Personalrecruiting: Aufgaben, Trends und Methoden

Personalrecruiting

Im Personalrecruiting hat sich durch den Fachkräftemangel einiges verändert – die Zeiten des passiven Recruitings ausschließlich über Stellenbeschreibungen auf der Unternehmenswebsite sind vorbei. Wir geben Ihnen einen Überblick über die Aufgaben, Methoden und Herausforderungen im modernen Recruiting.

So erreichen Sie die richtigen Bewerbenden mit weniger Aufwand.

Definition: Was ist Personalrecruiting?

Das Personalrecruiting deckt den Personalbedarf im Unternehmen, indem es notwendige Stellen besetzt. So stellt das Recruiting sicher, dass immer die nötigen Kompetenzen vorhanden sind, damit das Unternehmen seine Aktivitäten realisieren kann. Ziel ist es, die besten Kandidat:innen zu identifizieren und zu gewinnen.

In den Zeiten des Fachkräftemangels und dem „War for Talents“ kommt dem Recruiting eine immer wichtigere strategische Rolle im Unternehmen zu. Schon längst bewerben sich nicht mehr die Kandidat:innen bei Unternehmen – vielmehr ist es andersherum. Und das erweitert die Aufgaben und die nötigen Aktivitäten im Personalrecruiting.

Welche Aufgaben hat das Personalrecruiting?

Personalplanung: Das Recruiting plant, wie viele Arbeitskräfte aktuell benötigt werden und auch, wie sich die Personalzahl entwickeln muss, damit das Unternehmen seine Pläne und Strategien umsetzen kann.

Anforderungsprofile: Personalrecruiter:innen analysieren, welche Expertise und Erfahrungen Bewerber:innen für die Stellen im Unternehmen mitbringen müssen.

Hier Vorlage für Anforderungsprofile herunterladen.

Stellenausschreibung: Das Anforderungsprofil ist die Basis für die Stellenausschreibung, die das Personalrecruiting verfasst und veröffentlicht. Das Recruiting-Team sorgt dafür, dass die Anzeige breit gestreut wird, z. B. über das Multiposting, damit Interessent:innen auf sie aufmerksam werden.

Kontaktaufnahme: Recruiter:innen sind der erste persönliche Kontakt, den Bewerber:innen zum Unternehmen haben. Sie laden zu Gesprächen ein, vermitteln Zu- oder Absagen und stehen auch zwischen den Schritten im Bewerbungsprozess für Fragen zur Verfügung.

Active Sourcing: Job Offerings live stellen und auf Bewerbungen warten, war gestern. Heute gehört es auch zur Aufgabe des Personalrecruiting, passende Talente aktiv anzuschreiben, z. B. auf LinkedIn.

Interviewführung: Durch Bewerbungsgespräche und weitere Methoden bringt das Recruiting mehr über die Skills und den Cultural Fit der Kandidat:innen in Erfahrung.

Bewerberauswahl: Basierend auf der Analyse der Bewerbungsunterlagen und der Bewertung der Gespräche, wählen Recruiter:innen mit der Fachabteilung die beste Person für eine Stelle aus.

Vertragserstellung: Je nach interner Organisation der HR-Abteilung kann das Recruiting auch die Vertragserstellung mitbegleiten.

Talent Pool: Das Personalrecruiting kümmert sich um den Aufbau und die Pflege eines Talent Pools. In diesen nehmen sie bspw. Werkstudent:innen und Praktikant:innen auf, die sich als High Potentials entpuppt haben, oder sehr gute Bewerber:innen, die es zwar in die letzte Runde geschafft haben, aber nicht eingestellt wurden. Auf diese Kontakte können sie zurückgreifen, wenn sie eine passende Stelle besetzen möchten.

Employer Branding: Auch das Image als Arbeitgeber zu stärken, ist Thema im Recruiting. Dazu später mehr!

Mobile Recruiting: Erreichen Sie Kandidat:innen auch mobil und ermöglichen Sie Ihnen einen reibungslosen Bewerbungsprozess.

Personalrecruiter:innen begleiten die Bewerber:innen in ihrer Candidate Journey also vom ersten Touchpoint bis hin zu ihrem ersten Arbeitstag.

17 weitere Ideen, um Mitarbeitende effektiv zu finden.

Personalrecruiting zentral steuern und managen

Stellenanzeigen schalten, Interviews planen und Kandidat:innen evaluieren: In Personio bilden Sie das komplette Recruiting und Bewerbermanagement in einer Software ab – und jede:r Beteiligte arbeitet zentral mit Ihnen zusammen.

Welche Recruiting-Kanäle gibt es?

Um die offenen Vakanzen im Unternehmen zu besetzen, stehen Recruiter:innen eine ganze Reihe an Kanälen zur Verfügung. Der Schwerpunkt liegt mittlerweile auf digitalen Kanälen – denn dort halten sich schließlich auch die Talente täglich auf. Doch auch bestimmte face-to-face Formate sind weiterhin gute Wege, um auf das eigene Unternehmen aufmerksam zu machen.

Unternehmenswebsite: Zwar reicht es längst nicht mehr aus, eine Stellenanzeige auf der eigenen Website zu veröffentlichen, es ist aber weiterhin ein zentraler Kanal. Gerade, wenn Kandidat:innen speziell nach Stellen bei Ihrem Unternehmen suchen, ist Ihre Website bzw. eine Karriereseite die erste Anlaufstelle und gibt einen Überblick über die aktuellen Positionen.

Digitale Stellenbörsen: StepStone, Monster, Indeed – digitale Jobbörsen sind für das Recruiting und für Bewerber:innen ein beliebter Kanal, um nach Top-Kandidat:innen oder nach dem Traumjob zu suchen.

Social Media: Stellenanzeigen können Recruiter:innen auch auf den professionellen Businessnetzwerken wie LinkedIn oder XING schalten – und vor allen Dingen können sie dort direkt mit potenziellen Kandidat:innen in Kontakt kommen. Dazu können sie bspw. nach bestimmten Keywords und Fähigkeiten suchen.

Auch die „Freizeit“-Netzwerke wie Instagram, Facebook oder TikTok sind ein wichtiger Recruiting-Kanal. Zwar geht es beim „Social Recruiting“ weniger um die direkte Ansprache oder Stellenanzeigen, aber sie eignen sich sehr gut, um die Arbeitgebermarke durch hochwertigen und unterhaltsamen Content aufzubauen.

Mitarbeiterempfehlungsprogramme: Mit Freunden zusammenzuarbeiten – klingt gut? Das ist die Idee hinter Programmen, bei denen Mitarbeiter:innen ihre Kontakte für offene Stellen im Unternehmen empfehlen und für das Unternehmen begeistern. Bei diesen „Recruit a friend“-Programmen locken oft vielversprechende Prämien. Vor dem Hintergrund werden die Mitarbeitenden nur Personen empfehlen, die qualifiziert sind und zur Firma passen. Das Unternehmen erhält also Bewerbungen, bei denen gute Skills und Cultural Fit gegeben sind. Win – win!

Karrieremessen: Der Klassiker unter den face-to-face Kanälen! Auf speziellen Karriereevents können Sie sich als Arbeitgeber präsentieren und Kontakt zu möglichen Kandidat:innen knüpfen.

Welche Methoden gibt es im Recruiting?

Modernes Personalrecruiting beschränkt sich längst nicht mehr auf das Schalten von Stellenanzeigen. Im War for Talents setzen Recruiting-Expert:innen verschiedene Methoden ein, um

  • Talente auf sich aufmerksam zu machen,
  • ihre Arbeitgebermarke zu stärken
  • und generell schneller und attraktiver zu sein als die Konkurrenz.

Diese Methoden sollten Recruiter:innen heute kennen:

MethodeDas verbirgt sich dahinter

Active SourcingDirekte Ansprache von interessanten Talenten auf den Businessnetzwerken

Wichtig: individuelle Nachrichten, die auf den Fit der jeweiligen Person auf die Stelle eingeht
Employer BrandingStrategische Entwicklung und Positionierung einer attraktiven Arbeitgebermarke

Mehr hierzu im nächsten Abschnitt!
Team RecruitingEinbindung des Teams in den Recruiting-Prozess oder sogar komplette Auslagerung an die zukünftige Abteilung der Kandidat:innen

Vorteil: Bewerber:in und Team lernen sich direkt kennen und das Team kann Qualifikationen und persönlichen Fit einschätzen
Candidate MatchingAlgorithmus-basierte Analyse der Bewerbungsunterlagen

Identifikation von passenden und unpassenden Kandidat:innen

Abgleich der Stellenkriterien mit den Qualifikationen und Erfahrungen in der Bewerbung

Vorteil: Schnelleres und effizienteres Recruiting, kürzere Zeit bis zum ersten Feedback an Bewerber:innen
Social Media RecruitingEntwicklung einer Strategie, Planung und Erstellung für abwechslungsreichen Content sowie Interaktion mit der Zielgruppe auf sozialen Netzwerken
RecruitainmentRecruiting + Entertainment, also der Einsatz von unterhaltenden und spielerischen Elementen bei Ansprache sowie im Bewerbungsprozess, bspw. Online-Games

Recruiting-Trend: Employer Branding

Heutzutage können sich Talente aussuchen, bei welchem Unternehmen sie arbeiten möchten. Und sie sind anspruchsvoll: Gehalt, Benefits, coole Bürowelten, die Möglichkeit, flexibel remote zu arbeiten – das sind nur ein paar der Punkte, die gerade für Nachwuchstalente stimmen müssen. Im Wettbewerb um die besten Kräfte reicht es daher nicht mehr aus, eine Stellenanzeige zu schalten und zu hoffen, dass Top-Leute zu einem finden.

Wer Talente anziehen möchte, kommt nicht mehr drum herum, sich strategisch eine Arbeitgebermarke aufbauen – also in Employer Branding zu investieren. Im Kern geht es hierbei um eine Marketing-Strategie der Personalabteilung, die die Attraktivität als Arbeitgeber steigert.

Was macht Employer Branding aus?

  • Es definiert, wen Sie wo, wie und mit welcher Botschaft erreichen wollen.
  • Ziel ist es, sowohl neue Talente zu gewinnen, als auch bestehende Mitarbeiter:innen zu halten – Employer Branding wirkt also nach außen und nach innen.
  • Es zeigt Interessierten, wie es ist, bei diesem Unternehmen zu arbeiten und vermittelt authentisch die Unternehmenskultur.
  • Es stellt heraus, was einzigartig am Unternehmen ist (Employer Value Proposition).

Die operative Umsetzung der Employer Branding-Strategie ist übrigens das Personalmarketing.

Eine überzeugende Employer Brand aufbauen

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Bauen Sie mit diesem Leitfaden Schritt für Schritt eine starke Employer Brand auf, die sowohl neue Kandidat:innen anzieht als auch bestehende Mitarbeitende im Unternehmen hält.

Wie wähle ich passende Mitarbeiter:innen am besten aus?

Das berühmte Bauchgefühl kann im Personalrecruiting zu Fehlentscheidungen führen. In jedem Fall sollten Personalrecruiter:innen strukturierte Interviews führen, um die Inhalte der Bewerbungsgespräche miteinander vergleichen zu können. Doch selbst hier spielt vielleicht persönliche Sympathie noch eine Rolle bei der Entscheidung.

Hier Vorlage für strukturierte Interviews herunterladen.

Um Kandidat:innen wirklich objektiv zu betrachten, nutzen Recruiting-Expert:innen daher eignungsdiagnostische Ansätze. Das klingt erst einmal abstrakt – diese Tests, Verfahren und Messinstrumente sind Ihnen aber bestimmt auch schon begegnet! Darunter fallen z. B. Simulationen wie Arbeitsproben und Rollenspiele, psychologische Tests und sogar schon eine strukturierte Analyse der Bewerbungsunterlagen.

Anstatt sich auf das eigene Bauchgefühl verlassen zu müssen, liefern diese Verfahren fundierte Ergebnisse, ob Kandidat:innen für eine Stelle geeignet sind. Im Fokus stehen ihre Kompetenzen, Merkmale und Verhaltensweisen.

Wer passt ins Unternehmen? Dieser Fragenkatalog zum Cultural Fit hilft Ihnen, diese Frage zu beantworten.

4 künftige Herausforderungen im Personalrecruiting

Die Arbeitswelt und auch das Recruiting selbst befinden sich weiter im Wandel. Das sind vier Herausforderungen, auf die sich HR-Abteilungen in Sachen Personalrecruiting einstellen sollten:

Neue Tools & Kompetenzen: Im Personalrecruiting können einige Aufgaben sehr gut automatisiert werden – wie zum Beispiel die Analyse von Bewerbungsunterlagen. Das entlastet zwar, bedeutet aber für Personaler:innen, dass sie digitale Kompetenzen erwerben bzw. erweitern müssen, um mit diesen Tools zu arbeiten.

Zunehmender Fachkräftemangel: Durch den Fachkräftemangel wird es immer schwieriger, passende Mitarbeitende zu rekrutieren. Diese Herausforderung stellt sich dem Recruiting auch in Zukunft – in vielen Bereichen ist mit Bewerbermangel zu rechnen.

Wettrennen um High Potentials: Der Wettbewerb mit anderen Unternehmen wird im War for Talents weiter zunehmen – gerade in stark nachgefragten Bereichen wie der IT. Das Bewerbermanagement muss also effizient sein, damit nicht in letzter Minute andere Arbeitgeber die oder den Wunschkandidat:in für sich gewinnen. Die „Time to hire“ muss künftig also weiter sinken.

Starke Candidate Experience: Wertschätzend, auf Augenhöhe und besonders – so muss die Candidate Experience künftig aussehen, wenn sich die Top-Talente für das eigene Unternehmen entscheiden sollen. Hier müssen sich Recruiting-Expert:innen also künftig genau überlegen, wie sie sich im Bewerbungsprozess von der breiten Masse der Arbeitgeber abheben können.

Wenn Sie sich im Recruiting gut aufstellen, können Sie aber auch in Zukunft durch gutes Employer Branding, innovatives Personalmarketing und gekonntes Active Sourcing geeignete Bewerber:innen anziehen. Wie das aktuell bei Personio klappt, zeigt Ihnen dieser E-Mail-Kurs.

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