Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung 2026: Alles erklärt

In einer Lohnabrechnung bzw. einer Gehaltsabrechnung wird dokumentiert, aus welchen Bestandteilen sich der Lohn bzw. das Gehalt eines oder einer Mitarbeitenden in einem bestimmten Zeitraum zusammensetzt. Über die Lohnabrechnung können Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber zudem die erfolgte Zahlung des Lohns und Gehalts nachvollziehen.

Die Entgeltabrechnung ist der Oberbegriff und umfasst die Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung.

• Aus der Lohnabrechnung geht nach Bestandteilen aufgeschlüsselt hervor, wie viel Lohn Mitarbeitende über einen bestimmten Zeitraum hinweg erhalten haben.

• Unternehmen, die ihre Lohnabrechnung selbst erstellen, profitieren erheblich, beispielsweise von Kostenersparnissen und mehr Kontrolle. Gleichzeitig erhöht sich jedoch – vor allem bei weniger Erfahrenen – das Fehlerrisiko.

• Wer eigenhändig die Lohnabrechnung erstellt, muss auf jeden Fall die gesetzlichen Vorschriften kennen und beachten. Deshalb ist es so wichtig, das richtige Tool zu wählen und sinnvolle Abläufe zu etablieren.

Bevor ein Unternehmen die Lohnsteuerabrechnung erstmals eigenständig erstellt, müssen vorab die wichtigsten Begriffe und Grundlagen geklärt sein. Außerdem müssen funktionierende Abläufe und Routinen dafür etabliert werden.

Was ist eine Gehaltsabrechnung? Und wann spricht man von einer Lohnabrechnung? Arbeitgeber können ihre Mitarbeitenden auf zweierlei Weise entlohnen: über Lohn oder über Gehalt. Beim Lohn werden Arbeitnehmer:innen nach den erbrachten Arbeitsstunden bezahlt – der Endbetrag kann deshalb monatlich variieren, etwa weil sie Prämienlohn erhalten. 

Das Gehalt hingegen ist eine feste Summe, die monatlich gezahlt wird. Dabei spielt es keine Rolle, wie lange der oder die Arbeitnehmer:in tatsächlich gearbeitet hat.

In der Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung – oder auch Payroll – vermerken Sie im Hauptteil unter „Brutto-Bezüge“, ob es sich um Lohn oder Gehalt handelt. Der Unterschied zwischen Lohn- und Gehaltsabrechnung besteht also in erster Linie darin, wie das Brutto-Entgelt ermittelt wird.

Lohn- und Gehaltsabrechnung einfach erklärt

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Die Lohnabrechnung wird entweder extern oder intern bearbeitet. Die dafür zuständige Stelle wird Lohnabrechnungsstelle genannt. Führt das Unternehmen die Abrechnung selbst durch, ist die intern beauftragte Abteilung (meist die Personalabteilung) die Lohnabrechnungsstelle. Wenn Unternehmen die Lohnabrechnung auslagern, übernehmen externe Lohnbüros oder Steuerberater die Rolle als Lohnabrechnungsstelle.

Zur Abwicklung der Lohnabrechnung benötigt die beauftragte interne oder externe Lohnabrechnungsstelle alle abrechnungsrelevanten Daten, wie z. B. Gehalts- bzw. Lohndaten sowie Arbeitszeiten.

Obwohl es Zeit und gelegentlich auch Nerven kostet, die Lohnabrechnung selbst zu machen, sprechen einige Gründe dafür, mit einer geeigneten Software für die Lohnabrechnung selbst ans Werk zu gehen:

• Kostenvorteil: Bei der internen Abwicklung bleiben die Kosten weitestgehend überschaubar. Dagegen kann die Inanspruchnahme externer Anbieter hohe Kosten verursachen. 

• Unabhängigkeit: Sie behalten die Fäden in der Hand und haben bei Bedarf jederzeit vollen Zugriff auf alle Daten.

Datensicherheit: Wenn die Lohnabrechnung intern erstellt wird, brauchen Sie keine sensiblen Daten an Externe weiterzuleiten.

Für die erfolgreiche Abwicklung der Lohnabrechnung gilt es, das Tool zu finden, das am besten zu den individuellen Anforderungen und den Unternehmensbedingungen passt. Zur Auswahl stehen unter anderem:

• Excel-Tabellen

• professionelle Lohnabrechnungssoftware 

• Onlinerechner

• vorgefertigte Muster und Vorlagen 

Als Arbeitgeber sind Sie laut § 108 GewO dazu verpflichtet, allen Mitarbeiter:innen bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung bereitzustellen.

Da steuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Dokumente wie die Lohnsteuerabrechnung einer Aufbewahrungsfrist unterliegen, müssen diese auch nach einer vollzogenen Kündigung mitunter über viele Jahre hinweg aufbewahrt werden.

Für Unterlagen der Lohn- und Gehaltsabrechnung gelten Aufbewahrungsfristen. Dabei unterscheidet man zwischen den kürzeren steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen nach dem Einkommenssteuergesetz (EStG) und sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungsfristen.

Für steuerrechtliche Unterlagen, wie Entgeltabrechnungen oder Belege für den Lohnsteuerabzug, gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren (EStG § 41). Haben steuerrechtliche Dokumente darüber hinaus einen Bezug zur betrieblichen Gewinnermittlung, müssen Sie diese sogar zehn Jahre lang aufbewahren.

Sozialversicherungsrechtliche Unterlagen, wie beispielsweise Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgern, gehen mit einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren einher. Bei Dokumenten, die Ansprüche auf Leistungen aus der betrieblichen Altersvorsorge enthalten, verfällt die Aufbewahrungsfrist sogar erst nach 30 Jahren (§ 18a BetrAVG).

Weitere Aufbewahrungsfristen zu Personalakten finden Sie auf dieser Seite.

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Das Gesetz regelt in § 108 Abs. 3 Satz 1 GewO, was in der Lohn- und Gehaltsabrechnung enthalten sein muss. Die folgende Übersicht zeigt den detaillierten Aufbau der Gehaltsabrechnung gegliedert in einzelne Bestandteile.

• Name und Anschrift des Arbeitgebers sowie des/der Arbeitnehmenden

• Bezugsdatum und Erstellungsdatum der Entgeltabrechnung

• Steuerdaten und Sozialversicherungsdaten des/der Arbeitnehmenden

• persönliche Daten/Vertragsdaten sowie Urlaubsdaten des/der Arbeitnehmenden

• Bruttolohn oder -gehalt

• Sachbezüge/geldwerte Vorteile

• vermögenswirksame Leistungen

• Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge

• Steuerfreibeträge

• Kirchensteuerabzug

• Sozialversicherungsbeiträge der Arbeitnehmenden

• persönliche Abzüge

• Aufwandsentschädigungen

• Auszahlungsbetrag

• Kontodaten der Arbeitnehmenden

• Gesamtsumme des Arbeitgebers

• Verdienstbescheinigung

• evtl. ein Hinweis darüber, dass die Abrechnung gemäß § 108 Abs. 3 Satz 1 der Gewerbeordnung erstellt wurde

Klicken Sie auf das Lohnabrechnungsbeispiel unten, um die Bestandteile einer Entgeltabrechnung zu sehen. Unten finden Sie zudem eine Auflistung gängiger Abkürzungen und deren Bedeutung.

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• Grundlagen und Berechnungen von Vergütungsarten, einschließlich Akkordlohn, der auf Arbeitsmenge basiert und mehr Leistung mit höherem Gehalt belohnt.

• Zeitlohn, der unabhängig von der Arbeitsmenge nach Arbeitsstunden berechnet wird.

• Grundgehalt, eine feste, regelmäßige Entlohnung, ergänzt durch Bonuszahlungen für besondere Leistungen.

• Elterngeld, das auf Basis des vorherigen Einkommens berechnet wird.

• Leistungslohn, auch als leistungsgerechte Vergütung bekannt, belohnt individuelle oder Teamleistungen, oft ergänzt durch Prämien oder Erfolgsbeteiligungen.

• Anteilige Gehaltsberechnung, relevant bei Teilzeitbeschäftigung oder unvollständigen Arbeitsmonaten.

• Brutto Gehalt: Grundgehalt, eine feste, regelmäßige Entlohnung, ergänzt durch Bonuszahlungen für besondere Leistungen.

• Gratifikation: Eine zusätzliche Belohnung für besondere Leistungen oder Erfolge.

• Tantieme: Eine erfolgsabhängige Vergütung, die oft an Führungskräfte oder Mitarbeiter in leitenden Positionen gezahlt wird.

• Überstunden auszahlen: Vergütung für geleistete Arbeitsstunden über die reguläre Arbeitszeit hinaus.

• Weihnachtsgeld: Eine zusätzliche Vergütung, die üblicherweise zu Weihnachten gezahlt wird, oft als Anerkennung für die Arbeit im vergangenen Jahr, ähnlich wie das Urlaubsgeld.

Im Rahmen der Entgeltabrechnung gilt es, die fälligen Steuern und Beiträge zu berechnen, um deren korrekte Abführung sicherzustellen:

Steuern senden Sie an das Finanzamt:

• Lohnsteuer

• Solidaritätszuschlag

• Kirchensteuer

Sozialabgaben gehen an die Krankenkasse des/der Arbeitnehmenden:

• Krankenversicherung

• Rentenversicherung

• Pflegeversicherung

• Arbeitslosenversicherung

Vereinfacht gesagt, bestimmt die Höhe des Bruttogehalts/-lohns die Höhe der Abzüge. Die Höhe der Lohnsteuer richtet sich nach Gehalt und Lohnsteuerklasse und liegt zwischen 14 Prozent und 45 Prozent.

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Die Höhe des Solidaritätszuschlags (Soli) und der Kirchensteuer ist von der Höhe der Lohnsteuer abhängig. Beim Soli wird ein Anteil von 5,5 Prozent verlangt. Seit 2021 fällt der Soli aber für 90 Prozent der Steuerzahler:innen weg. Bei weiteren 6,5 Prozent entfällt er zumindest teilweise. Auf der Website des Bundesfinanzministeriums können Sie Ihre Steuerersparnis berechnen. Für die Kirchensteuer werden 9 Prozent der Lohnsteuer fällig. In Bayern und Baden-Württemberg liegt der Prozentsatz bei 8 Prozent.

Die Sozialversicherungsbeiträge bilden einen festen Prozentsatz des Bruttogehalts und werden bis auf den Zusatzbeitrag für Kinderlose zur Pflegeversicherung von Arbeitgeber (AG) sowie Arbeitnehmer:in (AN) zu gleichen Teilen getragen (je 50 Prozent).

Lesetipp: Lohnbuchhaltung richtig vorbereiten – so klappt’s

Werte für 2026 für die einzelnen Versicherungszweige (Quelle: lohn-info.de):

Auch die Lohnsteuerklasse beeinflusst, wie viel Steuer vom Gehalt bzw. Lohn abgezogen werden. Insgesamt gibt es sechs verschiedene Steuerklassen, die jeweils einen monatlich steuerfreien Arbeitslohn (msA) ergeben.

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Beim Erstellen der Lohnabrechnung kann sich schnell einmal ein Fehler einschleichen. Beugen Sie Fehlern am besten vor, indem Sie sich ausführlich mit der Materie vertraut machen. Lassen Sie uns also einen Blick auf die typischen Fehler und damit einhergehende Konsequenzen werfen.

Zu den klassischen Fehlern bei der Entgeltabrechnung zählen:

• Minijobber:innen und kurzfristig Beschäftigten werden verwechselt

• falsche Steuerklasse angewandt

• ein im Hauptjob bereits aufgebrauchten Lohnsteuerfreibetrags wird genutzt

• Flüchtigkeitsfehler oder Sorgfaltsfehler 

• Sonderregelungen nicht korrekt umgesetzt

• Abgabefristen verpasst

Die Entgeltabrechnung ist ein steuerrelevantes Dokument, weswegen alle Daten und Angaben korrekt sein müssen. Was tun, wenn sich doch einmal Fehler einschleichen?

Fehler bei der Berechnung, z. B. zu hoch oder zu niedrig berechnete Steuern, können Sie innerhalb von drei Monaten rückwirkend korrigieren. Doch das bedeutet hohen bürokratischen Aufwand.

Ernsthafte Folgen hat es, wenn Sie vergessen, fällige Beträge fristgerecht an Behörden oder Ämter zu zahlen. Passiert dies bei drei aufeinanderfolgenden Zahlungen, machen Sie sich sogar strafbar. Es drohen hohe Geld- oder lange Freiheitsstrafen (bis zu fünf Jahre).

Um die typischen Fehler beim Erstellen der Lohnabrechnung zu vermeiden, achten Sie auf Folgendes:

• Informieren Sie sich umfassend und erstellen Sie sich im Vorfeld einen ausführlichen Guide mit allem, was Sie bei der Abgabe beachten müssen. 

• Bewahren Sie notwendige Unterlagen übersichtlich und geordnet auf.

• Bereiten Sie die Lohnabrechnung mit ausreichend Vorlauf zum Abgabedatum vor. Dies erspart Ihnen Stress und ermöglicht es, die Abrechnung mit einem freien Kopf zu erstellen.

• Greifen Sie bei der Erstellung auf ein professionelles Tool zurück. 

Suchen Sie sich bei Fragen Hilfe. Unter Umständen geben auch die Behörden selbst Auskünfte.

Damit Sie die Berechnung von Lohn oder Gehalt (netto) nachvollziehen können, haben wir ein Beispiel für Sie angehängt. Bitte beachten Sie, dass das nachfolgende Beispiel unverbindlich und stark vereinfacht ist.

Die für das Erstellen der Lohnabrechnung relevanten Arbeitnehmerdaten lauten wie folgt: 

• Steuerklasse: 1

• Geburtsjahr: 1992 

• Monatsbruttolohn: 3.000 Euro

• Geldwerter Vorteil: 0 Euro 

• Zahl der Kinderfreibeträge: 0 

• Kirchensteuerpflichtig: 8 Prozent (Wohnort Bayern) 

• Rentenversicherung: gesetzlich pflichtversichert 

• Krankenversicherung: gesetzlich pflichtversichert 

• KV-Zusatzbeitrag: 1,7 Prozent

• Arbeitslosenversicherung: gesetzlich pflichtversichert 

• Freibetrag: 0 Euro

Abgaben des Arbeitnehmers 

Lohnsteuer: 339,17 Euro

Solidaritätszuschlag: 0 Euro 

Kirchensteuer: 27,13 Euro 

Steuern gesamt: 366,30 Euro

Sozialabgaben 

Rentenversicherung: 279,00 Euro 

Arbeitslosenversicherung: 39,00 Euro 

Krankenversicherung: 234,00 Euro 

Pflegeversicherung: 69,00 Euro

Sozialabgaben gesamt: 621,00 Euro

Nettolohn: 2.012,70 Euro

Die Lohnabrechnung intern im Unternehmen zu erstellen, geht häufig mit einer erheblichen Kostenersparnis und mehr Unabhängigkeit einher. Auswirkungen von Personalentscheidungen können zudem besser abgeschätzt werden. Bei der effizienten Bearbeitung Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung unterstützt Sie die vorbereitende Entgeltabrechnung von Personio – samt praktischer DATEV-Schnittstelle.

Bei der Lohnabrechnung werden Arbeitnehmer:innen nach den erbrachten Arbeitsstunden entlohnt. Deshalb kann Höhe des Lohns von Monat zu Monat unterschiedlich sein.

Bei der Lohnabrechnung wird die geleistete Arbeit entlohnt – der Lohn kann dabei variieren. Beim Gehalt handelt es sich um die Entschädigung der zur Verfügung gestellten Arbeitskraft, die meist auf einem vertraglich vereinbarten Festbetrag basiert. Der Überbegriff der Lohn- und Gehaltsabrechnung lautet Entgeltabrechnung.

Die Lohnabrechnung im eigenen Unternehmen zu erstellen, bedeutet die volle Kontrolle zu behalten. Und zwar sowohl in Bezug auf das Dokumentenmanagement als auch im Hinblick auf die Kosten. 

Eine Lohnabrechnung setzt sich aus Kopf-, Haupt- und Schlussteil zusammen. Die Sorgfalt ihrer Erstellung ist äußerst wichtig, da es sich um ein steuerrelevantes Dokument mit der Lohnsteuerabrechnung handelt, d. h. alle Daten und Angaben müssen korrekt sein.