Payroll: Diese Aufgaben gehören zur Entgeltabrechnung

Der Begriff Payroll hat im Kontext von Unternehmen dreierlei Bedeutungen: 

1. Eine Aufstellung aller Löhne und Gehälter inklusive Sonderzahlungen, die ein Unternehmen an Angestellte zahlt. 

2. Der Geldbetrag, den ein Unternehmen für die Zahlung aller Arbeitsentgelte aufbringen muss. 

3. Die Abteilung, die die regelmäßigen Entgeltabrechnungen sowie die Verwaltungsaufgaben in Verbindung damit durchführt.

Zur ersten und zweiten Bedeutung: Payroll bedeutet wörtlich “Gehaltsliste”. Wenn Unternehmen Mitarbeitende beschäftigen, spricht man auch davon, sie „auf der Payroll zu haben“.

Zur dritten Bedeutung: In international ausgerichteten Unternehmen verdrängen englische Begriffe zunehmend deutsche Bezeichnungen; so bei der Lohnbuchhaltung, die dann Payroll (oder Payrolling) heißt. Die weiteren Erklärungen in diesem Artikel beziehen sich auf diese Bedeutung.

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Payroll Specialists sind Lohnbuchhalter; weitere Stellentitel sind Payroller, Payroll Manager, Payroll Accountant, Payroll Expert oder Sachbearbeiter Payroll. Sie kümmern sich um vielfältige Aufgaben. Dazu gehören:

• monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnungen durchführen, inklusive Boni und Sonderzahlungen 

• Reisekosten- und Spesenabrechnungen erstellen

• Mitarbeiter-Benefit-Programme verwalten

• Arbeits- und Abwesenheitszeiten (Krankheit, Urlaub, etc.) der Mitarbeitenden verwalten

• Einhaltung gesetzlicher und tariflicher Fristen und Regeln überwachen 

• mit Versicherungsträgern, Ämtern und Steuerberatenden zusammenarbeiten

• Betriebsinternen Altersvorsorgeprogrammen verwalten

• Stammdaten der Mitarbeitenden pflegen

• Auswertungen für den Finanz- und HR-Bereich erstellen

• die Finanzbuchhaltung bei Fragen zu Entgeltzahlungen unterstützen

• Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen (durch die Finanzverwaltung) begleiten

• Mitarbeitende in Fragen der Entgeltabrechnung beraten und betreuen

In kleinen Unternehmen wird das Payrolling oft von einer Person mit mehreren Aufgaben übernommen: Diese kümmert sich etwa zusätzlich um die Finanzbuchhaltung oder die Personalsachbearbeitung.

Payroll Specialists sind gefragt und können sich meist über attraktive Gehälter freuen, im Durchschnitt circa 40-50.000 EUR jährlich. Laut einigen Stellenportalen verdienen Payroll Specialists folgende Jahresgrundgehälter:

Anmerkung: Die Angaben basieren auf anonymen Meldungen von Nutzern der Portale; sie sind jedoch nicht repräsentativ. Stand vom Januar 2023.

Tendenziell verdienen Payroller in größeren Unternehmen mehr als in kleineren.

Unternehmen können die Arbeiten rund um die Entgeltabrechnung ganz oder teilweise an einen Dienstleister auslagern (Outsourcing) und einen Payroll-Service in Anspruch nehmen.

Der Dienstleister erstellt dann die monatlichen Abrechnungen aus den Daten, die das Unternehmen liefert. Er kann ebenso beraten, die Einhaltung von Vorschriften prüfen und Anfragen von Mitarbeitenden zu den Abrechnungen bearbeiten. Manche Dienstleister helfen bei der Einführung von IT-Systemen und übernehmen sogar den kompletten Systembetrieb und die Datenarchivierung.

Unternehmen, die einen solchen Service nutzen, benötigen keine eigenen Mitarbeitenden (oder weniger) für diese Aufgabe; sie können ihre Ressourcen für ihre Kernaufgaben nutzen. Sie profitieren vom Expertenwissen und der besseren Ausstattung der Payroll-Service-Anbieter, sodass das Payrolling schneller und günstiger erledigt wird und weniger Fehler passieren. 

Laut der Deloitte Global Payroll Benchmarking Survey haben 81 Prozent der Unternehmen (Region Europa und Naher Osten) einzelne Payroll-Aufgaben ausgelagert; die meisten möchten jedoch weiterhin inhouse ihre Expertise behalten. Komplettes Outsourcing sieht man hauptsächlich bei kleinen Unternehmen.

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Mehr zur Lohnabrechnungs-Funktion

Bis die Entgeltabrechnung am Ende eines Monats steht und die Löhne und Gehälter überwiesen werden, ist es ein langer Weg. In die Abrechnung fließen unter anderem folgende Daten ein:

• Stammdaten der Arbeitnehmenden

• Grundgehälter und -löhne

• variable Entgeltbestandteile und Sonderzahlungen

• Arbeits- und Abwesenheitszeiten

• Reisen und eigene Auslagen von Mitarbeitenden

All diese Daten müssen für die monatliche Abrechnung zusammengestellt, geprüft und die Entgelte basierend darauf berechnet werden. Steuern und Sozialabgaben müssen ebenso berechnet, gemeldet und bezahlt werden. Immer wieder müssen neu Regeln berücksichtigt werden. Ohne eine Software verursachen diese Arbeiten riesige Aufwände: etwa wenn die Daten per Hand in einer Excel-Tabelle zusammengetragen werden. Zudem können leicht Fehler bei der Berechnung und Datenübertragung passieren.

Eine Software nimmt den größten Teil dieser Arbeit ab. Sofern alle Daten korrekt eingegeben werden, können diese direkt in die Abrechnung übernommen werden. Die Meldungen an die Finanzverwaltung und die Versicherungsträger und der Datenaustausch mit der Steuerkanzlei lassen sich komplett digital erledigen – und gemäß den hohen Anforderungen an den Datenschutz.

Payroll und Personalabteilung haben unterschiedliche Aufgaben. Trotzdem sind beide eng verwandt und teilen viele Schnittstellen: Wer zufriedene Mitarbeitende möchte, muss zuallererst Löhne und Gehälter pünktlich und korrekt überweisen.

Durch gute Zusammenarbeit können beide den Aufwand rund um die Entgeltabrechnung minimieren, Fehler vermeiden und den Service für die Beschäftigten verbessern. Eine zentrale Rolle spielt dabei die Verbindung zwischen HR- und Payroll-Software.

Payroll benötigt neben den Stammdaten eine Menge weiterer Daten von HR: etwa die vereinbarten Arbeitsentgelte, die variablen Zahlungen auf Basis von Zielerreichungen oder Leistungsbeurteilungen, Vereinbarungen zu Mutterschutz und Elternzeiten und so weiter. Wenn diese direkt aus der HR-Software ans Payrolling gemeldet werden, wird viel Arbeit gespart. Dasselbe trifft auf Arbeitszeiten, Urlaubs- und Krankheitszeiten zu. Idealerweise werden diese digital in der HR-Software erfasst und dann für die Abrechnung übermittelt.

Auch auf dem „Rückweg“ sollten beide Bereiche zusammenspielen: Die Entgeltbescheinigungen werden für alle Mitarbeitenden in deren digitaler Personalakte gespeichert und ihnen in einem geschützten Bereich zugestellt (Self-Service). Dort können sie alle bisherigen Dokumente herunterladen. 

Der englische Begriff Payroll steht sowohl für die Liste aller Arbeitsentgelte, die ein Unternehmen an seine Mitarbeitende zahlt, als auch für den dazu nötigen Geldbetrag. Außerdem wird die für die Lohnbuchhaltung zuständige Abteilung Payroll genannt.

Ein Payroll Specialist führt die regelmäßigen Entgeltabrechnungen für die Mitarbeitenden durch. Gleichzeitig ist er für viele damit verbundene Aufgaben zuständig: für die Datenpflege, die Kommunikation mit Ämtern und Versicherungen, die Zeiterfassung, für die Einhaltung aller Vorschriften in Verbindung mit den Entgelten, für die Beratung von Mitarbeitenden und so weiter. Das genaue Aufgabengebiet variiert in den Unternehmen.

Beim Payroll Outsourcing übernimmt ein externer Dienstleister Teilaufgaben oder die kompletten Prozesse in Verbindung mit dem Payrolling (Entgeltabrechnung). Die Services gehen von der reinen Erstellung der Abrechnungen bis zu Beratung und dem Betrieb der IT-Systeme. Unternehmen benötigen dadurch intern weniger eigene Ressourcen und können auf das aktuelle Know-how des Dienstleisters zugreifen.

Head of Payroll ist eine Stellenbezeichnung für eine Führungskraft, die den Bereich Entgeltabrechnung in einem Unternehmen verantwortet. Sie ist entweder in Accounting (Buchhaltung) oder HR (Personalwesen) angesiedelt. Oftmals wird diese Rolle mit weiteren HR-Aufgaben kombiniert, so liest man oft Stellenanzeigen für einen Head of Payroll/HR-Services.