Digitale Personalakte 2027: Pflicht, Vorteile und Einführung

Die digitale Personalakte ist die elektronische Version der klassischen Personalakte in Papierform. Statt in einem Aktenordner liegen die Daten und Dokumente der Mitarbeitenden zentral und digital in einer HR-Software. Den Zugriff regelt ein Rollen- und Rechte-System.

Digitale Personalakten gibt es seit über zwei Jahrzehnten. Trotzdem arbeiten viele Unternehmen noch mit Mischformen aus Papier, Scans und einzelnen digitalen Tools. Mit der BVV-Pflicht ab 2027, die eine Führung von elektronischen Entgeltunterlagen vorsieht, wird dieser Zwischenzustand für viele endgültig zum Problem.

Sämtliche personenbezogenen Daten werden in der digitalen Personalakte an einem zentralen Ort gespeichert. Die HR gewinnt damit eine Single Source of Truth. Dieser Begriff aus der Datenverwaltung beschreibt ein Funktionskonzept, in dem ein zentrales Datenrepository im Mittelpunkt steht. Dieses Repository enthält alle genauen, vollständigen und aktuellen Daten einer Organisation.

HR kann in diesem Repository sämtliche Daten zu allen Mitarbeitenden jederzeit über einen einzigen Zugangspunkt abrufen und dort auch direkt bearbeiten. Von jedem Gerät, zu jeder Zeit und von jedem Ort aus. Intelligente Suchfunktionen führen schnell zu den gesuchten Informationen.

Doppelte Datenhaltung mit hoher Fehleranfälligkeit wird vermieden. HR gewinnt dank dieser verlässlichen Daten jede Menge Zeit, die sie für strategische und andere Aufgaben gewinnbringend einsetzen kann.

Alle Dokumente prüfungssicher speichern

Personios HR- und Lohnabrechnungssoftware unterstützt Sie, Ihre Entgeltunterlagen automatisch zu strukturieren, zentral zu speichern und jederzeit prüfungsbereit zu halten.

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Papier wird bei einer digitalen Personalakte nicht mehr benötigt. Dementsprechend schonen Sie wichtige Ressourcen, sparen Geld bei Druck- und Papierkosten und schaffen außerdem jede Menge Platz in Ihren Büros.

Von der digitalen Personalakte profitiert nicht nur die Personalabteilung, sondern alle Bereiche – auch alle Mitarbeitende. Personalprozesse lassen sich abteilungsübergreifend abbilden, z. B. bei Urlaubsanträgen, die digital vom Mitarbeitenden eingereicht und digital von der Führungskraft freigegeben werden.

In der digitalen Personalakte von Personio können Mitarbeitende ihre persönlichen Daten über den Employee Self Service auch selbst eingeben, pflegen und damit immer aktuell halten. Für HR ist das eine erhebliche Arbeitserleichterung und für die Mitarbeitenden ein erheblicher Vertrauensvorschuss in das eigene Tun.

In digitalen Zeiten spielt das Thema Datenschutz eine immer wichtigere Rolle. Die digitale Personalakte kann hierbei besonders punkten. Denn implementierte Sicherheitsmechanismen garantieren den Unternehmen ein gesetzes- und vorschriftskonformes Arbeiten mit personenbezogenen Daten. 

Alles Wichtige zum Arbeitnehmerdatenschutz finden Sie in diesem Artikel.

Nochmal zum Kostenvorteil. Wenn Sie die digitale Personalakte in einer Cloud-Lösung nutzen, spart Ihr Unternehmen nicht nur relevante Stromkosten im eigenen Rechenzentrum, sondern muss auch mit keinen unvorhergesehenen größeren Kostenüberraschungen rechnen.

In der digitalen Personalakte führender Anbieter können Sie die Benutzeroberfläche für Ihre HR-Bedürfnisse individualisieren. Je benutzerfreundlicher das Dashboard aussieht, desto klarer und übersichtlicher erkennen die HR-Mitarbeitenden wichtige Aufgaben, offenstehende Todos und wichtige Reportings.

Warum eine HR-Software benutzerfreundlich sein sollte.

Ihr Unternehmen wächst rasant oder Sie müssen Personal abbauen? In beiden Fällen sind sie mit der digitalen Personalakte (insbesondere bei Cloud-Lösungen) gut aufgestellt. Denn Sie können beliebig nach oben wie nach unten skalieren. Diese Flexibilität ist gerade in Krisenzeiten ein Pfund, mit dem Sie wuchern können.

Das Funktionsprinzip der digitalen Personalakte ist so simpel wie genial. Die personenbezogenen Daten der Mitarbeitenden und die dazugehörigen relevanten Personaldokumente werden in die Akte digital eingepflegt und dann im weiteren Verlauf an diesem einen zentralen Ort gespeichert und verwaltet.

Unternehmen, die bisher ausschließlich mit analogen Personalakten gearbeitet haben, müssen die auf Papier vorliegenden Informationen zunächst digitalisieren, etwa durch das Scannen der Dokumente, das Vergeben von Tags oder Schlagworten und den Einsatz von Texterkennungssoftware. Hierfür bieten sich in der Regel spezialisierte externe Dienstleister an, die strenge Datenschutzvereinbarungen einhalten müssen.

Ersetzendes Scannen – das sind die technischen Richtlinien als PDF zum Download

Der Zugriff auf die digitale Personalakte wird über ein Rollen- und Rechte-System vergeben. Damit lassen sich bestimmte Bereiche der Akte nur von dafür autorisierten Personen öffnen und nutzen. Die digitale Akte kann orts- und zeitunabhängig genutzt werden. Das bedeutet, berechtigte Personen können von jedem Endgerät (Rechner, Laptop, Tablet, Smartphone) und zu jeder beliebigen Zeit auf all jene Bereiche der digitalen Personalakte zugreifen, für die sie berechtigt sind.

Jeder Mitarbeitende hat das Recht auf Einsicht in seine Personalakte. Das müssen Sie beachten!

Das gehört in die (digitale) Personalakte

Mit dieser Checkliste organisieren Sie Mitarbeiterdaten übersichtlich, identifizieren alle fehlenden Dokumente oder Daten und erhalten Best Practices für die Datenpflege.

Hier Checkliste herunterladen

Welche Inhalte eine Personalakte enthalten muss, regelt kein einzelnes Gesetz pauschal. Für bestimmte Bestandteile – insbesondere Entgeltunterlagen, Lohnsteuerunterlagen und sozialversicherungsrelevante Nachweise – gibt es allerdings konkrete Aufbewahrungs- und ab 2027 auch Format-Vorgaben. Grundsätzlich gilt: Alle Inhalte, die bisher in klassischen Personalakten lagen, gehören auch in die digitale Version.

Die digitale Personalakte sollte nur Daten enthalten, die für das Beschäftigungsverhältnis relevant sind. Dazu zählen zum Beispiel:

• Stammdaten des Mitarbeitenden

• Bewerbungsunterlagen

• individueller Arbeitsvertrag

• Gehaltsdaten

• Arbeitszeiten

• eventuelle Abmahnungen

• Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV (z. B. Immatrikulationsbescheinigungen, Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkasse, A1-Bescheinigungen)

Weiterhin können etwa folgende Infos aufgenommen werden:

• Infos zur Sozialversicherung und Steuer

• Leistungsbeurteilungen

• Protokolle von Jahresgesprächen

• Zeugnisse

• Personalfragebögen

• Infos zu Fortbildungsmaßnahmen

• Urlaubsanträge und Urlaubsgenehmigungen

• Mögliches Amt als Betriebsrat

• Kündigungsschreiben

Erfahren Sie hier, welche Informationen Sie nicht in die digitale Personalakte aufnehmen dürfen.

Nach aktueller Rechtslage besteht in Deutschland keine allgemeine gesetzliche Pflicht, Personalakten vollständig digital zu führen. Arbeitgeber können weiterhin frei entscheiden, ob sie die klassische Papierakte, eine digitale Aktenlösung oder ein kombiniertes Modell nutzen möchten, solange sie die bestehenden Anforderungen an Datenschutz, Archivierung und Dokumentation einhalten.

Allerdings: Wichtige Bestandteile der Personalakte – die sogenannten Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV – müssen elektronisch geführt werden. Diese Pflicht gilt für viele Unterlagen bereits seit 2022 und wird ab dem 1. Januar 2027 ausnahmslos verbindlich. Wer einer Betriebsprüfung unterliegt, kommt um die elektronische Führung also nicht mehr herum. In der Praxis wird die digitale Personalakte dadurch zum faktischen Standard, auch wenn das Gesetz sie nicht als solche fordert.

Expertentipps zur Umsetzung

In diesem Leitfaden zeigt Ihnen Lohnexperte David Gros von der dhmp Gruppe, wie Sie sich rechtssicher auf die BVV-Änderungen vorbereiten.

Hier Leitfaden herunterladen

Statt einer einzelnen Stunde Null hat der Gesetzgeber die elektronische Personalakte schrittweise eingeführt. Für Arbeitgeber sind vor allem diese Daten relevant:

• 1. Januar 2022: Die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) wird angepasst. Begleitende Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV (z. B. Immatrikulationsbescheinigungen, Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen, Befreiungsanträge) sind elektronisch zu führen. Arbeitgeber können sich auf Antrag befreien lassen.

• 1. Januar 2023: Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) wird für Entgeltabrechnungsdaten verpflichtend.

• 1. Januar 2025: Die euBP-Pflicht wird auf Daten der Finanzbuchhaltung ausgeweitet.

• 31. Dezember 2026: Die Befreiungsmöglichkeit nach § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV läuft aus.

• 1. Januar 2027: Die elektronische Führung der Entgeltunterlagen ist für alle Arbeitgeber verbindlich – ohne Ausnahme.

Die neuen Anforderungen basieren nicht auf einem einzelnen Gesetz, sondern auf dem Zusammenspiel von fünf Regelungen.

Eine Befreiung von der Pflicht zu elektronischen Entgeltunterlagen war bisher nach § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV per formlosem Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung möglich. Diese Option endet endgültig am 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die elektronische Führung verbindlich für alle Arbeitgeber, die einer Betriebsprüfung unterliegen. Arbeitgeber, die heute noch mit Papier oder uneinheitlichen Ablagen arbeiten, sollten die Umstellung deshalb nicht weiter aufschieben.

Beim Blick auf die Kosten der digitalen Personalakte müssen Sie sowohl die Ausgaben für Vorabinvestitionen als auch die laufenden Betriebskosten berücksichtigen.

Welche Kosten entstehen bei der Einführung der digitalen Personalakte? Sie müssen vor allem initiale Kosten kalkulieren, die für die Einführung und die technische Implementierung einer HR-Software anfallen, die als zentralen Bestandteil eine digitale Personalakte beinhaltet. Sie zahlen dabei in der Regel

• Lizenzkosten für die Nutzung der Software

• Kosten für die Schulung Ihrer HR-Mitarbeitenden

• IT-Implementierungskosten

• Kosten für die einmalige Digitalisierung vorhandener Personalakten auf Papier

Die Höhe der genannten Kosten hängt u.a. von der Größe Ihres Unternehmens und der Anzahl der Mitarbeitenden, aber auch von der Branche ab. 

Des Weiteren spielt auch die Software selbst eine Rolle. Dabei können Sie zwischen sog. On-Premise- und Cloud-Lösungen wählen. Während die Software bei der Cloud-Variante über das Internet abgerufen wird, kaufen Sie beim On-Premise-Modell die Software und installieren Sie auf Ihren eigenen Servern.

Die Entscheidung für eine digitale Personalakte bedeutet im gleichen Schritt eine Entscheidung pro Datenschutz. Während Sie eine analoge Personalakte lediglich in einem Aktenschrank verschließen können, erreichen Sie bei der digitalen Personalakte dank eines ausgeklügelten Rechtesystems ein ungleich höheres Maß an Sicherheit in puncto Daten. Unbefugte haben damit keinen Zugriff auf sensible personenbezogene Daten in Ihrem System. Und wenn Mitarbeitende aus dem Unternehmen ausscheiden, können Sie ihre digitale Personalakte per Mausklick sperren, um einen unbefugten Zugriff wirkungsvoll und sofort zu verhindern.

Eine ganzheitliche HR-Lösung wie Personio unterstützt Sie, compliant zu bleiben. Mitarbeitende können bei Personio die Berechtigung erhalten, auf bestimmte Bereiche ihrer digitalen Personalakte zuzugreifen, um veraltete Daten (z.B. die Anschrift oder ein neues Gehaltskonto) selbst zu aktualisieren oder falsche Daten zu korrigieren. Das Rechtesystem lässt nur die Bearbeitung ausgewählter Abschnitte zu.

Erfahren Sie mehr zu Compliance und Datenschutz im Personio Trust Center.

Dank automatisierter Erinnerungen und Warnungen werden wichtige Fristen zu ablaufenden Dokumenten oder Zertifikaten nicht mehr vergessen. Personios digitale Personalakte enthält eine leistungsstarke Kalenderfunktion, mit der keine wichtigen Dinge mehr unter den Tisch fallen

Sie möchten schnellere, schlankere und digitalisierte Arbeitsprozesse in HR pushen? Dann ist die digitale Personalakte ein Schritt mit Siebenmeilenstiefeln in die richtige Richtung. So führen Sie die digitale Personalakte in Ihrem Unternehmen reibungslos und effizient ein.

Bei der Auswahl sollten HR und IT zusammenarbeiten. Wichtige Kriterien: einfache Bedienbarkeit, Datenschutzkonformität, Integration in vorhandene IT-Landschaften – und mit Blick auf 2027: Eignung für die elektronische Führung von Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV inklusive euBP-Export.

Erfahren Sie auf dieser Seite, wie Personio HR- und Lohnabrechnungssoftware Ihre Entgeltunterlagen automatisch strukturiert, zentral speichert und jederzeit prüfungsbereit hält.

Nach der Entscheidung für einen Anbieter müssen Sie alle HR-Prozesse identifizieren, festlegen und definieren, die Sie in der HR-Software für die digitale Personalakte abbilden und umsetzen möchten. Dazu gehört natürlich auch, wer welche Zugriffsrechte auf welche Bereiche in der Software erhält. 

Erstellen Sie in Zusammenarbeit mit Ihrem Anbieter ein konzises Rechte- und Rollensystem. Hierbei spielen interne Befugnisse, aber auch Datenschutz- und Compliance-Vorgaben, eine zentrale Rolle. Klären Sie, welche Dokumente Sie in der digitalen Personalakte speichern und verwalten möchten.

Sind große Mengen an analogen Aktenbeständen zu digitalisieren, sollten Sie unbedingt externe Unterstützung einholen. Hierbei entstehen Kosten, die sich innerhalb weniger Monate komplett amortisieren. Scandienstleister müssen datenschutzrechtliche Vorgaben einhalten und sollten dafür sorgen, dass z. B. digitalisierte Textdokumente in der Datenbank voll durchsuchbar und damit für Ihre HR-Teams nutzbar sind.

Entsorgen Sie nach dem Digitalisieren nur jene Dokumente, für die keine Aufbewahrungsfristen bestehen! Andere Dokumente heben Sie unbedingt im Original auf.

Welche Dokumente Sie in der Personalakte wie und wie lange aufbewahren müssen und dürfen

Nach Abschluss der Digitalisierung werden die nun digitalisierten Daten in die Software importiert und zugeordnet. Bei neu eingestellten Mitarbeitenden werden die relevanten Daten gleich digital eingegeben.

Informieren Sie die komplette Belegschaft rechtzeitig darüber, dass Sie die Einführung einer digitalen Personalakte planen. Geben Sie ruhig Zwischenstände bekannt, machen Sie die Mitarbeitenden neugierig auf die digitale Zukunft. Und planen Sie rechtzeitig eine transparente und detaillierte Schulung nicht nur für HR-Teams, sondern alle Mitarbeitenden. Damit stellen Sie sicher, dass Ihr Projekt digitale Personalakte ein Erfolg wird.

Nein, nicht pauschal. Eine allgemeine Pflicht zur digitalen Personalakte gibt es im deutschen Recht nicht. Allerdings müssen Arbeitgeber die in § 8 Abs. 2 BVV genannten Entgeltunterlagen spätestens ab dem 1. Januar 2027 elektronisch führen. Damit wird die digitale Personalakte für die meisten Unternehmen zum faktischen Standard.

Für die betroffenen Entgeltunterlagen gilt die Pflicht zur elektronischen Führung seit dem 1. Januar 2022. Bis zum 31. Dezember 2026 können sich Arbeitgeber auf Antrag noch davon befreien lassen. Ab dem 1. Januar 2027 ist die elektronische Führung für alle Arbeitgeber verbindlich.

Maßgeblich sind § 28f SGB IV, § 8 BVV (insbesondere Absatz 2) sowie § 9a BVV für die technischen Anforderungen. Die rechtliche Grundlage wurde mit dem Siebten SGB-IV-Änderungsgesetz von 2020 geschaffen und mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz 2024 bestätigt.

Bis zum 31. Dezember 2026 ist eine Befreiung nach § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV durch formlosen Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung möglich. Ab dem 1. Januar 2027 entfällt diese Möglichkeit ersatzlos.