Offboarding – Wie Sie einen professionellen letzten Eindruck vermitteln

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie sind IT-Dienstleister. Ihre Mitarbeiter sind Spezialisten auf deren Gebieten, arbeiten bei den Kunden vor Ort und werden stundenweise bezahlt. Wenn nun einer Ihrer Mitarbeiter kündigt, müssen viele Aufgaben gleichzeitig koordiniert werden.

Wie und wann erkläre ich meinem Kunden, dass wir vorerst keine Kapazitäten haben, um ihn zu betreuen? Wann kommuniziere ich die Kündigung an die eigenen Kollegen? Woher bekomme ich schnell einen Ersatz mit dem selben Know-How?

Und Moment, da gibt es noch etwas. Der Kollege selbst darf natürlich nicht vergessen werden! Wie gestalte ich einen professionellen Austrittsprozess, so dass der ehemalige Mitarbeiter weiterhin positiv über das Unternehmen spricht und so zu einem erfolgreichen Employer Branding für aktuelle und zukünftige Mitarbeiter beiträgt?

Sie sehen, der Austritt eines Kollegen bedeutet nicht nur den Verlust einer wichtigen Arbeitskraft, sondern auch ein Bündel an vielen Aufgaben, die priorisiert und strukturiert werden müssen. Gerade deswegen ist es wichtig, einen standardisierten Offboarding Prozess in Ihrem Unternehmen einzuführen.

Offboarding umschreibt einen bewusst gestalteten Trennungsprozess. Der Weggang ist zuerst einmal nicht schlimm. Der Durchschnitt der Deutschen bleibt nicht länger als 7 Jahre in dem gleichen Unternehmen, vor allem nicht zum Berufseinstieg. Neue Kollegen bringen innovative und kreative Ideen mit in das Unternehmen, besonders junger Zuwachs kann frischen Wind in konservativ geführte Konzerne bringen.

Um die Frage zu klären, wie man auch in schwierigen Fällen das Offboarding ideal gestaltet, ist es wichtig, vier verschiedene Szenarien zu unterscheiden:

1. Ihr Mitarbeiter Herr Müller kündigt nach 5 Jahren. Er sucht das offene Gespräch, ist ehrlich und bedauert den Austritt aus der Firma.

2. Aus finanziellen Gründen müssen Sie einige Ihrer Mitarbeiter entlassen. Herr Müller ist seit 20 Jahren in Ihrem Unternehmen beschäftigt.

3. Eine Auseinandersetzung in einer Abteilung führt langfristig zu schlechter Stimmung. Herr Müller und Sie sind nicht auf einer Wellenlänge. Er kündigt ohne das persönliche Gespräch zu suchen.

4. Herr Müller ist einer Ihrer längsten Mitarbeiter, er hat das Renteneintrittsalter erreicht und steht nun vor einem neuen Lebensabschnitt.

So berechnen Sie die Fluktuationsrate in Ihrem Unternehmen

Download: Mit dieser Offboarding-Checkliste bleibt nichts liegen

Hinterlassen Sie einen positiven letzten Eindruck bei Mitarbeitenden. Mit dieser Checkliste bleibt keine Aufgabe liegen und Sie können sich um das Wesentliche kümmern – eine wertschätzende Verabschiedung.

Checkliste hier herunterladen

Der erste Fall ist der wohl üblichste und auf persönlicher Ebene unproblematisch. Ihr Mitarbeiter sucht aktiv das Gespräch mit Ihnen, erklärt seine Intention und bedauert den Abgang. Hier können Sie alle sieben unten genannten Offboarding Schritte problemlos durchführen. Die Offboarding Checkliste bietet Ihnen weiterführende Anleitung.

Jemanden entlassen zu müssen ist nie schön und auch wenn es zum Beruf des HR Verantwortlichen gehört, fällt es jedes mal aufs Neue schwer.

Nach einem offenen Gespräch, bei dem der Mitarbeiter die ehrlichen Gründe für die Kündigung erfährt, sollten Sie Ihrem Kollegen eine professionelle Outplacement-Beratung anbieten.

Dabei wird ehemaligen Mitarbeitern geholfen, sich auf dem Arbeitsmarkt zurecht zu finden. Gerade bei langjährig angestellten Mitarbeitern ist es eine wichtige Geste, sie aufzufangen und bei der Herausforderung, einen neuen Job zu finden, zu begleiten. Bei der Outplacement-Beratung wird dem Mitarbeiter ein professioneller Berater an die Seite gestellt, der diesen bei der beruflichen Neuorientierung hilft. Outplacement-Beratung umfasst Tätigkeiten wie das Bewerbungsschreiben und die Vorbereitung auf zukünftige Vorstellungsgespräche.

Laut einer Studie aus dem Jahr 2016 könnte sich jeder dritte Befragte vorstellen, noch dieses Jahr den Job zu wechseln. 97% gaben dabei an, dass ihnen das Vorgesetztenverhalten und die Arbeitsatmosphäre wichtiger sind als der Faktor Gehalt. Nicht selten ist eine Kündigung seitens des Arbeitnehmers die Folge eines persönlichen Konfliktes. Wenn alle Maßnahmen zur Konfliktlösung gescheitert sind, sollten Sie sich natürlich professionell verhalten. Nur weil der Mitarbeiter und Sie nicht auf einer Wellenlänge sind, heißt das nicht, dass alle anderen im Unternehmen das genauso sehen. Über einen Kollegen, auch einen ehemaligen, schlecht zu reden, gehört nicht zum guten Ton und schürt Kritik und Misstrauen unter den aktuellen Kollegen.

Bleiben Sie ruhig, wünschen Sie Ihrem ehemaligen Mitarbeiter persönlich alles Gute für die Zukunft und behandeln Sie ihn nicht anders als andere Kollegen.

Arbeitnehmer, die in naher Zukunft in Pension gehen, haben oft Angst vor diesem neuen Lebensabschnitt. Nach in der Regel über 50 Jahren als Arbeitnehmer mit einem geregelten Alltag kann es sehr beängstigend wirken, keiner festen täglichen Aufgabe nachzugehen.

Fangen Sie auch diese besondere Gruppe von Kollegen ab. Geben Sie diesen ein Gefühl der Wertschätzung und danken Sie ihnen mit einem Abschiedsgeschenk und/oder einer Rede für ihren langjährigen Einsatz. Zusätzlich können Sie durch regelmäßige Newsletter oder Einladungen zu Firmenveranstaltungen den Kontakt pflegen. Viele Pensionäre freuen sich, wenn Sie bei der Auswahl des Nachfolgers und dessen Einarbeitung mit einbezogen werden. Diese Verantwortung gibt dem Mitarbeiter noch einmal ein Gefühl des Dankes und der Wertschätzung.

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Eine offene und ehrliche Kommunikation zu Beginn des Offboarding Prozesses ist enorm wichtig. Holen Sie sich Feedback ein und geben auch Sie ehrliche Rückmeldung. Erklären Sie Ihrem Mitarbeiter das weitere Vorgehen und stellen Sie klar, dass Ihnen die berufliche und persönliche Entwicklung (und Entscheidung) Ihres Gegenüber wichtig ist. Worüber Sie im Austrittsgespräch sprechen sollten, erfahren Sie hier (inklusive Fragebogen).

Jeder Mitarbeiter hat das Recht auf ein Arbeitszeugnis. Unterstützen Sie Ihren ehemaligen Kollegen auf seinem neuen beruflichen Weg mit einem aussagekräftigen Arbeitszeugnis.

Im Gegenzug können Sie Ihren Mitarbeiter bitten, eine positive Unternehmensbewertung auf Bewertungsportalen wie beispielsweise kununu zu hinterlassen.

Vorlage für die schnelle Erstellung von Arbeitszeugnissen herunterladen

Insbesondere wenn ein Mitarbeiter lange und eigenständig in einem Unternehmen tätig war, ist eine detaillierte Dokumentation seiner Aufgabengebiete unerlässlich. Lassen Sie den Mitarbeiter seine Aufgaben chronologisch zusammenfassen, denn nur so ist garantiert, dass kein Know-How verloren geht. Zudem erleichtert die Dokumentation von Aufgaben die Einarbeitung des Nachfolgers erheblich.

In vielen Unternehmen ist es üblich, eine kleine Ausstandsfeier zu gestalten. Meist bringt der Mitarbeiter selbst einen Kuchen oder ähnliches mit. Gerne können auch Sie eine Flasche Sekt spendieren, den Arbeitsplatz heimlich schmücken oder dem Kollegen eine Abschiedskarte mit Unterschriften überreichen. Das verdeutlicht Ihre Wertschätzung und bestärkt das professionelle Offboarding, wodurch Sie trotz Beendigung des Arbeitsverhältnisses als seriöser Arbeitgeber auftreten.

Ehemalige Mitarbeiter sind wichtige Fürsprecher für Ihre Arbeitgebermarke. Mehr dazu in unsrem kostenlosen eBook zum Thema Employer Branding.

Stay in contact! Nur weil Sie ab sofort keine Kollegen mehr sind, muss man sich nicht aus dem Weg gehen. Halten Sie Kontakt zu Ihren ehemaligen Mitarbeitern und erweitern Sie Ihr Netzwerk. Bieten Sie die Aufnahme in den Firmennewsletter an, um den ehemaligen Kollegen auch in Zukunft auf dem Laufenden zu halten.

Technisches Offboarding muss genauso bedacht ausgeführt werden wie das persönliche. Alle Zugänge und Accounts müssen gesperrt bzw. gelöscht werden. Im Idealfall wird der Computer neu aufgesetzt. Die Übergabe von Firmeneigentum wie z.B einem Firmenhandy, Schlüssel oder Keycards schließt den Offboardingprozess ab.

Informieren Sie Kollegen über den Abschied des Mitarbeiters frühzeitig und bevor es zu Gerüchten und Unsicherheit kommt. Wenn Sie mit den Informationen proaktiv auf die Mitarbeiter zugehen, fühlen diese sich ernst genommen und beruhigt.

Automatisch an Offboarding-Aufgaben erinnern lassen

Die eingebundenen Mitarbeiter erhalten automatische E-Mails, die Sie rechtzeitig vor Ablauf der Frist an zu erledigende Offboarding-Aufgaben erinnern.

Mehr zum Offboarding

Wissen die Kollegen vor dem Kunden Bescheid, ist es wichtig, entsprechende Sprachregelungen zu kommunizieren. Key Account Manager oder Ansprechpartner sollten Kündigungen, die den Kunden direkt betreffen, immer auch persönlich kommunizieren. Bedenken Sie in einem Zeitplan, wer wann von dem Austritt des Mitarbeiters erfahren muss.

Auch in der Kommunikation zum Kunden gilt es, Transparenz zu bewahren. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, ist eine Mitteilung immer dann angebracht, wenn der Angestellte mit Kunden oder Geschäftspartnern regelmäßig kommuniziert hat oder für deren Betreuung zuständig war. Informieren Sie schon vor Ende des Arbeitsverhältnisses in einer Kundeninformation darüber, dass der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, und bitten Sie um Entschuldigung für daraus eventuell entstehende Unannehmlichkeiten.

Bei einer langjährigen und guten Zusammenarbeit kann es sogar von Vorteil sein, wenn Sie dem Kunden eine etwaige Nachfolgersuche offen kommunizieren. Sobald ein Nachfolger gefunden ist, ist ein persönliches Vorstellen angebracht. Sollte es in absehbarer Zeit keinen Nachfolger geben, sollte der Kunde auch das erfahren.

Dabei ersparen Sie sich unnötige Arbeit, wenn Sie auf Vorlagen zurückgreifen. In Personio verfassen Sie ganz einfach einen Musterbrief: Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, greifen Sie einfach auf Ihre vorgefertigten Musterunterlagen zurück.

Jedes Onboarding eines neuen Mitarbeiters zieht zwangsläufig irgendwann ein Offboarding nach sich.

Zu einer guten Trennungskultur gehören viele Aspekte, die oft parallel ablaufen. Ein standardisierter Offboarding-Prozess kann Sie dabei unterstützen, einen professionellen letzten Eindruck zu hinterlassen. Hierdurch wird Ihr Arbeitgeberimage gestärkt und Rechtsstreitigkeiten vermieden. Transparenz, Ehrlichkeit und persönliche Wertschätzung für die erbrachten Leistungen nehmen dabei den höchsten Stellenwert im Umgang mit dem ehemaligen Arbeitnehmer ein. Diese Offboarding-Checkliste kann Sie mit konkreten Aufgaben und hilfreichen Tipps durch den Offboarding Prozess leiten und Ihnen so dabei helfen, Ihre Personalarbeit noch weiter zu professionalisieren.

Software wie Personio kann Ihnen dabei helfen die Schritte, die Sie über so eine Checkliste manuell abbilden, digital abzubilden. Das heißt nachdem die Personalabteilung ein Mal einen Prozess definiert hat, bekommen beteiligte Mitarbeiter automatisch bei jedem ausscheidenden Mitarbeiter To Dos zugewiesen und werden automatisch erinnert, wenn sie sie nicht als erledigt markieren.