PEP mit Pepp – so gelingt Ihre Personaleinsatzplanung

Ihre Mitarbeiter bestimmen auch und gerade in Zeiten fortschreitender Digitalisierung über Wohl oder Wehe Ihres Unternehmens. Denn einerseits tragen sie mit ihrer Arbeitsleistung unmittelbar zu dessen Wertschöpfung bei, andererseits sind sie für das Unternehmen ein relevanter Kostenfaktor. Demzufolge müssen Sie als HR dafür sorgen, Ihre Mitarbeiter mit einer bewussten und vorausschauenden Personaleinsatzplanung (PEP) möglichst effizient einzusetzen, um sowohl personelle Engpässe als auch Überkapazitäten zu vermeiden.

Die Personaleinsatzplanung trägt in nicht unerheblichem Maß dazu bei, die Abläufe und Prozesse innerhalb von Abteilungen, Betrieben und auch größeren Organisationen zu optimieren. Mit unseren Erklärungen und der Top 5-Checkliste sind Sie für eine erfolgreiche Personaleinsatzplanung bestens gerüstet.

Die Personaleinsatzplanung ist ein wichtiges Teilgebiet der Personalplanung. Sie soll garantieren, dass die vorhandenen Mitarbeiterkapazitäten innerhalb eines Unternehmens stets gedeckt sind – und zwar kurzfristig, mittelfristig und langfristig.

Denn nur dann, wenn die erforderlichen Personalressourcen am jeweiligen Arbeitsplatz tatsächlich vorgehalten werden, können die Unternehmensziele erreicht werden. Anders formuliert:

Eine erfolgreiche Personaleinsatzplanung sorgt dafür, dass eine benötigte Anzahl an ausreichend qualifizierten Mitarbeitern genau zur richtigen Zeit am richtigen Ort eingesetzt wird.

Klingt kompliziert? Ist es auch. Denn bei der Personaleinsatzplanung müssen Sie als HR dafür sorgen, dass Sie die übergeordneten Belange des Unternehmens und die persönlichen Interessen der Mitarbeiter möglichst unter einen Hut bringen. Keine einfache Aufgabe – aber eine lösbare.

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In der Personaleinsatzplanung ordnen Sie die vorhandenen Mitarbeiter auf jene Arbeitsplätze oder Positionen zu, die deren Fähigkeiten, Neigungen und Interessen möglichst entsprechen. Die Anforderungen der Position und die Eignung bzw. Qualifikation des Mitarbeiters sollten sich idealerweise decken.

Stimmen die beiden Grundkonstanten „Anforderung und Eignung" nicht überein, muss im Rahmen der Personaleinsatzplanung entweder ein vorhandener Arbeitsplatz angepasst oder eine neue Position für den Mitarbeiter gefunden werden. Sie haben einen Mitarbeiter dann perfekt eingesetzt, wenn die Kosten-Nutzen-Relation aus Sicht des Unternehmens optimiert ist und gleichzeitig die Interessen und vor allem auch die Potenziale des Mitarbeiters berücksichtigt und gefördert werden.

Die rasant fortschreitende Digitalisierung, der immer stärker durchschlagende demografische Wandel und der teils auch daraus resultierende Fachkräftemangel sind die größten Herausforderungen, vor der die Personaleinsatzplanung aktuell steht.

Eine ganzheitlich aufgestellte Personaleinsatzplanung muss vor allem flexibel agieren können, denn zahlreiche interne und externe Einflussgrößen beeinflussen Ihre Planung. Idealerweise bildet eine vorausschauende Personaleinsatzplanung u.a. Eventualitäten wie diese ab:

• Ups und downs in der Nachfrage

• Saisonale Schwankungen

• Wetterentwicklungen

• Kürzere Produktlebenszyklen

• Lieferengpässe

Unter den genannten Prämissen müssen bei der Personaleinsatzplanung drei zentrale Aspekte beachtet werden.

Prüfen Sie, ob der zukünftige Personalbestand und der Personalbedarf deckungsgleich sind. Hierbei müssen Sie auf jeden Fall reguläre Abgänge im Unternehmen, z. B. durch Verrentung oder Altersteilzeit, berücksichtigen.

Prüfen Sie, über welche Fähigkeiten Ihre Mitarbeiter aktuell verfügen und gleichen Sie diese mit den zu erwartenden Anforderungen in deren Arbeitsgebieten ab. So identifizieren Sie einen möglichen Weiterbildungsbedarf.

Planen Sie mögliche in Ihrer Branche bekannte saisonale Spitzen ein. So ist beispielsweise der Personalbedarf im Einzelhandel im Monat Dezember deutlich höher. Damit einher geht die Überprüfung, an welchen Standorten oder in welchen Betrieben der Personalbedarf von der Norm abweicht.

Beide Ziele erreichen Sie, wenn Sie Ihre Mitarbeiter auf den exakt für sie passenden Arbeitsplätzen einsetzen. Die Folge: hohe Zufriedenheit bei den Mitarbeitern und automatisch eine höhere Produktivität. Die wiederum zur Steigerung der Wertschöpfung beiträgt. Zufriedene Mitarbeiter verlassen das Unternehmen nicht – und Sie senken Rekrutierungskosten.

Wichtig: Vermeiden Sie aus den genannten Gründen unbedingt eine Unter- oder Überforderung Ihrer Mitarbeiter. Handeln Sie rasch, wenn Sie aus den Fachabteilungen oder von den Vorgesetzten Hinweise darauf erhalten.

Idealerweise gibt es durch Ihre Personaleinsatzplanung weder Leerläufe durch Überkapazitäten noch Engpässe durch Unterdeckung beim Personal. Streben Sie daher an, Ihren Personalbestand mit der sich wandelnden Auftragslage des Unternehmens in einem fortlaufenden Prozess stets zu synchronisieren.

Versuchen Sie bei der Personaleinsatzplanung, möglichst viele externe und interne Risikofaktoren zu berücksichtigen. Das können Entwicklungen an Ihrem Heimatmarkt sein, ein fortschreitender Fachkräftemangel in Ihrer speziellen Branche. Je unbeständiger diese Faktoren sind, desto komplexer gestaltet sich die Personaleinsatzplanung. Nehmen Sie die Herausforderung an und decken Sie möglichst viele Eventualitäten ab. Dazu zählen natürlich auch interne Veränderungen wie Reorganisationen.

Wichtig: Auch die Mitarbeiter wünschen einen höheren Grad an Flexibilität. Verständlich. In der Regel wird dies durch flexible Arbeitszeitmodelle auch über Betriebsvereinbarungen geregelt. Damit diese Flexibilität nicht kontraproduktiv für das Unternehmen wird, hilft die Steuerung über einen Prozess in der Personaleinsatzplanung. Sie sparen Kosten und erhöhen die Mitarbeiterzufriedenheit, indem Sie die Mitarbeiter dabei einbeziehen.

In der HR-Praxis stellt sich eine gelungene Personaleinsatzplanung als eine gesunde Mischung aus langfristiger und vorausschauender Orientierung und hochgradiger Flexibilität dar. Nutzen Sie für eine Umsetzung unsere Checkliste:

Eine bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung ist hinfällig, wenn Sie weder den Personal- noch den Flexibilitätsbedarf kennen. In dieser Analyse identifizieren Sie wiederkehrende Verläufe und Muster in den Arbeitsabläufen der Mitarbeiter, möglichst anhand fixer und vergleichbarer Größen wie Umsatz, Kundenkontakte, Kundenfrequenzen, Calls o.ä.

Nun können Sie den in einem bestimmten Zeitraum festgestellten Arbeitsanfall der Zahl der eingesetzten Mitarbeiter gegenüberstellen und erhalten so Infos über Unter- oder Überdeckung. Führen Sie diese Analyse über einen längeren Zeitraum immer wieder durch, so wird Ihre Datenbasis genauer und die daraus abzuleitenden Prognosen für die Personaleinsatzplanung exakter.

Werden Sie sich darüber klar, welche Ziele Sie mit Ihrer Personaleinsatzplanung erreichen möchten. Wollen Sie Ihre Attraktivität als Arbeitgeber erhöhen? Oder ist Ihnen eine einwandfreie Bedarfsdeckung wichtiger? Erst, wenn Sie die Art des Nutzens erkennen und festgeschrieben haben, können Sie Lösungswege identifizieren.

Flexibilität in der Planung ist enorm wichtig. Was aber, wenn Sie gar keine Möglichkeit zur Flexibilisierung haben, etwa weil Ihnen Betriebsvereinbarungen zur Arbeitszeit entgegenstehen? Klären Sie mit den Arbeitnehmervertretern, wie eine gemeinsame Lösung aussehen kann, die beiden Seiten Vorteile verschafft.

In den Unternehmensbereichen werden unterschiedliche Wege – zentral oder dezentral – bei der Planung gegangen? Das ist an und für sich kein Problem, Sie sollten aber dafür sorgen, dass die Prozesse einwandfrei und sauber definiert sind. Abweichungen sollten Sie nur zulassen, wenn es die interne Logik einer Abteilung oder eines Bereichs erfordert.

Nehmen Sie – wo immer möglich – Mitarbeiter und Mitarbeitervertretung wie etwa einen Betriebsrat bei der Einführung oder Weiterentwicklung einer Personaleinsatzplanung mit ins Boot. Viele Details sind mitbestimmungspflichtig. Darüber hinaus gestatten Sie den Mitarbeitern Transparenz und Einblick in die Prozesse.

Eine kluge Personaleinsatzplanung beugt Personalengpässen vor, verhindert eine Unter- oder Überforderung von Mitarbeitern und verbessert so letztlich auch den Service für Ihre Kunden. Als Folge daraus erhöht sie die Produktivität, verringert bürokratischen Aufwand und sorgt für mehr Zufriedenheit – bei Arbeitnehmern und Kunden.

Langfristig betrachtet ist eine vorausschauend agierende Personaleinsatzplanung ein höchst effektives Instrument, um Betriebsabläufe zu optimieren: Analysen ermöglichen Prognosen über den zukünftigen Arbeitsaufwand. Eine flexible Planung kann Unternehmen dabei helfen, bei eventuellen Personalengpässen oder unbeständiger Arbeitsauslastung schnell und angemessen reagieren zu können.