19. Februar 2018
7 Möglichkeiten bei der Personalverwaltung Zeit zu sparen
Multitasker, Alleskönner, One (wo)man show. Die Rede ist von: Personalverantwortlichen. Sie setzen sich für die Belange der Mitarbeiter ein und arbeiten mit der Geschäftsführung zusammen. Dabei fallen vor allem viele administrative Aufgaben an, die Zeit kosten – und Nerven, wenn Anliegen immer wieder aufkommen. Es gibt Wege aus dem Klein-Klein, die Ihnen als HR-Manager Zeit freimachen für wertschöpfende Personalarbeit. Ein paar Tipps.
Vorlagen erstellen
E-Mails, die Sie regelmäßig verschicken, z. B. Erinnerungen ans Attest, Arbeitszeugnisse, Einladungen zu einem Gespräch oder Absagen an Bewerber, können Sie in eine Vorlage übertragen. Ganz gleich ob intern oder extern: Es lohnt sich, einmal Zeit in einen Textentwurf zu investieren, sodass Sie in Folge nur noch klicken müssen.
Nie wieder Adressen ändern
Lassen Sie Mitarbeiter kleine Änderungen selbst eintragen. Stichwort Employee Self Service (ESS). Ob Adressänderung oder neue Kontodaten – Kollegen können derlei Informationen in ihrer Personalakte vermerken. Auch Arbeitszeiten können sie selbst eintragen und die Führungskraft bestätigt nur noch. Auf diesem Weg werden Sie mit Zwischenrufen verschont. Das geht ganz einfach, sofern Sie eine Software dafür haben, die eine digitale Personalakte enthält. Je nach Zugriffsberechtigung, die Sie festlegen, können Kollegen per Klick Daten einsehen und bearbeiten.
Ein Format, eine Ablage
Sammeln Sie alle Daten an einem zentralen Ort. Excel-Listen, Word-Dokumente oder pdf-Dateien, die im schlechtesten Fall auch noch in getrennten Datenbanken liegen, stiften Chaos und sind aufwändig zu pflegen. Mitunter schleichen sich Fehler ein, weil bei der manuellen Bearbeitung etwas schief läuft.
Nicht immer sofort antworten
Bündeln Sie wiederkehrende Aufgaben und arbeiten Sie sie dann am Stück ab. Egal ob Urlaubsanträge, Gehaltsabrechnung oder E-Mails. Ihre Kollegen oder auch Dienstleister wissen in der Regel nicht, womit Sie beschäftigt sind. Daher reicht es völlig aus, erst nach einem halben Tag oder Tag eine Antwort auf eine E-Mail zu bekommen. Wenn es wirklich dringend ist, sollen die Leute vorbeikommen oder anrufen. Zahlreiche Studien belegen, dass Sie ineffizient arbeiten, wenn Sie sich jedes Mal unterbrechen lassen, weil Sie ad hoc reagieren wollen. Es nutzt am Ende also niemandem.
Routineaufgaben automatisieren
Automatisieren Sie, was sich automatisieren lässt. Sie müssen Urlaubsrückstellungen jedes Jahr von Hand ausrechnen? Das muss nicht sein. Urlaubsanträge kommen per E-Mail? Auch das muss nicht sein. Eingangsbestätigung für Bewerbung jedes Mal von Hand rausschicken? Das geht anders. Wiederkehrende Aufgaben können Sie an Personalverwaltungssoftware delegieren – das spart nicht nur Zeit, sondern macht Ihren Kopf frei. Denn anders als ein Mensch, vergisst eine Maschine nichts, wenn die Prozesse einmal aufgesetzt sind.
Prioritäten kommunizieren
Erklären Sie Leuten, die Sie regelmäßig an eine Aufgabe erinnern müssen, warum es wichtig ist, dass sie sich kümmern und welche Folgen es hat, wenn Sie z. B. wichtige Information nicht rechtzeitig bekommen. Kaum jemand vergisst absichtlich eine Rückmeldung zu geben. Entweder wissen die Leute nicht, wie wichtig etwas ist und warum oder sie sind schlecht organisiert. Sprechen Sie die hohe Priorität an und einigen Sie sich gemeinsam auf einen Prozess. Auch hier hilft es, zu automatisieren sofern möglich.
Ursachen statt Symptome angehen
Setzen Sie am Kern des Problems an. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, im ‘war for talent' gute Mitarbeiter zu finden, sollten Sie in Ihr Employer Brand investieren. Mehr Anzeigen schalten wäre zu kurz gedacht; überdenken Sie vielmehr, inwiefern Ihr Unternehmen attraktiv ist und ob sich das in Ihrer Bewerberkommunikation widerspiegelt. Wenn viele Leute eingestellt werden müssen, weil die Fluktuation hoch ist, arbeiten Sie am Betriebsklima und rekrutieren Sie nicht wild weiter.
Meetings vorbereiten
Nutzen Sie Meetings richtig. Manager verbringen (zu) viel Zeit in Meetings. Da hat man oft das Gefühl, dass nichts dabei herauskommt bzw. Dass unklar ist, was es gebracht hat. Auch wenn die Zeit knapp ist: Nehmen Sie sich zehn Minuten vor dem Termin Zeit, um sich vorzubereiten und überlegen Sie, was Sie aus dem Meeting mitnehmen wollen. Dabei kann sich auch herausstellen, dass Sie gar nichts beitragen geschweige denn daraus mitnehmen können, was legitime Gründe für ein Fernbleiben ist. Auch das gehört dazu: Nein sagen, um an anderer Stelle ja zu sagen.
Tools können helfen
Wenn Sie Routineaufgaben automatisieren und in Prozesse überführen wollen, um mehr Zeit für wichtige Personalarbeit zu haben, dann hilft HR-Software. Je nachdem, um was für Aufgaben es sich handelt (ob Recruiting, Bewerbermanagement, Performance – oder alles zusammen), kann ein Tool entlasten.