Home Office – flexibel in die Zukunft der Arbeit

Mitarbeiter mit Kopfhörer

Home Office ist mehr als eine Geheimwaffe in Krisenzeiten, sondern eine ernstzunehmende Alternative für den klassischen Arbeitsplatz im Büro. Dafür braucht es klare Regeln und eine offene Unternehmenskultur.

Wie formt man eine erfolgreiche Unternehmenskultur? Best Practices und die wichtigsten Prozessschritte gibt’s in diesem Leitfaden.

 

Flexibilität innerhalb eines Unternehmens kann Gold wert sein – insbesondere dann, wenn unerwartete Situationen oder Krisen ein „Weiter so wie bisher“ als rückständige Floskel entlarven. Mit Home Office lassen sich nicht nur Job und Familie besser vereinbaren, sondern auch die Produktivität im Unternehmen erhöhen und Kosten reduzieren. Eine klassische Win-Win-Situation.

Dementsprechend fordert auch die Arbeitgeberseite, etwa in Gestalt des Bundesverbandes der Personalmanager, die Unternehmen auf, verstärkt auf Home Office zu setzen – gerade im Mittelstand, dem Rückgrat der deutschen Wirtschaft.

HR kommt bereits bei der Einführung von Home Office eine zentrale Rolle zu, etwa wenn es um die Definition und Abstimmung von grundlegenden Regeln für dieses flexible Arbeitsmodell geht. Innovative Ansätze brauchen Leitlinien. Noch bedeutender ist allerdings die Aufgabe der HR bei der Durchführung von Home Office im beruflichen Alltag: Hier kommt Ihnen eine strategische Rolle als Mentor, Begleiter und Gatekeeper zu.

Was ist Home Office? – die Definition

Der Haufe-Fachverlag für Personalwesen definiert Home Office auf seiner Website wie folgt: „Homeoffice, auch Telearbeit genannt, ist eine flexible Arbeitsform, bei der die Beschäftigten ihre Arbeit vollumfänglich oder teilweise aus dem privaten Umfeld heraus ausführen.“ In dieser Definition schwingen bereits die drei Optionen für Home Office mit:

  1. Home Office in Vollzeit – der Mitarbeiter arbeitet ausschließlich von zu Hause aus
  2. Alternierendes Home Office – der Mitarbeiter arbeitet sowohl an seinem Arbeitsplatz im Unternehmen als auch von zu Hause aus
  3. Mobiles Home Office – Mitarbeiter arbeiten im Rahmen von Reisetätigkeiten von unterwegs aus

Home Office in diesem Sinne beschreibt also einen übergeordneten Organisationsansatz zur Flexibilisierung von Arbeit. Nicht zu verwechseln ist es mit dem heimischen Arbeitszimmer, das ein Mitarbeiter steuerlich geltend machen kann.

Die Checkliste für erfolgreiches Home Office

Setzen Sie New Work in die Tat um. In dieser Liste erfahren Sie, was dafür nötig ist.

3 wichtige HR-Aufgaben für erfolgreiches Home Office

Home Office ohne Gestaltung und Begleitung durch HR ist in Zeiten der Digitalisierung einfach undenkbar. Das sind Ihre drei wichtigsten Aufgaben.

Aufgabe 1: Etablieren Sie eine Kultur des Home Office in Ihrem Unternehmen!

Dabei geht es vor allem um eine Kultur des Zusammenarbeitens. Anders gesagt: Das HR Team muss dafür sorgen, dass Home Office für alle Mitarbeiter sicher und reibungslos funktioniert. Gerade in Deutschland ist das Feld noch weitgehend unbestellt – die Home Office-Quote liegt deutlich unter denen der skandinavischen Länder, Frankreichs oder des Vereinigten Königreiches. Aber die Zeiten sind dank fortschreitender Digitalisierung für Home Office so günstig wie nie.

Bei den meisten Beschäftigten Ihres Unternehmens werden Ihre Ideen und Vorstellungen einer Home Office-Kultur auf fruchtbaren Boden fallen. Jeder zweite Deutsche würde gerne von zuhause arbeiten – aber nur 12 Prozent haben aktuell dazu die Möglichkeit. Die positiven Zahlen: Bei 40 Prozent aller Berufe ist laut Deutschem Institut für Wirtschaft Home Office möglich.

Ihr Unternehmen steht der digitalen Transformation gegenüber offen? Sehr gut – dann müssen Sie in puncto Home Office wohl keine große Überzeugungsarbeit mehr leisten. Je stärker das Unternehmen digitalisiert ist, desto weniger Probleme warten, weil Software und Tools bereits integriert sind.

Aufgabe 2: Behalten Sie stets den Überblick!

Wenn Kollegen nicht mehr täglich vor Ort im Büro sind, heißt das für Sie als HR nicht, dass nicht trotzdem die typischen Verwaltungsaufgaben zu erledigen wären. Hier können Ihnen schlaue digitale Helferlein wie z.B. eine Digitale Personalakte oder ein Employee Self Service-Zugang (ESS) helfen.

Beispiele für Digitalisierungsfälle in der HR gefällig?

  • Krankmeldungen – werden vom Mitarbeiter selbst über ESS gemeldet
  • Atteste – kann der Mitarbeiter über ESS hochladen
  • An- und Abwesenheiten während des Arbeitstages – können über Statusmeldungen in den Kommunikationssystemen z.B. Messenger-Dienste vom Mitarbeiter gepflegt werden
  • Dienstreiseanträge – stellt der Mitarbeiter über das ESS, der Vorgesetzte gibt den Antrag frei hier auch frei

Home Office bedeutet für Sie als HR also keinesfalls verwaltungstechnische Mehrarbeit. Und zwar dann, wenn Ihr Unternehmen die Chancen der digitalen Transformation nutzt und den Abteilungen dadurch wichtige kreative Freiräume ermöglicht.

Alle Mitarbeiterdaten immer verfügbar

Digital Employee Files

Sie sind im Home Office? Mit der digitalen Personalakte haben Sie Mitarbeiterdaten dennoch vorliegen. Dokumente, Verträge, Kontaktdaten sind sicher und zentral in der Cloud gespeichert und so jederzeit griffbereit.

 

Aufgabe 3: Fördern Sie die Zusammenarbeit und Kommunikation

Das Home Office läuft im Unternehmen? Prima, doch kein Grund für Sie, sich jetzt entspannt zurückzulehnen. Denn das Remote-Arbeiten stellt nicht nur die Mitarbeiter, sondern gerade Sie als HR vor neue Herausforderungen, die es zu lösen gilt. So wird Home Office zum dauerhaften Erfolg.

Fachliche Kommunikation
Mitarbeiter, die in Teams remote arbeiten, müssen absolut transparent kommunizieren und sich störungsfrei austauschen können. Sorgen Sie also dafür, dass entsprechende digitale Kommunikations-Tools nicht nur über eine Plattform zur Verfügung gestellt werden, sondern dass die Kollegen diese auch im beruflichen Alltag nutzen. Wenn Mitarbeiter ihre Fortschritte im gemeinsamen Projekt einfach und transparent angeben, zuordnen und priorisieren können, hilft das dem Team enorm. Klären Sie im Sinne aller, welche Informationen auf welchem Kommunikationsweg weitergegeben werden sollten. Das können Messenger-Dienste wie Teams oder Slack sein, ein Videochat wie Zoom, Skype oder facetime, Cloudspeicher-Dienste für die Datensicherung oder auch Datentransferdienste wie Wetransfer.

Meetings
Auch digital durchgeführte Meetings brauchen klare Regeln, damit sie nicht – wie oftmals im analogen Büro – zum Zeitfresser für alle und damit zum Kostentreiber werden. Helfen Sie Ihren Teams mit diesen Meeting-Tipps – sie werden es Ihnen danken:

  • Teilnehmerzahl begrenzen
  • Agenda erstellen und rechtzeitig kommunizieren
  • Zeitplan erstellen
  • Protokollieren
  • Klären, ob Video- oder Telko

Motivation im Home Office
Halten Sie die Teams grundsätzlich bei Laune – denn als HR haben Sie die Verantwortung dafür, dass die Kollegen im Home Office zufrieden und motiviert sind. Und nicht im Traum daran denken, den Job zu wechseln. Retention Management durch Home Office.

Der Schnack an der Kaffeemaschine oder die informelle Info am Tischkicker entfallen im Home Office. „Up to date“ zu bleiben über das, was die Kollegen bewirkt, ist aber jetzt sehr wichtig. Wie wäre es denn etwa mit einem Remote Coffee-Chat mit den Teamleitern jeden Morgen zur gleichen Zeit? Und auch den Betriebssport müssen Sie nicht in einer muffigen Turnhalle durchführen – es gibt mittlerweile Remote Sportangebot von Yoga über Meditation bis hin zu Fitness.

Klug durch Content? Nutzen Sie die Heimarbeit doch für die Weiterbildung ihrer Mitarbeiter – Anbieter wie Pink University offerieren eine breite Palette an E-Learning Content und Blended Learning Programmen zu unterschiedlichen Themenfeldern wie Kommunikation, Vertrieb, Führung und Soft Skills.

Home Office Policy – ohne klare Regeln geht es nicht

Home Office braucht neben allen genannten Freiheiten und Optionen vor allem eines: klare und eindeutige Regeln. Diese sollten Sie als HR unter Berücksichtigung der Fachabteilungen in einer Home Office Policy festlegen und vor allem auch kommunizieren.

Überprüfen Sie als erstes, welche Abteilungen in Ihrem Unternehmen grundsätzlich für das Thema Home Office in Frage kommen. Mitarbeiter in der Produktion werden dabei grundsätzlich weniger in Betracht kommen als Beschäftigte im Marketing, im Vertrieb, in der IT und ja – in der HR. Alle benötigen einen Überblick über Richtlinien, Regeln und Optionen.

Als HR sind Sie natürlich primär dafür verantwortlich, dass die grundlegenden arbeitsrechtlichen Voraussetzungen eingehalten werden, die für die Arbeit im Home Office unumgänglich sind.

Technische Ausstattung
Ganz wichtig dabei: Die technische Ausstattung des Home Office-Arbeitsplatzes muss nach der Arbeitsstättenverordnung vom Arbeitgeber vorgenommen werden. Ihr Mitarbeiter sollte auf keinen Fall mit seinem privaten Laptop auf die Firmennetzwerke zugreifen. Außerdem gilt das Arbeitsschutzgesetz auch für das Home Office!

Arbeitszeiten
Auch am Home Office Arbeitsplatz gilt das Arbeitszeitgesetz. Klären Sie also durch eventuelle Zusatzvereinbarungen diesen und andere Punkte im Arbeitsvertrag – gerne schriftlich bzw. digital. Wichtig ist, dass die Arbeitszeiten so formuliert sind, dass Mitarbeiter und Unternehmen davon profitieren.

Datenschutz und Cybersicherheit
Für das Home Office muss der Mitarbeiter klare Regeln zu Datenschutz und zur Datensicherheit erhalten, die in der Regel identisch zur Arbeit im Büro sind.

Home Office hat gerade in digitalisierten Unternehmen ein gewaltiges Potenzial, zu dessen Entfaltung es eine kompetente und möglichst digital aufgestellte HR braucht. Eine HR, die den strategischen Nutzen für Unternehmen und Mitarbeiter gleichermaßen erkannt hat, und in der Lage ist, für alle Mitarbeiter kreative Freiräume zu schaffen.

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