vor der Einsicht durch unbefugte Dritte zu schützen. Verwalten Sie die Personalakte elektronisch, müssen die Server, auf denen Sie die Dokumente speichern, den gesetzlichen Bestimmungen entsprechen.

Bei Personio setzen wir auf Datenschutz „made in Germany“ und sind dabei datenschutzkonform gemäß der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung. Wir sichern die Daten unserer Kunden auf ISO-zertifizierten Sicherheitsservern in Frankfurt am Main. Zusätzliche Datensicherungen bewahren wir in separaten Brandschutzzonen auf. Mittels Zwei-Faktor-Authentifizierung und eines durchdachten Rollen- und Berechtigungskonzepts schützen wir Ihre Daten vor unerlaubtem Zugriff. Die HR-Software enthält weitere Sicherheitsmaßnahmen und wir stellen die Verbindung zu Ihnen stets SSL-verschlüsselt her.

Fazit

Mit wenigen Klicks sind alle relevanten Informationen über einen Mitarbeiter einsehbar. Es gibt kein nervenaufreibendes Suchen in alten Aktenordnern oder unübersichtlichen Excel Tabellen mehr. Die Digitale Personalakte überzeugt mit vielen Vorteilen. Hier sehen Sie diese noch einmal zusammengefasst im Überblick:

  • Zeit- und damit Kostenersparnis bei der Bearbeitung von Personalakten
  • Teurer Archivierungsraum wird überflüssig und Papier wird gespart; Nachhaltigkeit
  • Analysen für weiterführende Optimierungs- und Weiterentwicklungsmaßnahmen per Klick möglich
  • Employee Self Service ermöglicht es Ihnen den Fokus auf wichtige Projekte zu legen
  • Hohe Sicherheit durch Rechtesysteme
  • Vereinfachte Umsetzung der Aufbewahrungspflicht
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