Schlüsselqualifikationen: Die 5 wichtigsten Kompetenzen

Schlüsselqualifikationen sind berufs- und funktionsübergreifende Qualifikationen. Sie sind dafür verantwortlich, wie sich Mitarbeitende zwischenmenschlich verhalten, wie sie Wissen erlernen und anwenden oder sich an veränderte Umstände anpassen können.

Mitarbeitende mit guten Schlüsselqualifikationen sind besser in der Lage, ihre Fachkompetenzen wirkungsvoll einzusetzen, ihre Aufgaben zu bewältigen und die an sie gestellten Anforderungen zu erfüllen.

Zu den Schlüsselqualifikationen gehören beispielsweise Leistungsbereitschaft, Zielstrebigkeit, Kreativität, Kommunikations- und Teamfähigkeit.

Der englische Begriff "soft skills" wird häufig synonym verwendet.

Natürlich brauchen Mitarbeitende Fachkompetenzen, um ihren Job zu erledigen. Jedoch werden diese in der Regel nicht zu den Schlüsselkompetenzen gezählt. Nötige Fachkompetenzen ändern sich laufend. Die Fähigkeiten, sich zum Beispiel neues Wissen anzueignen und anzuwenden, haben daher langfristig mehr Einfluss auf den beruflichen Erfolg.

Schlüsselqualifikationen bei Mitarbeitenden fördern

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Performance mit Personio

Arbeitgeber erhalten auf Stellen Bewerbungen von Personen mit ähnlichen fachlichen Qualifikationen. Welche passen am besten? Oder für eine Stelle mit sehr speziellen Anforderungen finden sich keine Kandidat:innen, die alle fachlichen Kenntnisse mitbringen. Ist jemand unter den Bewerber:innen, der in die Position hineinwachsen könnte?

In solchen Fällen können Arbeitgeber anhand von Schlüsselqualifikationen entscheiden, wen sie einstellen.

Unternehmen wollen außerdem Mitarbeiter:innen, die zur Unternehmenskultur passen, die sich in ihr Team integrieren, hochmotiviert sind – oder die sich selbst organisieren können, wenn sie im Home Office arbeiten. Zusammenarbeit und Kommunikation spielen in der modernen Arbeitswelt eine große Rolle, genauso wie Kreativität. Bringen Mitarbeitende diese Schlüsselqualifikationen nicht mit, werden sie kaum erfolgreich sein.

Die fachlichen Anforderungen wechseln in vielen Bereichen von Jahr zu Jahr – vor allem im technologischen Umfeld. Lernbereite und anpassungsfähige Mitarbeitende können bei solchen Entwicklungen mithalten und ihren Arbeitgebern im harten Wettbewerb einen Vorteil verschaffen.

Die Wissenschaft unterscheidet fünf Kategorien von Schlüsselqualifikationen. Sie lassen sich jedoch nicht immer eindeutig trennen und definieren – jeder Mensch ist eben anders.

Mitarbeitende mit Sozialkompetenz können gut mit Kolleg:innen, Vorgesetzten und Geschäftspartnern umgehen. Sie arbeiten und kommunizieren gut im Team und verhalten sich in Konflikten fair und lösungsorientiert. Auch Führungsqualitäten gehören zu den Sozialkompetenzen.

Beispiele für Sozialkompetenzen:

• Kommunikationsfähigkeit

• Konfliktfähigkeit

• Teamfähigkeit

• Empathie

• Emotionale Intelligenz

• Führungskompetenz

Personen mit hoher Methodenkompetenz können Aufgaben selbstständig bewältigen. Sie besitzen gute Analysefähigkeiten und können Wege entwickeln, um Probleme zu lösen. Sie können die relevanten Methoden aus dem ihrem Fachbereich in den erforderlichen Situationen anwenden – wie Buchhalter:innen, die Kostenvergleiche oder Planungsrechnungen durchführen, oder Software-Entwickler:innen, die agile Entwicklungsmethoden verwenden.

Beispiele für Methodenkompetenz:

• Abstraktes und analytisches Denken

• Denken in Zusammenhängen

• Arbeitsmethoden

• Lernmethoden

• Rhetorik

Die Kategorie der Selbstkompetenzen beschreibt Persönlichkeitsmerkmale von Menschen sowie der Einstellung zu sich selbst und ihrer Umwelt, beispielsweise wie motiviert und leistungsbereit sie sind, ob sie sich gut organisieren können und zuverlässig sind. Wichtige Merkmale wie Kreativität und Anpassungsfähigkeit zählen ebenfalls zu den Sozialkompetenzen.

Beispiele für Selbstkompetenz:

• Durchhaltevermögen

• Belastbarkeit

• Anpassungsfähigkeit

• Kreativität

• Leistungsbereitschaft

• Lernbereitschaft

• Selbstmotivation

• Management-Fähigkeiten

• Zeitmanagement

• Zuverlässigkeit

Die Handlungskompetenz ist nicht einheitlich definiert. Sie wird häufig als Schnittmenge der vorigen Bereiche Sozialkompetenz, Methodenkompetenz und Selbstkompetenz verstanden. Arbeitnehmende, die in allen Bereichen qualifiziert sind, sind in der Regel erfolgreich und hervorragend für ihre Aufgaben geeignet. Sie lösen Probleme selbstständig, übernehmen Verantwortung, können sich an wechselnde Bedingungen anpassen und produktiv mit anderen zusammenarbeiten.

Medienkompetenz beschreibt, wie gut Personen im Umgang mit verschiedenen digitalen und analogen Medien sind, beispielsweise wie sie Computer oder Mobilgeräte verwenden, Software nutzen, im Internet nach Informationen suchen oder in Fachzeitschriften und Büchern recherchieren. Durch die Corona-Pandemie arbeiteten viele Teams rein digital zusammen, von verschiedenen Orten aus – dadurch wurde die digitale Medienkompetenz deutlich wichtiger.

Kompetenzlücken schneller erkennen und eingreifen

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Performance-Funktion kennenlernen

Die meisten Unternehmen fordern von ihren Mitarbeitenden Respekt, Teamfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit, Zuverlässigkeit sowie ein gewisses Maß an Belastbarkeit. Solche Schlüsselqualifikationen bilden die Grundlage dafür, dass alle gut zusammenarbeiten und ihre Leistung erbringen.

Schlüsselqualifikationen können kaum pauschal nach Wichtigkeit eingeordnet werden. Auf welche Schlüsselqualifikationen es mehr ankommt als auf andere, unterscheidet sich von Beruf zu Beruf.

Ein Teamleiter braucht beispielsweise Kommunikationsgeschick, er muss einfühlsam und Entscheidungen treffen können. Bei Mitarbeitenden ohne Personalverantwortung sind vielleicht Selbstorganisation, analytisches Denken und Kreativität wichtiger, damit sie ihre Aufgaben erfüllen können.

Arbeitgeber sollten zusammen mit Führungskräften und der Personalabteilung herausfinden, welche “soft skills” jeweils für die einzelnen Stellen relevant sind und die Personalauswahl daran ausrichten.

Dieser Artikel über Kompetenzmodelle hilft Ihnen dabei.

Anhand von konkreten Beispielen lässt sich leichter verstehen, wie unterschiedlich die Anforderungen sein können.

Informatiker:innen müssen im Berufsalltag komplexe und abstrakte Probleme lösen. Sie arbeiten mit verschiedenen Programmen und in schwer verständlichen, technischen Umgebungen. Deswegen müssen sie analytisch vorgehen, kreativ sein und neue Lösungswege entwickeln können. Sie benötigen großes Durchhaltevermögen, da sie oft über Jahre an Projekten wie der Entwicklung eines neuen IT-Systems arbeiten.

Pfleger:innen haben oft lange Arbeitszeiten und ihr Job ist körperlich anstrengend. Während der Corona-Krise hat sich ihr Pensum nochmals erhöht. Sie arbeiten täglich mit Menschen und stellen die Bedürfnisse der Patient:innen über die eigenen. Das erfordert Ausdauer, hohe Belastbarkeit und Teamfähigkeit, gleichzeitig Empathie und ausgeprägte soziale Kompetenzen gegenüber den Pflegebedürftigen.

Vertriebsleiter:innen müssen oft hohe Ziele erreichen. Sie müssen unter Erfolgsdruck arbeiten können und laufend ihr Team motivieren – Führungsqualitäten sind dabei enorm wichtig. Sie müssen in Gesprächen mit der Geschäftsleitung oder wichtigen Kunden sicher auftreten, gut argumentieren und verhandeln können. Für die Planung und das Controlling der Ziele müssen sie die entsprechenden Methoden beherrschen.

Kompetenzen im Anforderungsprofil deutlich machen

Rekrutieren Sie gezielt Mitarbeiter:innen mit den Schlüsselqualifikationen, die Ihr Unternehmen braucht. Dabei unterstützt Sie ein Anforderungsprofil, mit dem Sie konkret festlegen können, welche Soft Skills neue Mitarbeiter:innen mitbringen sollten.

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Arbeitgeber suchen Sie Kandidat:innen, die bestmöglich zum Unternehmen passen und für die Aufgabe geeignet sind. Manchmal zeigt sich nach einiger Zeit, dass Mitarbeiter:innen nicht die für die Position erforderlichen Schlüsselkompetenzen besitzen.

So können Arbeitgeber eine Lösung finden:

• Mit den direkten Vorgesetzten sprechen

HR-Verantwortliche sollten mit dem direkten Vorgesetzten des Mitarbeiters sprechen, zum Beispiel mit dem Teamleiter. Dabei sollten sie analysieren, welche Qualifikationen fehlen und was die Ursache sein könnte. Zudem sollten überlegen, welche Maßnahmen helfen könnten.

• Mit dem Mitarbeiter sprechen

Im nächsten Schritt sollten sie vertraulich mit den betroffenen Arbeitnehmenden über die Situation sprechen. Mitarbeiter:innen könnten persönliche Probleme haben, die sich auf die Arbeit auswirken. Oder bestimmte Arbeitsbedingungen machen den Mitarbeitenden zu schaffen. Oder die gegenseitigen Erwartungen waren nicht klar. Zusammen sollte Lösungen gefunden und Ziele für die Entwicklung gesetzt werden.

• Die Schlüsselqualifikation(en) erlernen

Wenn Mitarbeitende wirklich Defizite bei bestimmten Schlüsselqualifikation haben, können sie durch Training oder Coaching unterstützt werden. Führungskräfte können sie gezielt fördern oder Kolleg:innen aus dem Team für eine Zeit lang intensiv begleiten.

• Innerhalb des Unternehmens versetzen

Eventuell zeigt sich, dass Mitarbeitende für eine Position oder Aufgabe ungeeignet sind. Dann sollten Arbeitgeber prüfen, ob sie den Angestellten eine andere Aufgabe im Unternehmen geben können, die eher deren Persönlichkeit und Fähigkeiten entspricht.

• Das Arbeitsverhältnis beenden

Als letzte Option können Arbeitgeber und Arbeitnehmende das Beschäftigungsverhältnis beenden – am besten einvernehmlich. Es ist für keine der beiden Seiten gut, wenn Mitarbeitende auf einer Position “feststecken”, für die sie nicht geeignet sind.

Vorlage: Leistungsbeurteilungsbogen

Geben Sie Führungskräften und Mitarbeiter:innen mit dieser Vorlage ein gemeinsames Verständnis über die geforderte Leistung und schaffen Sie so die perfekte Grundlage für Optimierung.

Jetzt Vorlage herunterladen

Arbeitgeber können Angestellten fördern, die nötigen Schlüsselqualifikationen für ihre Aufgaben zu erlernen oder zu verbessern. Das geht nicht über Nacht – es ist ein langer Prozess mit allmählichen, kleinen Fortschritten. Geduld und Beharrlichkeit – auch Schlüsselqualifikationen – sind gefragt.

Eigenschaften, wie Zielstrebigkeit oder Teamfähigkeit können nicht einfach in einem Seminar gelernt werden. Mitarbeitende brauchen langfristige und dauerhafte Unterstützung. Sie müssen konkret verstehen, was von ihnen erwartet wird. Durch regelmäßiges Feedback und Leistungsbeurteilungen verstehen sie, wo sie sich schon verbessert haben und woran sie noch arbeiten müssen.

So können Unternehmen ihre Mitarbeiter unterstützen, Schlüsselqualifikationen zu erlernen:

• Regelmäßige Gespräche zwischen Führungskräften und Mitarbeitern moderiert durch die Personalabteilung.Eine Vorlage für Mitarbeitergespräche finden Sie hier.

• Schwachstellen und Entwicklungspotenziale analysieren, den aktuellen Entwicklungsstand festhalten.

• Den Wunschzustand und konkrete Ziele definieren, sowie mögliche Zwischenziele, und ein System zur Erfolgskontrolle.

• Geeigneten Informationen und Maßnahmen auswählen, um Mitarbeitende zu fördern, und einen Plan festlegen.

• Mitarbeitende müssen die Maßnahmen annehmen, das Gelernte im Alltag umsetzen und durch ihr Verhalten beweisen, dass sie die Schlüsselqualifikationen besser beherrschen. Führungskräfte sollten häufiges Feedback geben – Lob und Verbesserungsvorschläge.