Vertrauensarbeitszeit: Die größten Vor- und Nachteile

Bei Vertrauensarbeitszeit sind die Mitarbeiter:innen bei der Ausgestaltung ihrer individuellen Arbeitszeit weitgehend selbst verantwortlich. Wann die Beschäftigten ihre Arbeit beginnen und wieder beenden, liegt hier in ihren Händen. Der Arbeitgeber gibt lediglich den Umfang der Arbeitszeit auf wöchentlicher oder monatlicher Basis vor.

Vertrauensarbeitszeit ist eine Ausgestaltung der Arbeitszeitflexibilisierung, die übrigens keine gesetzliche Grundlage hat. Sie kann aber etwa in einer Betriebsvereinbarung oder auch direkt im Arbeitsvertrag vereinbart werden. Selbst eine mündliche Information durch den Arbeitgeber („In unserer Organisation gilt Vertrauensarbeitszeit.") ist ausreichend.

Über den Hebel der Vertrauensarbeitszeit lassen sich Arbeitszeitmodelle extrem flexibel ausgestalten. Die Lösung liegt dabei im Begriff selbst: Vertrauen. Der Arbeitgeber vertraut seinen Beschäftigten, dass diese ihren Aufgaben und Verpflichtungen nachkommen.

In der Regel gewinnen Unternehmen und Beschäftigte durch eine solche Flexibilisierung. Beide Seiten können rasch reagieren – auf schwankende Kapazitätsauslastungen genauso wie auf individuelle Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen bei der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Unter diesem Aspekt ist Vertrauensarbeitszeit ein effektives Gestaltungsmittel zur Mitarbeiterbindung.

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9-to-5-Jobs werden in der freien Wirtschaft immer rarer und feste Arbeitszeiten stehen heute nur noch selten im Arbeitsvertrag. Moderne Organisationen haben verstanden, dass die Planbarkeit von Arbeit durch feste Arbeitszeiten zwar perfekt gegeben ist, im gleichen Maß aber die Flexibilität abnimmt. Flexibilität, die in Zukunft immer wichtiger wird. Modelle wie die Vertrauensarbeitszeit nehmen deshalb an Bedeutung zu, insbesondere in Zeiten der Digitalisierung.

Die Einführung von Vertrauensarbeitszeit in Ihrem Unternehmen ist ein wichtiger Schritt hin zu einem vertrauensvollen Miteinander von Arbeitergeber und Arbeitnehmer:in. Dennoch gilt es, hierbei stets Regelungen einzuhalten, die in erster Linie mit den grundsätzlichen gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung zusammenhängen.

• Arbeitnehmer:innen dürfen die sog. werktägliche Arbeitszeit von 8 Stunden laut Arbeitszeitgesetz nicht überschreiten.

• Arbeitnehmer:innen müssen eine Ruhezeit von mindestens 11 Stunden am Stück haben.

• Mitarbeiter:innen, die länger als 6 Stunden arbeiten, müssen eine Pause machen.

Diese Regeln gelten also auch bei Vertrauensarbeitszeit.

Arbeitszeiten, die über die werktägliche Arbeitszeit von 8 Stunden hinausgehen (Überstunden), sind gemäß § 16 Arbeitszeitgesetz zu dokumentieren. In der Regel vom Arbeitgeber selbst, doch der darf diese Aufgabe auf seine Beschäftigen übertragen, sofern regelmäßige Stichproben stattfinden.

„Kontrollieren Sie auf jeden Fall die Aufzeichnungen Ihrer Mitarbeiter:innen, denn im Fall von Prüfungen müssen Sie diese nachweisen können.“ Philipp Raben, Fachanwalt für Arbeitsrecht

Die gesetzliche Aufzeichnungspflicht besagt zudem, dass die Dokumentation der erfassten Arbeitszeit längstens zwei Jahre aufgehoben werden muss.

Das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom Mai 2019 und die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom Dezember 2022 gehen jedoch deutlich weiter und besagen Folgendes: Arbeitgeber müssen nicht nur die Überstunden, sondern die grundsätzlichen Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten in einem zugänglichen, verlässlichen und objektiven System erfassen. So wird es auch vom Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales vom April 2023 bestätigt. 

Bedeutet das in Zeiten von mobilem Arbeiten und Homeoffice also das Ende der Vertrauensarbeitszeit? „Nein“, sagt die Rechtsanwältin für Arbeitsrecht, Sarah Klachin, „Arbeitgeber können ihren Beschäftigen auch weiterhin eine flexible und selbstbestimmte Arbeitszeitgestaltung im Rahmen der gesetzlichen Regelungen (Ruhepausen und -zeiten, Höchstarbeitszeiten, Verbot von Arbeit an Sonn- und Feiertagen) ermöglichen. Allerdings müssen die Arbeitszeiten auch bei Vertrauensarbeitszeit nun erfasst werden.“

Das heißt also: Unabhängig davon, ob ein Unternehmen auf Vertrauensarbeit setzt oder nicht, muss die tatsächlich geleistete Arbeitszeit der Beschäftigten komplett dokumentiert werden – ausschließlich § 16 des Arbeitszeitgesetzes Folge zu leisten, reicht somit nicht mehr aus.

Ein Betriebsrat hat nach § 87 Betriebsverfassungsgesetz weitgehende Mitbestimmungsrechte, die auch die Verteilung der Arbeitszeit auf die Wochentage, den Beginn und das Ende der täglichen Arbeitszeit sowie die Pausenregelung beinhalten. Der Betriebsrat muss somit auch bei der Einführung von Vertrauensarbeitszeit mit ins Boot geholt werden.

Wenn in Ihrem Unternehmen Vertrauensarbeitszeit herrscht, gibt es für Mitarbeitende keine Verpflichtung, die Arbeitszeit mit den Vorgesetzten abzustimmen. Hier herrscht echte Freiheit vor, de facto können die Beschäftigten kommen und gehen, wann sie möchten. Das kann um 10 Uhr oder um 12 Uhr sein – wenn die Arbeit erledigt wird und der Umfang der Arbeitszeit erfüllt wird.

Vertrauensarbeitszeit ist nicht automatisch die Ideallösung für jedes Unternehmen. Jobs, bei denen es auf Präsenz zu Geschäftszeiten ankommt, lassen sich in der Regel nicht mit Vertrauensarbeitszeit vereinbaren.

Beispiel 1: Wenn ein Callcenter seine Servicezeiten zwischen 8 und 18 Uhr festgelegt hat, kann eine Servicemitarbeiter:in nicht erst um 9 Uhr am Arbeitsplatz erscheinen, mit dem Argument, die herausragende Qualität ihrer Arbeit rechtfertige dies.

Beispiel 2: In einem Modegeschäft liegen die Öffnungszeiten zwischen 10 und 20 Uhr. Arbeitszeitbeginn ist mit Ladenöffnung, also um 10 Uhr. Der Sales Agent kann dann nicht erst um 12 Uhr beginnen. Ohne ihn kann das Modegeschäft nicht öffnen.

Zu den Jobs, die sich mit Vertrauensarbeitszeit gut vereinbaren lassen, zählen etwa Tätigkeiten, die weitestgehend unabhängig von Öffnungszeiten oder Kundenkontakten sind, eine hohe Eigenverantwortung benötigen und eine freie Zeiteinteilung gestatten. Dies sind u.a. Positionen in der Telekommunikation, in der Software- oder Chipentwicklung aber auch in Organisationen, in denen kreativ gearbeitet wird, wie z.B. Redaktionen oder Agenturen. Hier ist das Arbeitsergebnis das A und O – und nicht die Anwesenheit vor Ort.

Beispiel 1: Ein Software-Entwickler arbeitet an einem Entwicklungsprojekt. Er kennt die Deadlines, an denen er seinen Code abliefern muss. Hier ist es nicht zwingend, dass er seine Arbeit zu einem bestimmten Zeitpunkt beginnt. Entscheidend ist vielmehr, dass die Arbeit zu einem festen Zeitpunkt erledigt ist und den Qualitätskriterien entspricht.

Beispiel 2: Eine Marketing Managerin entwickelt eigenverantwortlich ein Marketingkonzept. Sie kennt die inhaltlichen Anforderungen und hat ein Datum, bis zu dem das Konzept erstellt sein muss. Auch sie kann ihre Arbeit – unabhängig von Kunden oder Kolleg:innen – in Eigenregie erledigen. Der Arbeitgeber schenkt ihr sein Vertrauen durch Vertrauensarbeitszeit.

Vertrauensarbeitszeit sorgt für eine deutliche höhere Zufriedenheit bei Mitarbeiter:innen eines Unternehmens. Warum? Weil Beschäftigte, die sich nicht oder weniger in ihrem Tun kontrolliert fühlen, produktiver arbeiten und zufriedener sind. Und wer seine Arbeit gerne macht, ist motivierter. Somit sorgt Vertrauensarbeitszeit für eine Win-Win-Situation: Ich gebe dir Freiheiten und Vertrauen. Du gibst mir deine Motivation und Leistung.

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