Employee Experience: Definition, Tipps und Checkliste

Die Employee Experience ist die Summe aller Erfahrungen, die ein Mitarbeiter mit seinem Unternehmen sammelt. Das umfasst Interaktionen, Eindrücke und Emotionen, wodurch die Employee Experience zu einem wichtigen Hebel für die Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation wird. Sie beginnt beim Onboarding, schließt tägliche Aufgaben, Erlebnisse sowie Prozesse ein und endet beim Austrittsgespräch.

"Gut geführte Unternehmen haben verstanden, dass Mitarbeiter mitunter wichtiger sind als Kunden. Denn wenn Mitarbeiter gut geführt und gefördert werden, sind in der Regel auch die Kunden glücklicher."Josh Bersin, führender Branchenanalyst mit Fokus auf Talent Management

Die Begriffe “Employee Experience” und “Mitarbeiter-Engagement” werden häufig als Synonyme verwendet, da beide um die Themen Unternehmenskultur, Betriebsklima und Feedback kreisen. Doch es gibt wichtige Unterschiede.

Das Mitarbeiter-Engagement wird durch eine hohe emotionale Verbindung zur Arbeit und zum Arbeitgeber charakterisiert. Dadurch beeinflusst es die Motivation der Mitarbeiter, die eigenen Ziele und die des Unternehmens zu erreichen.

Ein Aspekt, der hierbei eine wichtige Rolle spielt, ist 'Job Crafting', bei dem Mitarbeiter die Möglichkeit haben, ihre Aufgaben und Rollen so anzupassen, dass sie ihre Stärken besser nutzen und ihre berufliche Entwicklung fördern können. Ebenso trägt 'Job Rotation' dazu bei, indem es Mitarbeitern ermöglicht, durch regelmäßigen Wechsel ihrer Tätigkeiten und Verantwortungsbereiche, neue Fähigkeiten zu erwerben und ihre Perspektiven zu erweitern.

Die Employee Experience verfolgt hingegen einen ganzheitlichen Ansatz und blickt zum Beispiel auf folgende Themen:

• Wertschätzung durch stetiges Feedback,

• einen Entwicklungsplan, der Stärken fördert und Schwächen minimiert

• eine positive Arbeitsatmosphäre, in der man sich wohlfühlt

Die Employee Experience ist also der Dünger, um das Mitarbeiter-Engagement wachsen zu lassen.

Stärken Sie Ihre Employee Experience mit diesen Tipps

In dieser Checkliste haben wir Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Themen, Maßnahmen und Stellschrauben rund um die Employee Experience zusammengestellt.

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Einzeln betrachtet, sind Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung temporär und sorgen nur für einen kurzfristigen Motivationsschub. Die Employee Experience hingegen schafft langfristig positive Berührungspunkte zwischen Mitarbeiter und Unternehmen und steigert so die allgemeine Zufriedenheit – und damit die Arbeitsleistung.

Sie verfolgt drei wichtige Ziele: 1. ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen, 2. die Produktivität zu steigern und 3. Mitarbeiter zu binden.

Es kann der nachhaltige Kaffee, ein moderner Laptop oder eine flexible Home-Office-Richtlinie sein: Selbst die kleinsten Faktoren können die Employee Experience beeinflussen. Wenn Sie eine eine Arbeitsumgebung mit Wohlfühlfaktor für die Mitarbeiter schaffen, steigert das ihre Motivation, ihr Engagement und ihre Produktivität. Zusätzlich spielt die Arbeitsmoral eine entscheidende Rolle, die durch eine positive Arbeitsatmosphäre und Anerkennung gestärkt wird, was wiederum die Gesamtzufriedenheit und Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter erhöht.

Auch einfache (HR-)Prozesse können eine positive Employee Experience erzeugen, denn nichts ist für Ihre Mitarbeiter ärgerlicher, als Zeit für einen Urlaubsantrag und Co. zu verschwenden. Wenn das Beantragen von Urlaub, das Eintragen von Arbeitszeiten, die Aktualisierung persönlicher Daten usw. zu viel Zeit in Anspruch nimmt, reduziert das die Zeit, die Mitarbeiter für ihre eigentliche Arbeit investieren können. HR kann hier durch eine benutzerfreundliche HR Software entgegenwirken und so Personalprozesse für alle im Unternehmen vereinfachen. Das Ergebnis: eine gesteigerte Produktivität Ihrer Mitarbeiter. Ein wesentlicher Bestandteil hierbei ist die Förderung einer Lernkultur, die auf Prinzipien des kollaborativen Lernens und des lebenslangen Lernens basiert. Durch das Ermöglichen von Wissensaustausch und gemeinsamen Lernprozessen können Mitarbeiter kontinuierlich neue Kompetenzen entwickeln, was zur Gesamtstärkung der Unternehmenskultur und zur Verbesserung der Employee Experience beiträgt

Steigern Sie mit diesen Collaborations-Tools die Produktivität Ihrer Mitarbeiter.

Laut Studie können sich in diesem Jahr (2020) vier von zehn Arbeitstätigen vorstellen, den Job zu wechseln (oder sie haben dies bereits geplant). Gehalt und Zwischenmenschliches sind die meistgenannten Gründe dafür. Alarmstufe rot also für Unternehmen! Mit einer guten Employee Experience, die Themen wie Personalentwicklung, Feedback und Unternehmenskultur einschließt, können Sie dem Trend entgegenwirken. Berücksichtigen Sie die unterschiedlichen Erwartungen und Arbeitsweisen von Generation X, Generation Y und Generation Z, um eine wirklich umfassende Employee Experience zu gestalten.

Was Sie sonst noch für Ihre Mitarbeiterbindung tun können, erfahren Sie in diesem Artikel.

Damit die Employee Experience von Ihren Mitarbeitern als positiv wahrgenommen wird und einen langfristigen Effekt hat, sollten Sie einige Aspekte beachten und sie in Ihr Konzept einfließen lassen.

Die Employee Experience stemmt HR nicht alleine. Bei der Umsetzung werden Personaler*innen von einer Reihe an Akteuren unterstützt. Der Employee-Experience-Experte, Jacob Morgan, schlägt in seinem Buch “The Employee Experience Advantage” die folgenden Akteure vor:

• Die Geschäftsführer bzw. Unternehmenslenker: Er gibt die Mission und Ziele vor bzw. kommuniziert sie, sodass Mitarbeiter sich darin wiederfinden.

• Die HR-Abteilung: Sie sorgt für die Umsetzung der Strategie und initiiert Veränderungen.

• Die Führungskräfte: Sie fordern und fördern Mitarbeiter und setzen dabei die Employee-Experience-Ziele der HR-Abteilung um.

• Ein Thema für alle: Jeder im Unternehmen zahlt auf eine positive Employee Experience ein. Das umfasst tägliches Feedback genauso wie die Involvierung in Entscheidungsprozesse. Kurzum: Eine starke Unternehmenskultur ist zentraler Wegweiser für eine positive Employee Experience.

So schaffen Sie eine starke Unternehmenskultur

Dieser Leitfaden hilft Ihnen, passende Werte für Ihr Unternehmen zu finden, zu verankern und die Unternehmenskultur zu messen.

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Neben den wichtigen Akteuren zeigt Jacob Morgan, dass es drei wesentliche Säulen für die Employee Experience gibt: 1) die kulturelle, 2) die technische und 3) die physische Umgebung.

Was fühlt der Mitarbeiter – wann, wo, in welchem Kontext? Mit dieser zentralen Frage beschäftigt sich das kulturelle Umfeld. Es definiert, wie stark die emotionale Bindung Ihres Mitarbeiters zum Unternehmen und Arbeitsplatz ist. Dies beinhaltet den aktiven Kampf gegen Mobbing durch klare Richtlinien und Unterstützungsangebote sowie Maßnahmen zur Förderung einer ausgeglichenen Arbeits- und Lebensgestaltung. Faktoren wie Unternehmenskultur, Führung, Struktur und die Balance zwischen Beruf und Privatleben spielen hierbei eine entscheidende Rolle.

Was bedeutet das für HR? Integrieren Sie unbedingt internes Employer Branding in Ihre HR-Strategie und machen Sie die Kultur zum Fokus – auch im Recruiting, indem Sie zum Beispiel den Cultural Fit von Bewerbern prüfen. Am Ende entscheiden geteilte Werte, Einstellungen und Handlungen darüber, wie wohl sich Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen fühlen.

Eine effiziente interne Kommunikation wird durch entsprechende Plattformen und Werkzeuge gefördert, um einen transparenten und reibungslosen Informationsaustausch zu gewährleisten.Hierunter fallen alle Tools, die Ihre Mitarbeiter brauchen, um ihre Arbeit bestmöglich zu erledigen. Führungskräfte unterstützen bei der Entscheidung, welche Werkzeuge wichtig und nötig sind, und sollten sich u.a. auf diese Faktoren stützen:

• Einfache Kommunikation

• Transparenter Informationsfluss

• Übersichtliches Projektmanagement

• Technologisches Verständnis des Teams

Es muss nicht immer die modernste Technik und das modernste Equipment sein. Effektives Teamwork kann auch durch einfache Mittel wie E-Mails gefördert werden, die für manche Teams hervorragend funktionieren. Binden Sie das Feedback Ihrer Mitarbeiter ein, um die besten verfügbaren Werkzeuge für die Zusammenarbeit auszuwählen, und stärken Sie dadurch die Teamdynamik und -effizienz.

Motiviert durch regelmäßiges Feedback

Verbessern Sie die Employee Experience, indem Sie Leistungen gerecht beurteilen. Standardisierte Feedback-Formulare und Bewertungsskalen helfen dabei, wirkungsvoll und wertschätzend Feedback zu geben.

Feedback mit Personio geben

Die Arbeitsplatzgestaltung, als entscheidender Bestandteil Ihrer Employee-Experience-Strategie, beeinflusst unmittelbar die Konzentrationsfähigkeit, Motivation, Leistung, Kreativität und Produktivität Ihrer Mitarbeiter. Sie umfasst alles, was die Sinne Ihrer Mitarbeiter anspricht, sei es das Bürodesign, die Auswahl gemütlicher Stühle oder andere Elemente, die das Arbeitsumfeld positiv beeinflussen.

Die Employee Experience erstreckt sich über den kompletten Mitarbeiterzyklus. Im Konkreten spiegelt sie sich also in diesen Phasen wider:

Mitarbeiterakquise: Wie verlief der Bewerbungsprozess? Wie schnell hat der Bewerber auf das Angebot geantwortet?

Onboarding: Achten Sie hierfür vor allem auf einen strukturierten Prozess, damit an Tag 1 das nötige Equipment, die Agenda und alle Beteiligten startklar sind. In diesem Artikel finden Sie Tipps, wie Sie ein passendes Konzept entwickeln können.

Entwicklung: Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern zum Beispiel über ein Entwicklungsbudget, sich weiterführendes Wissen anzueignen und sich neuen beruflichen Herausforderungen zu stellen. Ein Schlüsselelement einer starken Unternehmenskultur kann Job Crafting sein, wobei Mitarbeiter ihre Rollen und Aufgaben innerhalb des Unternehmens anpassen, um ihre Fähigkeiten und Interessen besser einzubringen und zu entfalten. Zusätzlich fördert Job Rotation eine vielseitige Entwicklung der Mitarbeiter, indem es ihnen ermöglicht, verschiedene Rollen und Abteilungen kennenzulernen, was wiederum die Vielfalt und Innovationskraft innerhalb der Unternehmenskultur stärkt.

Offboarding: Auch der letzte Eindruck zählt, weswegen Sie die letzten Tage des Beschäftigungsverhältnisses im Rahmen des Offboardings fair, verständnisvoll und wertschätzend gestalten sollten. Eine Checkliste für ein empathisches Offboarding können Sie hier herunterladen.

Das oberste Gebot für eine gute Employee Experience ist, sich in die Mitarbeiter hineinzuversetzen und zu verstehen, wie sie sich in einzelnen Situationen am wohlsten fühlen. Förderung der psychologischen Sicherheit im Team ist essentiell, um eine offene und vertrauensvolle Arbeitsatmosphäre zu schaffen. Mindfulness-Praktiken im Arbeitsalltag können wesentlich dazu beitragen, indem sie das Wohlbefinden und die Resilienz der Mitarbeiter fördern. Mit diesen sieben Tipps gelingt Ihnen eine Employee Experience, die Ihre Mitarbeiterzufriedenheit, -bindung und -motivation steigert.

1. Verschaffen Sie sich eine Übersicht über alle Berührungspunkte und untersuchen Sie sie: Wie sehen die Prozesse in jeder Phase aus? Was fehlt oder läuft nicht optimal und sollte geändert werden?

2. Definieren Sie konkrete Ziele für die unterschiedlichen Phasen: Das wird Ihnen Argumente verschaffen, um Ihre geplanten Maßnahmen beim Management durchzuboxen, und Sie können im Nachgang den Erfolg der Maßnahmen besser messen.

3. Den Wunschmitarbeiter kennen und verstehen: Überlegen Sie sich, welche Zielgruppen (z. B. Geschlecht, Alter, Herkunft, Reifegrad) Sie haben. Wie denkt die Zielgruppe, wie fühlt sie und was ist ihr wichtig? Berücksichtigen Sie dabei die Bedürfnispyramide nach Maslow, um die grundlegenden bis hin zu den höheren Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter zu verstehen.

4. Erarbeiten Sie Ihre Maßnahmen: Sie kennen nun den Status quo, das Ziel und die Zielgruppe. Was brauchen Sie, um von A nach B zu kommen? Neben technologischen Lösungen, wie etwa neuen Tools zur Urlaubsbeantragung, ist es entscheidend, die Entwicklung von Schlüsselqualifikationen und Soft Skills zu fördern. Diese Kompetenzen sind essenziell, um zu verstehen, was Ihre (potenziellen) Mitarbeiter antreibt, ihre Leidenschaften und Werte zu erfassen und wie sie mit Herausforderungen oder Feedback umgehen. Dies wird Ihnen helfen, zielgerichtete Prozesse und Strukturen zu schaffen.

5. Setzen Sie die Maßnahmen um: Das muss und wird nicht alles auf einmal klappen. Setzen Sie einen Fokus, z. B. können Sie bei personalbezogenen Kernprozessen starten.

6. Messen Sie Ihren Erfolg: Nach etwa drei Monaten sollten Sie zurückblicken und schauen, was Ihre Maßnahme(n) gebracht haben. Gehörte zu Ihren Maßnahmen zum Beispiel, eine neue Home-Office-Richtlinie umzusetzen, können Sie schauen, wie viele Mitarbeiter dieses Angebot genutzt haben.

7. Führen Sie regelmäßig Mitarbeiterbefragungen durch: Verschicken Sie Umfragen, um wertvolles Feedback Ihrer Mitarbeiter einzuholen und zu erfahren, in welchen Bereichen sie noch Optimierungspotenzial sehen

Denken Sie daran, dass kein Ergebnis in Stein gemeißelt ist. Justieren Sie immer wieder nach und optimieren Sie so die Employee Experience laufend für Ihre Mitarbeiter.

In der heutigen schnelllebigen Arbeitswelt ist es entscheidend, innovative und effektive Methoden zu nutzen, um die Employee Experience zu verbessern. Eine dieser Methoden ist der Primacy-Recency-Effekt, der sich auf die Tendenz von Mitarbeitern bezieht, Informationen am Anfang und Ende einer Lernsession besser zu erinnern. Indem Führungskräfte diese Erkenntnis nutzen und Schulungen sowie Meetings entsprechend strukturieren, können sie die Aufnahme und den Erinnerungswert wichtiger Informationen signifikant steigern.

Ein weiterer Ansatz ist die Pomodoro-Technik. Diese Technik unterteilt die Arbeitszeit in fokussierte Arbeitsphasen von 25 Minuten, gefolgt von kurzen Pausen. Diese Strukturierung hilft Mitarbeitern, Überforderung zu vermeiden und fördert gleichzeitig eine hohe Konzentration und Produktivität. Besonders in kreativen und anspruchsvollen Aufgabenbereichen kann die Pomodoro-Technik die Effizienz steigern und zur positiven Gestaltung der Employee Experience beitragen.

Schließlich spielt der Zeigarnik-Effekt eine wichtige Rolle in der Mitarbeitermotivation. Dieser Effekt beschreibt das Phänomen, dass unvollendete oder unterbrochene Aufgaben besser im Gedächtnis bleiben als abgeschlossene. Führungskräfte können diesen Effekt nutzen, indem sie Ziele und Aufgaben klar kommunizieren und dadurch die mentale Bindung der Mitarbeiter an ihre Arbeit verstärken. Diese gesteigerte mentale Präsenz und das Engagement tragen wesentlich zu einer verbesserten Employee Experience bei.