Arbeitsplatzgestaltung – Vorgaben, Tipps und Best Practices

Arbeitsplatzgestaltung_HR-Lexikon

Acht Stunden täglich am Arbeitsplatz sind eine lange Zeit. Deshalb sollten Unternehmen bei der Arbeitsplatzgestaltung nicht nur die verbindlichen Gesetze zum Arbeitsschutz und zur Unfallverhütung beachten. Vielmehr sollten alle Arbeitsplätze möglichst ergonomisch und damit im Sinne der Mitarbeiter:innen gestaltet werden. Nur dann können diese ihre optimale Leistung erbringen und sich gleichzeitig am Arbeitsplatz sicher- und wohlfühlen. Wir erläutern, welche Vorschriften Sie im Personalwesen beachten und welche Faktoren Sie bei der Arbeitsplatzgestaltung berücksichtigen müssen. Außerdem: die japanische 5S-Methode und Tipps zu Beleuchtung und Klima am Arbeitsplatz.

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Definition: Was versteht man unter Arbeitsplatzgestaltung?

Bei der Arbeitsplatzgestaltung geht es um sinnvolle Anpassungen sowohl der Arbeitsbedingungen als auch der Arbeitsumgebung und des Arbeitsplatzes. Dabei sollte immer der Mensch im Blickfeld stehen, dessen körperliche und psychische Bedürfnisse stets berücksichtigt werden müssen. Aus der humanen Ausgestaltung von Rahmenbedingungen und Arbeitsplatz erwächst ein unmittelbarer Bezug zur Produktivität der Beschäftigten und damit zur Wertschöpfung eines Unternehmens.

Ein Arbeitsplatz gilt dann als menschengerecht, wenn er folgende Kriterien erfüllt. Er muss

  • erträglich
  • zumutbar
  • ausführbar und
  • persönlichkeitsförderlich sein
  • zufrieden machen

Die Norm „Ergonomie – Genereller Ansatz, Prinzipien und Konzepte“ DIN EN ISO 26800:2011 fasste erstmals ergonomische Grundsätze für sämtliche Anwendungen – in Beruf, Privathaushalt und Freizeit – zusammen. Diese weltweit verbindliche Norm macht Vorgaben sowohl für die Schaffung neuer als auch für die Veränderung bestehender Arbeitsplätze.

Grundsätzlich werden bei der Arbeitsplatzgestaltung drei Schwerpunkte betrachtet:

Ergonomische Arbeitsplatzgestaltung

Wie stellt sich der eigentliche Arbeitsplatz aus ergonomischer Sicht dar? Ergonomie (also die Wissenschaft von der menschlichen Arbeit) kommt dann ins Spiel, wenn der Mensch bei seiner Arbeit mit Werkzeugen oder Maschinen zu tun hat, gleich welcher Art. Das Werkzeug kann eine CNC-Fräse oder ein PC, eine Bandsäge oder ein Smartphone sein. Ergonomie betrifft demzufolge die Arbeit an einer handwerklichen oder technischen Produktionsstätte genauso wie die Arbeit im Büro, ganz gleich ob sitzend oder stehend. Wenn der jeweilige Arbeitsplatz nicht optimal an den Nutzer angepasst ist, drohen diesem gesundheitliche Schäden. Diesen Gefahren soll die ergonomische Arbeitsplatzgestaltung vorbeugen.

Organisatorische Arbeitsplatzgestaltung

Hiermit ist nicht der Arbeitsplatz als solcher gemeint, sondern die geltenden Arbeitsbedingungen, die das Unternehmen selbst beeinflussen kann. Gemeint sind hiermit die Gestaltung von Arbeitszeiten, Pausenregelungen aber auch die Art und die Struktur der Arbeitsinhalte o.ä..

Technologische Arbeitsplatzgestaltung

Im Zuge einer immer stärker ausgeprägten Technologisierung und Digitalisierung von Arbeitsplätzen rückt das Verhältnis von Mensch und Maschine immer mehr in den Fokus. Jegliche Automatisierung von Arbeitsabläufen hat einen unmittelbaren Einfluss auf den Umgang des Menschen mit seiner eigenen Rolle als Faktor im Produktionsprozess.

Automatisierung verbessert die Arbeitsplatzgestaltung

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Warum ist Arbeitsplatzgestaltung so wichtig?

Vor diesem Hintergrund hat die ergonomische Arbeitsplatzgestaltung zwei zentrale Ziele, die im Idealfall gleichermaßen erreicht werden, einander ergänzen und damit sowohl zu einem nachhaltigen und langfristigen wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens als auch zu ausdauernder Mitarbeiterzufriedenheit führen können.

Humanisierung

Ein Arbeitsplatz darf weder zu körperlicher noch psychischer Unter- bzw. Überforderung der Beschäftigten führen. Arbeit muss menschengerecht sein und bleiben.

Wirtschaftlichkeit

Ein human gestalteter Arbeitsplatz mit menschenzentrierten Rahmenbedingungen fördert und verbessert die Leistungsfähigkeit der Belegschaft und trägt damit zum wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens bei.

Die breitgefächerten Ergebnisse dieser beiden Ziele sind im Idealfall

Grundsätzlich gilt: Je besser und individuell passender ein Arbeitsplatz gestaltet ist, desto eher kann der Mitarbeiter optimale Ergebnisse in seinem Bereich erzielen. Was für den einen perfekt passt, muss für die andere nicht die Ideallösung sein. Geschlecht, Alter, körperliche Kraft sind zu beachten. Neben den genannten Benefits profitieren Unternehmen, die auf eine menschengerechte Arbeitsplatzgestaltung setzen, weiterhin von einem positiven Arbeitgeberimage, das wiederum im Rahmen des Employer Brandings gewinnbringend genutzt werden kann, sowie von einer verstärkten Mitarbeiterbindung und einer geringeren Personalfluktuation. Die langfristige Wettbewerbshärte des Unternehmens steigt. Mitarbeiter, die sich an ihrem Arbeitsplatz wohl, sicher und als Mensch geachtet fühlen, nehmen ihren Arbeitgeber als Partner auf Augenhöhe wahr. Die Folge: ausgeprägte Loyalität.

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Gesetzliche Vorschriften bei der Arbeitsplatzgestaltung

Die ergonomische Arbeitsplatzgestaltung ist ein fester Bestandteil des präventiven Arbeitsschutzes. Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, ihre Arbeitsplätze als Teil eines übergeordneten Arbeitssystems ergonomisch zu gestalten. Folgende Vorgaben sind hierbei auf jeden Fall vom Unternehmen zu beachten:

Arbeitsschutzgesetz

Mit diesem Gesetz soll die körperliche und geistige Gesundheit aller Beschäftigten in Deutschland geschützt und verbessert werden. Es ist ausnahmslos für alle Arbeitgeber bindend. Im Rahmen der Arbeitsschutzgesetze sind Arbeitgeber verpflichtet, ihre Mitarbeiter regelmäßig zur Arbeitssicherheit und zum Gesundheitsschutz zu unterweisen. Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitenden müssen einen Sicherheitsbeauftragten bestellen.

Unfallverhütungsvorschriften

Diese rechtsverbindlichen Vorschriften der Berufsgenossenschaften enthalten präventive Maßnahmen zur Vermeidung oder Einschränkung von Schäden durch Unfälle oder Berufskrankheiten. Überwacht wird die Durchführung von Aufsichtsbeamten, eingesetzt von den Berufsgenossenschaften. Bei Nichteinhaltung drohen Ordnungsstrafen bis zu 10.000 Euro.

Im Rahmen der Arbeitsschutzgesetze sind u.a. folgende Verordnungen zu beachten:

  • Arbeitsstättenverordnung
  • Baustellenverordnung
  • Betriebssicherheitsverordnung
  • Bildschirmarbeitsverordnung
  • Lärm- und Vibrations-Arbeitsschutzverordnung

Betriebsrat und Arbeitsplatzgestaltung

Gibt es im Unternehmen einen Betriebsrat, so hat dieser bei Änderungen des Arbeitsplatzes nach § 90 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) Unterrichtungs- und Beratungsrechte. Sollten Anpassungen am Arbeitsplatz der „menschengerechten Gestaltung der Arbeit“ offensichtlich widersprechen, kann der Betriebsrat nach § 91 BetrVG Maßnahmen zur Abwendung, Milderung oder zum Ausgleich der Belastung verlangen. Er hat hierbei ein „korrigierendes Mitbestimmungsrecht“. Sollten die Betriebspartner keine Einigung erzielen, ist die Einigungsstelle anzurufen.

Beispiele für eine gute und moderne Arbeitsplatzgestaltung

Ein ergonomischer Arbeitsplatz kann durch die kluge Anpassung der Umgebungseinflüsse erreicht werden. Besonders die folgenden vier Beispiele tragen dazu bei.

Beleuchtung am Arbeitsplatz

Die richtige Beleuchtung trägt zur Sicherheit am Arbeitsplatz bei, beeinflusst die individuelle Sehleistung der Mitarbeitenden und damit in erheblichem Maß das persönliche Wohlbefinden. Arbeitsstätten müssen möglichst ausreichend Tageslicht zulassen. Die Beleuchtung darf den Mitarbeiter nicht vorzeitig ermüden, sie muss Gefahrenquellen leicht erkennbar machen und soll die Aufmerksamkeit steigern. Je höher die Qualität der Beleuchtung, desto besser ist die Konzentrationsfähigkeit und die Aufmerksamkeit. Für viele Arbeitsplätze gibt es Minimalanforderungen an die Beleuchtung:

  • 200 Lux für Kantinen
  • 300 Lux für Versand- und Verpackungsbereiche im Lager
  • 300 Lux für Schweißarbeiten in der Metallverarbeitung
  • 500 Lux für Laboratorien und Messplätze
  • 500 Lux für das Schreiben, Lesen und die Datenverarbeitung im Büro
  • 1000 Lux für sehr feine Montagearbeiten (z.B. bei Messinstrumente) in der Elektroindustrie

Weitere Werte finden Sie in den Technischen Regeln für Arbeitsstätten.

Klima am Arbeitsplatz

Wie die Beleuchtung bestimmen auch klimatische Bedingungen am Arbeitsplatz die Leistungsfähigkeit und das Wohlbefinden von Beschäftigten. Die Arbeitgeber müssen dafür sorgen, dass Temperatur, Luftfeuchtigkeit, Luftgeschwindigkeit und Wärmestrahlung die Mitarbeitenden nicht negativ beeinflussen bzw. zu gesundheitlichen Problemen führen. Auch Faktoren der individuellen körperlichen Konstitution, die Arbeitsbekleidung und die Dauer der Einwirkung sind zu berücksichtigen.

Farbliche Gestaltung des Arbeitsplatzes

Sie lassen die Kantine in einem freudlosen Anthrazit streichen und möchte die Kollegen in der Buchhaltung mit knallroten Wänden erfreuen? Keine gute Idee, denn die Farbgestaltung von Arbeitsplätzen hat einen erheblichen Einfluss auf die Motivation der Belegschaft. Zu empfehlen sind vielmehr:

  • Helle Farben – sorgen für mehr Licht und erweitern Räume optisch. Ganz im Gegensatz zu dunklen Farben, die rasch erdrückend wirken.
  • Kontrast zwischen Umgebung und Arbeitsgut schaffen – das erleichtert die Orientierung und das bessere visuelle Erfassen
  • Matte Oberflächen auf Tischen – glänzende oder gar spiegelnde Flächen lenken ab und stören das Auge durch Reflexionen
  • Wichtige Bedienelement farbig hervorheben – Hebel, Griffe oder Knöpfe als Blickfang gestalten, der sofort visuell erfasst wird.
  • Ablenkungen vermeiden – knallige Farben (auch bei Raumelementen) können beunruhigen und ablenken

Lärm am Arbeitsplatz

Ein sehr sensibler Faktor bei der ergonomischen Arbeitsplatzgestaltung. Lärm kann – abhängig von Dauer oder Intensität – gesundheitsgefährdend sein oder sogar schädigen. Lärm sorgt für erhöhte Unfallgefahr am Arbeitsplatz. Insbesondere in der Produktion (Bau, Holz, Metall) muss der Arbeitgeber durch Gehörschutz präventiv wirken. Aber auch geringe Lärmpegel etwa im Büro können die Konzentration und damit die Produktivität negativ beeinflussen.

Arbeitsplätze gestalten – mit der 5S-Methode

Die 5S-Methode wurde im Rahmen des Toyota Produktionssystems entwickelt und zielt auf eine dauerhaft angelegte Optimierung der Arbeitsgestaltung hinsichtlich der Wertschöpfungseffekte ab. Alles, was die Beschäftigten von der Arbeit ablenken könnte, soll dabei möglichst eliminiert werden. Aus den 5 „S“ dieser in Japan entwickelten Methode wurde im deutschsprachigen Raum die 5A-Methode. Folgende fünf Punkte gilt es bei der Arbeitsplatzgestaltung insbesondere in der (Massen)Produktion und der Werkstattfertigung besonders zu beachten:

  1. Aussortieren
    Was nicht wirklich für den eigentlichen Arbeitsvorgang gebraucht wird, ist zu entfernen. Damit wird der eigene Arbeitsplatz leichter erfassbar und erscheint geordneter.
  2. Aufräumen
    Hier geht es um das systematische Anordnen aller Arbeitsmittel am Arbeitsplatz. Wie oft benötige ich welches Arbeitsmittel? In welcher Reihenfolge? Wo lege ich das benötigte Werkzeug so ab, dass ich es möglichst ergonomisch erreichen kann?
  3. Arbeitsplatz säubern
    Eigentlich eine Selbstverständlichkeit an hochwertigen Produktionsarbeitsplätzen. Bei der 5S-Methode sollen über die Säuberung jedoch vor allem eventuelle Probleme oder Mängel des Arbeitsplatzes bzw. der eingesetzten Arbeitsmittel erkannt und im Anschluss möglichst rasch behoben werden.
  4. Anordnungen zum Standard machen
    Hinter der Idee der Standardisierung von Arbeitsplätzen steckt der Gedanke, Mitarbeitende schnell und problemlos an einem anderen beliebigen Arbeitsplatz einsetzen zu können. Nach der 5S-Methode kommen hierfür vor allem Audits und Checklisten zum Einsatz. Inwieweit mit der stärkeren Standardisierung die individuellen Bedürfnisse eines Mitarbeitenden berücksichtigt werden können, ist kritisch zu hinterfragen.
  5. Alle Punkte einhalten und optimieren
    Die Zusammenfassung der einzelnen Schritte – nur wenn alle Punkte eingehalten werden, kann die Methode effektiv funktionieren. Ziel ist die permanente (Weiter)Optimierung der Arbeitsschritte an soweit wie möglich standardisierten Arbeitsplätzen.

Was auf den ersten Blick nach einer totalen Standardisierung des Arbeitsplatzes und Formalisierung des Arbeitsablaufs aussieht, stellt sich bei genauerem Hinsehen als hochgradig effiziente und effektive Methode zur Arbeitsplatzoptimierung heraus. Mit positiven Effekten für das Qualitätsmanagement, die Arbeitsplatzsicherheit, den zeitlichen Aufwand, die Übernahme von Aufgaben im Team und die Etablierung von Routinen. Funktionieren kann die 5S-Methode allerdings nur dann, wenn sie dauerhaft etabliert, permanent auditiert und von den Führungskräften mitgetragen wird.

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