Workforce Management – so gehen Sie Personalplanung strategisch an

Workforce Management

Digitale Transformation, unerwartete Krisen, New Work: Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen sich in Agilität und Flexibilität beweisen. Der Schlüssel dazu ist Workforce Management (WFM). Es umfasst alle Prozesse, die darauf abzielen, die Kapazitäts- und Einsatzplanung von Personal zu verbessern und die Produktivität zu steigern – z.B. durch Performance Management oder HR-Analysen. Was Sie über WFM wissen müssen und wie Sie sich damit einen knallharten Wettbewerbsvorteil verschaffen, erklären wir in diesem Artikel.

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Was versteht man unter Workforce Management?

Workforce Management ist eine Art Strategie, um Personal so effektiv und effizient wie möglich einzusetzen – basierend auf Kapazitäten und Bedarf. Der Begriff Workforce Management umschreibt somit einen komplexen Rahmen aus Analyse, Planung und Steuerung von Mitarbeiter:innen anhand der Arbeitsprozesse in einem Unternehmen. Im Kern zielt das Workforce Management auf die Optimierung der Produktivität ab.

Der Begriff ist zwar bereits seit den 1980er Jahren vor allem in Call Centern bekannt. Doch weil die digitale Transformation und Co. nach flexibleren Arbeitszeiten und Arbeitsmodellen wie z.B. Remote Work verlangen, wird er gerade für HR immer wichtiger.

Die Nachfrage nach Workforce Management Software stieg 2020 um 27 Prozent.

– Gartner Report

Im Gartner Report 2020 zeigt sich, dass viele Unternehmen die Vorteile von Workforce Management bereits erkannt haben und handeln: Die Nachfrage nach Workforce Management Software stieg 2020 – primär corona-bedingt – um mehr als 27 Prozent im Vergleich zum Vorjahr. Die Pandemie hat gezeigt, wie anfällig vor allem jene Organisationen waren, deren Prozesse und Personalstrukturen auf plötzlich eintretende Veränderungen nicht rasch reagieren konnten.

Die Ziele von Workforce Management

Die richtigen Mitarbeiter:innen sollen …

  • in der passenden Anzahl
  • zum richtigen Zeitpunkt
  • am richtigen Ort zur Verfügung stehen
  • und die für sie passenden Aufgaben
  • mit den vorhandenen Arbeitsmitteln

… erledigen können.

Sind Workforce Management und Personalplanung dasselbe?

Nein, die Personalplanung und die Personaleinsatzplanung sind lediglich wichtige Bestandteile des Workforce Managements. Je professioneller die Personalplanung im Rahmen eines mehrstufigen WFMs erfolgt, desto besser können Mitarbeiter:innen ihren Fähigkeiten und dem Bedarf des Unternehmens entsprechend eingesetzt werden. So können auch immer genauere Bedarfsprognosen erstellt, Kennzahlen festgelegt und Leistungen optimiert werden.

Den Personalbedarf auf Basis fundierter Analysen planen

Reporting illustration

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Wie funktioniert Workforce Management?

Für die Umsetzung von Workforce Management gibt es unterschiedliche Modelle. Ein Aspekt jedoch eint sie alle: der kontinuierliche Kreislaufcharakter von den vorbereitenden Analysen über die Planung und Steuerung bis hin zur Erfassung von Arbeitszeiten, begleitet von einem permanenten Controlling. Das Kennzeichen eines funktionierenden Workforce Managements ist die nahtlose Verzahnung der einzelnen Prozessschritte, die nicht isoliert nebeneinander stehen, sondern ineinandergreifen.

Eine All-in-One-Software kann das Workforce Management in der Regel am besten abbilden, weil WFM in erster Linie auf Datenerfassung, Datenanalyse und Datenauswertung basiert. Dafür müssen vorhandene und erhobene Daten nicht nur eingepflegt, sondern vor allem rasch und problemlos zur Verfügung gestellt werden können.

So könnte eine mögliche Prozesskette für das Workforce Management aussehen:

Workforce Management

Bedarfsanalyse

  • Was sind die relevanten Einflussgrößen, die den Personalbedarf auslösen?
    z.B. Anzahl Anrufe in Call Centern, Anzahl Kunden am Point of Sale, Anzahl Sendungen in der Logistik etc.
  • Wie verteilen sich die Einflussgrößen auf Zeiträume (Tage, Wochen, Monate, Jahr)?
  • Welche Sondereffekte sind einzubeziehen? (Marketingaktionen, saisonale Effekte)
  • Wie hoch sind die Arbeitsaufwände bei bestimmten Aufgaben?

Personalbedarfsermittlung

  • Anzahl benötigter Mitarbeiter:innen?
  • Wann bzw. wie lange?
  • An welchem Standort?
  • Mit welcher Qualifikation?

Personalstrukturanpassung

  • Wie sieht die optimale Personalstruktur für jedes Team, jeden Bereich, jeden Betrieb aus?
  • Wie lässt sich die bestehende Personalstruktur entsprechend optimieren?

Personaleinsatzplanung mittelfristig und kurzfristig

  • Quantitative Personaleinsatzplanung – Personalbedarf und zukünftiger Personalbestand müssen deckungsgleich sein
  • Qualitative Personaleinsatzplanung – Fähigkeiten der Mitarbeiter:innen müssen auf Anforderungen passen
  • Zeitliche und räumliche Personaleinsatzplanung – Standorte und Saisonspitzen betrachten

Gestaltung von Arbeitszeitmodellen

  • Welche Modelle werden zur Deckung der operativen, umsatzorientierten und serviceorientierten Ansprüche benötigt
  • Welche Bedürfnisse haben die Mitarbeiter:innen?

Zeitwirtschaft

  • Wie werden Arbeitszeiten erfasst und bewertet?

Controlling

  • Bewahrheiten sich die Prognosen?
  • Wirken die Maßnahmen?
  • Wo gibt es Optimierungsbedarf?

Arbeitszeiten übersichtlich und zentral erfassen

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10 Vorteile von Workforce Management

Workforce Management vereint wichtige HR-Prozesse und hilft dabei, Unternehmen zukunftsfähiger zu machen. Hier sind die wichtigsten Vorteile.

  1. Agilität beim Eintreten plötzlichen Veränderungen jeder Art durch flexible Arbeitszeitmodelle
  2. Kosteneinsparungen durch den Abbau teurer Über- und Unterkapazitäten beim Personal
  3. Optimierung der Personalkapazitäten und dadurch Senkung unproduktiver Arbeitszeiten
  4. Einhalten von Arbeitszeiten mithilfe effizienter Zeiterfassung
  5. Fundierte und nachvollziehbare Entscheidungen auf Basis einheitlicher Daten
  6. Senken der Fluktuationsrate, denn Beschäftigte gelangen seltener an ihre Kapazitätsgrenzen
  7. Motivation, denn Mitarbeiter:innen werden entsprechend ihrer Fähigkeiten und Qualifikationen eingesetzt bzw. fortgebildet
  8. Höhere Kundenzufriedenheit, denn passende Mitarbeiter:innen stehen bereit
  9. Steigerung der Arbeitgeberattraktivität
  10. Höhere Produktivität, weil Personalprozesse sauber ineinandergreifen

Wie Sie Workforce Management Software erfolgreich einsetzen

Workforce Management ist ebenso komplex wie wichtig, um sich zukunftssicher aufzustellen. Eine All-in-One-Software für HR kann dabei unterstützen, sämtliche HR-Prozesse ohne Reibungsverluste abzudecken – von Recruiting und Einstellung, über Personalverwaltung bis zu Personalabrechnung und Erfassung der Arbeitszeiten. Wenn alle Prozesse zentral ablaufen und alle Daten einheitlich an einem Ort gespeichert sind, legen Sie zudem die Basis für saubere Analysen und Prognosen. So können Sie strategische Entscheidungen treffen und machen den ersten Schritt vom „Personalverwalter“ hin zu strategischen Partner:innen der Geschäftsführung. Ganz gleich, ob das Unternehmen aus dem Mittelstand kommt oder ein globaler Player ist.

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