Employee Experience: Definition, Tipps und Checkliste

Employee Experience

Die Employee Experience (dt. Mitarbeitererfahrung) hat das Ziel, aus einem häufig monotonen Arbeitsleben ein inspirierendes, motivierendes und produktives Erlebnis für Mitarbeiter zu machen – und dadurch den Unternehmenserfolg anzukurbeln. Doch wie geht man das am besten an? In diesem Artikel geben wir HR Managern praxisnahe Tipps an die Hand.

Einfache HR-Prozesse setzen der Employee Experience das i-Tüpfelchen auf. Erfahren Sie hier, wie Personio Sie dabei unterstützt.

Was ist eine Employee Experience?

Die Employee Experience ist die Summe aller Erfahrungen, die ein Mitarbeiter mit seinem Unternehmen sammelt. Das umfasst Interaktionen, Eindrücke und Emotionen, wodurch die Employee Experience zu einem wichtigen Hebel für die Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation wird. Sie beginnt beim Onboarding, schließt tägliche Aufgaben, Erlebnisse sowie Prozesse ein und endet beim Austrittsgespräch.

“Gut geführte Unternehmen haben verstanden, dass Mitarbeiter mitunter wichtiger sind als Kunden. Denn wenn Mitarbeiter gut geführt und gefördert werden, sind in der Regel auch die Kunden glücklicher.”
Josh Bersin, führender Branchenanalyst mit Fokus auf Talent Management

Abgrenzung zu Mitarbeiter-Engagement

Die Begriffe “Employee Experience” und “Mitarbeiter-Engagement” werden häufig als Synonyme verwendet, da beide um die Themen Unternehmenskultur, Arbeitsatmosphäre und Feedback kreisen. Doch es gibt wichtige Unterschiede.

Das Mitarbeiter-Engagement wird durch eine hohe emotionale Verbindung zur Arbeit und zum Arbeitgeber charakterisiert. Dadurch beeinflusst es die Motivation der Mitarbeiter, die eigenen Ziele und die des Unternehmens zu erreichen.

Die Employee Experience verfolgt hingegen einen ganzheitlichen Ansatz und blickt zum Beispiel auf folgende Themen:

  • Wertschätzung durch stetiges Feedback,
  • einen Entwicklungsplan, der Stärken fördert und Schwächen minimiert
  • eine positive Arbeitsatmosphäre, in der man sich wohlfühlt

Die Employee Experience ist also der Dünger, um das Mitarbeiter-Engagement wachsen zu lassen.

HR-Prozesse, die glücklich machen

HR digitalisieren

Wenn das Onboarding strukturiert ist, der Urlaub mit wenigen Klicks beantragt wird und regelmäßig Feedback-Gespräche stattfinden, dann wissen Ihre Mitarbeiter, dass sie gut aufgehoben sind. Schaffen Sie solche HR-Prozesse mit Personio.

Warum ist Employee Experience wichtig?

Einzeln betrachtet, sind Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung temporär und sorgen nur für einen kurzfristigen Motivationsschub. Die Employee Experience hingegen schafft langfristig positive Berührungspunkte zwischen Mitarbeiter und Unternehmen und steigert so die allgemeine Zufriedenheit – und damit die Arbeitsleistung.

Wie profitieren Unternehmen?

Welche Ziele verfolgt die Employee Experience?

Sie verfolgt drei wichtige Ziele: 1. ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen, 2. die Produktivität zu steigern und 3. Mitarbeiter zu binden.

1. Positive Arbeitsbedingungen schaffen

Es kann der nachhaltige Kaffee, ein moderner Laptop oder eine flexible Home-Office-Richtlinie sein: Selbst die kleinsten Faktoren können die Employee Experience beeinflussen. Wenn Sie eine eine Arbeitsumgebung mit Wohlfühlfaktor für die Mitarbeiter schaffen, steigert das ihre Motivation, ihr Engagement und ihre Produktivität.

2. Die Produktivität steigern

Auch einfache (HR-)Prozesse können eine positive Employee Experience erzeugen, denn nichts ist für Ihre Mitarbeiter ärgerlicher, als Zeit für Urlaubsanträge und Co. zu verschwenden. Wenn das Beantragen von Urlaub, das Eintragen von Arbeitszeiten, die Aktualisierung persönlicher Daten usw. zu viel Zeit in Anspruch nimmt, reduziert das die Zeit, die Mitarbeiter für ihre eigentliche Arbeit investieren können. HR kann hier durch eine benutzerfreundliche HR Software entgegenwirken und so Personalprozesse für alle im Unternehmen vereinfachen. Das Ergebnis: eine gesteigerte Produktivität Ihrer Mitarbeiter.

Steigern Sie mit diesen Collaborations-Tools die Produktivität Ihrer Mitarbeiter.

3. Mitarbeiter langfristig binden

Laut Studie können sich in diesem Jahr (2020) vier von zehn Arbeitstätigen vorstellen, den Job zu wechseln (oder sie haben dies bereits geplant). Gehalt und Zwischenmenschliches sind die meistgenannten Gründe dafür. Alarmstufe rot also für Unternehmen! Mit einer guten Employee Experience, die Themen wie Personalentwicklung, Feedback und Unternehmenskultur einschließt, können Sie dem Trend entgegenwirken.

Was Sie sonst noch für Ihre Mitarbeiterbindung tun können, erfahren Sie in diesem Artikel.

Wie setzt man die Employee Experience um?

Damit die Employee Experience von Ihren Mitarbeitern als positiv wahrgenommen wird und einen langfristigen Effekt hat, sollten Sie einige Aspekte beachten und sie in Ihr Konzept einfließen lassen.

Wichtige Akteure

Die Employee Experience stemmt HR nicht alleine. Bei der Umsetzung werden Personaler*innen von einer Reihe an Akteuren unterstützt. Der Employee-Experience-Experte, Jacob Morgan, schlägt in seinem Buch “The Employee Experience Advantage” die folgenden Akteure vor:

  • Die Geschäftsführer bzw. Unternehmenslenker: Er gibt die Mission und Ziele vor bzw. kommuniziert sie, sodass Mitarbeiter sich darin wiederfinden.
  • Die HR-Abteilung: Sie sorgt für die Umsetzung der Strategie und initiiert Veränderungen.
  • Die Führungskräfte: Sie fordern und fördern Mitarbeiter und setzen dabei die Employee-Experience-Ziele der HR-Abteilung um.
  • Ein Thema für alle: Jeder im Unternehmen zahlt auf eine positive Employee Experience ein. Das umfasst tägliches Feedback genauso wie die Involvierung in Entscheidungsprozesse. Kurzum: Eine starke Unternehmenskultur ist zentraler Wegweiser für eine positive Employee Experience.

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Die drei Räume

Neben den wichtigen Akteuren zeigt Jacob Morgan, dass es drei wesentliche Säulen für die Employee Experience gibt: 1) die kulturelle, 2) die technische und 3) die physische Umgebung.

Die kulturelle Umgebung

Was fühlt der Mitarbeiter – wann, wo, in welchem Kontext? Mit dieser zentralen Frage beschäftigt sich das kulturelle Umfeld. Es definiert, wie stark die emotionale Bindung Ihres Mitarbeiters zum Unternehmen und Arbeitsplatz ist. Das schließt Faktoren wie Unternehmenskultur, Führung und Struktur ein.

Was bedeutet das für HR? Integrieren Sie unbedingt internes Employer Branding in Ihre HR-Strategie und machen Sie die Kultur zum Fokus – auch im Recruiting, indem Sie zum Beispiel den Cultural Fit von Bewerbern prüfen. Am Ende entscheiden geteilte Werte, Einstellungen und Handlungen darüber, wie wohl sich Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen fühlen.

Die technische Umgebung

Hierunter fallen alle Tools, die Ihre Mitarbeiter brauchen, um ihre Arbeit bestmöglich zu erledigen. Führungskräfte unterstützen bei der Entscheidung, welche Werkzeuge wichtig und nötig sind, und sollten sich u.a. auf diese Faktoren stützen:

  • Einfache Kommunikation
  • Transparenter Informationsfluss
  • Übersichtliches Projektmanagement
  • Technologisches Verständnis des Teams

Es muss nicht immer die modernste Technik und das modernste Equipment sein. Manche Teams kommunizieren gerne über E-Mails – und das funktioniert super für sie. Binden Sie das Feedback Ihrer Mitarbeiter ein, um die besten verfügbaren Werkzeuge für die Zusammenarbeit auszuwählen.

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Die physische Umgebung

Sie wirkt sich direkt auf die Konzentrationsfähigkeit, Motivation, Leistung, Kreativität und Produktivität Ihrer Mitarbeiter aus und sollte deswegen Teil Ihrer Employee-Experience-Strategie sein. Doch was ist die physische Umgebung genau? Eigentlich alles, was die Sinne reizt. Also alles, was Ihre Mitarbeiter sehen, riechen, schmecken, berühren und hören können. So sind gemütliche Stühle genauso Teil der physischen Umgebung wie das Bürodesign.

Phasen der Employee Experience

Die Employee Experience erstreckt sich über den kompletten Mitarbeiterzyklus. Im Konkreten spiegelt sie sich also in diesen Phasen wider:

Mitarbeiterakquise: Wie verlief der Bewerbungsprozess? Wie schnell hat der Bewerber auf das Angebot geantwortet?

Onboarding: Achten Sie hierfür vor allem auf einen strukturierten Prozess, damit an Tag 1 das nötige Equipment, die Agenda und alle Beteiligten startklar sind. In diesem Artikel finden Sie Tipps, wie Sie ein passendes Konzept entwickeln können.

Entwicklung: Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern zum Beispiel über ein Entwicklungsbudget, sich weiterführendes Wissen anzueignen und sich neuen beruflichen Herausforderungen zu stellen.

Offboarding: Auch der letzte Eindruck zählt, weswegen Sie die letzten Tage des Beschäftigungsverhältnisses fair, verständnisvoll und wertschätzend gestalten sollten. Eine Checkliste für ein empathisches Offboarding können Sie hier herunterladen.

Wichtige Säulen der Employee Experience

Employee Experience

Bersin, Josh (2015). Becoming irresistible: A new model for employee engagement, 16. Auflage, Deloitte Review

Checkliste: 7 Schritte zur optimalen Employee Experience

Das oberste Gebot für eine gute Employee Experience ist, sich in die Mitarbeiter hineinzuversetzen und zu verstehen, wie sie sich in einzelnen Situationen am wohlsten fühlen. Mit diesen sieben Tipps gelingt Ihnen eine Employee Experience, die Ihre Mitarbeiterzufriedenheit, -bindung und -motivation steigert.

  1. Verschaffen Sie sich eine Übersicht über alle Berührungspunkte und untersuchen Sie sie: Wie sehen die Prozesse in jeder Phase aus? Was fehlt oder läuft nicht optimal und sollte geändert werden?
  2. Definieren Sie konkrete Ziele für die unterschiedlichen Phasen: Das wird Ihnen Argumente verschaffen, um Ihre geplanten Maßnahmen beim Management durchzuboxen, und Sie können im Nachgang den Erfolg der Maßnahmen besser messen.
  3. Den Wunschmitarbeiter kennen und verstehen: Überlegen Sie sich, welche Zielgruppen (z. B. Geschlecht, Alter, Herkunft, Reifegrad) Sie haben. Wie denkt die Zielgruppe, wie fühlt sie und was ist ihr wichtig?
  4. Erarbeiten Sie Ihre Maßnahmen: Sie kennen nun den Status quo, das Ziel und die Zielgruppe. Was brauchen Sie, um von a nach b zu kommen? Das können zum Beispiel neue Technologie sein, um den Beantragungsprozess für Urlaub zu erleichtern. Berücksichtigen Sie, was Ihre (potenziellen) Mitarbeiter antreibt, was ihre Leidenschaft und Werte sind und wie sie mit Aspekten wie Herausforderungen oder Feedback umgehen. Das wird Ihnen helfen, entsprechende Prozesse und Strukturen zu schaffen.
  5. Setzen Sie die Maßnahmen um: Das muss und wird nicht alles auf einmal klappen. Setzen Sie einen Fokus, z. B. können Sie bei personalbezogenen Kernprozessen starten.
  6. Messen Sie Ihren Erfolg: Nach etwa drei Monaten sollten Sie zurückblicken und schauen, was Ihre Maßnahme(n) gebracht haben. Gehörte zu Ihren Maßnahmen zum Beispiel, eine neue Home-Office-Richtlinie umzusetzen, können Sie schauen, wie viele Mitarbeiter dieses Angebot genutzt haben.
  7. Holen Sie Input Ihrer Mitarbeiter ein: Verschicken Sie zusätzlich Umfragen und lassen Sie Ihre Mitarbeiter Feedback geben, in welchen Bereichen Sie noch Optimierungspotenzial sehen.

Denken Sie daran, dass kein Ergebnis in Stein gemeißelt ist. Justieren Sie immer wieder nach und optimieren Sie so die Employee Experience laufend für Ihre Mitarbeiter.

Mit Kultur die Employee Experience verbessern

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