Mobiles Arbeiten: Unterschied zu Home Office und Vorteile

Eine Mitarbeiterin beim mobilen Arbeiten

Als ein freieres Modell des ortsunabhängigen Arbeitens ist mobiles Arbeiten ist zu einer echten Alternative zum Home Office geworden. Doch wie unterscheiden sich diese beiden Konzepte überhaupt voneinander? Welche arbeitsrechtlichen Vorgaben gibt es zum mobilen Arbeiten und wie führt man es schließlich ein? Viele Fragen, doch keine Sorge: In diesem Artikel erhalten Sie alle Antworten und erfahren alles Wichtige zum mobilen Arbeiten.

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Was ist Mobiles Arbeiten? Die Definition

Das mobile Arbeiten ist eine Form des ortsunabhängigen Arbeitens. Konkret bedeutet das, dass Arbeitnehmer von überall aus arbeiten können und keinen festen Arbeitsplatz haben – weder im Büro noch zu Hause. Der Arbeitsplatz ist beim mobilen Arbeiten nicht vorgegeben, sodass Arbeitnehmer zum Beispiel mal von einem Café, einem Co-Working Space oder einem Park aus arbeiten können.

Wichtig beim mobilen Arbeiten ist, dass der Arbeitnehmer unabhängig vom Arbeitsplatz seine Arbeit erbringt.

Was ist der Unterschied zwischen mobilem Arbeiten und Home Office?

Anders als beim mobilen Arbeiten ist der Arbeitsort beim Home Office, im Gesetz auch Telearbeit genannt, klar definiert: das eigene Zuhause. Dafür wird vom Arbeitgeber ein fester Arbeitsplatz eingerichtet, der Laptop, Bildschirm, Maus, Tastatur und sogar die Büroausstattung umfasst. Dies ist in der Arbeitsstättenverordnung geregelt. Im Arbeitsvertrag zwischen Arbeitgeber und -nehmer wird festgelegt, wie viel Prozent seiner wöchentlichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer im Home Office arbeitet und wie viel des Equipments der Arbeitgeber finanziell trägt.

Das mobile Arbeiten ist also eine freiere Variante der Arbeit jenseits des Büros. Denn hier ist der Arbeitnehmer nicht an einen festen Arbeitsplatz zu Haus gebunden. Für das mobile Arbeiten gibt es momentan noch keine klaren gesetzlichen Regelungen. Arbeitgeber sollten aber zumindest nötiges Arbeitsequipment wie Laptop und Bildschirm bereitstellen, damit der Arbeitnehmer vernünftig und produktiv arbeiten kann.

Sowohl beim Home Office als auch beim mobilen Arbeiten haben Arbeitnehmer meist keinen festen Arbeitsplatz im Büro. Es kommt aber bei beiden Modellen darauf an, wie oft und wie lange der Arbeitnehmer auswärts arbeitet.

Wichtig: Sowohl für das Home Office als auch für das mobile Arbeiten gelten das Arbeitsschutzgesetz und das Arbeitszeitgesetz.

>> Welche arbeitsrechtlichen Unterschiede gibt es zwischen diesen beiden Varianten? Dieser Artikel gibt Ihnen einen Überblick.

Checkliste: Remote Work effektiv umsetzen

Ob mobiles Arbeiten oder Home Office: Wenn Mitarbeiter*innen außerhalb des Büros arbeiten, muss an einiges gedacht werden. Mit dieser Checkliste ist das gar kein Problem!

Haben Arbeitnehmer ein Recht auf mobiles Arbeiten?

Nein, aus rechtlicher Sicht besteht kein Anspruch auf mobiles Arbeiten. Viele Arbeitgeber führen mobiles Arbeiten dennoch als Zusatzleistung in ihrem Unternehmen ein. Das zahlt zum einen auf ihre Employer Brand ein und ermöglicht mehr Flexibilität für den Arbeitnehmer. Zum anderen gibt es ihnen die Chance, deutschland- oder europaweit nach neuen Mitarbeiter*innen zu suchen, was den Kandidatenpool um einiges erweitert.

Was sind die Vorteile und Nachteile?

Es kommt immer auf die Arbeitsweisen, die Kultur und Teams an, ob sich mobiles Arbeiten für Sie lohnt. Diese Liste mit Vorteilen und Nachteilen unterstützt Sie dabei, eine Entscheidung zu treffen, die zu Ihrem Unternehmen passt.

Vorteile von mobilem ArbeitenNachteile von mobilem Arbeiten
Steigerung der Work-Life Balance (da Mitarbeiter*innen Ihren Arbeitsalltag nach ihren Bedürfnissen gestaltet können)Zu langes Arbeiten und eine damit einhergehende Überlastung
Verbesserung des ArbeitgeberimagesVermischung von Beruf- und Privatleben, was die Work-Life-Balance beeinträchtigt.
Mehr Flexibilität für ArbeitnehmerSchwächung der Team-Bindung, wenn kein regelmäßiger Austausch unter Kollegen erfolgt.
Erhöhung der Motivation und des Verantwortungsbewusstseins von ArbeitnehmernErschwerung der internen Kommunikation
Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit ( z. B. durch eine bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf)
Steigerung der Leistungsbereitschaft und der Bindung zum Unternehmen (durch eine höhere Zufriedenheit)

Was muss man (aus arbeitsrechtlicher Sicht) beachten?

Wer mobiles Arbeiten einführt, muss einige Aspekte beachten. Diese sind zum einen arbeitsrechtlicher Natur und zum anderen auf die Zusammenarbeit bezogen.

Arbeitsschutz: Gefährdungsbeurteilung und Versicherung

Auch beim mobilen Arbeiten tritt der Arbeitsschutz in Kraft. Bedeutet: Der Arbeitgeber muss sichergehen, dass der Arbeitnehmer keinen psychischen und physischen Gefahren ausgesetzt ist. Beim mobilen Arbeiten ist das schwer umsetzbar für den Arbeitgeber, weil er rein theoretisch jeden einzelnen Arbeitsplatz des Arbeitnehmers prüfen müsste. Deshalb lohnt es sich hier, mit Checklisten zu arbeiten, die der Arbeitnehmer durchgeht und anschließend unterschrieben an den Arbeitgeber zurückschickt.

>> Wie Sie eine psychische Gefährdungsbeurteilung durchführen, erfahren Sie in diesem Artikel.

In Sachen Versicherung besteht noch keine klare Rechtsprechung. Es wird sich in Zukunft zeigen, ob wirklich jeder “mobile Arbeitsplatz” versichert ist. Bis dahin können sich Arbeitgeber an den Kriterien der Rechtsprechung zum Home Office orientieren.

Arbeitszeit

Wer außerhalb des Büros arbeitet, neigt mitunter dazu, zu viel zu arbeiten. Hier ist es wichtig, dass sich Führungskraft und Mitarbeiter*in gut absprechen und klare Erreichbarkeitszeiten definieren.

Auch beim mobilen Arbeiten gilt das Arbeitszeitgesetz, was besagt, dass Arbeitnehmer werktags nicht mehr als acht Stunden arbeiten dürfen und zwischen den Arbeitseinheiten eine Ruhezeit von elf Stunden einhalten müssen.

Kosten für Equipment

Wenn Mitarbeiter mobil arbeiten, sind Arbeitgeber nicht verpflichtet, sämtliche Kosten für das technische Equipment oder die Büroausstattung zu zahlen, da es keinen festen Arbeitsplatz gibt. Sie können Ihren Angestellten aber aus eigenem Interesse Utensilien wie Laptop, Bildschirm oder Tastatur mitgeben, damit sie ihre Arbeit bestmöglich durchführen können.

Datenschutz

Der Datenschutz ist auch beim mobilen Arbeiten einzuhalten. Das betrifft nicht nur das Sammeln und Speichern der persönlichen Daten des Arbeitnehmers. Auch alle Computer-Systeme müssen den Datenschutz-Anforderungen gerecht werden.

Mit dem Datenschutz ist meist auch die Zustimmung zu einem Betretungsrecht verbunden. Der Arbeitgeber kann hierdurch zu einem willkürlichen Zeitpunkt zum Arbeitnehmer kommen und prüfen, ob alle vereinbarten Datenschutzrichtlinien eingehalten werden. Das Betretungsrecht sollte vertraglich festgehalten werden.

Betriebs- oder Dienstvereinbarung

In der Betriebs- oder Dienstvereinbarung (im öffentlichen Dienst) wird ein Vertrag zwischen Unternehmen und dem Betriebsrat geschlossen, in dem die Rechte und Pflichten von Arbeitgeber, -nehmer und Betriebsrat definiert werden. Er dient als Grundlage für das mobile Arbeiten und ist meist nur für große Unternehmen relevant.

Vortrag: Mobiles Arbeiten aus arbeitsrechtlicher Sicht

In diesem kostenlosen Expert Talk zeigt Ihnen Arbeitsrechtexperte, Dr. Philipp Raben von Osborne Clarke, was Sie bei der Einführung von mobilem Arbeiten beachten müssen und gibt Ihnen praktische Tipps.

Kollaboration

Um die ortsübergreifende Zusammenarbeit zu vereinfachen, sollten Ihre Prozesse digital laufen. Das umfasst sowohl Kommunikationsprozesse, z. B. über interne Chats wie Slack oder über Video-Meetings wie Zoom, als auch interaktive Brainstorming- und Planungsplattformen wie Miro oder ein digitalen Projektmanagement über beispielsweise Asana.

>> Die besten Kollaborations-Tools für eine effiziente ortsübergreifende Teamarbeit finden Sie in diesem Artikel.

Informationsfluss

Stellen Sie beim mobilen Arbeiten sicher, dass alle Informationen und Neuigkeiten auch an alle Mitarbeiter*innen durchdringen. Das können Sie über einen internen Newsletter, über den Firmenchat oder ein internes Wiki abbilden. Wichtig ist: Es muss digital gespeichert und zu finden sein.

Mobiles Arbeiten kann steuerlich abgesetzt werden

Beim mobilen Arbeiten muss der Arbeitgeber nicht die vollen Kosten für die Büroausstattung zahlen. Aber Arbeitnehmer haben die Möglichkeit, einen Teil der Kosten zu versteuern.

Wichtig ist: Eine Arbeitsecke in der Küche oder im Wohnzimmer reicht nicht, um als Arbeitsplatz zu gelten. Es muss ein separates Zimmer sein, das nur für Arbeitszwecke eingerichtet und genutzt wird.

Wenn Arbeitnehmer während des mobilen Arbeitens einen Teil der Zeit von zu Hause aus arbeiten, können sie maximal 1.250 Euro der Arbeitszimmerkosten jährlich von der Steuer absetzen.

So etablieren Sie mobiles Arbeiten in 4 Schritten

Mobiles Arbeiten ist mit so manchem Verwaltungsaufwand verbunden, immerhin müssen Richtlinien definiert, Checklisten erstellt und Verträge neu erstellt bzw. erweitert werden. Diese vier Schritte helfen Ihnen, das mobile Arbeiten umzusetzen.

  • Klären Sie alle rechtlichen Grundlagen, z. B. Vorgaben für den Datenschutz (etwas über eine Checkliste), Arbeitszeiterfassung, Betretungsrecht oder eine Widerrufsklausel zum mobilen Arbeiten beispielsweise aus betrieblichen Gründen.
  • Legen Sie alle Rechte und Pflichten von Arbeitgeber und -nehmer fest, z. B. in Bezug zur Hardware.
  • Definieren Sie, wann und wie der Arbeitnehmer erreichbar sein sollte. Bekommt er zum Beispiel ein Diensthandy oder nicht.
  • Planen Sie, wie oft die Führungskraft mit dem Arbeitnehmer Gespräche führt, um den Status quo zu Stimmung, Motivation und Ergebnissen zu besprechen.

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