Freelancer managen – diese Basics müssen Sie beherrschen

Die deutsche Wirtschaft ist heute ohne Selbstständige kaum noch vorstellbar. Im Jahr 2018 waren 1,4 Millionen Menschen selbstständig, mehr als doppelt so viel wie noch im Jahr 2000. Viele von Ihnen arbeiten als freie Mitarbeiter – vor allem in der Medien- und Kommunikationsbranche, zunehmend aber auch in der Informationstechnologie.

Freelancer sind für Unternehmen insbesondere aus Kostenperspektive eine interessante Option. Aber nur dann, wenn Sie als Personaler die Zusammenarbeit vertraglich einwandfrei regeln.

Der Begriff selbst macht es bereits deutlich. Ein freier Mitarbeiter, in vielen Unternehmen auch als Freelancer bezeichnet, ist kein Arbeitnehmer des Auftraggebers. Er ist laut Arbeitsrecht eine selbstständige Arbeitskraft.

Auf der Basis eines freien Dienstvertrages oder Werkvertrages führt der Freelancer die ihm von Auftraggeber erteilten Aufträge selbstständig und in der Regel auch persönlich durch. Unternehmen engagieren Freelancer vor allem dann, wenn bei den Festangestellten keine Kapazitäten frei sind. Oder, wenn eine besondere Expertise etwa für ein IT-Projekt gesucht wird, die von den eigenen Arbeitnehmern nicht oder nur teilweise abgedeckt werden kann.

Achtung, Missverständnis: Verwechseln Sie freie Mitarbeiter oder Freelancer nicht mit Freiberuflern! Nur wenige Berufsgruppen dürfen sich in Deutschland als Freiberufler bezeichnen – etwa Anwälte, Ärzte, Notare und Journalisten. Aber: Diese Freiberufler können als Arbeitnehmer wie auch als Freelancer arbeiten.

Jeder sieht nur das, was er sehen muss

Definieren Sie in Personio Mitarbeiterrollen und die dazugehörigen Zugriffsrechte: So entscheiden Sie präzise, wer welche Informationen sehen, vorschlagen oder bearbeiten darf.

Rollen & Rechte kennenlernen

Wenn einer Ihrer Freelancer nur dem Anschein nach selbstständig ist, kann das Ihr Unternehmen teuer zu stehen kommen. Für einen scheinselbstständigen Freelancer müssen Sie nämlich Sozialversicherungsbeiträge abführen. Und zwar vom Zeitpunkt der ersten Beschäftigung an, also auch rückwirkend.

Achten Sie deshalb auf folgende Grundregel: Nicht der Inhalt des Arbeitsvertrages sagt, ob die Grenze zwischen freier Mitarbeit oder Scheinselbständigkeit bereits überschritten wurde. Entscheidend ist, wie der Freelancer im Alltag für Ihr Unternehmen arbeitet. Die zentrale Frage dabei lautet: Ist der freie Mitarbeiter weisungsgebunden? Mit anderen Worten: Kann er selbst bestimmen, wann und wo er arbeitet?

Dies sind Indizien für eine Scheinselbstständigkeit:

• Computer, Dienstwagen oder Arbeitsplatz werden vom Auftraggeber gestellt.

• Das Gehalt ist gleichbleibend und wiederkehrend.

• Der Mitarbeiter bekommt Urlaubs- oder Krankentage bezahlt.

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Die Antwort: unbedingt. Sie als Personalexperte müssen für eine saubere Vertragsausgestaltung mit Ihren freien Mitarbeitern sorgen. Im Freelancer-Vertrag regeln Sie die Aufgaben und Pflichten des freien Mitarbeiters.

Tipp: Achten Sie unbedingt darauf, nicht alle Freien über einen vertraglichen Kamm zu scheren. Jeder Vertrag sollte individuell gestaltet werden. In der Regel können Sie zwei Wege bei der Erstellung von Verträgen für freie Mitarbeiter gehen:

• Sie erstellen einen Muster-Vertrag für freie Mitarbeiter, den Sie für alle künftig in einem bestimmten Bereich eingesetzten freien Mitarbeiter verwenden können – natürlich mit individuellen Ausnahmen.

• Sie erstellen einen Vertrag für einen konkreten freien Mitarbeiter. Dieser Vertrag ist dann ganz auf den Aufgabenbereich dieses einen Mitarbeiters zugeschnitten.

Grundsätzlich gilt für den Vertrag: Je komplexer der Einsatzbereich des freien Mitarbeiters, desto wichtiger die exakte Definition des Aufgabenbereichs im Vertrag.

Unterscheiden Sie bei der Vertragsgestaltung zwischen Dienstvertrag und Werkvertrag. Beim Dienstvertrag schuldet der Freie die festgelegte Tätigkeit als solche, in der Regel ist er dabei nicht an ein bestimmtes Projekt oder an einen konkreten Auftrag gebunden. Davon müssen Sie den Werkvertrag abgrenzen. Hierbei steht die Her- und Fertigstellung eines Werks im Mittelpunkt.

• Beispiel Werkvertrag freier Mitarbeiter

Sie verpflichten einen Programmierer für die Aufgabe, das Content Management System Ihrer Firma nach den Vorgaben der Agentur umzusetzen. Im Ergebnis erwarten Sie, dass der Programmierer das CMS wie gewünscht einrichtet und genau das garantiert er Ihnen auch – er steht damit also für den Erfolg ein. Sie vereinbaren einen Werkvertrag.

• Beispiel Dienstvertrag freier Mitarbeiter

Sie beschäftigen im Key Account einen Interimsmanager für einen bestimmten Zeitraum, der den langfristig erkrankten Abteilungsleiter ersetzen und dessen Ziele übernehmen soll. Zum Beispiel soll er die Vertriebszahlen um einen bestimmten Prozentsatz erhöhen. Durchsetzen können Sie diese Ziele nicht, denn der freie Mitarbeiter (selbst wenn der Manager heißt!) schuldet ihnen im Dienstvertrag lediglich die Vertretung des erkrankten Mitarbeiters und die Erledigung der Aufgaben.

Wie bereits erwähnt, muss jeder Vertrag für freie Mitarbeiter – egal ob Werkvertrag, Dienstvertrag, Honorarvertrag – einen individuellen Stempel erhalten. Unsere Checkliste hilft Ihnen dabei, die zentralen Punkte eines freie Mitarbeiter-Vertrages zu berücksichtigen.

Überlegen Sie möglichst umfassend und konkret, welche Aufgaben Sie dem freien Mitarbeiter zuteilen möchten. Legen Sie dann den Umfang der Tätigkeit im Vertrag fest.

Tipp: Je genauer Sie die Details zum Aufgabengebiet festhalten, desto unwahrscheinlicher sind spätere Unklarheiten. Schließen Sie auf jeden Fall Weisungsrechte des Auftraggebers aus!

Legen Sie nicht nur die Höhe der Vergütung für den Freelancer fest, sondern formulieren Sie außerdem, zu welchem Zeitpunkt die Vergütung fällig wird. Dies kann nach Fertigstellung des Auftrags oder nach einem bestimmten Zeitraum der Arbeit der Fall sein.

Der Auftraggeber kann Fristen definieren. Bis zum Ende einer Frist muss der Freelancer beispielsweise bestimmte Leistungen erbracht haben. Ein freier Mitarbeiter ist zwar in seiner Zeiteinteilung weitgehend frei, aber Sie dürfen durchaus derart grundsätzliche Fristen setzen.

Ein freier Mitarbeiter erhält oft Zugang zu Betriebsgeheimnissen des beauftragenden Unternehmens oder arbeitet mit sensiblen und sicherheitskritischen Informationen. Schließen Sie daher eine Verschwiegenheitsverpflichtung ab und verpflichten Sie den freien Mitarbeiter zur Geheimhaltung.

Falls Sie mit dem freien Mitarbeiter ein Werkvertrag schließen, sollten Sie die Abnahme des Werks genau regeln. Die Abnahme eines mangelhaften Werkes kann einen Verlust der Ansprüche auf Schadensersatz bzw. Minderung der Vergütung bedeuten.

Klären Sie unbedingt, ob der freie Mitarbeiter seine Arbeitskraft auch für Wettbewerber einsetzen darf.

Der wichtigste Punkt. Wenn Sie die vertraglichen Vereinbarungen im betrieblichen Alltag nicht umsetzen, nützt Ihnen die beste Vertragsgestaltung nichts. Es ist daher beispielsweise wichtig, alle Vorgesetzten darüber zu informieren, dass der freie Mitarbeiter nicht weisungsgebunden ist. Er selbst entscheidet, wann und wo er arbeitet.

Halten Sie außerdem Erfüllungsort und Gerichtsstand, eventuelle arbeitsrechtliche Schutzvorschriften und eventuelle Nebenabreden im Vertrag für den freien Mitarbeiter fest.

Wenn Sie also die Arbeitsverträge für ihre freien Mitarbeiter sauber und individuell aufsetzen, haben Sie die zentrale Aufgabe beim Managen Ihrer Freelancer bereits erfüllt. So gewährleisten Sie, dass die Freien nicht als Scheinselbstständige zum Unternehmensrisiko werden, sondern als wichtige Kräfte zum Gelingen von Projekten beitragen. Und wenn Sie dann noch die passenden Tools einsetzen, um Ihre Freelancer zu managen, sind Sie auf der sicheren Seite.