Personalfreisetzung: Definition, Arten & effektive Maßnahmen

Hinter dem Begriff Personalfreisetzung steckt ein Personalabbau, also die Verringerung der Anzahl an Mitarbeitenden. Dies kann innerhalb einer Abteilung oder eines kompletten Unternehmens zum Thema werden, wenn sich z. B. die Auftragslage verschlechtert, die fortschreitende Digitalisierung Personal überflüssig macht oder eine Standortverlagerung bevorsteht. Die Gründe können vielfältig sein, die Konsequenzen für Unternehmen und Mitarbeitende bleiben ähnlich.  

Fair behandelte Mitarbeitende sind eine gute Visitenkarte für jedes Unternehmen, das sollten Sie auch bei der Personalfreisetzung beachten. Es gibt verschiedene Arten der Personalfreisetzung, die für das gesamte Team in der Regel unterschiedlich große Veränderungen bedeuten. Es gilt, sich früh genug damit auseinanderzusetzen und zu entscheiden, welcher Weg zwar der beste für das Unternehmen selbst ist, aber dabei die Arbeitnehmenden nicht zu stark benachteiligt werden. Je nachdem kann ein Rechtsstreit nämlich teuer werden. 

Die externe Personalfreisetzung verfolgt das Ziel, den Personalbestand zu reduzieren. Daher wird sie auch quantitative Personalfreisetzung genannt. Dies kann auf verschiedenen Wegen geschehen:

• Kündigung

• Aufhebungsvertrag

• frühzeitige Pensionierung

• Einstellungsstopp 

• natürliche Fluktuation (Stellen werden nicht mehr besetzt)

• Abbau von Leiharbeitenden

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Die interne Personalfreisetzung schließt Kündigungen aus. Das bedeutet, dass die Mitarbeitenden weiter beschäftigt werden, wenn auch anders und allenfalls anderswo. Es wird das Ziel verfolgt, die Überkapazitäten abzubauen, ohne Arbeitnehmende zu verlieren. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Hier heißt die Devise „umbauen statt abbauen“. Das Personal wird dazu ermutigt, sich umschulen zu lassen, was auch eine Weiterentwicklung für Mitarbeitende bedeuten kann. Sie können weitere Fähigkeiten erlernen, um andere Aufgaben in anderen Abteilungen zu übernehmen. Personalentwicklung kann für beide Parteien eine Win-win-Situation bedeuten. Möglich sind auch Versetzungen horizontaler (innerhalb einer Hierarchiestufe) oder vertikaler (Karriereaufstieg durch höhere Qualifikationen) Natur. 

Insbesondere für kurzfristige Überkapazitäten sind zeitliche Maßnahmen eine sehr gute Überbrückungsmöglichkeit. Bitten Sie Ihre Mitarbeitenden, ihre Überstunden abzubauen oder allenfalls die Urlaubsplanung anzupassen. Bedenken Sie allerdings dabei, dass ein bereits bewilligter Urlaub nicht einfach nach Ihren Wünschen angepasst werden kann. Suchen Sie den Dialog zu Ihren Mitarbeitenden. Ein weiteres mögliches Mittel ist die Kurzarbeit oder die Kürzung der Arbeitszeit sowie die Umwandlung von Voll- in Teilzeitstellen.

Haben Sie mehrere Standorte? Dann entscheiden Sie sich für die Versetzung des überschüssigen Personals. Diese Maßnahme kommt natürlich nur infrage, wenn an anderen Standorten tatsächlich Personal benötigt wird.

Sie können natürlich Ihre Strategie ändern und ein komplett anderes Ziel verfolgen: den Personalbedarf erhöhen. Die Personalbedarfsplanung ist ein praktisches Instrument, um den qualitativen und quantitativen Personalbedarf zu ermitteln. Gründe für eine Erhöhung des Personalbedarfs können sein:

• Kostensenkungen

• Entwicklung neuer Geschäftsfelder

• Erhöhung der Marketingaktivitäten

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Hier geht es darum, die Nachteile einer Personalfreisetzung für beide Parteien – Arbeitgeber und Arbeitnehmende – möglichst klein zu halten. Maßnahmen können sein:

• flexibler Einsatz von Personal mit Mehrfachqualifikationen

• Aufbau von Stamm- und Randbelegschaften

• Reorganisation der Altersstrukturen

Die Gründe für eine Personalfreisetzung im Unternehmen können vielfältig sein. Der Auslöser ist aber immer der gleiche: Der Personalbestand übersteigt den Personalbedarf. Auch wenn die Personalplanung ein strategisches Thema ist, spielt das Personalwesen eine immer größere Rolle. 

Damit tragen die Mitarbeitenden im Personalwesen eine grundsätzliche Verantwortung für Erfolg und Misserfolg Ihres Unternehmens. Sie sind diejenigen, bei denen die Alarmglocken angehen, wenn bei der Personalverwaltung Unstimmigkeiten auftreten und plötzlich klar wird, dass eine Personalfreisetzung unmittelbar bevorsteht. Gründe dafür können sein:

• saisonale Schwankungen

• konjunkturelle Schwankungen

• technischer Fortschritt

• Fusionen von Unternehmen

• schnell voranschreitende Digitalisierung

• Standortwechsel

• Umsatzeinbußen

• Zusammenführung von Abteilungen oder Standorten

• schlechtes Personalmanagement

• Fehleinschätzungen der Geschäftsführung

• Auflösung des Unternehmens

• Schwerpunktverlagerung

• Fehlkalkulationen

• Verlust von Marktanteilen an die Konkurrenz

Die Planung ist das A und O. Und wenn das Personalmanagement früh erkennt, dass eine Personalfreisetzung in nächster Zeit nötig werden könnte, reagiert es antizipativ, indem es gleich handelt und nicht wartet, bis es tatsächlich so weit ist. Es beugt der Personalfreisetzung vor, die Personalüberkapazität wird sozusagen vorhergesehen. Stehen z. B. saisonale Schwankungen an, können frühzeitig Gegenmaßnahmen eingeleitet werden, indem ein Einstellungsstopp eingeführt wird, kombiniert mit der natürlichen Fluktuation.

Wenn es allerdings schon zu spät für Gegenmaßnahmen ist, kommt die reaktive Personalfreisetzung ins Spiel. Der Personalüberbestand ist Tatsache und es müssen direkt Maßnahmen wie eine interne oder externe Personalfreisetzung ergriffen werden. 

Achten Sie im Falle einer Entlassung unbedingt auf die Vorgaben des Kündigungsgesetzes (KschG). Den Betriebsrat müssen Sie vorab konsultieren, dasselbe gilt für die Agentur für Arbeit, wenn die Anzahl der Kündigungen innerhalb eines Monats eine gewisse Grenze überschreitet:

Wenn der Personalbestand den Personalbedarf übersteigt, wird eine Personalfreisetzung nötig, um die Ressourcen wieder in Einklang zu bringen. Die Personalfreisetzung wird auch Personalabbau genannt und hat in der Regel wichtige Gründe. 

Die Ursachen können vielfältig und von kurzfristiger oder auch langfristiger Dauer sein. Dazu zählen saisonale Schwankungen, technischer Fortschritt, Unternehmensfusionen, strukturelle Veränderungen im Unternehmen, Fehlkalkulationen, ein Standortwechsel sowie schlechtes Personalmanagement.

Die Personalfreisetzung erfolgt extern oder intern. Extern bedeutet, dass Arbeitnehmende tatsächlich entlassen werden. Ein interner Personalabbau im Unternehmen hat keine Kündigungen zur Folge, sondern es werden andere Maßnahmen ergriffen, die dem Unternehmen Möglichkeiten geben, die Personal-Ressourcen anders einzusetzen. Dabei wird zwischen qualitativen, zeitlichen, örtlichen, unternehmenspolitischen und personalpolitischen Maßnahmen unterschieden.