Personalwesen: Die wichtigsten Aufgaben und Einstiegsmöglichkeiten

Personalwesen_HR-Lexikon

Im Personalwesen vollzieht sich in den letzten Jahren dank der rasanten Digitalisierung eine echte Metamorphose – aus der schnöden, trockenen Verwaltungsraupe wird strategisch agierender Unternehmensschmetterling. Dem Personalwesen sind alle Handlungsfelder zugeordnet, die mit den Faktoren Personal und Mensch zu tun haben. Damit tragen die Mitarbeitenden im Personalwesen eine grundsätzliche Verantwortung für Erfolg oder Misserfolg ihres Unternehmens. Mit einem enorm breiten Aufgabenspektrum versehen, verantworten sie die beiden Hauptbereiche Personalführung und Personalverwaltung. Welche Ziele und Aufgaben das Personalwesen hat, erfahren Sie in diesem Beitrag. Außerdem: Wie die Digitalisierung das Personalwesen bereichert.

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Was versteht man unter Personalwesen?

Das Personalwesen ist ein Unternehmensbereich, der für den Umgang mit dem Personal und dessen Belangen verantwortlich ist. Dabei zeigt der Begriff Personalwesen, dass es sich bei Mitarbeitenden eben nicht nur um humane Ressourcen (oder Englisch: Human Resources) handelt, sondern vor allem um Menschen mit einem sozialen Wesen. Das Personalwesen arbeitet deshalb nicht nur mit betriebswirtschaftlichen Kennzahlen, sondern ergänzt diese durch relevante Lösungsansätze aus Sozial- und Arbeitsrecht sowie durch arbeitswissenschaftliche Problemstellungen.

Personalwesen ist nicht unbedingt automatisch mit der organisatorischen Einheit der Personalabteilung gleichzusetzen – gerade in KMUs wird das Personalwesen häufig direkt von der Geschäftsführung übernommen, während Großkonzerne es meist in die Verantwortung der Personalabteilung geben.

Synonyme und Umschreibungen für den Begriff Personalwesen sind: Personalmanagement, Human Resource Management (kurz: HR), Personalwirtschaft oder Personalarbeit.

Ziele des Personalwesens

Die Ziele des Personalwesens lassen sich grob in zwei Kategorien einteilen: die ökonomischen und die sozialen Ziele.

Ökonomische und organisatorische Ziele

Soziale und gesellschaftliche Ziele

Wenn das Personalwesen eine Balance der Interessen von Unternehmen und Mitarbeitenden herstellen kann, hat dies grundlegende positive Auswirkungen auf die Organisation und trägt maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei.

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Aufgaben im Personalwesen

Es gibt wohl kaum einen Unternehmensbereich mit einem fachlich breiter aufgestellten und vielfältigeren Aufgabenspektrum als das Personalwesen. Wir geben einen Überblick zu den Aufgaben, die von der Personalplanung über das Recruiting, die Personalentwicklung und die Personalabrechnung bis zum Strategischen Personalmanagement reichen. Das Personalwesen bietet Mitarbeiter:innen aus zahlreichen Fachbereichen eine berufliche Heimat.

AufgabengebietInhalt und Aufgaben
Personalplanung und PersonalbedarfsermittlungOptimale Abdeckung der Personal-
anforderungen ist essentiell für das Erreichen der Unternehmensziele.
Hier werden sowohl personelle Ist- als auch Soll-Zustände ermittelt und Maßnahmen in die Wege geleitet, um jederzeit das richtige Personal mit der passenden Qualifikation bereitstellen zu können.
RecruitingDieser Bereich kümmert sich um die Personalbeschaffung mit internen und externen Maßnahmen – von der Stellenbeschreibung über die Interviews bis zur Vertragsunterzeichnung und Onboarding.
PersonalentwicklungPersonalentwickler befassen sich mit der Förderung, Qualifizierung und Weiterbildung der Mitarbeitenden und der Führungskräfte. Das Ziel: Fähige Mitarbeiter:innen sorgen für einen langfristigen Unternehmenserfolg. Dafür müssen Strategien aufgesetzt, Instrumente identifiziert und Maßnahmen umgesetzt werden.
PersonalkommunikationDie Personalkommunikation wendet sich über die Interne Kommunikation an die Mitarbeitenden und über die Externe Kommunikation an Personalagenturen, Berater o.ä.
PersonalcontrollingHier werden alle Verfahren oder Pro-
zesse des Personalwesens (also von der Personalplanung bis zum Recruiting) anhand relevanter Kennzahlen kontrolliert und somit gesteuert. Personalcontrolling kann operativ, strategisch oder quantitativ ausgerichtet sein.
PersonalbeurteilungAnhand von Leistungserfassungen gewinnt das Personalwesen einen Überblick über das tatsächliche Qualitäts-
niveau der Mitarbeitenden. Dies ist die Grundlage für die Identifizierung von relevanten Weiter- und Fortbildungen und für eine gerechte Entgeltgestaltung im Unternehmen.
EntgeltabrechnungUnternehmen sind gesetzlich verpflichtet, jedem Mitarbeitenden eine Entgeltabrechnung auszustellen. Der Bereich Entgelt- oder Lohnabrechnung ist ein zentraler Aufgabenbereich im Personalwesen, denn Entgeltabrechnungen sind steuerrelevante Dokumente. Alle Daten müssen korrekt sein.
PersonalverwaltungHier laufen alle routinemäßigen Administrationsaufgaben im Personalwesen zusammen. Die Personalverwaltung kümmert sich um alle Formalitäten, die von der Einstellung einer Mitarbeiter:in bis zum Ausstieg aus dem Unternehmen zu erledigen sind. Beispiele: Arbeitsverträge, Urlaubsanträge, Krankmeldungen etc.
Strategisches PersonalmanagementDie Königsdisziplin im Personalwesen – und aktuell in vielen Unternehmen noch unterschätzt. Denn letztlich sind die
Ziele des Personalwesens eine fein granulierte Version der Unternehmensziele. Strategisches Personalmanagement braucht Kennzahlen aus dem Performance Management, diese Kennzahlen liefert eine HR-Software auf Knopfdruck. Strategien basieren auf Daten. Daten liefern strategische Argumente. Damit kann das Personalwesen die Unternehmensziele nicht nur unterstützen, sondern strategisch fördern.

Die hier vorgestellten Aufgaben des Personalwesens lassen sich zwei Hauptkategorien zuordnen – der Personalführung und der Personalverwaltung.

Zur Personalführung gehören die Bereiche Personalplanung, Personalentwicklung, Personalkommunikation, zur Personalverwaltung lässt sich das Recruiting, der Personaleinsatz, das Personalcontrolling, die Entgeltabrechnung zählen. Das Strategische Personalmanagement steht wie ein überkuppelndes Dach darüber.

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So kommt man ins Personalwesen

Viele berufliche Wege führen entweder direkt nach Ausbildung oder Studium, aber auch über einen Quereinstieg ins Personalwesen. Anhand der unter Punkt 3 dargestellten Aufgabenvielfalt wird klar, dass für viele Bereiche Spezialwissen erforderlich ist. Dieses können sich am Personalwesen Interessierte entweder über eine Ausbildung oder auch über ein Studium aneignen. Quereinsteiger nutzen die passenden Fortbildungen. Der klare Trend: Akademisierung und Höherqualifizierung im Karriereweg.

Ausbildung

Hier bietet sich eine duale Ausbildung zur/m Personaldienstleistungskauffrau/mann an. Die 2010 erstmals angebotene Ausbildung ist auf drei Jahre angelegt und den Absolventen wird das Abitur als Schulabschluss empfohlen. Der Auszubildende besucht den Ausbildungsbetrieb und die Berufsschule. Zu den Aufgaben zählt die Personalbeschaffung, die Auswahl der Bewerber:innen, das Führen von Vorstellungsgesprächen, die eigentliche Einstellung inkl. Erstellung aller Vertragsunterlagen. Aber auch das Thema Personalplanung ist hier gut aufgehoben. Wie im Namen der Ausbildung bereits erwähnt, gehören auch kaufmännische Aufgaben wie Steuerung oder Controlling zum Tagesgeschäft.

Studium

Mit dem Abitur in der Tasche ist der Einstieg ins Personalwesen über ein Studium möglich. Typische Studiengänge für Personaler sind Wirtschaftswissenschaften wie z.B. Betriebswirtschaftslehre (BWL) mit Schwerpunkt Personal, Psychologie (Wirtschaftspsychologie), Sozialwissenschaften, Wirtschaftsrecht oder Pädagogik. Hochschulabsolventen hängen dann oft einen Master mit Spezialgebiet Personalmanagement dran. Interessenten sollten unbedingt prüfen, welche Hochschulen den Schwerpunkt Personal anbieten.

Neben den klassischen Studienzweigen gibt es mittlerweile sog. „grundständige“ HR-Studiengänge – von Anfang an liegt der inhaltliche Schwerpunkt auf dem Thema Personal. Eine hochgradige Spezialisierung der Absolventen ist die Folge. Vorsicht: Wer noch nicht sicher ist, ob das Personalwesen der richtige Weg ist, sollte zunächst allgemeine BWL studieren, um sich andere Optionen offen zu halten.

WICHTIG: Während des Studiums sollten unbedingt Praktika oder auch Werkstudententätigkeiten in Unternehmen absolviert werden, damit der theoretische Unterbau durch praktische Berufserfahrungen ergänzt und erste Kontakte zu interessanten Organisationen geknüpft werden.

Weiterbildung

Berufstätige, die in das Personalwesen wechseln möchten, sollten Fort- oder Weiterbildungen in den Bereichen BWL, Kommunikation, Coaching und Führung absolvieren. Viele Fernunis bieten außerdem einen berufsbegleitenden Studiengang Master im Human Resources Management an.

Fachliche Kompetenz erarbeiten sich die zukünftigen Personaler auf allen drei Wegen – doch im Personalwesen zählt neben dem Knowhow vor allem die zwischenmenschliche Ebene. Softskills sind Schlüsselqualifikationen im Personalwesen. Menschen mit Empathie und Einfühlungsvermögen, mit expliziter Kommunikationsfähigkeit und diplomatischem Geschick können hier punkten. Im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung sind weiterhin Kenntnisse im Umgang mit digitalen Tools von großer Bedeutung.

Personaler:innen müssen sich permanent fachlich weiterentwickeln, um nicht den Anschluss zu verlieren. Dementsprechend gehören Weiterbildungen und Fortbildungen bei einem HR-Manager genauso zum beruflichen Alltag wie bei einem IT-Entwickler.

Digitalisierung und der Wandel im Personalwesen

Die Berufswelt steckt durch die digitale Transformation in einem ungeheuer dynamischen Umbruch. Das gilt für technische Berufe genauso wie für das Personalwesen. Die Entwicklung von der klassischen Personalverwaltung mit einem strengen Fokus auf administrative, bewahrende Tätigkeiten hin zu einem geradezu kometenhaft raschen Aufstieg zum strategischen Partner der Geschäftsführung vollzieht sich in hohem Tempo.

Das Personalwesen kann die Digitalisierung nutzen, um die eigene Rolle völlig neu zu definieren. Dabei helfen digitale HR-Lösungen, weil sie Mitarbeitenden und Führungskräften im Personalbereich operative und administrative Routinearbeiten weitestgehend abnehmen. Die Folge: Personaler:innen können langfristig strategisch (vor)denken und arbeiten und sich konzentriert ihrer zentralen Aufgabe widmen:

Mitarbeiter:innen rekrutieren, binden und weiterentwickeln.

Aus der Personalverwaltung kann ein Unternehmensbereich werden, der eine Macher-Rolle einnimmt. Sie kann sich dank digitaler Lösungen aus dem Verwaltungswürgegriff lösen und statt nur zu reagieren aus einer Position der Stärke heraus aktiv agieren. Digitalisierung im Personalwesen heißt vor allem eines: Eng verzahnte Prozesse nutzen, strukturierte und aufbereitete Daten und Kennzahlen auf Knopfdruck abrufen, dann ins große Ganze einordnen, Ideen entwickeln und Handlungsbereitschaft erzeugen. Ohne zuverlässige Daten ist nicht nur ein modernes Unternehmen gefesselt, auch das Personalwesen fischt im Trüben.

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