Entgelttransparenzgesetz: Regeln, Rechte und Pflichten

Das auch als Lohntransparenzgesetz oder Gehaltstransparenzgesetz bezeichnete Gesetz schreibt vor, dass Männer und Frauen bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit auch gleich bezahlt werden müssen. Mit ihm hat der Gesetzgeber drei Instrumente eingeführt, mit denen die Diskriminierung einzelner Geschlechter bei Lohn und Gehalt verhindert werden soll:

• den individuellen Auskunftsanspruch,

• Maßnahmen zur Überprüfung und Herstellung von Entgeltgleichheit,

• eine Berichtspflicht zur Gleichstellung und Entgeltgleichheit.

Das Gesetz zur Förderung der Transparenz von Entgeltstrukturen – so lautet der ganze Name des Entgelttransparenzgesetzes – ist seit dem 6. Juli 2017 in Kraft und ergänzt das seit 2006 bestehende Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Damit hat der Gesetzgeber das Motto „Gleicher Lohn für gleiche Arbeit“ in ein Gesetz gegossen.

Das EntgTranspG verbietet ausdrücklich die „unmittelbare oder mittelbare Benachteiligung wegen des Geschlechts im Hinblick auf sämtliche Entgeltbestandteile und Entgeltbedingungen“ (§ 3 Abs. 1). Was bedeutet das? Und was heißt es für die gesetzeskonforme Lohn- und Gehaltsabrechnung?

Unmittelbare Benachteiligung: Beschäftige eines Geschlechts erhalten für gleiche oder gleichwertige Arbeit ein geringeres Entgelt als Beschäftigte des anderen Geschlechts; dazu gehören auch Nachteile für Frauen, weil sie schwanger sind oder Kinder haben.

Mittelbare Benachteiligung: Das Entgelt wird auf Basis von Kriterien oder Verfahren ermittelt, die scheinbar neutral sind, jedoch ein Geschlecht besonders benachteiligen und nicht sachlich gerechtfertigt sind.

Jedoch gewährt das Lohntransparenzgesetz Arbeitnehmenden keinen grundsätzlichen Anspruch, dass sie für gleichwertige Arbeiten gleich bezahlt werden. Somit ist das Entgelttransparenz kein Entgeltgleichheitsgesetz. Verboten ist lediglich die pauschale Ungleichbehandlung aufgrund von geschlechtsspezifischen Gründen.

Die EU-Richtlinie rechtskonform umsetzen

Arbeitsrechtexpertin Livia Merla zeigt Ihnen in diesem Leitfaden, was sich durch das Entgelttransparenzgesetz konkret ändert, welche Verpflichtungen auf Sie zukommen und wie Sie die Umsetzung strukturiert und rechtssicher gestalten.

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Den individuellen Auskunftsanspruch laut Gehaltstransparenzgesetz haben Beschäftigte, wenn ihr Unternehmen regelmäßig mehr als 200 Beschäftigte hat. Die Pflicht zur Prüfung der Entgeltgleichheit gilt für Unternehmen mit mehr als 500 Beschäftigten. Regelmäßige Berichte müssen die Unternehmen mit mehr als 500 Beschäftigten erstellen, die laut Handelsgesetzbuch zur Erstellung von Lageberichten verpflichtet sind.

Mitarbeitende kleinerer Unternehmen mit weniger als 200 Beschäftigten profitieren also nicht vom Lohntransparenzgesetz.

Für Unternehmen dieser Größe ist die Rechtslage eindeutig: Sie erfüllen die strengste Stufe der EU-Entgelttransparenzrichtlinie. Konkret bedeutet das einen jährlichen Bericht zum Entgeltgefälle zwischen den Geschlechtern, aufgeschlüsselt nach Tätigkeitskategorien.

Zeigt dieser Bericht eine unbereinigte Lücke von über 5 Prozent, die sich nicht objektiv begründen lässt, reicht die Berichterstattung allein nicht mehr aus: Arbeitgeber und Arbeitnehmervertretung müssen gemeinsam eine Entgeltbewertung vornehmen und die Lücke innerhalb von sechs Monaten schließen. Zusätzlich gilt gegenüber Bewerbenden bereits vor dem Vorstellungsgespräch eine Pflicht zur Angabe der Gehaltsspanne, und Beschäftigte können jederzeit das Vergleichsentgelt einer gleichwertigen Position erfragen.

Der genaue Zeitplan dafür steht im Abschnitt „Fristen und Umsetzungszeitplan" weiter unten; eine praktische Vorbereitungs-Checkliste finden Sie im Abschnitt „Checkliste: Entgelttransparenz für HR-Teams".

Mit der Europäischen Entgelttransparenzrichtlinie 2026 (2023/970) kommen zwei weitere Neuerungen hinzu:

Arbeitgeber müssen ihre Mitarbeitenden künftig jährlich aktiv über ihr Auskunftsrecht informieren – Beschäftigte müssen also nicht mehr selbst wissen, dass es diesen Anspruch überhaupt gibt, um ihn nutzen zu können.

Zusätzlich wird die Umkehr der Beweislast gesetzlich verankert: Ein Prinzip, das deutsche Gerichte bereits in Einzelfällen angewendet haben, gilt damit künftig verbindlich für alle betroffenen Unternehmen – Arbeitgeber müssen dann ausdrücklich belegen, dass keine Diskriminierung vorliegt, sobald die Zahlen dies nahelegen.

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie hätte bis zum 7. Juni 2026 in deutsches Recht umgesetzt werden müssen. 

Unabhängig von der verzögerten deutschen Umsetzung stehen die Berichtstermine bereits fest: Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden berichten erstmals bis 7. Juni 2027, Unternehmen mit 150 bis 249 Mitarbeitenden ebenfalls bis 2027, jedoch nur alle drei Jahre, und Unternehmen mit 100 bis 149 Mitarbeitenden erstmals bis 2031.

• Entgeltdaten zentralisieren: Alle Gehälter an einem Ort erfassen, aufgeschlüsselt nach Tätigkeitskategorie

• Lohnlücke berechnen: Prüfen, ob der unbereinigte Entgeltunterschied zwischen den Geschlechtern über 5 Prozent liegt

• Ursachen dokumentieren: Für jede Abweichung eine sachliche, geschlechtsneutrale Begründung festhalten

• Auskunftsprozess einrichten: Klären, wer individuelle Anfragen zum Vergleichsentgelt beantwortet und wie schnell

• Berichtstermin einplanen: Für Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden: jährlicher Bericht, erstmals bis 7. Juni 2027

• Arbeitnehmervertretung einbinden: Bei Lohnlücken über 5 Prozent frühzeitig in die gemeinsame Entgeltbewertung holen

• Stellenausschreibungen anpassen: Gehaltsspannen künftig vor dem Bewerbungsgespräch offenlegen

• Verantwortlichkeiten festlegen: Wer im Unternehmen für Datenpflege, Reporting und Auskünfte zuständig ist

HR-Software für Payroll und Reporting führt alle Gehaltsdaten an einem Ort zusammen, sodass Sie jederzeit Entgeltunterschiede nach Tätigkeitskategorie jederzeit sortieren und auswerten können. Lohngefälle von über 5 Prozent werden einfach sichtbar gemacht, bevor sie im offiziellen Bericht auftauchen, und die nötigen Kennzahlen sind auf Knopfdruck abrufbar – egal ob der jährliche Bericht ansteht oder ein:e Mitarbeitende:r eine individuelle Auskunft verlangt. Personio bündelt genau diese Funktionen in einer zentralen Plattform. Wie Personio über 16.000 Unternehmen bei der Compliance unterstützt, erfahren Sie hier.

Welche Pflichten und Rechte sind jeweils mit den drei im EntgTranspG genannten Instrumenten verbunden?

Angestellte können von Ihrem Arbeitgeber (mit mehr als 200 Beschäftigten) verschiedene Auskünfte verlangen, um herauszufinden, ob sie aufgrund Ihres Geschlechts benachteiligt werden. Sie haben Anspruch darauf, folgende Informationen oder Daten zu erhalten:

• Kriterien, nach denen ihr eigenes Arbeitsentgelt ermittelt wird

• Durchschnittliches Bruttoentgelt inklusive aller Gehaltsbestandteile („Vergleichsentgelt“), das Beschäftigte des anderen Geschlechts für die gleiche Arbeit erhalten

Dieselben Auskünfte können Beschäftigte für eine vergleichbare Tätigkeit verlangen. Ein Recht auf Auskünfte zum Entgelt von Beschäftigten des gleichen Geschlechts haben Mitarbeitende nicht. Dasselbe gilt für Beschäftigte mit anderen, nicht vergleichbaren Aufgaben.

Das durchschnittliche Bruttoentgelt dürfen Arbeitgeber nicht angeben, wenn weniger als sechs Beschäftigte des anderen Geschlechts die betreffende Tätigkeit ausüben. Damit soll verhindert werden, dass Rückschlüsse auf Gehälter oder Löhne von Einzelnen möglich sind (zum Schutz personenbezogener Daten).

Mitarbeitende müssen die Anfrage laut Entgelttransparenzgesetz in Textform stellen. Nur einmal alle 2 Jahre dürfen sie Auskunft verlangen.

Der Auskunftsanspruch soll Mitarbeitenden helfen, ihr Recht auf faire Bezahlung durchzusetzen. Wenn sie feststellen, dass sie allein aufgrund ihres Geschlechts weniger verdienen, können sie vom Arbeitgeber eine Anpassung des Entgelts sowie die Nachzahlung für die Vergangenheit verlangen.

In Unternehmen, die nach Tarifvertrag bezahlen, wenden sich die Mitarbeitenden an den Betriebsrat. In Unternehmen, die nicht tarifgebunden sind oder keinen Betriebsrat haben, bekommen sie die Auskünfte direkt vom Arbeitgeber; die Personalabteilung oder die Geschäftsführung sind dafür die richtigen Ansprechpartner.

Unternehmen mit mehr als 500 Angestellten sind laut Entgelttransparenzgesetz verpflichtet, regelmäßig zu überprüfen, ob die Entgeltregelungen und die gezahlten Entgelte im Einklang mit dem Gleichheitsgebot sind. Laut Gesetz müssen die Prüfverfahren eine Bestandsaufnahme und eine Analyse enthalten. Am Ende muss ein Ergebnisbericht verfasst und im Unternehmen veröffentlicht werden.

Arbeitgeber können dafür geeignete, statistische Analysemethoden und Arbeitsbewertungsverfahren selbst auswählen. Der Tool-Compass des Fair Pay Innovation Lab (FPI) gibt einen Überblick über verschiedene Prüfverfahren, die von Behörden und Beratungsunternehmen entwickelt wurden. Ein Betriebsrat sollte bei der Prüfung mit einbezogen werden.

Was, wenn im Rahmen des Prüfverfahrens festgestellt wird, dass Mitarbeitende wegen Ihres Geschlechts bei der Bezahlung benachteiligt werden? Dann sind Arbeitgeber verpflichtet, Maßnahmen zu ergreifen, um die Diskriminierung zu beseitigen.

Unabhängig von den neuen EU-Berichtspflichten gilt schon heute: Für Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitenden, die gemäß § 264 Abs. 1 HGB einen jährlichen Lagebericht erstellen müssen, ergibt sich eine weitere Pflicht. Sie müssen in ihrem jährlichen Lagebericht über Folgendes informieren:

• die Anzahl der durchschnittlich Beschäftigten, aufgeschlüsselt nach Geschlecht und Voll- oder Teilzeitbeschäftigung

• den Stand der Entgeltgleichheit im Unternehmen

• die Maßnahmen, mit denen gleiche Bezahlung der Geschlechter gefördert werden sollen

Tarifgebundene Arbeitgeber müssen den Bericht alle fünf Jahre erstellen, alle anderen alle drei Jahre.

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Alle neuen Vorgaben praxisnah umsetzen

In diesem Leitfaden fassen wir die Vorgaben der Richtlinie für Sie zusammen und zeigen, wie Personio Sie bei der Umsetzung unterstützt.

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Mit einem Grundsatzurteil hat das Bundesarbeitsgericht Anfang 2021 das Entgelttransparenzgesetz gestärkt und die Pflichten für Arbeitgeber konkretisiert. Es ging um Folgendes:

Im Rahmen einer individuellen Auskunft kam heraus, dass Abteilungsleiterinnen eines Unternehmens durchschnittlich acht Prozent weniger verdienten als ihre männlichen Kollegen. Eine Abteilungsleiterin klagte daraufhin auf Nachzahlung des ihr zustehenden höheren Entgelts.

In zweiter Instanz stellte das Bundesarbeitsgesetz fest: Wenn jemand ein niedrigeres Arbeitsentgelt erhält als das vom Arbeitgeber genannte Vergleichsentgelt (das Mitarbeitende des anderen Geschlechts für gleichwertige Arbeit durchschnittlich bekommen), liegt die Vermutung nahe, dass eine Ungleichbehandlung wegen des Geschlechts vorliegt.

Das bedeutet jedoch nicht, dass dem tatsächlich so ist. Doch muss der Arbeitgeber in diesem Fall darlegen, dass die unterschiedliche Bezahlung sachlich begründet und nicht diskriminierend ist. Kann er das nicht, können Mitarbeitende zu Recht eine Nachzahlung und Entgelterhöhung fordern.

Das Urteil sagt also aus, dass Angestellte einen Verdacht auf Geschlechterdiskriminierung nicht beweisen müssen, sofern die Zahlen dies nahelegen. Stattdessen muss der Arbeitgeber den Verdacht entkräften („Beweislastumkehr“). Das Bundesarbeitsgericht entschied nicht darüber, ob die klagende Abteilungsleiterin im konkreten Fall aufgrund Ihres Geschlechts benachteiligt wurde.

Das Entgelttransparenzgesetz wurde geschaffen, um die deutlichen Unterschiede in der Bezahlung zwischen Männern und Frauen („Gender-Pay-Gap“) auszugleichen und die Gleichstellung im Berufsleben weiter zu fördern. Obwohl das Gesetz natürlich beide Geschlechter schützt, soll es vorrangig Frauen zu fairerer Bezahlung verhelfen.

In Deutschland verdienten Frauen 2020 durchschnittlich 21 Prozent weniger als Männer. Eine der Hauptursachen dafür ist, dass „typische Frauenberufe“, etwa in der Pflege oder Erziehung, schlechter bezahlt werden als andere Tätigkeiten. Doch selbst wenn man die durchschnittliche Vergütung von Männern und Frauen bei gleicher Tätigkeit und Qualifikation vergleicht („bereinigte Gender-Pay-Gap“), bleibt immer noch eine Lücke von 6 Prozent. Ein konkretes Beispiel: Für die gleiche Arbeit würde ein Mann ein Bruttogehalt von 3.000 Euro bekommen; eine Frau 180 Euro weniger – nur weil sie eine Frau ist.

Das Entgelttransparenzgesetz hat sicher dazu beigetragen, dass die Gehaltsunterschiede zwischen Männern und Frauen in den letzten Jahren kleiner wurden. Allerdings üben auch viele Seiten Kritik und halten das Gesetz für wenig wirksam: Es gelte für viele Unternehmen nicht, die Hürde für den individuellen Auskunftsanspruch sei hoch und viele der Ursachen für die Unterschiede bei der Bezahlung würden dadurch nicht bekämpft.

Mehr Informationen zur Gender-Pay-Gap und zu den Ursachen finden Sie bei der Bundeszentrale für politische Bildung.

Das Entgelttransparenzgesetz ist ein deutsches Gesetz, das seit dem 6. Juli 2017 in Kraft ist. Es soll sicherstellen, dass Männer und Frauen für die gleiche oder gleichwertige Arbeit auch gleich viel verdienen. Es gibt Arbeitnehmenden das Recht, ihr Gehalt mit dem einer Vergleichsgruppe abzugleichen, und verpflichtet Unternehmen je nach ihrer Größe zu Prüfungen und Berichten zur Entgeltgleichheit. Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (2023/970) baut auf diesem Gesetz auf und erweitert es um zusätzliche Transparenz- und Berichtspflichten, die in den kommenden Jahren in deutsches Recht umgesetzt werden.

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie gilt grundsätzlich beim individuellen Auskunftsanspruch oder bei der Gehaltsangabe in Bewerbungsgesprächen für alle Arbeitgeber in der EU – egal wie klein oder groß das Unternehmen ist. Nur bei den Berichtspflichten ist die Häufigkeit der Berichte nach Unternehmensgröße ab 100 Mitarbeitenden gestaffelt. Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitenden sind von der Berichtspflicht ausgenommen.

Das Entgelttransparenzgesetz selbst ist bereits seit dem 6. Juli 2017 in Kraft – hier gibt es keine neue Frist. Die aktuellen Fristen betreffen die EU-Entgelttransparenzrichtlinie, die das Gesetz erweitern wird: Berichtspflichten greifen danach gestaffelt nach Unternehmensgröße.

Deutschland hat diese Frist bereits verpasst – ein Gesetzentwurf liegt bislang nicht vor.

Für die Berichtspflicht selbst stehen unabhängig davon bereits konkrete Termine fest:

• Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden: erster Bericht bis 7. Juni 2027, danach jährlich

• Unternehmen mit 150–249 Mitarbeitenden: erster Bericht bis 7. Juni 2027, danach alle drei Jahre

• Unternehmen mit 100–149 Mitarbeitenden: erster Bericht bis 7. Juni 2031, danach alle drei Jahre

Drei Dinge stehen für Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden auf der Berichtsliste:

• Jährliche Kennzahlen zum Entgeltgefälle zwischen den Geschlechtern

• Eine gemeinsame Entgeltbewertung mit der Arbeitnehmervertretung, falls die Lücke unbereinigt über 5 Prozent liegt und sich nicht objektiv erklären lässt

• Offene Gehaltsangaben im Alltag: die Gehaltsspanne vor dem Vorstellungsgespräch für Bewerbende, das Vergleichsentgelt auf Nachfrage für bestehende Beschäftigte

Software für Vergütung und Reporting zentralisiert Entgeltdaten, macht Lücken sichtbar und vereinfacht die Berichterstattung – und nimmt Unternehmen damit den größten Teil der manuellen Arbeit vor der Entgeltberichterstattung ab.

Ohne eine solche Lösung bedeutet Compliance meist: Gehaltsdaten aus mehreren Tabellen zusammensuchen, Unterschiede von Hand nachrechnen und beim Berichtstermin unter Zeitdruck geraten. Mit einer zentralen Lösung liegen die Daten bereits an einem Ort, Auffälligkeiten fallen frühzeitig auf, und der Bericht lässt sich aus vorhandenen Zahlen zusammenstellen.