Was macht die Personalabteilung? Die wichtigsten HR-Aufgaben erklärt

Human Resources (HR) bezeichnet den Unternehmensbereich, der die Erfahrung der Mitarbeitenden in jeder Phase des Employee Lifecycle gestaltet – von der Einstellung bis zum Austritt. HR wird auch als Personalmanagement bezeichnet und von der Personalabteilung umgesetzt. 

Die Aufgabe von HR ist es, die Belegschaft zu steuern und weiterzuentwickeln. Dazu gehören Recruiting, Onboarding, Betreuung, Weiterbildung und Gehaltsabrechnung. Laufen diese Aufgaben gut, wirkt sich das auf den Erfolg des gesamten Unternehmens aus.

Je nach Unternehmen übernimmt eine Personalabteilung unterschiedliche Aufgaben. Zum Kern gehören meist:

• Recruiting und Personalauswahl

• Onboarding und Offboarding 

• Personalentwicklung und Weiterbildung 

• Erfassung und Verwaltung von Abwesenheiten und Arbeitszeiten 

• People Analytics und Reporting

• Budgetierung, Personalbedarfsplanung und mehr

Gerade die Arbeitszeiterfassung hat in Deutschland an Gewicht gewonnen: Seit einem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 müssen Arbeitgeber ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen. 

In vielen Unternehmen gehört außerdem die Gehaltsabrechnung zu den Aufgaben der Personalabteilung. Sie läuft intern oder gemeinsam mit einem Steuerbüro.

Auf der weicheren Seite beschäftigt sich ein HR-Team mit Unternehmenskultur, Feedback, Employer Branding und dem Miteinander im Unternehmen. Wo es einen Betriebsrat gibt, gehört auch die Zusammenarbeit mit ihm dazu.

HR ist besonders, weil es um Menschen geht. Ob im Konzern oder im mittelständischen Familienunternehmen: HR-Teams haben immer die Mitarbeitenden ihres Unternehmens im Blick.

Dazu kommen Regeln, die vom Standort abhängen. Bundesgesetze wie das Bundesurlaubsgesetz oder das Kündigungsschutzgesetz gelten bundesweit einheitlich. Bei Feiertagen und Tarifverträgen sieht das anders aus: Fronleichnam und Allerheiligen sind zum Beispiel in Bayern gesetzliche Feiertage, in Berlin dagegen nicht.

Gleichzeitig steigen die Erwartungen der Mitarbeitenden an HR. Sie wollen Urlaub beantragen, Dokumente abrufen oder Daten ändern: am besten digital und ohne Komplikationen.

HR-Software ist eine digitale Anwendung, mit der die Personalabteilung Aufgaben wie die Verwaltung von Personaldaten, Abwesenheiten und Bewerbungen an einem Ort erledigt. Der deutsche Markt bietet dafür eine große Auswahl. Viele Mitarbeitende arbeiten selbstverständlich in einem Self-Service-Portal, und viele HR-Verantwortliche wissen, was ein HR-Informationssystem (HRIS) leistet.

Welche HR-Software die richtige ist, hängt von Ihrem Unternehmen ab. Im Mittelstand muss ein System oft viel auf einmal leisten: Es soll sich mit wenig Aufwand einführen lassen, das HR-Team entlasten und mit dem Unternehmen wachsen. Wir empfehlen, bei der Auswahl auf Folgendes zu achten:

• Datenschutz nach DSGVO und klar geregelte Zugriffsrechte 

• Funktionen für die tägliche HR-Arbeit

• Referenzen von Unternehmen, die mit Ihnen vergleichbar sind 

• Neue Denkanstöße für Ihre Arbeit

Achten Sie außerdem darauf, dass sich möglichst alle HR-Prozesse in einem Tool bündeln lassen oder dass sich Tools anbinden lassen, die Ihr Team bereits einsetzt und gern verwendet. Gerade bei der Gehaltsabrechnung zählt, ob sich Ihre Steuerkanzlei oder Ihr Lohnbüro anbinden lässt, etwa über DATEV.

Eine pauschale Antwort fällt schwer, weil HR von Unternehmen zu Unternehmen unzählige verschiedene Dinge leisten kann. Im Mittelstand ist ein kleines Team oft für alles zuständig, im Konzern kümmern sich Spezialist:innen um einzelne Bereiche.

Allgemein beschreiben HR-Praktiken die Methoden und Prozesse, mit denen ein Unternehmen seine Personalarbeit steuert und weiterentwickelt. Sie begleiten Mitarbeitende durch den gesamten Employee Lifecycle, zum Beispiel mit:

• Recruiting

• Onboarding

• Schulungen

• Personalentwicklung

• Benefits wie der betrieblichen Altersversorgung

Ziel ist, dass Zufriedenheit und Engagement der Mitarbeitenden dauerhaft steigen.

Wenn Sie sich ansehen, was HR im Kern leistet, zeigen sich zwei Bereiche:

• Core HR 

• Strategisches HR (strategisches Personalmanagement) 

Das ist zugegeben vereinfacht, beschreibt die Praxis aber gut. HR wirkt nur dann wirklich, wenn beide Bereiche gleichzeitig im Blick bleiben.

Core HR umfasst die Aufgaben und Prozesse, die den Laden am Laufen halten. Dazu gehören zum Beispiel:

• Bewerbungen prüfen und die besten Kandidat:innen einstellen

• Krankmeldungen (inklusive eAU-Abruf) und Urlaubsanträge erfassen, genehmigen und nachverfolgen

• Wichtige Personaldaten und Dokumente sicher ablegen

Strategisches HR ist erst möglich, wenn die Kernaufgaben sicher laufen. Laufen diese Prozesse, bleibt Raum für:

• Organisationsentwicklung und Unternehmenskultur

• Die Weiterentwicklung bestehender Prozesse, etwa der Performance-Gespräche 

• Vergütungsinitiativen wie Gehaltsvergleiche und Entgelttransparenz

Beide Bereiche greifen ineinander: Strategisches HR baut auf funktionierenden Kernprozessen auf, und die Kernprozesse richten sich an den strategischen Zielen des Unternehmens aus.

Entlang des Employee Lifecycle zeigen sich diese typischen Beispiele:

• Gewinnung: Employer Branding und Karrieremessen

• Recruiting: Auswahlprozesse, Bewerbungsprüfung, Kennzahlen wie die Time-to-Hire, Interviewstrategien und Personalplanung

• Onboarding: strukturierte Einarbeitung, digitale Personalakte, Zugang zu Tools (in Abstimmung mit der IT)

• Bindung: Beobachtung der Fluktuationsquote, Vergütungsstrategien, Gehaltsvergleiche, Pulse-Befragungen, Engagement der Mitarbeitenden und People Strategy

• Entwicklung: Performance-Zyklen, Förder- und Verbesserungspläne, Weiterbildung, Feedback

• Austritt: Offboarding, Datensicherheit, Arbeitszeugnis, Kündigungsfristen und vertragliche Pflichten

Wenn Sie Ihre Personalabteilung stärken und zum HR Business Partner machen, profitiert Ihr Unternehmen vor allem in drei Bereichen:

• Ein stärkerer Talent Lifecycle: Ob Sie starke Fachkräfte gewinnen oder halten wollen, Ihr HR-Team sorgt dafür, dass Leistungsträger:innen gern bleiben. Bei knappem Fachkräfteangebot zahlt sich das besonders aus.

• Eine Quelle für Einsparungen: Ein HR-Team mit den richtigen Daten trifft wirtschaftlich fundierte Entscheidungen. Viele Unternehmen führen HR als Kostenstelle, dabei kann HR Kosten senken: Es zeigt, wo Prozesse schlanker laufen und Teams produktiver arbeiten können.

• Eine stärkere Unternehmenskultur: Hat ein HR-Team mehr Zeit für große Themen, wirkt sich das auf die Unternehmenskultur aus, etwa durch mehr Vielfalt und Inklusion oder höhere Produktivität.

Das sind nur die drei wichtigsten Vorteile. Es gibt viele weitere Gründe, ein HR-Team zu stärken. Dafür braucht es allerdings die passenden Werkzeuge.

Ohne Personalabteilung fehlt einem Unternehmen die Richtung bei dem, was es am meisten ausmacht: den Menschen, die dort arbeiten.

Am Anfang steht die Struktur. Zuerst gilt es zu klären, wer HR verantwortet: die Geschäftsführung, ein anderes Mitglied der Führungsebene oder eine eigens besetzte CPO-Position (Chief People Officer). Alternativ starten Sie klein und stellen zuerst eine Personalleitung oder HR-Fachkraft ein, die die größten Lücken schließt. In jedem Fall sollte die Struktur zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passen.

Starten Sie bei den Aufgaben, die im Unternehmen unbedingt erledigt werden müssen. Dazu zählen:

• Personaldaten und wichtige Dokumente erfassen

• Ein System für Urlaubsanträge, Arbeitszeiten und Abwesenheiten aufsetzen

• Offene Stellen und Bewerbungsprozesse steuern

• Ein Onboarding gestalten, das mit dem Unternehmen mitwächst

Das ist viel auf einmal. Prüfen Sie deshalb zuerst, wo es aktuell am meisten hakt, und gehen Sie dieses Thema mit dem passenden Tool an.

Aus den genannten Gründen ist HR-Software für Unternehmen in Deutschland jeder Größe nahezu unverzichtbar. Ob kleines Team, das ein solides Fundament braucht, oder schnell wachsendes Unternehmen, das mithalten muss: Eine passende Software nimmt Ihrem Team spürbar Arbeit ab. Hinzu kommen Anforderungen wie die DSGVO oder die Arbeitszeiterfassung, die sich mit der richtigen Software leichter erfüllen lassen.

Die Frage ist also eher, welche HR-Software wirklich zu Ihnen passt. Das fällt von Unternehmen zu Unternehmen verschieden aus, doch einige Faktoren gelten überall:

• Die Zeit, die Ihre Teams einsparen können

• Die Rendite (ROI), die eine neue Software bringt

• Der Aufwand bei der Einführung und die Unterstützung, die Sie dabei erhalten

HR-Automatisierung ist ein großes Thema. Viele Teams überlegen, welche Aufgaben im Alltag sich automatisieren lassen und wo sich das wirklich lohnt.

Wir empfehlen, bei den Zahlen anzufangen: Schauen Sie sich Ihre HR-Kennzahlen an und klären Sie gemeinsam mit Ihrem HR-Team, welche Aufgaben aktuell die meiste Zeit binden. Gehen Sie dann in Stufen vor. Zuerst kommen die Aufgaben, die Ihrem Team am meisten Zeit rauben, etwa das Erfassen von Abwesenheiten oder das Eintragen von Daten neuer Mitarbeitender.

Danach folgen die Aufgaben, die auch qualitativ von Automatisierung profitieren: das Onboarding, bei dem Sie neue Abläufe testen und als Vorlagen einführen können, oder Performance-Zyklen, bei denen es um die Qualität der Gespräche geht.

Automatisierung schafft Spielraum, für Ihre Personalabteilung und für das ganze Unternehmen. Dafür braucht es ein bewusstes Vorgehen in Etappen: mit kleinen Aufgaben beginnen und sich Schritt für Schritt zu größeren vorarbeiten.

Ja. Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) in Deutschland gibt es eine große Auswahl an HR-Software. Personio ist nur ein Beispiel. Hier finden Sie einen aktuellen Vergleich für HR-Software für den deutschen Mittelstand.

Personio ist eine All-in-One-HR-Software für jede Phase des Employee Lifecycle. Sie steuern Ihre wichtigsten HR-Prozesse an einem Ort: Recruiting, Verwaltung, Entwicklung und Gehaltsabrechnung laufen in einem zentralen System zusammen.

Als HR-Verantwortliche gewinnen Sie Zeit für das, was zählt: Ihre Mitarbeitenden. So werden Sie zu dem HR Business Partner, den Ihr Unternehmen braucht.

Für Führungskräfte legt Personio Performance-Zyklen automatisiert an, erfasst Urlaubstage und hält Personaldaten aktuell – rechtskonform.

Mitarbeitende beantragen Urlaub, ändern ihre Daten und behalten ihre Ziele im Blick, alles an einem Ort und ohne umständliche Tools und Prozesse.

Sprechen Sie mit unserem Team darüber, was Ihre HR-Arbeit braucht und wie Personio dazu passt.