Warum Zugriffsrechte für sichere, skalierbare HR und KI unverzichtbar sind

Für die meisten HR-Teams ist das Konfigurieren von Zugriffsrechten eine unliebsame Aufgabe, die einmal erledigt und anschließend kaum noch hinterfragt wird. Und genau darin liegt die Gefahr.

Weil komplexe Berechtigungskonzepte häufig nur mit Spezialwissen durchschaubar sind, entsteht ein kaum sichtbares Compliance-Risiko: Im Arbeitsalltag der HR werden die einmal festgelegten Zugriffsrechte nicht mehr konsequent gepflegt. Rollen verändern sich, ohne dass sich der Zugriff anpasst. Ehemalige Mitarbeitende können sich immer noch einloggen. Und niemand kann die Frage beantworten, wer eigentlich was sieht.

Die Folge sind veraltete Berechtigungen, fehlende Transparenz und erhöhte Risiken bei Audits oder Compliance-Prüfungen. Nicht weil den HR-Teams nicht bewusst wäre, wie wichtig die Zugriffsverwaltung ist, sondern weil die Systeme es ihnen unnötig schwer machen. Benutzerfreundlichkeit ist deshalb kein Nice-to-have. Sie ist unbedingt nötig, um Risiken zu vermeiden.

Personio geht nach einem einfachen Prinzip vor: Jede Person im Unternehmen erhält nur die Zugriffsrechte, die sie für ihre Aufgaben benötigt. Die Mitarbeitenden können ausschließlich die Informationen sehen und bearbeiten, die für ihre Rolle relevant sind.

Im Unterschied zu offenen Systemen, in denen Berechtigungen nach und nach durch Workarounds ausgehöhlt werden, und anders als starre Systeme, die die HR-Teams zu gefährlichen Kompromissen zwingen, setzt Personio auf klar definierte Verantwortungsbereiche. Denn diese haben drei wichtige Vorteile:

• Präzision: Zugriffsrechte können nach Unternehmen, Gehaltsgruppe, Abteilung oder Team definiert und bis hinunter auf die Ebene einzelner Felder und Abschnitte gesteuert werden.

• Abgrenzung: Jede Person sieht nur die Informationen, die für ihren Zuständigkeitsbereich erforderlich sind.

• Governance: Die Zugriffsrechte werden automatisch gepflegt, ganz ohne manuelles Erteilen oder Entziehen.

Obwohl die Zuständigkeitsbereiche klar abgegrenzt sind, stehen sie der Produktivität nicht im Weg. Durch die festen Grenzen wird es überhaupt erst möglich, die Tore gezielt zu öffnen, um Verantwortung zu delegieren, Prozesse zu dezentralisieren und Teams mehr Handlungsspielraum zu geben, ohne die Kontrolle über sensible Daten zu verlieren.

Bei Unternehmen mit mehreren Standorten in mehreren Ländern stößt eine sehr restriktive Zugriffssteuerung schnell an ihre Grenzen. Wenn lokale HR-Verantwortliche nicht eigenständig handeln können, entstehen unnötige Abhängigkeiten vom zentralen HR-Team. Anfragen, Freigaben und administrative Aufgaben sammeln sich an und verlangsamen die Prozesse im gesamten Unternehmen. Allen Beteiligten Zugriff auf alles zu geben, ist aber auch nicht ratsam.

Die Lösung lautet: sicheres, gezieltes Delegieren. Eine HR-Verantwortliche in der Schweiz benötigt beispielsweise Zugriff auf die Informationen ihres Teams, jedoch nicht auf sämtliche Personaldaten anderer Länder oder Gesellschaften.

Mit Personio können HR-Teams Aufgaben sicher delegieren. Lokale Teams erhalten die notwendige Flexibilität für ihre tägliche Arbeit, während die zentrale HR weiterhin den Überblick behält. Das Ergebnis sind effizientere Prozesse bei voller Governance – ohne Kompromisse.

Mit dem Einsatz von KI gewinnen Zugriffsrechte zusätzlich an Bedeutung.

KI-Assistenten können im Personalwesen sehr hilfreich sein: Sie liefern Informationen, beantworten Fragen, zeigen Zusammenhänge auf und beschleunigen die tägliche Arbeit erheblich. Es kann aber auch vorkommen, dass sie Daten ausgeben, die die Person am anderen Ende gar nicht sehen dürfte – was bei sensiblen Daten wie Gehaltsinformationen, Leistungsbewertungen oder personenbezogenen Mitarbeiterdaten besonders heikel ist.

Viele Unternehmen stellen sich vor der KI-Einführung daher berechtigte Fragen:

• Welche Informationen kann die KI abrufen?

• Wem zeigt sie diese Informationen an?

• Wie lässt sich sicherstellen, dass keine sensiblen Daten in falsche Hände geraten?

Man könnte meinen, die KI bräuchte dafür eine eigene Berechtigungsebene. Das ist aber nicht der Fall: Entscheidend ist vielmehr, dass bestehende Zugriffsrechte auch für KI-Anwendungen gelten.

Bei Personio bleibt auch die KI immer im jeweiligen Zuständigkeitsbereich. Der Personio Assistant hält die festgelegten Berechtigungen automatisch ein, zusätzliche Konfigurationen oder KI-spezifische Governance sind nicht erforderlich. Eine HR-Leiterin kann von der KI nur die Informationen abfragen, die sie auch selbst auf der Plattform sehen kann, nicht mehr.

So sieht verantwortungsvoll eingesetzte KI im HR-Bereich aus: Die Zugriffssteuerung ist von Anfang an in die KI integriert und nicht erst nachträglich ergänzt.

Das Prinzip der festen Zuständigkeitsbereiche hat noch einen letzten wichtigen Aspekt: Nachvollziehbarkeit. Sie müssen Ihr Berechtigungskonzept verstehen, kommunizieren und bei Bedarf auch nachweisen können. 

Deshalb ist die Berechtigungsstruktur bei Personio transparent und verständlich. HR-Verantwortliche können auch ohne tiefgehendes Administrationswissen jederzeit beantworten, wer auf welche Informationen zugreifen kann und aus welchem Grund.

Wenn die Rechtsabteilung, das Informationssicherheitsteam oder der Betriebsrat nachfragen, sind die entsprechenden Nachweise bereits da.

Zugriffsrechte sind nichts, was man einmal einrichtet und dann vergessen kann. Sie sind die Grundlage für sichere HR-Prozesse, wirksame Compliance und den verantwortungsvollen Einsatz von KI.

Für mittelständische Unternehmen mit Standorten in Europa stellt sich deshalb nicht die Frage, ob überhaupt in rechtssichere Zugriffssteuerung investiert werden sollte. Entscheidend ist vielmehr Folgendes: Ist das aktuelle System einfach genug pflegbar, damit die Zugriffsrechte immer aktuell sind? Ist es für Compliance-Zwecke ausreichend erklärbar? Und ist es präzise genug, um KI mit gutem Gewissen einsetzen zu können?

Mit dem Ansatz von Personio lassen sich all diese Fragen klar mit Ja beantworten, und das ohne den IT- oder Consulting-Aufwand, den Enterprise-Systeme sonst mit sich bringen. 

Zugriffssteuerung auf Enterprise-Niveau. Entwickelt für HR-Teams. Bereit für den sicheren Einsatz von KI.

Personio ist die HR-Plattform für mittelständische Unternehmen in Europa. Die Zugriffsverwaltung sorgt dafür, dass die richtigen Personen die richtigen Informationen erhalten – einfach, sicher und skalierbar.