Einfacher als gedacht: So gelingt die Einführung von HR-Software in unter 6 Wochen

Über die Bedenken, die Personalverantwortliche bei der Einführung von HR-Software haben, und welche Antworten es darauf gibt, darüber spricht Antonio, Implementation Manager bei Personio, in diesem Video:

Tipps zur Einführung einer HR Software

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Wenn HR-Verantwortliche für die digitale Transformation des Unternehmens mitverantwortlich sind, ist das erst mal eine große Chance. Denn sie können sich als Gestalter:innen des Wandels positionieren. Es bringt aber auch Risiken mit: Was, wenn die Transformation nur schleppend vorangeht oder gar scheitert? Um genau das zu verhindern, gibt es zwei wesentliche Anforderungen einer HR-Software, die zu berücksichtigen sind, noch bevor die Entscheidung für eine Technologie gefallen ist:

• Kenne ich die Anforderungen von HR und der Organisation an das Personalmanagementtool?

• Habe ich das Tool getestet und verstanden?

Will ich möglichst alle administrativen Aufgaben digitalisieren und in einem Tool bündeln oder brauche ich eine digitale Lösung ausschließlich für mein Recruiting? Suche ich nach Technologie, die viele Funktionen hat, dafür komplex in der Handhabe ist oder wird Benutzerfreundlichkeit groß geschrieben? Derlei Fragen sollten Sie sich als Personaler stellen, bevor Sie HR-Technologie erwerben. Dabei geht es nicht nur um einzelne Funktionen, sondern auch darum, was hinter einem Tool steht. Will der Anbieter mittel- und langfristig das Recruiting revolutionieren oder will er HR-Mitarbeiter irgendwann ersetzen durch Roboter?

Beispiel: Es gibt Technologien mit sogenanntem Employee Self Service (ESS). Das heißt: Jeder, nicht nur HR, kann Informationen im Tool bearbeiten und einsehen (vorbehaltlich definierter Rechte). Diese Funktion ist zum einen praktisch, weil HR entlastet wird, sobald ein Mitarbeiter eine Adressänderung selbst vornehmen kann. Zum anderen steht ESS für mehr Transparenz und Eigenverantwortlichkeit. In anderen Worten: Sie kaufen, wenn Sie ESS kaufen, eine Einstellung in technischer sowie in organisatorischer Sicht.

Ob eine Technologie wirklich benutzerfreundlich ist, finden Sie nur heraus, wenn Sie diese testen. Dasselbe gilt für den Umfang und einzelne Funktionen. Nehmen Sie sich daher ausreichend Zeit zum Testen und binden Sie Kollegen, die maßgeblich damit arbeiten werden, ein – z. B. andere HR-Mitarbeiter. Wenn Sie nicht klar kommen oder eine Anleitung benötigen, dann ziehen Sie Kundenberater zu Rate. Jeder Anbieter sollte offen und willens sein, unter Berücksichtigung Ihrer Bedürfnisse einen Testlauf zu begleiten.

Ein strukturierter Projektplan für die HR-Software-Einführung gliedert sich in fünf Phasen: Kick-off, Systemkonfiguration, Datenmigration, Rollen- und Rechtevergabe sowie Go-Live inklusive Mitarbeiterschulung. Bei klaren Zuständigkeiten lässt sich der Rollout in unter sechs Wochen umsetzen.

Wer die Implementierung einer HR-Software plant, braucht vor allem eines: einen realistischen Zeitplan, den alle Beteiligten kennen. Die folgenden fünf Phasen zeigen, wie ein typisches Projekt abläuft und wo Sie welche Ergebnisse erwarten können. Mehr zum größeren Zusammenhang finden Sie in unserem Leitfaden zur HR-Digitalisierung.

Die Phasen überlappen sich bewusst an einigen Stellen, etwa bei Konfiguration und Datenmigration. So bleibt der Zeitplan auch bei einem Team mit wenig Kapazität einhaltbar.

Sie ist das Herzstück und soll den Wandel bringen, doch sie ist eben auch eine der größten Ängste: die Technik. Was, wenn ich sie nicht verstehe, wenn ich Fehler mache oder Funktionen falsch nutze? Hier gilt: Ist alles nicht so schlimm, die technischen Anforderungen sind niedriger als befürchtet. Außer … und hier kommt der Punkt von oben ins Spiel: Wenn die Lösung eine sehr komplex ist, verändert sich die Ausgangslage. Dann kommt es vor, dass nur technisch Versierte oder gar nur die Techniker der Lösung den Umgang beherrschen. Selbst das muss nicht weiter schlimm sein, wenn Sie sich dafür entscheiden, alles in fremde Hände zu legen. Für Cloud-Software wie Personio sei gesagt: Kann jeder, das steht nach Hunderten erfolgreichen Implementierungen fest. Natürlich braucht man für manche Schritte Unterstützung, doch die ist auch vorgesehen. Die Implementierung wird immer von einer Person des anbietenden Unternehmens begleitet.

Zwei Tipps, um die Implementierung reibungslos zu gestalten:

• Beziehen Sie technische Ansprechpartner früh mit ein.

• Planen Sie Ressourcen dafür ein. Das kann ein anderer HR-Mitarbeitender sein oder ein Werkstudent. Die/der sollte mind. sechs Wochen geblockt sein.

Die Datenmigration bei der Einführung einer HR-Software erfolgt über standardisierte Excel-Templates oder API-Schnittstellen. Bestehende Stammdaten aus Excel oder Altsystemen werden schrittweise importiert, bereinigt und geprüft, während der tägliche HR-Betrieb weiterläuft. Insgesamt dauert die Einführung in der Regel vier bis acht Wochen.

Jedes Unternehmen hat die nötigen Daten. Sie liegen immer irgendwie vor, sei es in Excel, in anderen Tools oder gar in analogen Aktenordern im Schrank. Hier gibt es keinerlei Vorschriften, wie Daten beschaffen sein müssen. Leichter fällt es natürlich, wenn die Daten in Excel-form und dann auch noch gut gepflegt vorliegen. So viel zur Datenakquise.

Nun zur Datenmigration. Sie muss nicht von 0 auf 100 passieren, sie kann nach und nach erfolgen. Mitarbeitende können HR dabei unterstützen, nämlich über den Employee Self Service. Dieser erlaubt, dass Angestellte ihre Daten selbst einpflegen und bearbeiten.

Der Zeitraum dafür variiert je nach Unternehmensgröße, nach Komplexität der Software und auch nach Qualität des Datenbestands. Bei Personio dauert es im Schnitt vier bis acht Wochen. In dieser Zeit können die HR-Mitarbeitende und alle anderen selbstverständlich weiterarbeiten. Wer eine digitale Personalakte sucht, kann mit Personio also in vier bis acht Wochen starten. Wie lange auch immer es am Ende dauert: Die Zeit, die Sie als Personaler langfristig einsparen, wird in jedem Fall die zu Beginn investierte Zeit überwiegen.

Ein Beispiel aus der Praxis von Personio: Bei einem Unternehmen mit fast 1000 Mitarbeitenden war die komplette Implementierung nach sechs Wochen abgeschlossen. Ab dann konnten alle im neuen System arbeiten.

Bei der Einführung einer HR-Software in Deutschland gelten die DSGVO-Vorgaben: Verschlüsselung, EU-Serverstandort und ein Rollen- und Rechtekonzept für die digitale Personalakte. Nach §87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei technischen Einrichtungen zur Verhaltens- oder Leistungsüberwachung. Frühe Einbindung und eine Betriebsvereinbarung beschleunigen den Rollout.

In einer HR-Software liegen sensible Beschäftigtendaten. Deshalb sollten Datenschutz und Mitbestimmung von Anfang an Teil Ihres Projektplans sein, am besten schon im Kick-off.

Personalakten gehören zu den sensibelsten Daten im Unternehmen. Bei der Auswahl und Einführung einer Software sollten Sie daher auf drei Punkte achten:

• Verschlüsselung: Die Daten sollten bei der Übertragung und bei der Speicherung verschlüsselt sein.

• Hosting in der EU: Der Anbieter sollte die Daten in EU-Rechenzentren speichern und nach ISO 27001 zertifiziert sein.

• Zugriffskontrolle: Ein Rollen- und Rechtekonzept legt fest, wer welche Daten sehen und bearbeiten darf. Geschäftsführung, HR, Führungskräfte und Mitarbeitende brauchen jeweils unterschiedliche Rechte.

Hier erfahren Sie mehr darüber, wie eine DSGVO-konforme digitale Personalakte aussieht.

Gibt es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat, hat dieser nach §87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung technischer Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung der Beschäftigten überwachen können. Entscheidend ist, dass ein System dafür geeignet ist. Ob Sie es dafür nutzen wollen, spielt keine Rolle. Bei den meisten HR-Systemen ist das der Fall.

Das bedeutet in der Praxis:

• Früh einbinden: Beziehen Sie den Betriebsrat in der Kick-off-Phase ein, nicht erst kurz vor dem Go-live. Verzögerungen entstehen meist, weil die Beteiligung zu spät beginnt.

• Betriebsvereinbarung abschließen: Darin legen Sie fest, welche Daten erfasst werden, wer Zugriff hat, welche Auswertungen erlaubt sind und wie lange Daten gespeichert werden.

• Transparent kommunizieren: Zeigen Sie dem Betriebsrat das System in einer Testumgebung. Das schafft Vertrauen und klärt Fragen früher.

So bleibt der Zeitplan von vier bis acht Wochen realistisch, und der Rollout steht auf einer rechtlich sauberen Grundlage.

Da von HR grundsätzlich immer alle betroffen sind, liegt nahe: Kommunikation ist ein Muss. Dabei reicht es nicht aus anzukündigen, dass Ihre Firma eine neue Lösung einsetzt. Das Warum ist wichtig. Teilen Sie Ihre Ziele und machen Sie der Geschäftsführung sowie der gesamten Belegschaft klar, warum Sie sich dafür entschieden haben. Erwähnen Sie im besten Fall Vorzüge, die nicht nur HR betreffen, sondern Nutzen für alle bringt – z. B. Employee Self Service.

Sprechen Sie zuerst mit den Führungskräften und fachlichen Entscheidenden und wenden Sie sich dann an die gesamte Belegschaft. Warum? Mit der Unterstützung der Führungsriege im Rücken gehen Sie gestärkt ins Gespräch mit der Gesamtbelegschaft. Diese geliehene Autorität sichert Ihnen die Aufmerksamkeit der Kolleginnen und Kollegen. Vermitteln Sie dann nicht nur, dass etwas kommt, sondern warum. Dann können die Mitarbeitenden A) sich darauf einstellen B) Fragen im Vorfeld stellen und C) den Rollout unterstützen, weil sie verstehen, dass er ihnen nützen wird.

Auf die Kommunikation folgt die Vergabe von Rollen und Rechten im System, auch hier ist ein Top-Down-Ansatz zu empfehlen. Darauf folgt wiederum die Einladung an die Mitarbeitenden, die Software zum ersten Mal zu benutzen. Sie sollte zu einem Zeitpunkt kommen, an dem die meisten Fragen geklärt sind und in den Köpfen der Belegschaft die Einführung noch präsent ist. In Summe sollten zwischen der Kommunikationsphase und den Einladungen nicht mehr als vier Wochen vergehen. Beziehen Sie dabei auch das Feedback der Mitarbeitenden ein, etwa in Form eines Q&As oder eines Webinars. Je mehr Informationen Sie im Vorfeld anbieten, desto leichter wird später die tatsächliche Arbeit damit sein.

Finance für die Lohnbuchhaltung; Office Management für das Onboarding usw. Deren Prozesse werden durch die neue Lösung neu aufgestellt. Deswegen ist es wichtig, dass sie früh über die Umstellung Bescheid wissen und auch im Vorfeld Fragen oder Bedenken einwerfen können. Sie als HR-Verantwortliche:r können diese dann mit dem Anbieter oder mit den fachlichen Ansprechpartnern in Ihrer Organisation klären. Wichtig: Das sollte früh erfolgen und aufeinander abgestimmt sein. Die Zustimmung der Buchhaltung kann zum Beispiel wichtiger sein als die der IT – oder umgekehrt. Am besten Sie priorisieren und setzen sich Deadlines für die Kommunikation und Freigabe.

Hierzu bietet sich ein Projektplan an, den Sie auch mit Kolleg:innen aus den entsprechenden Fachabteilungen teilen können. Dabei hilft natürlich auch der Anbieter. Er weiß, welche Abteilungen besonders "betroffen” sind und Sie wissen, wer der passende Ansprechperson im Haus ist. Darüber hinaus haben Sie das beste Wissen darüber, welcher Ihrer Kolleg:innen eher kritisch ist und aus diesem Grund frühzeitig involviert werden sollte. In vielen Fällen sind das Kollegen aus der IT, oder auch Ihr Datenschutzbeauftragter.

Wenn die Implementierung erfolgreich abgeschlossen ist, sollten Sie den Nutzen überprüfen. Dafür binden Sie Mitarbeitenden ein, die ihnen Feedback geben. Das lässt sich zeitlich staffeln, denn Teammitglieder aus der Personalabteilung können wahrscheinlich schon nach ein paar Wochen sagen, ob es ihnen in ihrer täglichen Arbeit hilft. Teammitglieder aus der Buchhaltung vermutlich erst nach einem Monat oder mehr; und die Geschäftsführung spätestens dann, wenn sie den ersten Report bei Ihnen anfordert. Planen Sie feste Feedbackgespräche und gleichen Sie die Rückmeldungen am besten mit Ihren Zielen ab. So können Sie evaluieren, inwiefern die Implementierung erfolgreich war.

Aus der Praxis: Aus dem Feedback von Personio Kunden ist festzustellen, dass die Mehrheit mittel- und langfristig von mehr Übersichtlichkeit, der Datenspeicherung und Prozessqualität profitieren. Zudem – und das freut Personio besonders – zahlt es doch auf die Vision des Unternehmens ein: HR wird seitdem als wichtiger Treiber (nicht mehr nur Cost Center) des Unternehmens wahrgenommen.

Wenn Sie HR-Software von Personio implementieren, warten einige Schritte auf Sie. Hier sehen Sie im Detail, welche das sind.

Im Mittelstand dauert die Einführung einer Cloud-HR-Software in der Regel vier bis acht Wochen. Die Dauer hängt von der Datenqualität, der Zahl der Mitarbeitenden und klaren Zuständigkeiten im Projektteam ab. Mit einem strukturierten Projektplan ist ein Go-live in unter sechs Wochen realistisch.

Ja. Nach §87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei technischen Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung von Mitarbeitenden überwachen können. Das trifft auf die meisten HR-Systeme zu. Eine frühzeitige Einbindung und eine Betriebsvereinbarung beschleunigen den Rollout.

Die Einführung kostet vor allem Zeit: Je nach Unternehmensgröße, Komplexität der Software und Datenqualität sind es vier bis acht Wochen, in denen der HR-Betrieb weiterläuft. Teurer wird es, nichts zu ändern: Die Zeit, die Sie langfristig einsparen, überwiegt die anfangs investierte Zeit in jedem Fall.

Sammeln Sie im ersten Schritt Stammdaten aus Excel und Altsystemen an einem Ort, bereinigen Sie Dubletten und uneinheitliche Schreibweisen und übertragen Sie die Daten in das Import-Template der Software. Prüfen Sie den Import stichprobenartig, bevor Sie die Daten freigeben.