Kurzfristige Beschäftigung: Fakten & Voraussetzungen

Kurzfristige Beschäftigung: Kollegen unterhalten sich mit einer kurzfristig Beschäftigten.

Für Urlaubsvertretungen oder saisonale Jobs ist eine kurzfristige Beschäftigung eine attraktive Option. Arbeitgeber können damit Personal flexibel einsetzen und Arbeitnehmer haben weniger Abzüge vom Lohn.

Allerdings gelten strenge Voraussetzungen für eine kurzfristige Beschäftigung. Welche? Wer kann von den Vorteilen profitieren, und wer nicht? Wie unterscheidet sie sich vom Minijob? In diesem Artikel lernen Sie alles Wichtige zum Thema.

Die Fakten: Was ist eine kurzfristige Beschäftigung?

Ein Arbeitnehmer übt eine kurzfristige Beschäftigung aus, wenn die Dauer im Laufe eines Kalenderjahres auf maximal drei Monate am Stück oder 70 Arbeitstage begrenzt ist. Die Beschäftigung muss von vornherein befristet und darf nicht die Haupteinkommensquelle des Arbeitnehmers sein.

Diese Art des Arbeitsverhältnisses eignet sich für zeitlich begrenzte Nebenjobs, Ferienjobs, Studentenjobs, Saisonarbeiten, Krankheits- oder Urlaubsvertretungen und ähnlichen Beschäftigungen.

Die kurzfristige Beschäftigung ist eine Regelung aus dem Sozialgesetzbuch. Für Bereiche wie das Arbeitsrecht spielt sie keine Rolle. Sie gehört zusammen mit dem Minijob zu den geringfügig entlohnten Beschäftigungen.

Auf das Arbeitsentgelt für eine kurzfristige Beschäftigung fallen keine Sozialabgaben an und der Arbeitnehmer erhält ein höheres Nettoentgelt.

Kurzfristig Beschäftigte zahlen regulär Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer.

Arbeitgeber können kurzfristig Beschäftigte für saisonale Arbeiten oder als Vertretung einstellen, ohne den großen bürokratischen Aufwand und die Nebenkosten, die bei der Beschäftigung regulärer Mitarbeiter anfallen.

Sie sollten jedoch genau prüfen, ob eine kurzfristige Beschäftigung vorliegt oder nicht. Ansonsten können Nachzahlungen drohen.

Die Voraussetzungen für eine kurzfristige Beschäftigung

Der Gesetzgeber hat für kurzfristige Beschäftigungen enge Grenzen gesteckt. Diese können leicht überschritten werden, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer nicht genau hinschauen.

Maximale Beschäftigungsdauer

Arbeitet ein kurzfristig Beschäftigter in Vollzeit, das heißt mindestens fünf Tage pro Woche, darf die Beschäftigung auf höchstens drei Monate am Stück befristet sein.

Arbeitet er regelmäßig weniger als fünf Tage pro Woche, darf die kurzfristige Beschäftigung nicht länger als insgesamt 70 Arbeitstage dauern.

Die maximale Dauer gilt ebenfalls für einzelne Beschäftigungen, die auf zwei Kalenderjahre verteilt sind, beispielsweise von Dezember bis Januar. Die Dauer darf nicht auf beide Jahre aufgeteilt werden.

Übt ein Arbeitnehmer mehrere kurzfristige Beschäftigungen (nacheinander oder gleichzeitig) innerhalb eines Kalenderjahres aus, müssen die einzelnen Zeiten zusammengerechnet werden.

EuGH-Urteil: Zeiterfassung wird kommen

Zwar wurden entsprechende Gesetze für Deutschland noch nicht verabschiedet, doch fest steht: Arbeitszeiten müssen künftig systematisch erfasst werden – auch bei kurzfristiger Beschäftigung.

Zum Glück geht die Zeiterfassung online mit Personio ganz leicht.

Klar befristet und nicht regelmäßig

Eine kurzfristige Beschäftigung muss von vornherein befristet sein, entweder durch vertragliche Vereinbarung oder “nach ihrer Eigenart”. Ist die voraussichtliche Dauer einer Beschäftigung zu Vertragsbeginn noch unbekannt, kann keine kurzfristige Beschäftigung vereinbart werden.

Die Tätigkeit darf nicht auf Wiederholung ausgerichtet sein. Ist absehbar, dass ein Arbeitnehmer immer wieder für kurze Arbeitseinsätze gebraucht wird, kann er nicht kurzfristig beschäftigt werden, selbst wenn die Gesamtdauer seiner Einsätze 70 Tage pro Jahr nicht überschreitet.

Zwischen zwei Arbeitseinsätzen beim selben Arbeitgeber müssen mindestens zwei Monate liegen, damit von einer kurzfristigen Beschäftigung ausgegangen werden kann.

Praxisbeispiele

Folgende Beschäftigungen sind nicht kurzfristig, obwohl die maximale Dauer von 3 Monaten beziehungsweise 70 Tagen nicht überschritten wird:

Ein Restaurant beschäftigt einen Aushilfskellner für 30 Sonntage im Jahr. (Die Tätigkeit ist auf Regelmäßigkeit ausgelegt.)

Ein Landwirt beschäftigt einen Erntehelfer für vier Wochen im Juni und erneut vier Wochen im August. (Es liegen weniger als zwei Monate zwischen den Arbeitseinsätzen.)

Ein Bauunternehmen stellt eine Aushilfe für vier Monate als Krankheitsvertretung ein. Der kranke Mitarbeiter kehrt jedoch bereits nach zwei Monaten zur Arbeit zurück und die Beschäftigung der Aushilfe wird einvernehmlich beendet. (Die Befristung innerhalb der Maximaldauer war nicht von vornherein vereinbart.)

Keine Berufsmäßigkeit

Eine kurzfristige Beschäftigung darf durch den Arbeitnehmer nicht berufsmäßig ausgeübt werden. Sie darf nur eine “wirtschaftlich untergeordnete Einkommensquelle” für den Arbeitnehmer sein.

Das bedeutet, eine kurzfristige Beschäftigung darf nur neben einer Hauptbeschäftigung ausgeübt werden, wozu nach dem Gesetz unter anderem auch ein Studium, der Schulbesuch oder die Rente zählen. Ist eine Beschäftigung die einzige Erwerbstätigkeit des Arbeitnehmers oder finanziert er durch sie hauptsächlich seinen Lebensunterhalt, gilt sie als berufsmäßig.

Die Höhe des Arbeitsentgelts ist für die Beurteilung der kurzfristigen Beschäftigung nicht relevant, theoretisch kann der Verdienst unbegrenzt hoch sein.

Bei einem Arbeitsentgelt von regelmäßig weniger als 450 Euro pro Monat muss die Berufsmäßigkeit nicht geprüft werden.

Das heißt, verdient ein Arbeitnehmer weniger als diese 450 Euro pro Monat, darf er eine kurzfristige Beschäftigung ausüben, selbst wenn seine Tätigkeit als berufsmäßig eingestuft werden würde. Die oben genannten Grenzen für die Beschäftigungsdauer gelten trotzdem.

In der folgenden Tabelle sehen Sie, in welchen Situationen eine kurzfristige Beschäftigung (mit einem Arbeitsentgelt von mehr als 450 Euro pro Monat) grundsätzlich möglich ist und in welchen nicht.

Kurzfristige Beschäftigung

Minijob statt kurzfristiger Beschäftigung

Überschreitet eine Tätigkeit die maximale Zeitdauer oder gilt sie als berufsmäßig, kann der Arbeitnehmer als so genannter Minijobber (geringfügig entlohnter Beschäftigter) beschäftigt werden.

Sein monatliches Entgelt darf dann maximal 450 Euro betragen. Er ist sozialversichert. Im Rahmen eines Minijobs kann der Arbeitnehmer regelmäßig und ohne Befristung arbeiten.

Der bürokratische Aufwand für den Arbeitgeber ist ähnlich gering wie bei der kurzfristigen Beschäftigung. Mehr Informationen zu Minijobs finden Sie auf der Webseite der Minijob-Zentrale.

Wissenswertes für Arbeitnehmer

Was viele nicht wissen: Als kurzfristig Beschäftigter haben Sie prinzipiell die gleichen Rechte wie ein festangestellter Arbeitnehmer.

Arbeiten Sie länger als einen vollen Monat in einem Arbeitsverhältnis, haben Sie Anspruch auf Erholungsurlaub (pro Monat ein Zwölftel des regulären Jahresurlaubs). Nach vier Wochen steht Ihnen außerdem Lohnfortzahlung im Krankheitsfall durch den Arbeitgeber zu.

Außerdem sind Sie über Ihren Arbeitgeber unfallversichert.

Da Sie nicht sozialversichert sind, müssen Sie keine Beiträge an Versicherungen und die Rentenkasse abführen. Sie erhalten deshalb ein höheres Nettogehalt als in einer regulären Beschäftigung.

Allerdings erhalten Sie im Gegenzug auch keine Versicherungsleistungen und keine Rentenansprüche aus diesem Beschäftigungsverhältnis.

Achten Sie darauf, dass Ihr Arbeitgeber Sie korrekt als Arbeitnehmer anmeldet und die Lohnsteuer auf Ihr Arbeitsentgelt abführt. Lassen Sie sich nicht auf Rechnung (wie ein Selbständiger) anstellen oder gar schwarz bezahlen.

Sie verzichten sonst auf Ihre Arbeitnehmerrechte und Versicherungsschutz. Kommt der Betrug ans Licht, müssen Sie mit Konsequenzen – Nach- und Strafzahlungen – durch das Finanzamt rechnen.

Wissenswertes für Arbeitgeber

Auch wenn kurzfristige Beschäftigungen relativ unkompliziert sind, ganz ohne Pflichten und Papierkram kommen sie nicht aus. Arbeitgeber sollten die folgenden Punkte berücksichtigen.

Lohnsteuer und Unfallversicherung

Für kurzfristig Beschäftigte müssen Sie Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer abführen und die Arbeitgeber-Umlagen U1 und U2 an die Krankenkassen bezahlen.

Zur Berechnung nutzen Sie die individuelle Lohnsteuerklasse des Arbeitnehmers.

Unter gewissen Voraussetzungen können Sie die Lohnsteuer pauschal mit 25% berechnen, und zwar:

  • Wenn die kurzfristige Beschäftigung nicht regelmäßig und wiederkehrend stattfindet…
  • …und nicht länger als 18 zusammenhängende Arbeitstage dauert.
  • Wenn der kurzfristig Beschäftigte durchschnittlich nicht mehr als 12 Euro pro Stunde…
  • …und nicht mehr als 72 Euro pro Arbeitstag verdient.

Für so genannte Aushilfskräfte in der Land- und Forstwirtschaft, zum Beispiel Erntehelfer, gibt es eine weitere Ausnahme. Als Lohnsteuer auf deren Arbeitsentgelte müssen Sie lediglich eine Pauschale von 5 % abführen.

Die ausführlichen Bestimmungen zur Lohnsteuerpauschalierung können Sie im Einkommensteuergesetz §40a nachlesen.

Der Abschluss einer Unfallversicherung für jeden kurzfristig beschäftigten Mitarbeiter bei Ihrer Berufsgenossenschaft ist Pflicht.

Meldepflicht

Jeden kurzfristig Beschäftigten müssen Sie bei der Minijob-Zentrale an- und abmelden. Die Jahresmeldung für die Unfallversicherung bei Ihrer Berufsgenossenschaft muss die Arbeitszeiten der kurzfristig Beschäftigten beinhalten.

Personalfragebogen verwenden

Prüfen Sie vor jeder Neueinstellung, ob die Voraussetzungen für eine kurzfristige Beschäftigung gegeben sind. Fragen Sie neue Mitarbeiter nach bisherigen Beschäftigungsverhältnissen im aktuellen Kalenderjahr und ihrer aktuellen beruflichen Situation.

So können Sie feststellen, ob bei einem Mitarbeiter die 70-Tage-Grenze während des Arbeitseinsatzes bei Ihnen überschritten und/oder ob eine Beschäftigung als berufsmäßig eingestuft würde.

Nutzen Sie dafür einen Personalfragebogen. Die Minijob-Zentrale stellt eine Vorlage bereit.

Arbeitsvertrag kurzfristige Beschäftigung

Die kurzfristige Beschäftigung muss vertraglich festgehalten werden. Folgende Punkte sollten Vertragsbestandteil sein:

  • Beginn und Befristung des Arbeitsverhältnisses
  • Tätigkeit inkl. Aufgaben
  • Vergütung
  • Arbeitzeit
  • Urlaubs- und Krankheitsregelungen
  • Verschwiegenheitspflicht
  • Nebentätigkeit
  • Vetragsstrafe
  • Verfall-/Ausschlussfristen
  • Zusätzliche Vereinbarungen
  • Vertragsänderungen und Nebenabreden

Eine Vorlage für einen Arbeitsvertrag für eine kurzfristige Beschäftigung finden Sie auf dieser Seite.

Arbeitszeiten immer im Blick

Unterschiedliche Arbeitszeitmodelle erfordern Dokumentationsaufwand. In Personio geht’s einfacher:

  • Setzen Sie verschiedene Arbeitszeitmodelle fest
  • Sehen Sie, wer viele Überstunden hat
  • Genehmigen Sie Arbeitsstunden ohne Zettelchaos