Digitale Personalakte – Mehr Übersicht, weniger Papier­aufwand

Die digitale Personalakte ergänzt die traditionelle, in Papierform geführte Personalakte. Mit ihr rufen HR-Manager jederzeit alle relevanten Informationen ab. Sie verschlankt administrative Prozesse und erleichtert die Personalarbeit.

HR Manager arbeitet mit Laptop im Stehen

Für Klein­unternehmen, Startups und Mittelstand

  • Unternehmensstrukturen darstellen
    Auch komplexe Unternehmensstrukturen bilden Sie in Personio übersichtlich ab. Definieren Sie eigene Abteilungen, Standorte und Kostenstellen für jeden Mitarbeiter.
  • Den Überblick behalten
    Ordnen Sie Mitarbeiter verschiedenen Zweigstellen oder Tochtergesellschaften mit individuellen Einstellungen zu und behalten Sie den Überblick über die gesamte Organisation.

Einfaches Bearbeiten der Daten

  • Importfunktion und Massenbearbeitung
    Importieren Sie bestehende Personaldaten aus Excel. Ändern und bearbeiten Sie Stammdaten mehrerer Mitarbeiter gleichzeitig. Laden Sie mit einem Klick alle Mitarbeiter zu Personio ein.
  • Kein Ereignis verpassen
    Tragen Sie anstehende Änderungen im Vorfeld ein und definieren Sie ein Änderungsdatum. Lassen Sie sich per E-Mail an Geburtstage und andere wichtige Termine erinnern.

Präzises Rechte­management

Zugriffsrechte - Digitale Personalakte

Frei konfigurierbare Zugriffsrechte

Verwalten Sie im Mitarbeiterprofil HR-interne und öffentliche Informationen. Bestimmen Sie, welche Zugriffsrechte für Teams, Abteilungen oder Mitarbeiter gelten.

Mitarbeiterrollen für die Einsicht in die Personalakte

Legen Sie eigene Mitarbeiterrollen in Personio an und vergeben Sie individuelle Zugriffs-, Vorschlags- und Bearbeitungsrechte für alle Bereiche.

Verwalten Sie Ihre Personaldaten mit Personio

In der Personalakte halten Sie die Daten fest, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind. Was genau darunter fällt, ist nicht gesetzlich definiert. In der Regel gehören zum Inhalt der Personalakte:

  • Arbeitsvertrag
  • Belege über Fortbildungen
  • Arbeitserlaubnis (im Falle ausländischer Arbeitskräfte)
  • eventuelle Abmahnungen (in der Regel bis zu 3 Jahre lang)
  • Lebenslauf aus der Bewerbung

Es gibt keine übergeordnete Aufbewahrungsfrist für die Unterlagen in der Personalakte, sondern jeweils unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für die verschiedenen Dokumenttypen.

Einsicht in die Personalakte durch den Mitarbeiter

Jeder Mitarbeiter hat das Recht auf Einsicht in seine Personalakte. Archiviert das Personalwesen die Daten in Form einer digitalen Personalakte mit einer Software, kann er das bequem am PC oder am Smartphone erledigen. Mitarbeiter ohne eigenen Computer können über einen Terminal-PC oder im Personalbüro von ihrem Recht Gebrauch machen. Falls Sie die Personaldokumente in Papierform ablegen, muss ein Berechtigter aus der Personalabteilung die Akten zugänglich machen.

Moderne Software-Lösungen wie Personio verfügen über ein Berechtigungskonzept, mit dem Sie Rollen für einzelne Mitarbeiter(-gruppen) festlegen. Bestimmen Sie zum Beispiel, dass normale Angestellte nur ihre eigene digitale Personalakte sehen, während Vorgesetzte auch bestimmte Daten ihrer Mitarbeiter einsehen können. Für Mitglieder des Betriebsrats oder der Personalabteilung vergeben Sie gesonderte Zugriffsrechte.

Digitale Personalakte und Datenschutz

Jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet, die Personalakte vor der Einsicht durch unbefugte Dritte zu schützen. Verwalten Sie die Personalakte elektronisch, müssen die Server, auf denen Sie die Dokumente speichern, den gesetzlichen Bestimmungen entsprechen.

Bei Personio setzen wir auf Datenschutz „made in Germany“. Wir sichern die Daten unserer Kunden auf ISO-zertifizierten Sicherheitsservern in Frankfurt am Main. Zusätzliche Datensicherungen bewahren wir in separaten Brandschutzzonen auf. Mittels Zwei-Faktor-Authentifizierung und eines durchdachten Rollen- und Berechtigungskonzepts schützen wir Ihre Daten vor unerlaubtem Zugriff. Die HR-Software enthält weitere Sicherheitsmaßnahmen und wir stellen die Verbindung zu Ihnen stets SSL-verschlüsselt her.

Rekrutieren, verwalten & entwickeln

Alles an einem Ort

Stellenausschreibung

Veröffentlichen Sie Stellenanzeigen mit wenigen Klicks auf über 100 Jobportalen und erfassen Sie Bewerbungen in Personio.

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Bewerbermanagement

Behalten Sie alle Kandidaten, Dokumente und offenen Positionen im Blick und beschleunigen Sie Ihren Auswahlprozess.

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On-/Offboarding

Die ersten Tage eines neuen Mitarbeiters im Unternehmen sind maßgebend für eine langfristige gute Zusammenarbeit.

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Digitale Personalakte

Mit ihr rufen HR-Manager jederzeit alle relevanten Informationen ab. Sie verschlankt administrative Prozesse und erleichtert die Personalarbeit.

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Lohnbuchhaltung

Personio erledigt Ihre Lohnbuchhaltung auf Knopfdruck und reduziert Ihren Verwaltungsaufwand auf ein Minimum.

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Abwesenheiten

Erfassen und verwalten Sie Urlaub, Krankheitstage und andere Abwesenheiten ganz einfach in Personio.

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Arbeitszeiterfassung

Einfache Eingabemasken erleichtern das Eintragen von Stunden und smarte Kalkulationen im Hintergrund errechnen die korrekten Stundensaldi.

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Dokumentenmanagement

Digitale Dokumentenverwaltung statt analogem Papierchaos: erstellen und finden Sie Dokumente mit wenigen Klicks.

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Performance

Halten Sie individuelle Zielvereinbarungen mit Ihren Mitarbeitern fest. Sehen Sie jederzeit die Fortschritte Ihrer Mitarbeiter.

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Feedback

Sorgen Sie für einen transparenten Ablauf der Mitarbeitergespräche und gewährleisten eine standardisierte Mitarbeiterbeurteilung.

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Wir sprechen gerne mit Ihnen persönlich

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