Personaleinsatzplanung: Definition, Ziele, Beispiele

PEP ist die Abkürzung für Personaleinsatzplanung. Diese umfasst zahlreiche Maßnahmen, die zu einem service-, bedarfs- und kostengerechten Personaleinsatz beitragen. Die Personaleinsatzplanung stellt somit ein wichtiges Teilgebiet der strategischen Personalplanung dar und soll garantieren, dass die benötigten Mitarbeiterkapazitäten innerhalb eines Unternehmens stets gedeckt sind – und zwar kurzfristig, mittelfristig und langfristig. 

Hier Vorlage zur Personalbedarfsplanung herunterladen.

Bei der Personaleinsatzplanung unterscheidet man drei Arten der Betrachtung, an denen sich die Ressourcenorganisation orientiert:

Im Sinne der quantitativen PEP gilt es zu erfassen, ob der angenommene Personalbedarf – abhängig von der anfallenden Arbeit – dem zu erwartenden Personalbestand entspricht. Vor diesem Hintergrund ist es erforderlich, reguläre Abgänge im Unternehmen, z. B. durch Verrentung oder Altersteilzeit, sowie betriebliche Schwankungen zu berücksichtigen und dementsprechend einzuplanen.

Qualitative PEP befasst sich mit der Frage, ob das verfügbare Know-how einzelner Angestellter mit den (zukünftigen) Anforderungen des Unternehmens übereinstimmt. Die Analyse der vorhandenen Kompetenzen wird im Regelfall bereichsspezifisch durchgeführt. 

Evaluieren Sie, welche Fähigkeiten Ihre Mitarbeiter:innen aktuell besitzen, und gleichen Sie diese mit den zu erwartenden Anforderungen in deren Arbeitsgebieten ab. Auf diese Weise identifizieren Sie potenziellen Weiterbildungsbedarf.

In vielen Branchen schwankt der Personalbedarf zeit- und saisonabhängig. So ist bekanntermaßen der Personalbedarf im Einzelhandel im Monat Dezember deutlich höher. Die Aufgabe des Arbeitgebers oder der HR-Abteilung besteht folglich darin, branchentypische saisonale Spitzen zu erkennen und in die Planung einfließen zu lassen. 

Nur unter der Bedingung, dass die erforderlichen Personalressourcen am jeweiligen Arbeitsplatz tatsächlich abrufbar sind, können bestehende Unternehmensziele effektiv erreicht werden. Anders formuliert: Eine erfolgreiche PEP sorgt dafür, dass eine benötigte Anzahl von ausreichend qualifizierten Mitarbeiter:innen genau zur richtigen Zeit am richtigen Ort eingesetzt wird.

Die Aufgaben von Arbeitgebern, HRler:innen und Personaler:innen im Hinblick auf die Personaleinsatzplanung bestehen also darin, die übergeordneten Belange des Unternehmens und die persönlichen Interessen der Mitarbeiter:innen möglichst unter einen Hut bringen. Keine einfache Aufgabe – aber eine lösbare.

Strategischer Weitblick durch zuverlässige HR-Daten

In welchen Abteilungen häufen sich Krankheitsfälle? Wo gibt es ungewollte Fluktuation? Personio sammelt und strukturiert wichtige Personalkennzahlen und ermöglicht Ihnen datengestützte Entscheidungen.

Das kann die HR Analytics Funktion

In der Personaleinsatzplanung ordnen Führungskräfte und HRler:innen die vorhandenen Mitarbeiter:innen jenen Arbeitsplätzen oder Positionen zu, die deren Fähigkeiten, Neigungen und Interessen möglichst exakt entsprechen. Die Anforderungen der Position und die Eignung bzw. Qualifikation der damit betrauten Mitarbeiter:innen sollten sich idealerweise decken.

Stimmen die beiden Grundkonstanten „Anforderung“ und „Eignung“ nicht überein, muss im Rahmen der PEP entweder ein vorhandener Arbeitsplatz angepasst oder eine geeignetere Position für betroffene Mitarbeiter:innen gefunden werden. 

Mitarbeiter:innen sind also erst dann perfekt eingesetzt, wenn folgende Anforderungen erfüllt sind:

1. Die Kosten-Nutzen-Relation aus Sicht des Unternehmens stimmt.

2. Gleichzeitig werden Interessen und vor allem auch die Potenziale einzelner Mitarbeiter:innen berücksichtigt und gefördert.

Darüber hinaus steht die Personaleinsatzplanung derzeit vor „akuten“ Herausforderungen: Neben der rasant fortschreitenden Digitalisierung und dem immer stärker durchschlagenden demografischen Wandel gilt es, mit dem teilweise auch daraus resultierenden Fachkräftemangel umzugehen.

Eine ganzheitlich aufgestellte PEP ist demnach vor allem flexibel zu gestalten, da zahlreiche interne und externe Einflussgrößen der Planung in die Quere kommen. Idealerweise bildet eine vorausschauende Personaleinsatzplanung unter anderem folgende Eventualitäten ab:

• Auf  und Abs in der Nachfrage 

• saisonale Schwankungen

• Wetterentwicklungen

• kürzere Produktlebenszyklen

• Lieferengpässe

Indem Sie Ihre Mitarbeiter:innen auf den exakt für sie passenden Arbeitsplätzen einsetzen, senken Sie die Unternehmenskosten, wohingegen die Produktivität steigt. Denn fest steht: Zufriedene Mitarbeiter:innen verlassen das Unternehmen im Regelfall nicht, was den Rekrutierungs- und Einarbeitungskosten zugutekommt.

Wichtig: Vermeiden Sie aus den genannten Gründen unbedingt eine Unter- oder Überforderung Ihrer Mitarbeiter:innen. Erhalten Sie von Fachabteilungen oder Führungskräften Hinweise auf erste Anzeichen von Burn- oder Boreout, tun Sie gut daran, schnell zu handeln. 

Lesetipp: So gelingt die Personalkostenplanung!

Eine Personaleinsatzplanung sollte idealerweise so aufgebaut sein, dass weder Leerläufe durch personelle Überkapazitäten noch Engpässe durch Unterdeckung auftreten. Streben Sie daher stets eine Synchronisierung Ihres Personalbestands mit der sich wandelnden Auftragslage des Unternehmens an.

Im Rahmen der Personaleinsatzplanung ist es erforderlich, möglichst viele externe und interne Risikofaktoren zu berücksichtigen. Dies beinhaltet sowohl Entwicklungen an Ihrem Heimatmarkt als auch einen fortschreitenden Fachkräftemangel in Ihrer speziellen Branche. 

Je unbeständiger sich derartige Faktoren präsentieren, desto komplexer gestaltet sich die Personaleinsatzplanung. Nehmen Sie die Herausforderung an und decken Sie möglichst viele Eventualitäten ab. Dazu zählen natürlich auch interne Veränderungen wie Reorganisation einzelner Bereiche oder des gesamten Unternehmens.

Wichtig: Verständlicherweise wünschen sich auch Mitarbeiter:innen einen höheren Grad an Flexibilität. Maßnahmen wie flexible Arbeitszeitmodelle schaffen hier Abhilfe. Um die gewünschte Flexibilität mit den Unternehmenszielen zu vereinen, bietet es sich an, die Mitarbeiter:innen in den Prozess der Personaleinsatzplanung mit einzubeziehen. Dies stärkt darüber hinaus die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung. 

Mithilfe einer professionellen PEP gelingt es, zeitliche Verfügbarkeiten und Fachkompetenzen von Mitarbeitenden umfassend auszuschöpfen. Dies beugt Leerläufen vor und stellt die Wirtschaftlichkeit getätigter Ausgaben sicher. Weitere Vorteile einer erfolgreichen Personaleinsatzplanung sind:

• steigende Planungsqualität: Vor dem Hintergrund einer reflektierten Herangehensweise basieren getroffene Entscheidungen auf einer soliden Grundlage. Dies spielt darüber hinaus der Messbarkeit umgesetzter Maßnahmen in die Karten.

• transparente Planungssicherheit: Wenn alle wissen, was wie warum (und wann) zu tun ist, stärkt dies die Mitarbeitermotivation genauso wie die Produktivität. Zudem erleichtert es eine flexible Arbeitsgestaltung.

• höhere Reaktionsfähigkeit: Basierend auf der Analyse individueller Kompetenzen und Einsatzbereiche kann im Bedarfsfall rasch und „datenbasiert“ entschieden werden, welche Mitarbeiter:innen kurzfristig auftretende Lücken füllen. 

• reduzierte Kosten: Ein zeit- und kompetenzgerechter Mitarbeitereinsatz geht im Regelfall mit einer umfassenden Deckung anfallender Kosten einher. Davon profitiert wiederum der Unternehmensgewinn. 

In der HR-Praxis stellt sich eine gelungene PEP als eine gesunde Mischung aus langfristiger und vorausschauender Orientierung und hochgradiger Flexibilität dar. Die folgende Checkliste unterstützt Sie bei der Umsetzung:

Eine bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung ist hinfällig, wenn Sie weder den Personal- noch den Flexibilitätsbedarf kennen. Mithilfe einer Arbeitsanfall-Analyse identifizieren Sie wiederkehrende Prozesse und Muster in den Arbeitsabläufen der Mitarbeiter:innen möglichst anhand fixer und vergleichbarer Größen wie Umsatz, Kundenkontakte, Kundenfrequenzen, Calls o. Ä.

Nun können Sie den in einem bestimmten Zeitraum festgestellten Arbeitsanfall der Zahl der eingesetzten Mitarbeiter:innen gegenüberstellen und erhalten somit Infos über Unter- oder Überdeckung. Führen Sie diese Analyse über einen längeren Zeitraum hinweg wiederholt durch. Auf diese Weise wird Ihre Datenbasis breiter und die daraus abzuleitenden Prognosen für die Personaleinsatzplanung exakter bzw. aussagekräftiger.

Lesetipp: Ressourcenplanung leicht gemacht!

Erlangen Sie Klarheit darüber, welche Ziele Sie mit Ihrer Personaleinsatzplanung erreichen möchten. Wollen Sie Ihre Attraktivität als Arbeitgeber erhöhen? Oder ist Ihnen eine einwandfreie Bedarfsdeckung wichtiger? Erst wenn Sie die Art des Nutzens erkennen und festgeschrieben haben, lassen sich Lösungswege identifizieren.

Flexibilität in der Planung ist enorm wichtig. Was aber, wenn Sie gar keine Möglichkeit zur Flexibilisierung haben? Etwa weil Ihnen Betriebsvereinbarungen zur Arbeitszeit entgegenstehen? Begeben Sie sich gemeinsam mit der Arbeitnehmervertretung auf die Suche nach einer gemeinsamen Lösung, die beiden Seiten Vorteile verschafft.

In den einzelnen Unternehmensbereichen werden bei der Planung unterschiedliche Wege – zentral oder dezentral – gegangen? Das ist an und für sich kein Problem, Sie sollten aber dafür sorgen, dass die Prozesse einwandfrei und sauber definiert sind. Abweichungen sollten Sie nur zulassen, wenn es die interne Logik einer Abteilung oder eines Bereichs erfordert.

Holen Sie bei der Einführung oder Weiterentwicklung der PEP – wo immer möglich – Mitarbeiter:innen und die Mitarbeitervertretung, wie etwa den Betriebsrat, mit ins Boot. Viele Details sind ohnehin mitbestimmungspflichtig. Darüber hinaus sorgen Sie auf diesem Weg für Transparenz und gewähren Mitarbeitereinblicke in Bezug auf unternehmensweite Prozesse.

Eine kluge Personaleinsatzplanung beugt Personalengpässen vor, verhindert Unter- oder Überforderung von Mitarbeitenden und verbessert so letztlich auch den Kundenservice. Die Produktivität erhöht sich, der bürokratische Aufwand verringert sich und die Zufriedenheit steigt – bei Arbeitnehmenden und Kund:innen.

Langfristig betrachtet, ist eine vorausschauend agierende Personaleinsatzplanung ein höchst effektives Instrument, um Betriebsabläufe zu optimieren: Analysen ermöglichen Prognosen im Hinblick auf den zukünftigen Arbeitsaufwand. Eine flexible Planung kann Unternehmen zudem helfen, bei eventuellen Personalengpässen oder unbeständiger Arbeitsauslastung schnell und angemessen zu reagieren.

Bei der Personaleinsatzplanung unterscheidet man zwischen quantitativen, qualitativen und saisonalen Analysen. Grundlegend geht es darum, einen Weg zu finden, dem bestehenden Mitarbeiterbedarf optimal zu entsprechen – und zwar sowohl auf kurze als auch auf lange Sicht. 

Bei der Personaleinsatzplanung gilt es, vorhandene Ressourcen zu analysieren und (zukünftig) benötigte Kapazitäten akkurat zu schätzen. Beide Größen sollten kurz-, mittel- und langfristig im Einklang stehen.

Die Personaleinsatzplanung legt die Grundlage für einen möglichst effektiven Mitarbeitereinsatz. Dieser schöpft sowohl vorhandene Kompetenzen als auch verfügbare Zeitkontingente umfassend aus.

Die Personalplanung umfasst Personalbestandsplanung, Personaleinsatzplanung, Personalentwicklung, Personalbedarfsplanung, Personalbeschaffung und Personalfreisetzungsplanung. 

Das Ziel einer PEP besteht darin, den Personalbestand an den Bedarf anzupassen. Gleichzeitig geht es darum, einzelne Mitarbeiter:innen ihren Voraussetzungen entsprechend bestmöglich einzusetzen. 

Zu den häufig angewandten Methoden der Personalplanung zählen neben Schätzverfahren das Befragen von Führungskräften oder die statistische Dokumentation. Mitunter erweist sich auch die Kombination mehrerer Methoden als sinnvoll.