Läuft Ihre HR-Arbeit auch so leicht wie bei den anderen?

Einfache Personalarbeit: HR Manager bei wertschöpfenden Aufgaben

Sie machen moderne und zukunftssichere Personalarbeit. Das bedeutet auch, stetig etwas verändern und vorangehen zu wollen. Aber nur wenige tun es auch – warum? Es ist die Angst, dass die Veränderung alles nur schlimmer macht. Dabei ist der Status quo der eigentliche Feind.

Dieser Artikel zeigt Ihnen, warum bereits der Status quo ein Rückschritt ist und warum Sie genau jetzt digitalisieren sollten.

Ohne Software entgeht Ihnen … eine Menge Zeit

Wenn Sie bei jedem Urlaubsantrag mindestens drei Stakeholder involvieren müssen, wenn Ihr Onboarding regelmäßig im Organisationschaos endet oder wenn Sie für die Lohnabrechnung Tage brauchen, dann schreit das nach Optimierung. Solche Prozesse sind langatmig und kompliziert – je mehr Mitarbeiter, desto schlimmer wird‘s. HR und alle Mitarbeiter schöpfen nicht ihr optimales Potenzial aus, was zu Produktivitätseinbußen führt.

HR-Prozesse und -Aufgaben entscheiden über Wachstum und Erfolg von Unternehmen. Wenn diese Prozesse holprig sind, ist es die Erfolgskurve von Unternehmen auch. Die Prozesse liegen in Ihrer Hand und Sie können eine stabile zukunftssichere Personalarbeit in Ihrem Unternehmen bauen.

HR-Abteilungen wenden durchschnittlich 39 % ihrer Arbeitszeit für administrative Aufgaben auf. Das sind über drei Stunden pro Tag. Optimal wären 15 bis 25 %, also 1-2 Stunden.

 

Mit HR Software haben Sie das Potenzial, Ihre Arbeitszeit für administrative Aufgaben deutlich zu verkürzen. Denn was Software vor allem bedeutet: Automatisierung. Wiederkehrende Arbeitsschritte wie Urlaubsbestätigungen, Stammdatenänderungen oder sogar die Lohnabrechnung können zu einem Großteil wie von allein laufen.

Schneller als die Konkurrenz sein

Am Ende des Tages bedeutet Erfolg, besser als die Konkurrenz zu sein – und die schläft nicht. Nur wer schnell, effizient und agil arbeitet, gewinnt das Rennen. Bedeutet gleichzeitig: Der Status quo veraltet nach und nach. Unternehmen – und mit ihnen Personalabteilungen – müssen Wege finden, schnell fundierte Entscheidungen zu treffen und sich an den Markt anzupassen. HR Software ist ein starker Motor, vor allen anderen ins Ziel einzulaufen.

Unternehmen voranbringen statt Chaos betreuen

Die Zeitver(schw)endung entsteht aber nicht nur durch undurchsichtige Prozesse, sondern auch durch fehlende Transparenz. Das führt zu vielen Fragen bei Mitarbeitern und kostet Sie Zeit.

Keine Sorge, Sie sind hier in guter bzw. schlechter Gesellschaft. Personalprozesse hinken seit jeher Optimierungen in der Logistik, Marketingsystemen oder CRM hinterher. Aber das muss nicht sein, denn der Mitarbeiter und die Personalabteilungen verdienen mehr – viel mehr Aufmerksamkeit.

Mit einer HR Software wird die Intransparenz aufgebrochen. Ein paar Beispiele, wie dies in Personio aussieht:

  • Alle Mitarbeiterdaten werden zentral gespeichert und verwaltet.
  • Sie vergeben Rechte und bestimmen, wer was sehen und bearbeiten darf.
  • Mitarbeiter ändern ihre Daten bei Bedarf per Employee Self Service selbst und
  • der Abwesenheitskalender zeigt immer genau, wie viel Urlaub Mitarbeiter noch haben. Es gibt kein Grund mehr für Verständnisfragen.

Mehr Vorteile von Personio lernen Sie auf dieser Seite kennen.

Personio vereinfacht Personalarbeit

… noch viel mehr Geld

Woran das liegt? Sie und Ihre Mitarbeiter brauchen mehr Zeit in der Verwaltung und das bedeutet höhere Kosten, die Sie auf den ersten Blick vielleicht gar nicht sehen, wie dieser Artikel zu den größten Kostentreibern im HR zeigt. Betrachten Sie, wie viel Zeit und Kosten Sie durch HR Software einsparen.

Der Beispielfall: Ein Unternehmen mit 200 Mitarbeitern; dazu kommen zwei HR-MitarbeiterInnen. Für die Einfachheit verdienen alle 25 Euro Netto pro Stunde.

So viel kostet Sie der Status quo (= ohne Software) wirklich pro Jahr:

Höhere administrative Kosten für Personalabteilung

Sie arbeiten durchschnittlich 1920 Stunden pro Jahr. Laut Kienbaum-Studie gehen davon 39 % auf administrative Tätigkeiten ab, also 749 Stunden. Umgerechnet sind das 18.725 Euro pro HR-Mitarbeiter. In unserem Beispiel sind das für zwei PersonalerInnen insgesamt 37.450 Euro.

Mit Software haben Sie das Potenzial (gemäß unseren Erfahrungswerten von über 1000 Kunden), diesen zeitlichen und finanziellen Aufwand bis 35 % zu reduzieren. Sie sparen also 262 Stunden und 6554 Euro pro HR-MitarbeiterIn ein; 13.108 für die beiden in unserem Beispiel.

Höhere administrative Kosten für Gesamtbelegschaft

Auch Ihre Mitarbeiter arbeiten 1920 Stunden pro Jahr. Umgerechnet sind das in unserem Beispiel 48.000 Euro pro Kopf. In diesen 1920 Stunden werden auch personalbezogene Verwaltungsaufgaben erledigt werden.

Mit Software sparen sich Mitarbeiter 30 Minuten pro Monat für Verwaltungsaufgaben, also sechs Stunden pro Jahr. Das ergibt 150 Euro für den einzelnen Mitarbeiter und 30.000 Euro für die gesamte Belegschaft (200 Mitarbeiter).

Aus diesen Berechnungen ergibt sich eine Gesamtersparnis (zwei Personaler und 200 Mitarbeiter) von 43.108 Euro allein für administrative Aufgaben.

Keine Kostenersparnis durch Prozesse

“Aber Software ist zu teuer.” Dies ist ein häufiges Argument gegen die Einführung einer Software. Es sind offensichtliche Kosten, die aber nur augenscheinlich dazukommen. Denn stellt man die Ersparnis durch Software (43.108 Euro) den Kosten für die Software gegenüber, sehen Sie, dass Sie mit Software sogar einen Gewinn machen.

Wenn Sie Personio für 201-250 Mitarbeiter bei jährlicher Zahlung buchen, das Professional Paket mit der Recruiting-Option M wählen und zusätzlich das Add-on “Automation Plus” nutzen, kommen Sie bei 22.765,80 Euro raus. Das sind 20.342,2 Euro weniger, als Sie jetzt ohne Software (aber dafür für lange administrative Prozesse, nämlich 43.108 Euro) bezahlen.

Mit HR Software sparen Sie Kosten

Langfristiger Nutzen wiegt kurzfristige Kosten für Einführung auf

Natürlich bedeutet die Einführung einer Software erst einmal ein Invest – sowohl finanziell als auch personell. Aber längerfristig werden Sie sogar Gewinne machen. Sie sparen mit Software nicht nur Zeit und Kosten, sie gewinnen auch Zeit für andere Aufgaben – Aufgaben und Maßnahmen, die Ihrem Unternehmen ein stabiles Fundament für die Zukunft geben. Dies kann ein besseres Recruiting, eine optimierte Mitarbeiterentwicklung oder insgesamt mehr Produktivität im Unternehmen sein.

Lesen Sie in diesem Beitrag, wie hoch Ihr Gewinn ausfallen kann und wie Sie Ihren Geschäftsführer von einer HR Software überzeugen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Wir bei Personio haben zum Beispiel die Erfahrung gemacht, dass unsere Kunden zwischen 100 % – 200 % mehr Bewerbungen (bei gleichem Personal) mit Software bekommen haben.

… Ihre Position als Wachstumstreiber

Eins müssen Sie sich bewusst machen: HR hat einen immensen Einfluss auf die Produktivität des gesamten Unternehmens. Effiziente Prozesse (mit Software) aufzusetzen, ist Ihre Chance, stärker als Gestalter im Unternehmen aufzutreten. Verwalten kann die Software.

Sie müssen heute das Onboarding für sechs neue Mitarbeiter organisieren. In welchem Beispiel wären Sie gerne Hauptcharakter?

Situation A – ohne Software

Nach der Vertragsunterzeichnung sind Sie erstmal damit beschäftigt, Mitarbeiterdaten aus dem Bewerbungsprozess manuell in die Mitarbeiterakte zu überführen. Danach heißt es: Onboarding-Aufgaben für Kollegen definieren und dafür sorgen, dass diese auch pünktlich erledigt werden. Dabei bleiben immer die Bedenken, dass irgendeine Aufgabe übersehen wurde und am ersten Tag doch noch etwas für den neuen Mitarbeiter fehlt.

Situation B – mit Software

Die Daten aus dem Bewerbungsprozess überführen Sie per Klick in eine digitale Mitarbeiterakte. Onboarding-Aufgaben pro Abteilung sind bereits definiert und in Personio gespeichert. Mit wenigen Klicks haben Sie den zuständigen Kollegen ihre Aufgaben zugewiesen – die Software erinnert sie regelmäßig an offene Aufgaben. In Ihrer Übersichtsseite sehen Sie, welcher Mitarbeiter welche Aufgaben erledigt hat und können im Notfall eingreifen.

Den mentalen Handschlag von Chef bekäme definitiv die Person in B.

Personalarbeit auf die einfache Art

Selbst wenn der Geschäftsführer sie nicht dazu auffordert eine HR Software einzuführen, erwartet er implizit trotzdem, dass Sie die Personalabteilung zukunftssicher aufstellen. Wenn eine Software in dieser Zukunft ein wichtiger Bestandteil ist, dann sollten sie ihn heute davon überzeugen. In diesem Artikel finden Sie einen Leitfaden dazu.

… und am Ende auch ein Haufen (versteckter) Umsatz

Wenn das Unternehmenswachstum gebremst wird, schwächelt der Umsatz. HR hat einen großen Einfluss darauf und kann das Ruder umreißen, denn die Gründe für den Minustrend könnten sein:

  • Die Employer Brand ist nicht stark genug: Bewerber und neue Mitarbeiter bleiben aus, weil Sie nicht attraktiv und modern genug erscheinen.
  • Sie schöpfen Ihr Recruiting-Potenzial nicht aus: Der Faktor Zeit ist ein Hauptkriterium für Bewerber. Wer lange auf Rückmeldungen wartet, verliert schnell das Interesse und findet in der Zwischenzeit etwas Neues, so das Ergebnis der Personio Studie in Zusammenarbeit mit Bitkom.
  • Lange Prozesse hemmen die Produktivität der Mitarbeiter: Jede Minute, die Ihr Mitarbeiter auf personalbezogene Verwaltungsaufgaben verwendet, hält ihn von seiner Arbeit ab. Ergo: Er nutzt seine Arbeitszeit nicht optimal und wird unproduktiv(er).
  • Unzufriedenheit führt zu erhöhter Fluktuation: Wer mit internen Arbeitsweisen nicht zufrieden ist, ist schnell genervt. Verständlich: Sie halten Mitarbeiter von ihrer eigentlichen Arbeit ab.
  • Fehlerhafte Berichte führen zu falschen Entscheidungen: Wo brauchen wir Verstärkung? Von welchen Kanälen kommen die meisten Bewerber? Nur mit validen Berichten treffen Sie fundierte Entscheidungen, die Sie zu Ihren Zielen führen.

Fazit – Sorgen sind verständlich, aber unberechtigt

Zu hohe Kosten fallen an, zu viele Kapazitäten sind nötig, das Projekt könnte scheitern – die Argumente dafür, jetzt nicht zu digitalisieren sind schlüssig. Doch die Gegenargumente sind noch schlüssiger. Denn entgegen allgemeiner Annahmen bedeutet Software nicht gleich Unkosten – und bereits nach vier bis acht Wochen (mit nur einigen Stunden Aufwand pro Woche) ist sie implementiert. Software schafft die Zeit, die Sie brauchen, um beispielsweise ein schnelleres Recruiting zu schaffen sowie Prozesse und Fristen transparent und vollständig zu erfassen.

Fakt ist: Wenn Sie länger mit der Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse warten, laufen Sie Gefahr, dort zu landen, wo Sie befürchten, mit HR Software hinzukommen: Mitarbeiter sind unproduktiv und/oder gehen, Stellen werden nicht rechtzeitig nachbesetzt und Ihre finanzielle Wachstumskurve geht nach unten.

Das muss nicht sein. In einem persönlichen Gespräch können wir uns gerne darüber austauschen, welche Potenziale in Ihrer HR-Abteilung schlummern. Kontaktieren Sie uns einfach unter info@personio.de oder +49 (0) 89 1250 1004.

Marina Buller

Marina ist Content Marketing Manager bei Personio und hat sich ganz HR- und Recruiting-Themen verschrieben. Bereits nach ihrem Master-Studium im schwedischen Lund sammelte sie HR Insights während ihrer Arbeit bei XING. Diese Erfahrungen lässt sie nun in ihre Texte einfließen – immer nach Personios Devise “Personalarbeit vereinfachen”.