Lohnbuchhaltung: Definition, Aufgaben und Vorbereitung

Zu den Aufgaben der Lohnbuchhaltung – oder auch Payroll – gehören das Erfassen, Abrechnen und Buchen von Arbeitsentgelten. Eine gute vorbereitende Lohnbuchhaltung erleichtert die Abwicklung von Löhnen und Gehältern im Unternehmen erheblich. So stellen Sie im Unternehmen sicher, dass im Rahmen der Personalbuchhaltung die gesetzlichen und freiwilligen Abzüge der Arbeitsentgelte korrekt erfolgen. Für die meisten Unternehmen ist die Lohnbuchhaltung verpflichtend, denn sie ist automatisch an die Pflicht zur Lohnsteuerzahlung geknüpft.

Lohn- und Gehaltsabrechnung einfach erklärt

Wir benötigen Ihre Zustimmung, um diesen Service zu laden!

Dieser Inhalt darf aufgrund von Trackern, die dem Besucher nicht offengelegt werden, nicht geladen werden.

Mehr InformationAkzeptieren

Der Zweck der Lohnbuchhaltung, auch Lohnbuchführung oder Personalbuchhaltung genannt, ist es,

• den Lohn- bzw. den Gehaltsanspruch aller Mitarbeitenden für einen bestimmten Zeitraum zu errechnen, und zwar brutto und netto.

• die Lohn- bzw. Gehaltskosten und den damit verbundenen Sozialaufwand für das Weiterverrechnen in der Betriebsbuchhaltung aufzubereiten.

Damit die für die Lohnbuchführung Verantwortlichen ihre Arbeit optimal erledigen können, benötigen sie Unterlagen für die Abrechnung von Löhnen und Gehältern, inklusive Leistungskennzahlen für die Berechnung des Prämienlohns. Dazu gehören u. a. Stundenzettel, Arbeitszeitkarten, Lohnstücklisten und vor allem Arbeitsverträge. All dies wird in der Regel in einer professionellen Lohnabrechnungssoftware erfasst und bearbeitet.

Nur auf dieser Basis können die erfassten Lohnzeiten auch anhand der geltenden Lohnsätze, oder auch Lohnformeln, bewertet und berechnet werden. Aus den bewerteten Lohnzeiten und den erbrachten Leistungen ergibt sich dann für den oder die einzelne Mitarbeitende der Bruttolohn für einen bestimmten Leistungs- und Abrechnungszeitraum. In einer digitalisierten Lohnbuchhaltung haben Mitarbeitende jeweils ein eigenes digitales Lohnkonto – einen personalisierten Datensatz.

Personio Payroll: Lohnabrechnung, wie Sie sein sollte

Ob Pauschalversteuerung, 100%-ige Compliance oder automatisierte Kommunikation mit Sozialversicherungsträgern: Personio Payroll sorgt für eine entspannte Abrechnung in Minuten statt Tagen.

Personio Payroll kennenlernen

Neben den genannten Aufgaben der Lohnbuchhaltung wie dem Erfassen, Abrechnen und Buchen von Löhnen und Gehältern, umfasst die Personalbuchhaltung weitere Aufgaben und Aspekte:

Im Rahmen der Lohnbuchhaltung führen Unternehmen verpflichtend für alle Mitarbeitenden ein eigenes Lohnkonto. Die Angaben der einzelnen Lohnkonten wiederum werden in Lohnlisten für eine Lohnperiode gesammelt. Die Lohnlisten dienen der Zusammenstellung der Löhne und Gehälter.

Die individuellen Lohnkonten enthalten neben den Stammdaten einer Arbeitskraft auch deren Steuermerkmale wie die Lohnsteuerklasse und eventuelle Freibeträge. Außerdem

• Infos zum Tag der Lohnauszahlung

• den Zeitraum der Lohnzahlung und

• den einzelnen Komponenten des Lohns

Gut zu wissen: Das Lohnkonto liefert auch die Berechnungsbasis für die gesetzliche Unfallversicherung.

Fach-Lesetipp: In § 41 Einkommensteuergesetz bzw. in § 4 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung ist exakt festgelegt, welche Daten ein Lohnkonto enthalten muss.

Die Personalstammdaten eines jeden Arbeitnehmers werden als Lohnkontodatensatz angelegt und vom Team in der Lohnbuchhaltung gepflegt. Dazu zählen z. B. Name und Vorname, Geburtstag, Adressdaten. Die Sozialversicherungsnummer holen Sie direkt bei den betreffenden Mitarbeitenden ein.

Für jedes neue Teammitglied im Unternehmen muss für die Personalbuchhaltung ein neues Lohnkonto eröffnet und die Daten den Sozialversicherungsträgern gemeldet werden. Alle verpflichtenden Daten erhalten Sie über die zentrale Datenbank des Bundeszentralamts für Steuern. Dazu muss das neue Teammitglied über die Lohnbuchhaltung bei dieser Datenbank angemeldet werden – im Gegenzug werden dem Unternehmen dann die Daten über ELStAM übermittelt.

Die Lohnbuchhaltung muss neue Teammitglieder beim im Rahmen des Onboardings anmelden und ausscheidende wieder abmelden. Diese An- und Abmeldungen sind wie auch weitere Meldungen während der Dauer der Beschäftigung gesetzlich vorgeschrieben. Dazu zählen u. a. die Meldungen für die gesetzliche

• Arbeitslosenversicherung

• Krankenversicherung

• Pflegeversicherung

• Unfallversicherung

• Rentenversicherung

Diese Meldungen – die sog. DEÜV-Meldungen an die Sozialversicherungsträger – werden nach der Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV) abgewickelt.

Darüber hinaus erledigt die Personalbuchhaltung auch die Lohnsteueranmeldung. Damit wird gewährleistet, dass alle Beschäftigten automatisch den Nettowert ihres Entgelts erhalten.

Während des laufenden Beschäftigungsverhältnisses muss die Lohnbuchhaltung für alle Beschäftigten online über ELSTER die einbehaltenen Steuern und den Solidaritätszuschlag an das Finanzamt melden.

Auch die Meldung der errechneten Beiträge eines oder einer Mitarbeitenden für die Sozialversicherungsträger sowie eventuell fällig gewordene Lohnfortzahlungskosten im Krankheitsfall zählen zu den Aufgaben der Lohnbuchhaltung.

Zum Ende eines Beschäftigungsverhältnisses ist erneut die Personalbuchführung gefragt. Sie muss einerseits das Bundeszentralamt für Steuern über eine über ELSTER zu verschickende Abmeldeliste über das Beschäftigungsende informieren und andererseits auch die Krankenkasse des Teammitglieds kontaktieren – damit dieser bis zum Vertragsende krankenversichert ist, auch im Fall einer vorherigen Freistellung.

Was würden Sie mit 30 Stunden mehr im Monat machen?

Lohnverantwortliche kennen es: Daten pflegen und aktualisieren, viel Hin und Her mit alle Beteiligten und dann klopfen auch noch Gesetzesänderungen regelmäßig an. Da bleibt nicht viel Zeit für anderes!

Doch mit einer einfachen Gleichung können Sie das ändern: HR + Lohnabrechnung = mehr Freiraum. Auf dieser Seite zeigen wir Ihnen, wie das genau aussieht.

Zu den Leitfäden und Videos

Auch wenn Lohn und Gehalt für das Geld stehen, das am Ende auf dem Konto des Arbeitnehmers landet, gibt es zwischen Lohn und Gehalt doch einen entscheidenden Unterschied.

Lohn und Gehalt werden zwar oft synonym verwendet, sind aber unterschiedliche Formen des Arbeitsentgelts, das der Arbeitgeber für die erbrachte Arbeitsleistung des Arbeitnehmers zahlt.

Das Gehalt bezeichnet ein fest vereinbartes Entgelt, eine Art Grundgehalt, das jeden Monat gleich ist. Ganz gleich, ob der oder die Mitarbeitende in einem Monat zehn Tage im Urlaub war oder nicht. Ganz gleich, ob der Monat 28 oder 31 Tage hat. Ganz gleich, ob der oder die Mitarbeitende in jeder Stunde seiner Arbeitszeit etwas geleistet hat.

Der Lohn hingegen errechnet sich aus der tatsächlich geleisteten Arbeit – und kann dementsprechend von Monat zu Monat unterschiedlich ausfallen. Vor allem bei Arbeitern im produzierenden Gewerbe oder bei Minijobbern in der Gastronomie fallen Löhne an. Löhne können nach Stunden, Akkord oder Stückzahlen berechnet werden, Zuschläge für Nacht- oder Wochenendarbeit können dazukommen. Die Folge: ein schwankender Verdienst. Wer auf Stundensatzbasis arbeitet, erhält also während seines Urlaubs keinen Lohn.

Für die Lohnbuchhaltung ist die Art der Entlohnung und damit deren Abrechnung eine zentrale Frage. Werden Mitarbeitende etwa stundenweise bezahlt, jede Überstunde extra abgerechnet und Wochenendzeiten oder Nachtarbeiter höher vergütet werden, ist der Aufwand in der Lohnbuchhaltung entsprechend höher. Bei festen Monatsgehältern müssen von der Lohnbuchhaltung lediglich vertragliche Anpassungen wie z. B. Erhöhungen zum Beginn eines neuen Geschäftsjahres, regelmäßige Bonuszahlungen oder tarifliche Erhöhungen berücksichtigt werden.

Nach dem Gesetz ist jedes Unternehmen, das Angestellte beschäftigt, mit der Pflicht zur Lohnsteuerzahlung automatisch zur Lohnbuchhaltung verpflichtet. Diese muss monatlich erfolgen und eingereicht werden.

Es dürfte deutlich geworden sein – die beschriebenen Pflichten und Aufgaben der Lohnbuchhaltung sind nicht nur vielfältig, sondern auch inhaltlich herausfordernd. Mitarbeitende in der Lohnbuchhaltung sollten über gute Kenntnisse im Arbeits-, Sozial- und Steuerrecht verfügen. Auch der monatliche Zeitaufwand ist nicht zu unterschätzen.

>> Was muss rein? Erfahren Sie in diesem Artikel alles Wichtige zur Lohnsteuerbescheinigung.

Fehler in den Entgeltabrechnungen führen schnell zu Problemen – einerseits mit den eigenen Mitarbeitenden, die das Vertrauen in das Unternehmen verlieren, und andererseits mit dem Finanzamt oder der Deutschen Rentenversicherung. Dann werden nicht einkalkulierte Nachzahlungen oder Bußgelder fällig. Deshalb ist es wichtig, dass Ihre Lohnbuchhaltung absolut exakt und fehlerfrei arbeiten kann.

Sie haben die Möglichkeit, einen externen Dienstleister für die Lohnbuchhaltung ins Boot zu holen oder ein eigenes Team im Unternehmen aufzubauen, das mit einer entsprechenden Software arbeitet, die dann Prozesse und Workflows gesetzeskonform abbildet.

Vorteil eines externen Dienstleisters sind die Expertise und die Erfahrung, denn Steuerberater oder Lohnbüros betreuen in der Regel nicht nur einen Mandanten bei der Lohnbuchhaltung. Auch aktuelle Gesetzesanpassungen werden von Dienstleistern gut abgedeckt.

Das hängt davon ab, welchen Weg Sie bei der Lohnbuchhaltung gehen. Wenn Sie alle Lohndaten in Excel führen, entstehen Ihnen lediglich den Kosten durch den oder die Mitarbeitende. Dennoch ist diese kostengünstigste Methode auch die komplexeste und fehleranfälligste – denn wo Menschen Daten händisch eingeben, sitzt der Fehlerteufel mit an der Tastatur.

Wenn Sie Ihre Lohnbuchhaltung an einen Steuerberater, einen Buchhalter oder einen Lohnbuchhaltungsdienstleister auslagern, entstehen Ihnen in der Regel Kosten, die auf der Anzahl der Mitarbeitende beruhen. Dabei bieten viele Dienstleister ein Stufenmodell an – je mehr Beschäftigte zu bearbeiten sind, desto günstiger wird der Preis in Relation. Steuerberater kalkulieren nach dem Gegenstandswert. Ein Beispiel hierfür finden Sie in dieser Tabelle.

Der Weg über eine Lohnsoftware als Teil einer unternehmensweiten HR-Software ist langfristig die beste Wahl. Dies belegen unabhängige Tests. Insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen lohnt sich die Wahl einer Lohnsoftware. Ein gutes Lohnabrechnungsprogramm muss nicht teuer sein. Sie haben dadurch immer Zugriff auf die Lohndaten Ihrer Beschäftigten, beachten stets alle aktuellen rechtlichen Vorgaben und Gesetzesänderungen und können im Handumdrehen digitale Lohnabrechnungen erstellen. Entscheidend bei der Wahl sollte nicht nur die Frage „Was kostet Lohnbuchhaltung?“ sein, sondern vielmehr, welche Optionen Ihnen die Software bietet. Klären Sie auf jeden Fall folgende Fragen:

• Datenschutz

• Support-Angebot

• Intuitive Bedienung der Software

• Backup-Angebot

• Test vor dem Kauf möglich

• GoBD-Konformität

Schnell, präzise und mühelos abrechnen

Personio Payroll vereint Personal- und Abrechnungsprozesse in einer Software. So sind Mitarbeiterdaten von Anfang an korrekt und Automatisierungen erleichtern die Lohnabrechnung sowie die Kommunikation mit Sozialversicherungsträgern.

Personio Payroll kennenlernen

Wenn Sie wie die meisten Personalabteilungen bei der Lohnabrechnung mit einem externen Steuerberatungsbüro zusammenarbeiten, dann ist es Ihre Aufgabe, alle für die Lohnabrechnung relevanten Informationen zu einem bestimmten Stichtag in korrekter Form an den Dienstleister zu kommunizieren. Dies erfordert eine gute vorbereitende Lohnbuchhaltung.

Damit die Personalbuchhaltung möglichst reibungslos abgewickelt werden kann, muss sie gut vorbereitet werden. Zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung gehört, vor jeder monatlichen Abrechnungsrunde in der Personalabteilung viele unterschiedliche Daten zu erfassen. Häufig werden dafür noch Excel-Tabellen verwendet oder Daten befinden sich an unterschiedlichen Orten, was zu Fehlern führen kann. Ist nur eine einzige Person mit den Informationen vertraut, fehlen wichtige Informationen, wenn sie einmal ausfällt.

Hinzu kommt: Es fließen viele unterschiedliche Informationen ein – von Personal- über Gehaltsdaten bis hin zu den Abwesenheitsperioden. Welche Informationen im Detail darunter fallen, erfahren Sie in der Best Practice für die Konfiguration der Lohnabrechnung.

Wichtig ist zudem, dass all diese Daten aktuell sind. Nun stellen Sie sich vor, Sie als Personaler erhalten von Kollegen, bei denen sich etwas Relevantes für die Lohnbuchhaltung ändert, jedes Mal eine Info – sei es per Mail, per Telefon oder mündlich. Das ist der Fall, wenn ein neuer Mitarbeiter anfängt, ein Mitarbeiter kündigt, ein Kollege in Elternzeit geht, eine Kollegin länger krankheitsbedingt ausfällt usw.

Ihre Aufgabe ist es, diese Informationen vor einem Lohnabrechnungslauf zu erfassen und dem Steuerberater weiterzugeben. Doch wie sollen Sie den Überblick behalten, geschweige denn garantieren, dass keine Information verloren geht? Und was, wenn Sie krank werden oder im Urlaub sind und der Stichtag naht? Wer gibt die Daten dann weiter? 

Die vermeintlich simple Aufgabe der Lohnbuchhaltung ist also komplex, denn viele unterschiedliche Mitarbeiterinformationen spielen eine Rolle. Als HR-Verantwortlicher können Sie unmöglich alleiniger Verwalter dieser Daten sein. Dagegen spricht die Menge an Informationen, die Unberechenbarkeit (laufend ändern sich Personaldaten) und die Sicherheit. Denn ausgewählte Informationen dürfen Sie wegen datenschutzrechtlicher Bestimmungen nicht abfragen oder verarbeiten. Vielleicht haben Sie sogar Zugriff hierauf, aber Ihre Urlaubsvertretung nicht. Ihre Zugangsdaten weiterzugeben, ist aber keine Option.

Mit einem System, das jeden Monat automatisch die richtigen und aktuellen Informationen abruft und bereitstellt, sind Sie auf der sicheren Seite. Dieses System kann alle Informationen samt Änderungen konstant erfassen und zusammenführen, um die vorbereitende Lohnbuchhaltung korrekt zu machen. In diesem System liegen die Daten gebündelt und für alle transparent einsehbar und bearbeitbar. Dort können Ihre Mitarbeitenden ihre eigenen personenbezogenen Informationen selbst ändern.

In diesem zentralen System sind die Stammdaten aller Beschäftigten, ihre Ab- und Anwesenheiten, Bonuszahlungen, Entwicklung und einiges mehr dokumentiert. Die ideale Lösung für Ihre vorbereitende Lohnbuchhaltung sollte den gesamten Mitarbeiterzyklus abdecken. Denn der enthält all jene Informationen, die Sie für die Lohnbuchhaltung benötigen.

Auf dieses System haben nicht nur Sie Zugriff, sondern auch Ihre Kollegen. Das befähigt Angestellte, ihre Personalinformationen eigenständig zu pflegen, und entbindet Sie der Verantwortung.

Wenn Sie eine Plattform haben, in der alle Mitarbeiterinformationen gebündelt werden, dann müssen Sie diese nicht in unterschiedlichen Systemen hinterlegen oder von einem ins andere System übertragen. Sie müssen sich morgens in nur ein System einloggen und Sie können jederzeit nachvollziehen, wie der Prozessfortschritt ist (nicht nur Sie, auch Ihre Kollegen).

Zudem: Sie haben auf System-Seite einen Ansprechpartner, an den Sie sich wenden können, wenn Sie Fragen zur Lohnbuchhaltung haben – oder darüber hinaus. Denn Ihre Kontaktperson hat die ganzheitliche Perspektive – sprich, sie kennt all jene Faktoren, die sich auf Lohn- und Gehaltsabrechnung auswirken. Ihr Steuerberater kennt diese Faktoren nicht, sondern ist Experte für die buchhalterischen Prozesse. Er profitiert davon, wenn er jedes Mal alle Informationen pünktlich und korrekt erhält.

Möglicherweise haben Sie bereits Lösungen im HR im Einsatz, zum Beispiel für das Bewerbermanagement oder für Abwesenheiten. Wenn sämtliche Mitarbeiterinformationen an einem Ort zusammenlaufen, dann können Sie Kosten sparen, weil Sie ein statt mehrere Tools bezahlen. Sie können zudem Geld sparen, weil Sie nicht ständig wechseln müssen zwischen mehreren Systemen. Informationen fließen einmal in die Plattform und werden dort in unterschiedlichen Anwendungen genutzt, wie zum Beispiel in der Lohnbuchhaltung. Das ist leichter in der Handhabe, was wieder Kosten senkt. Mitarbeiter müssen einmal eingearbeitet sein und nicht ständig neue Technologien verstehen lernen. Auch die Wechselkosten dürften überschaubar sein. Denn die Informationen liegen aus anderen Tools digital vor, sodass sie diese einfach übertragen können.

Personio deckt den gesamten Mitarbeiterzyklus ab und unterstützt Sie bei der Lohnabrechnung online. Das Lohnprogramm übernimmt die Berechnungen für Sie und räumt Fehlerquellen aus dem Weg. Zusätzlich können Sie wiederkehrende Aufgaben automatisieren und so Ihren Verwaltungsaufwand reduzieren.