Lohnsteuerjahresausgleich – Anleitung für Arbeitgeber

Zwei Mitarbeiter schauen gemeinsam auf einen Computerbildschirm

Mit dem Lohnsteuerjahresausgleich können Sie Mitarbeiter glücklich machen – im besten Fall erhalten Arbeitnehmer nämlich Geld zurück. Für Arbeitgeber liegt die Herausforderung darin, pünktlich und gewissenhaft und korrekt Mitarbeiteransprüche zu bedienen. Pflichten, Rechenbeispiele, Stolperfallen: Das Wichtigste auf einen Blick.

1. Wann ist der Lohnsteuerjahresausgleich Pflicht?

Im Vergleich zur Einkommenssteuererklärung, die durch den Arbeitnehmer erfolgt, ist für den Lohnsteuerjahresausgleich der Arbeitgeber verantwortlich.

Diese Kriterien legen fest, wann Arbeitgeber den Lohnsteuerjahresausgleich vornehmen müssen:

  • Ein Arbeitgeber hat mindestens zehn Mitarbeiter. Betriebe, die kleiner sind, haben keine Verpflichtung zu einem Lohnsteuerjahresausgleich.
  • Der Arbeitnehmer stand während des abgelaufenen Kalenderjahres dauerhaft in einem Dienstverhältnis und bezog daraus seinen Arbeitslohn. Zum Arbeitslohn zählen nicht nur Vergütungen in Bar, sondern auch Sachbezüge wie Verpflegung oder Unterkunft, sowie andere geldwerte Vorteile wie ein Dienstwagen. Es ist unerheblich, ob es sich um einmalige oder laufende Einnahmen handelt.
  • Der Arbeitnehmer bezog am Ende des Kalenderjahres Arbeitslohn aus einem früheren Beschäftigungsverhältnis.
  • Es liegen keine gesetzlichen Ausschlussgründe vor (siehe mehr dazu unten im Text).

Für diese Personen muss der Arbeitgeber in Deutschland den Lohnsteuerjahresausgleich machen:

  • Arbeitnehmer, die im Inland ihren Wohnsitz haben. (Die Staatsbürgerschaft des Arbeitnehmers spielt keine Rolle – gilt auch für die nächsten Punkte)
  • Arbeitnehmer, die im Inland keinen Wohnsitz haben, aber dort als Arbeitnehmer tätig sind
  • Arbeitnehmer, deren ausländische Tätigkeit im Inland verwertet wird
  • Arbeitnehmer, die im Ausland leben, aber ihren Arbeitslohn aus inländischen öffentlichen Kassen beziehen.

Bevor der Arbeitgeber den Lohnsteuer­jahresausgleich durchführt, muss er überprüfen, ob die Angestellten die aufgeführten Voraussetzungen erfüllen.

2. Ausnahmen beim Lohnsteuerjahresausgleich

In Ausnahmefällen muss der Arbeitgeber keinen Lohnsteuerjahresausgleich für einen Mitarbeiter vornehmen. Hier die wichtigsten Szenarien:

  • Der Mitarbeiter ist nur beschränkt steuerpflichtig. Das kann jemand sein, der mehr als die Hälfte des Jahres im Ausland wohnt.
  • Der Arbeitnehmer war nicht das ganze Kalenderjahr beim Arbeitgeber beschäftigt.
  • Der Arbeitnehmer hat beantragt, dass der Arbeitgeber bei ihm keinen Lohnsteuerjahresausgleich vornehmen soll.
  • Bei der Berechnung der Lohnsteuer wurde ein individueller Freibetrag berücksichtigt.
  • Der Arbeitnehmer fällt für das Ausgleichsjahr oder für einen Teil davon in Steuerklasse V oder VI.
  • Der Arbeitnehmer fällt für einen Teil des Ausgleichsjahres in Steuerklasse II, III oder IV.
  • Der Arbeitnehmer hat im Ausgleichsjahr Kurzarbeitergeld, Zuschuss zum Mutterschaftsgeld, Entschädigungen für einen Verdienstausfall oder Beträge zur Aufstockung erhalten.
  • Im Lohnkonto steht der Eintrag „U“, was heißt, dass Krankengeld oder Elterngeld bezogen wurde.
  • Der Zusatzbeitragssatz der Krankenkasse des Arbeitnehmers hat sich im Ausgleichsjahr geändert.
  • Der Arbeitnehmer hat im Ausgleichsjahr ausländische Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit bezogen, die von der Lohnsteuer freigestellt waren.

3. Fristen für den Lohnsteuerjahresausgleich

Spätestens bis Ende Februar des Folgejahres muss der Lohnsteuerjahresausgleich erfolgen, so sieht es das Steuermodernisierungsgesetz vor. Damit fällt der Zeitpunkt mit der Frist für die Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung zusammen.

Wenn Sie Ihre Lohnabrechnung mit Personio machen, dann erfolgt der Lohnsteuerjahresausgleich zusammen mit der Dezemberabrechnung. Automatisch werden Steuerbeträge im Monat Dezember nachgeholt bzw. erstattet. Auf dem Lohnbeleg heißt es dann zum Beispiel „Lohnsteuerjahresausgleich durchgeführt“.

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Oft führt die Software den Lohnsteuerjahresausgleich mit Zulässigkeitsprüfung durch. Dabei wird geprüft, ob der Lohnsteuerjahresausgleich berechtigt ist (siehe oben Grundvoraussetzungen).

4. Wer profitiert vom Lohnsteuerjahresausgleich?

Wenn es innerhalb eines Jahres zu Gehaltsveränderungen kommt oder ein Arbeitnehmer Einmalzahlungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld erhält, führt der Arbeitnehmer in diesen Monaten mehr Steuerbeträge ab. Dies kann mit dem Lohnsteuerjahresausgleich korrigiert werden.

Ein kurzfristig höherer Lohn wird auf einen längeren Zeitraum umgelegt, sodass es zu einem geringeren Lohnsteuerabzug kommt. Am Ende entspricht die Summe der während des Kalenderjahres einbehaltenen monatlichen Lohnsteuerabzugsbeträge wieder der Jahreslohnsteuer für den Arbeitslohn. Bei diesem Prozedere fällt der Steuerabzug im Dezember häufig geringer aus.

Auch Arbeitnehmer, die befristet beschäftigt sind und kurzfristig einen höheren Lohn als im Hauptberuf erhalten, profitieren vom Lohnsteuerjahresausgleich.

Beispiel: Ein Arbeitnehmer steigert temporär seinen Lohn

Eine Servicekraft nimmt sich für ein Volksfest Urlaub von ihrer Hauptbeschäftigung um mit der Nebentätigkeit kurzfristig mehr Geld zu verdienen. Dann müsste sie eine sehr hohe Lohnsteuer entrichten, nämlich eine, die sich nach dem Monat richtet, in dem sie ein höheres Gehalt bezieht. Dank Lohnsteuerjahresausgleich kann sie das gesteigerte Gehalt auf ein Jahr umlegen und entsprechend weniger Steuern zahlen.

5. So wird der Lohnsteuerjahresausgleich umgesetzt

Das Verfahren zum Lohnsteuer­jahresausgleich ist komplex. Hier finden Sie eine kurze Anleitung mit den wichtigsten Schritten.

5.1. Einteilung in Steuerklassen

Am Anfang teilt der Arbeitgeber die Arbeitnehmer in unterschiedliche Steuerklassen ein. Die hängen von den persönlichen Verhältnissen der Beschäftigten ab. Hier die Aufschlüsselung in groben Zügen:

  • Steuerklasse I: ledige, geschiedene oder verwitwete Arbeitnehmer (sofern sie nicht in Steuerklasse II oder III fallen)
  • Steuerklasse II: ledige, geschiedene oder verwitwete Arbeitnehmer, die ein Entlastungsbetrag für Alleinerziehende beziehen können. Dieser steht Arbeitnehmern zu, die allein stehen und im Haushalt mindestens ein Kind haben.
  • Steuerklasse III: verheiratete Arbeitnehmer, Lebenspartner und verwitwete Arbeitnehmer (nur für das Kalenderjahr, das auf das Todesjahr des Ehegatten bzw. Lebenspartners folgt)
  • Steuerklasse IV: verheiratete Arbeitnehmer und Lebenspartner, wenn beide Arbeitslohn bekommen
  • Steuerklasse V: einer der Ehegatten bzw. Lebenspartner, wenn der andere in Steuerklasse III ist
  • Steuerklasse VI: Arbeitnehmer, die von mehreren Arbeitgebern gleichzeitig Arbeitslohn bekommen

5.2. Bruttojahresarbeitslohn ermitteln

Zur Ermittlung der Lohnsteuer legt man immer das Einkommen des gesamten Jahres zugrunde. Das Jahreseinkommen wird also auf zwölf Monate umgerechnet; daraus wird die Höhe der Lohnsteuer berechnet.

Sie benötigen den Bruttojahresarbeitslohn des Mitarbeiters in Euro. Dieser ergibt sich aus dem Lohnkonto und aus Lohnsteuerbescheinigungen von früheren Arbeitgebern (sofern der Arbeitnehmer nicht das ganze Jahr beim selben Arbeitgeber angestellt war).

5.3. Steuerbeträge aus der Jahreslohnsteuertabelle ablesen

Aus der Lohnsteuertabelle (gilt für alle sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer) ist abzulesen, wie viel vom Bruttolohn des Arbeitnehmers abgezogen wird, und zwar bei

  • Lohnsteuer
  • Solidaritätszuschlag
  • Kirchensteuer

Von diesen Beträgen ziehen Sie die beim laufenden Lohnsteuerabzug einbehaltenen Beträge ab. Daraus ergeben sich Differenzbeträge (für Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer), die Sie erstatten bzw. nachfordern.

5.4. Lohnsteuerjahresausgleich berechnen

Neben der Lohnsteuertabelle können Sie auch einen Brutto-Netto-Rechner heranziehen oder auf ein Tool vom Bundesministerium der Finanzen zurückgreifen.

Dem Arbeitnehmer stellt das Finanzamt die Informationen mittels der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (kurz ELStAM) zur Verfügung. Seit 2013 gibt es nämlich keine Lohnsteuerkarte aus Papier mehr. Arbeitnehmer können sich bei Änderungswünschen (zum Beispiel der Steuerklasse) direkt an das Finanzamt wenden.

5.5. Übermittlung ans Finanzamt

Die Lohnsteuer führt der Arbeitgeber zusammen mit der monatlichen Lohnabrechnung (sowie dem Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls der Kirchensteuer) und den Sozialversicherungsbeiträgen an das zuständige Finanzamt ab.

Dafür muss er eine Lohnsteuer-Anmeldung einreichen. Diese kann elektronisch übermittelt werden. Sie besagt, was der Arbeitgeber an Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag einbehalten bzw. abgeführt hat.

Zwei Personalerinnen unterhalten sich über die Lohnsteuer

6. Drei Dinge, die Sie beim Lohnsteuerjahresausgleich beachten müssen

1. Ein Mitarbeiter verlässt unterjährig das Unternehmen

Sollte ein Arbeitnehmer vor Ende des Kalenderjahres aus dem Dienstverhältnis ausscheiden, dann müssen bzw. dürfen Sie keinen Lohnsteuer-Jahresausgleich vornehmen.

2. Umzug des Mitarbeiters während des Kalenderjahres

Wenn ein Mitarbeiter während des Kalenderjahres vom Ausland zuzieht, dann dürfen Sie als Arbeitgeber keinen Lohnsteuer-Jahresausgleich durchführen. Die Steuerpflicht gilt nämlich für das gesamte Ausgleichsjahr. Gleiches gilt, wenn der Mitarbeiter vor Ablauf des Kalenderjahres ins Ausland zieht.

3. Der Lohnsteuerbetrag stimmt nicht

Ergibt sich ein Lohnsteuer-Fehlbetrag, dann müssen Sie als Arbeitgeber keinen „negativen Lohnsteuer-Jahresausgleich“ durchführen.

Beispiel: Während des Jahres wurde zu wenig Lohnsteuer einbehalten

Szenario A: Der Lohnsteuerabzug wurde korrekt durchgeführt. Dann muss die Lohnsteuer nicht vom Arbeitslohn des Arbeitnehmers einbehalten werden, sondern die Nachforderung erfolgt durch das Finanzamt durch die Einkommensteuerveranlagung.

Szenario B: Der Lohnsteuerabzug während des Jahres wurde falsch durchgeführt. Dann muss der Arbeitgeber den Lohnsteuerabzug nachträglich berichtigen. Was zu wenig einbehalten wurde, muss vom Arbeitslohn des Arbeitnehmers einbehalten werden.

Führt der Arbeitgeber keine Berechtigung durch, kann ihm eine Anzeige durch das Betriebsstättenfinanzamt drohen.

Grundsätzlich haftet der Arbeitgeber für die Steuerabzugsbeträge, die er im Lohnsteuer-Jahresausgleich zu Unrecht erstattet hat.

Beispiel: Während des Jahres wurde zu viel Lohnsteuer einbehalten

In so einem Fall haben Sie als Arbeitgeber den Differenzbetrag zu erstatten.

7. Transparenz durch Lohnsteuerbescheinigung

Ein Mitarbeiter erhält jedes Jahr vom Arbeitgeber den Ausdruck seiner elektronischen Lohnsteuerbescheinigung.

Haben Sie im Unternehmen eine Personalsoftware wie Personio im Einsatz, dann können sich Mitarbeiter im Zuge des Employee Self Service per Klick Dokumente ausdrucken, darunter auch die Lohnsteuerbescheinigung. Darauf stehen alle Informationen zu Steuerabzügen und Sozialabgaben, Bruttoarbeitslohn und weiteren Beiträgen des Arbeitnehmers. So kann der Mitarbeiter nachvollziehen, was der Arbeitgeber über die monatliche Lohnabrechnung bereits an das Finanzamt abgeführt hat.

7.1. Die elektronische Lohnsteuerbescheinigung im Detail

Folgende Steuermerkmale des Arbeitnehmers müssen auf dem Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung stehen:

  • elektronische Transfer-Identifikationsnummer (eTIN) für den Datenabgleich und Datentransfer mit dem Finanzamt
  • Steuer-Identifikationsnummer
  • Personalnummer
  • Geburtsdatum
  • Steuerklasse
  • Kinderfreibeträge
  • Anschrift und Steuernummer des Arbeitgebers
  • Arbeitslohn in Brutto
  • Angaben zur einbehaltenen Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer
  • Beiträge zur Kranken-, Renten-, Pflege-, und Arbeitslosenversicherung
  • Kindergeld, sofern eins ausgezahlt wurde

Wer einen Minijob hat, bekommt in der Regel keine Lohnsteuerbescheinigung. Denn es fallen weder Sozialversicherungsbeiträge noch Lohnsteuer an.

8. Wann greift der Lohnsteuerfreibetrag?

Mit einem Freibetrag sinkt das zu versteuerndes Einkommen des Arbeitnehmers; der Arbeitgeber muss weniger Lohnsteuer einbehalten. In so einem Fall fällt das monatliche Nettoeinkommen höher aus. Um ein Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren zu nutzen, kann der Arbeitnehmer einen Antrag beim Finanzamt stellen.

Welche Ausgaben fallen unter den Lohnsteuerfreibetrag?

Einen Freibetrag können Arbeitnehmer für Werbungskosten aus der Arbeitnehmertätigkeit, für Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastungen erhalten.

Beispiele für Werbungskosten sind:

  • Aufwendungen für den Weg zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
  • Reisekosten
  • Aufwendungen für Arbeitsmittel wie Fachbücher, Werkzeug oder Berufskleidung
  • doppelte Haushaltsführung,
  • Beiträge zu Berufsverbänden
  • Fortbildungskosten

Beispiele für Sonderausgaben sind:

  • Unterhaltsleistungen
  • Kosten für die Kinderbetreuung
  • Schulgeld
  • Spenden
  • Kosten für die Berufsausbildung (bis zu 6.000 Euro jährlich)

Beispiele für außergewöhnliche Belastungen sind:

  • Krankheits- und Pflegekosten (höchstens zwei Steuerjahre gültig)
  • Aufwendungen für Reparaturen am Haus nach einer Katastrophe (höchstens zwei Steuerjahre gültig)
  • Berufsausbildung eines volljährigen Kindes
  • Pauschalbetrag für Behinderte oder Hinterbliebene

Auch negative Einkünfte aus Kapitalvermögen, aus Land- und Forstwirtschaft, Gewerbebetrieb, selbstständiger Arbeit oder Vermietung und Verpachtung können als Freibeträge eingetragen werden.

Eine Pflicht, die sich auszahlt

Zwar ist der Lohnsteuerjahresausgleich komplex, doch als Arbeitgeber können Sie Mitarbeiter damit finanziell entlasten – ohne dass sie draufzahlen müssen. Sie stärken damit Ihre Employer Brand und stellen sicher, dass beim Gehalt alles immer passt. Das ist mehr als ein Hygienefaktor, denn Mitarbeiter legen Wert auf einen soliden Umgang mit ihrem Gehalt.

 

Ihre Lohnabrechnung können Sie schnell und einfach abwickeln, wenn Sie Personio nutzen. Die Software zieht dafür automatisch alle Lohn relevanten Personaldaten heran und aktualisiert Einträge, wenn sich bei einem Mitarbeiter Steuerklasse oder Gehalt ändern. Ihre Mitarbeiter können Sie über Online-Schnittstellen automatisch beim Finanzamt, Sozialversicherung oder Krankenkassen an- und abmelden..

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