14. März 2022
So überzeugen Sie Ihre Geschäftsführung, dass Sie eine HR Software benötigen
Es nervt: Viele Personaler*innen arbeiten immer noch jeden Tag mit Excel und selbstgebastelten Tools. Sie rennen ihren Kollegen wegen kleinsten Informationen hinterher und müssen zig Daten an mehreren Stellen prüfen. Die Folge: Frust. Der Gedanke daran, zur Geschäftsführung zu gehen und für eine Software zu argumentieren: noch frustrierender. Zu oft hört man Später, Brauchen wir nicht und Das hat jetzt keine Prio.
Geht es Ihnen auch so? Sie wissen, dass es Ihnen und dem Unternehmen helfen würde, mit HR Software zu arbeiten und Prozesse zu vereinfachen. Aber für die Geschäftsführung hat Personalarbeit keine Priorität. Das erleben wir leider oft bei unseren Kunden. Deshalb haben wir für Sie einen Argumentationsleitfaden erstellt, mit dem Sie Ihre Geschäftsführung von einer HR Software überzeugen können.
Jetzt Leitfaden herunterladenSo denkt die Geschäftsführung
Seinen "Gegner" zu kennen, ist die halbe Miete und legt die Basis für Ihre Argumentation. Sie sollten im ersten Schritt also verstehen, was die Geschäftsführung überhaupt möchte: Sie interessiert keine Details oder administrative Herausforderungen im HR. Sie will die Zukunft des Unternehmens sicherstellen, d. h. Kosten senken, Effizienz steigern und rechtlich auf der sicheren Seite sein. Sie will mehr Umsatz und braucht dafür die richtigen (effizienten, produktiven, treuen) Mitarbeiter, die langfristig bleiben.
Ihrer Meinung nach gefährden aktuelle Prozesse das? Dann sagen Sie das ganz offen. Denn nur in diesem Fall wird die Geschäftsführung hellhörig. Was die nämlich nicht will: Mehrkosten, rechtliche Risiken eingehen und fehlerhafte Berichte, die zu falschen Entscheidungen führen.
Welche Informationen benötigen Sie, bevor Sie mit der Geschäftsführung sprechen?
Was in Ihrer Argumentation immer mitschwingen sollte: Ohne die richtigen Prozesse und unterstützende Software erreichen wir die Unternehmensziele nicht. Bereiten Sie mit dieser Einstellung auch Ihre Argumentation auf. Was sind die Probleme? Welche Ziele wollen Sie erreichen und was brauchen Sie dafür?
Ihre Probleme
Problem von HR: Administrative Aufgaben kosten mich zu viel Zeit. Problem der Geschäftsführung: Nerv mich nicht.
Bedeutet: Ihre Probleme sind nicht die Probleme Ihrer Vorgesetzten. Probleme müssen unternehmensrelevant sein und deutlich machen, dass das ganze Unternehmen darunter leidet, wenn HR nicht läuft. Wie schadet es dem Unternehmen, wenn jetzt keine Software eingeführt wird?
Die untenstehenden Formulierungen sollen Ihnen helfen, Ihre eigenen Probleme zu erkennen und zu formulieren. Um der Geschäftsführung den Ernst der Lage so deutlich wie möglich zu machen, sollten Sie zu jedem Argument konkrete Zahlen und eigene Beispiele aufführen:
Mit dieser Präsentation überzeugen Sie Ihre Geschäftsführung von einer HR Software. Hier finden Sie die kostenlose Vorlage.
Aus Ihren Problemen werden Argumente für die Geschäftsführung
Aus Ihren Problemen leiten Sie Ihre Ziele und somit auch Ihre Argumente ab. Beantworten Sie für sich die Frage “Was soll durch eine HR Software besser werden?”
Wichtig: Wenn Sie für eine Veränderung argumentieren, sollten Sie deren Nutzen anhand von Beispielen immer quantifizieren, also: Zahlen auf den Tisch legen.
So formulieren Sie Argumente/Ziele:
Zählen Sie keine Funktionen auf, sondern konzentrieren Sie sich auf das Ergebnis: Wie kann Software Ihr Unternehmensproblem lösen? Machen Sie deutlich, dass Software nicht nur HR etwas nützt, sondern auch Einfluss auf Unternehmensziele hat, z. B. Umsatz steigern (weil Mitarbeiter schneller gefunden werden, sie produktiver sind und sie sich entsprechend weiterentwickeln können).
So könnte Ihr Problem aussehen:
Das Wachstum ist gefährdet, weil wir mit dem Recruiting nicht hinterherkommen. Wir haben erst x Stellen in y Zeit besetzt.
Formulieren Sie die Lösung nicht so: “Mit Personio können wir Stellenanzeigen über eine zentrale Plattform bearbeiten und veröffentlichen.”
Stattdessen sollte Ihre Formulierung so lauten: “Unser Hiring-Plan sieht vor, dass wir dieses Jahr 25 neue Mitarbeiter einstellen. Bei dem Arbeitsaufwand, den wir derzeit pro Neueinstellung haben, brauchen wir dafür 0,5 FTE mehr. Mit einer Software können wir unsere Prozesse so effizient gestalten, dass wir das Ziel mit den bestehenden Recruitern erreichen können und keine zusätzliche Person einstellen müssen.”
Weitere Beispiele finden Sie hier:
Diese Argumente finden Sie auch als Vorlage in dieser Präsentation.
Benötigte Ressourcen
An einer Software-Einführung sind mehrere Parteien beteiligt. Das sollte der Geschäftsführung von Anfang an kommuniziert werden, um spätere Überraschungen zu vermeiden. Um die Einführung in vier Wochen zu schaffen, sollten alle beteiligten Personen zusammen insgesamt 40 Stunden pro Woche an dem Projekt arbeiten.
Machen Sie sich bereits jetzt ein Bild von Personio und testen Sie Personio 14 Tage lang kostenlos.
Leitfaden herunterladen: Heben Sie Ihre Personalarbeit in acht Schritten auf das nächste Level.Involvierte Personen
HR (optimalerweise zwei Personen):
Einen Projektleiter, der Prozesse mit dem Anbieter abstimmt und Ansprechpartner für das Tool ist.
Evtl. einen Zuarbeiter, z. B. ein Werkstudent, der benötigte Daten sammelt.
IT: unterstützt bei der Implementierung
Legal: prüft den Vertrag
Datenschutzbeauftragter: prüft die Datenschutzkonformität
Ansprechpartner in den Abteilungen: unterstützen bei der internen Kommunikation
Wenn vorhanden: , der über die Einführung abstimmt
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Kostenrahmen
Was wird uns das kosten? Diese Frage wird mit Sicherheit kommen. Denken Sie daran: Der Geschäftsführung geht es um Kosteneinsparungen. Sie sollten deshalb nicht nur darauf vorbereitet sein, die Software-Kosten auf den Tisch legen. Zeigen Sie auch, welche Kosten Sie längerfristig durch eine Software sparen.
Was bringt Personio unterm Strich?
Hinweis: Diese Rechnung basiert auf Erfahrungswerten, die wir durch die Arbeit mit über 1000 Kunden gewinnen konnten. Sie erhebt keinen Anspruch darauf, dass sich die Zahlen 1:1 auf Ihren Fall anwenden lassen.
Beispiel: Personio für 200 Mitarbeiter
Das ist zu teuer! Mit diesem Argument sind die meisten Personaler*innen konfrontiert, wenn Sie eine HR Software anfragen. Dabei kann eine HR Software sogar Kosten sparen. Deshalb ist wichtig, dass Sie Ihrer Geschäftsführung gegenrechnen, was das Unternehmen langfristig gewinnt.
Mit Personio zahlen Sie im ersten Jahr 18.909 € für die Software inkl. Einführung (bitte beachten: Die Preise variieren je nach Paket-Zusammenstellung). Der Personalaufwand Ihres Unternehmens liegt etwa bei 9.000 €, sodass für ein Jahr eine Gesamtinvestition von 27.909 € zusammenkommt.
Dagegen steht der Ertrag: Er setzt sich aus den Einsparungen im administrativen Bereich, der Optimierung bei der Mitarbeitergewinnung und den Opportunitätsgewinnen zusammen.
Administrative Einsparungen
Die Einsparpotenziale bei administrativen Tätigkeiten sind enorm. Bei zahlreichen Kunden beobachten wir, dass sie den Aufwand für administrative Tätigkeiten um 30-35 % reduzieren können. Im Beispiel oben gehen wir bei HR von einer Kostenreduktion von 25 % im Jahr aus. Andere Mitarbeiter, deren durchschnittlicher Stundenlohn bei 25 € im Beispiel liegt, sparen 30 Min/pro Monat, was insgesamt eine Einsparung von 30.000 € ergibt.
Optimierung bei der Mitarbeitergewinnung
Durch moderne Recruiting-Lösungen können Sie entweder daran arbeiten, mehr Bewerbungen zu erhalten oder mehr qualitative Zeit auf Ihre aktuellen Bewerbungen zu investieren. Kunden berichten uns zum Beispiel von einer Vervielfachung des Bewerbungseingangs im Bereich von 100-200%, ohne dass dadurch mehr Personal eingesetzt werden musste. Hinweis: Im obigen Beispiel wurden Erfahrungswerte für den Betrag (32.995 €) genutzt.
Opportunitätsgewinne
Durch Software optimieren Sie Standardprozesse wie Onboarding und Mitarbeiterentwicklung. Dadurch steigt die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter, was sich positiv auf die Fluktuationsrate auswirkt. Laut Erfahrungswerten sinkt diese nämlich mit Software um 25 %.
Beispiel: Wenn bei Ihnen pro Jahr 12 Mitarbeiter ohne Software das Unternehmen verlassen, wären es mit Software lediglich 9. Die Kosten für einen ausscheidenden Mitarbeiter betragen laut Studie 43.069 €. Für die drei Mitarbeiter, die in Ihrem Unternehmen bleiben, sparen Sie also 129.207 €.
Aber: Sie investieren Ihre gewonnene Zeit (und damit auch das Geld) in die Mitarbeiterentwicklung. Auch Ihr Team tut das anteilig. Ziehen Sie diese finanzielle Investition vom Gesamtgewinn ab. Im obigen Beispiel ist dies mit 40.600 € markiert (25.000 € für HR; 15.600 € anteilig für das Team).
Gehen Sie davon aus, dass die Rückzahlung der Kosten exponentiell erfolgt. Rechnerisch ist dies bereits nach 1,6 Monaten der Fall. Da Sie einige Prozesse aber erst umsetzen und diese sich im Unternehmen einspielen müssen, greift die Rückzahlung der investierten Kosten bereits nach ca. 3-4 Monaten.
Was wird Sie die Geschäftsführung fragen?
Zu diesem Zeitpunkt des Gesprächs werden Sie der Geschäftsführung bereits viele Informationen gegeben und somit Fragen genommen haben. Natürlich wird sie hier und da nachbohren.
Warum jetzt Software einführen?
Ganz einfach: Weil Sie mit HR Software sogar Kosten sparen. Im obigen Beispiel investieren Sie 27.909 € in Software, bekommen aber das Sechsfache davon zurück, nämlich 176.602 €. Im Umkehrschluss bedeutet das: Wenn Sie jetzt nicht auf Software umstellen, verlieren Sie pro Jahr die Summe für administrative Einsparungen, für Optimierungen bei der Mitarbeitergewinnung und für Opportunitätsgewinne, nämlich 217.202 €.
Denken Sie immer daran: Eine Software spart Ihnen und Ihren Kollegen nicht nur Zeit bei administrativen Prozessen, was bereits Kosten senkt. Sie gibt Ihnen die nötigen Ressourcen, um sich um Themen wie Mitarbeiterbindung und -entwicklung zu kümmern.
Wie wichtig diese Aspekte auf die Kosten im HR hat, erfahren Sie im Artikel “Die größten Kostentreiber im HR und wie man sie reduziert”.
Was die Geschäftsführung vor der Entscheidung für einen Anbieter wissen möchte
Im besten Fall punkten Sie auch schon mit Anbieterkenntnissen. Denn im nächsten Schritt will die Geschäftsführung erfahren, welchen Anbieter Sie bereits im Visier haben und warum Sie genau diesen Anbieter favorisieren.
Wenn Sie mit Personio als Software-Partner liebäugeln, freuen wir uns natürlich. Diese Argumente sprechen für uns und heben uns von alternativen Anbietern ab:
Was ist Personio für ein Unternehmen: Wir entwickeln unser System mit hohem Tempo weiter und arbeiten ständig an neuen Funktionen sowie dem Ausbau bestehender Funktionen. Das beweisen unsere über 2500 Kunden.
Kosten: Sie bestimmen den Preis je nach Mitarbeiteranzahl und Paket selbst. Auf dieser Seite können Sie sich über unsere Preise informieren.
Datenschutz: Personio erfüllt alle Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung und ist als Organisation sowie als Software datenschutzkonform gemäß EU-DSGVO.
Service & Support: Wir sind zu üblichen deutschen Geschäftszeiten über E-Mail, Telefon oder unser Helpcenter für Sie erreichbar. Auf Anfragen antworten wir innerhalb von vier Stunden.
Ein zentrales Tool, in welchem alle Daten gespeichert und bearbeitet werden. Sie sparen sich das Hin und Her zwischen verschiedenen Tools und vermeiden Fehler, die durch selbstgebaute Lösungen passieren. Koppeln Sie die HR Cloud Software Personio an andere Speziallösungen und erleichtern Sie Ihre Personalarbeit noch weiter.
Fazit
Ihre Geschäftsführung wird nicht nach dem ersten Gespräch einer Software zustimmen. Aber Sie können ihn anwärmen und in die richtige Richtung lenken. Wichtig ist, dass Sie nicht ohne Ergebnis aus dem Gespräch herausgehen. Ihre Geschäftsführung soll sich weiter mit der Software-Einführung befassen.
Nageln Sie sie deshalb auf konkrete nächste Schritte fest: Wann können sie sich zu einem Folgetermin zusammensetzen? Welche Informationen brauchen Ihre Vorgesetzten noch und bis wann? Was steht der Software-Einführung jetzt noch im Weg – und wie können Sie unterstützen, diese Stolpersteine aus dem Weg zu räumen?
