So überzeugen Sie Ihren Geschäftsführer, dass Sie eine HR Software benötigen

Personalerin präsentiert Argumente für eine HR Software

Es nervt: Hannah arbeitet jeden Tag mit Excel und selbstgebastelten Tools. Sie rennt Ihren Kollegen wegen kleinsten Informationen hinterher und muss zig Daten an mehreren Stellen prüfen. Die Folge: Frust. Der Gedanke daran, zum Geschäftsführer zu gehen und für eine Software zu argumentieren: noch frustrierender. Zu oft hatte sie schon Später, Brauchen wir nicht und Das hat jetzt keine Prio gehört.

Geht es Ihnen wie Hannah? Sie wissen, dass es Ihnen und dem Unternehmen helfen würde, mit HR Software zu arbeiten und Prozesse zu vereinfachen. Aber für den Geschäftsführer hat Personalarbeit keine Priorität. Das erleben wir leider oft bei unseren Kunden. Deshalb haben wir für Sie einen Argumentationsleitfaden erstellt, mit dem Sie Ihren Geschäftsführer von einer HR Software überzeugen können.

Kompakt präsentiert: Nutzen Sie diese Präsentation mit Argumenten als Vorlage, um Ihren Geschäftsführer von einer HR Software zu überzeugen.

So denkt Ihr Geschäftsführer

Seinen “Gegner” zu kennen, ist die halbe Miete und legt die Basis für Ihre Argumentation. Sie sollten im ersten Schritt also verstehen, was Ihr Chef überhaupt möchte: Ihn interessieren keine Details oder administrative Herausforderungen im HR. Er will die Zukunft des Unternehmens sicherstellen, d. h. Kosten senken, Effizienz steigern und rechtlich auf der sicheren Seite sein. Er will mehr Umsatz und braucht dafür die richtigen (effizienten, produktiven, treuen) Mitarbeiter, die langfristig bleiben.

Ihrer Meinung nach gefährden aktuelle Prozesse das? Dann sagen Sie ihm das ganz offen. Denn nur in diesem Fall wird er hellhörig. Was er nämlich nicht will: Mehrkosten, rechtliche Risiken eingehen und fehlerhafte Berichte, die zu falschen Entscheidungen führen.

Welche Informationen benötigen Sie, bevor Sie mit Ihrem Geschäftsführer sprechen?

Was in Ihrer Argumentation immer mitschwingen sollte: Ohne die richtigen Prozesse und unterstützende Software erreichen wir die Unternehmensziele nicht. Bereiten Sie mit dieser Einstellung auch Ihre Argumentation auf. Was sind die Probleme? Welche Ziele wollen Sie erreichen und was brauchen Sie dafür?

Ihre Probleme

Problem von HR: Administrative Aufgaben kosten mich zu viel Zeit. – Problem vom Geschäftsführer: Nerv mich nicht.

Bedeutet: Ihre Probleme sind nicht die Probleme Ihres Geschäftsführers. Probleme müssen unternehmensrelevant sein und deutlich machen, dass das ganze Unternehmen darunter leidet, wenn HR nicht läuft. Wie schadet es dem Unternehmen, wenn jetzt keine Software eingeführt wird?

Die untenstehenden Formulierungen sollen Ihnen helfen, Ihre eigenen Probleme zu erkennen und zu formulieren. Um Ihrem Geschäftsführer den Ernst der Lage so deutlich wie möglich zu machen, sollten Sie zu jedem Argument konkrete Zahlen und eigene Beispiele aufführen:

Mit dieser Präsentation überzeugen Sie Ihren Geschäftsführer von einer HR Software. Hier finden Sie die kostenlose Vorlage.

Aus Ihren Problemen werden Argumente für die Geschäftsführung

Aus Ihren Problemen leiten Sie Ihre Ziele und somit auch Ihre Argumente ab. Beantworten Sie für sich die Frage “Was soll durch eine HR Software besser werden?”

Wichtig: Wenn Sie für eine Veränderung argumentieren, sollten Sie deren Nutzen anhand von Beispielen immer quantifizieren, also: Zahlen auf den Tisch legen.

So formulieren Sie Argumente/Ziele:

Zählen Sie keine Funktionen auf, sondern konzentrieren Sie sich auf das Ergebnis: Wie kann Software Ihr Unternehmensproblem lösen? Machen Sie deutlich, dass Software nicht nur HR etwas nützt, sondern auch Einfluss auf Unternehmensziele hat, z. B. Umsatz steigern (weil Mitarbeiter schneller gefunden werden, sie produktiver sind und sie sich entsprechend weiterentwickeln können).

So könnte Ihr Problem aussehen:

Das Wachstum ist gefährdet, weil wir mit dem Recruiting nicht hinterherkommen. Wir haben erst x Stellen in y Zeit besetzt.

Formulieren Sie die Lösung nicht so: “Mit Personio können wir Stellenanzeigen über eine zentrale Plattform bearbeiten und veröffentlichen.”

Stattdessen sollte Ihre Formulierung so lauten: “Unser Hiring-Plan sieht vor, dass wir dieses Jahr 25 neue Mitarbeiter einstellen. Bei dem Arbeitsaufwand, den wir derzeit pro Neueinstellung haben, brauchen wir dafür 0,5 FTE mehr. Mit einer Software können wir unsere Prozesse so effizient gestalten, dass wir das Ziel mit den bestehenden Recruitern erreichen können und keine zusätzliche Person einstellen müssen.”

Weitere Beispiele finden Sie hier:

Diese Argumente finden Sie auch als Vorlage in dieser Präsentation. 

Benötigte Ressourcen

An einer Software-Einführung sind mehrere Parteien beteiligt. Das sollte der Geschäftsführung von Anfang an kommuniziert werden, um spätere Überraschungen zu vermeiden. Um die Einführung in vier Wochen zu schaffen, sollten alle beteiligten Personen zusammen insgesamt 40 Stunden pro Woche an dem Projekt arbeiten.

Involvierte Personen

  • HR (optimalerweise zwei Personen):
    • Einen Projektleiter, der Prozesse mit dem Anbieter abstimmt und Ansprechpartner für das Tool ist.
    • Evtl. einen Zuarbeiter, z. B. ein Werkstudent, der benötigte Daten sammelt.
  • IT: unterstützt bei der Implementierung
  • Legal: prüft den Vertrag
  • Datenschutzbeauftragter: prüft die Datenschutzkonformität
  • Ansprechpartner in den Abteilungen: unterstützen bei der internen Kommunikation
  • Wenn vorhanden: Betriebsrat, der über die Einführung abstimmt

Kostenrahmen

Was wird uns das kosten? Diese Frage wird mit Sicherheit kommen. Denken Sie daran: Dem Geschäftsführer geht es um Kosteneinsparungen. Sie sollten deshalb nicht nur darauf vorbereitet sein, die Software-Kosten auf den Tisch legen. Zeigen Sie ihm auch, welche Kosten Sie längerfristig durch eine Software sparen.

Was bringt Personio unterm Strich?

Hinweis: Diese Rechnung basiert auf Erfahrungswerten, die wir durch die Arbeit mit über 1000 Kunden gewinnen konnten. Sie erhebt keinen Anspruch darauf, dass sich die Zahlen 1:1 auf Ihren Fall anwenden lassen.

Beispiel: Personio für 200 Mitarbeiter

Das ist zu teuer! Mit diesem Argument begegnen die meisten Geschäftsführer Personalern, wenn Sie eine HR Software anfragen. Dabei kann eine HR Software sogar Kosten sparen. Deshalb ist wichtig, dass Sie Ihrem Geschäftsführer gegenrechnen, was das Unternehmen langfristig gewinnt.

Warum wir eine HR Software brauchen – Kosten

Mit Personio zahlen Sie im ersten Jahr 18.909 € für die Software inkl. Einführung (bitte beachten: Die Preise variieren je nach Paket-Zusammenstellung). Der Personalaufwand Ihres Unternehmens liegt etwa bei 9.000 €, sodass für ein Jahr eine Gesamtinvestition von 27.909 € zusammenkommt.

Dagegen steht der Ertrag: Er setzt sich aus den Einsparungen im administrativen Bereich, der Optimierung bei der Mitarbeitergewinnung und den Opportunitätsgewinnen zusammen.

Administrative Einsparungen

Die Einsparpotenziale bei administrativen Tätigkeiten sind enorm. Bei zahlreichen Kunden beobachten wir, dass sie den Aufwand für administrative Tätigkeiten um 30-35 % reduzieren können. Im Beispiel oben gehen wir bei HR von einer Kostenreduktion von 25 % im Jahr aus. Andere Mitarbeiter, deren durchschnittlicher Stundenlohn bei 25 € im Beispiel liegt, sparen 30 Min/pro Monat, was insgesamt eine Einsparung von 30.000 € ergibt.

Optimierung bei der Mitarbeitergewinnung

Durch moderne Recruiting-Lösungen können Sie entweder daran arbeiten, mehr Bewerbungen zu erhalten oder mehr qualitative Zeit auf Ihre aktuellen Bewerbungen zu investieren. Kunden berichten uns zum Beispiel von einer Vervielfachung des Bewerbungseingangs im Bereich von 100-200%, ohne dass dadurch mehr Personal eingesetzt werden musste. Hinweis: Im obigen Beispiel wurden Erfahrungswerte für den Betrag (32.995 €) genutzt.

Opportunitätsgewinne

Durch Software optimieren Sie Standardprozesse wie Onboarding und Mitarbeiterentwicklung. Dadurch steigt die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter, was sich positiv auf die Fluktuationsrate auswirkt. Laut Erfahrungswerten sinkt diese nämlich mit Software um 25 %.

Beispiel: Wenn bei Ihnen pro Jahr 12 Mitarbeiter ohne Software das Unternehmen verlassen, wären es mit Software lediglich 9. Die Kosten für einen ausscheidenden Mitarbeiter betragen laut Studie 43.069 €. Für die drei Mitarbeiter, die in Ihrem Unternehmen bleiben, sparen Sie also 129.207 €.

Aber: Sie investieren Ihre gewonnene Zeit (und damit auch das Geld) in die Mitarbeiterentwicklung. Auch Ihr Team tut das anteilig. Ziehen Sie diese finanzielle Investition vom Gesamtgewinn ab. Im obigen Beispiel ist dies mit 40.600 € markiert (25.000 € für HR; 15.600 € anteilig für das Team).

Gehen Sie davon aus, dass die Rückzahlung der Kosten exponentiell erfolgt. Rechnerisch ist dies bereits nach 1,6 Monaten der Fall. Da Sie einige Prozesse aber erst umsetzen und diese sich im Unternehmen einspielen müssen, greift die Rückzahlung der investierten Kosten bereits nach ca. 3-4 Monaten.

Was wird Sie der Geschäftsführer fragen?

Zu diesem Zeitpunkt des Gesprächs werden Sie dem Geschäftsführer bereits viele Informationen gegeben und somit Fragen genommen haben. Natürlich wird er hier und da nachbohren.

Warum jetzt Software einführen?

Ganz einfach: Weil Sie mit HR Software sogar Kosten sparen. Im obigen Beispiel investieren Sie 27.909 € in Software, bekommen aber das Sechsfache davon zurück, nämlich 176.602 €. Im Umkehrschluss bedeutet das: Wenn Sie jetzt nicht auf Software umstellen, verlieren Sie pro Jahr die Summe für administrative Einsparungen, für Optimierungen bei der Mitarbeitergewinnung und für Opportunitätsgewinne, nämlich 217.202 €.

Denken Sie immer daran: Eine Software spart Ihnen und Ihren Kollegen nicht nur Zeit bei administrativen Prozessen, was bereits Kosten senkt. Sie gibt Ihnen die nötigen Ressourcen, um sich um Themen wie Mitarbeiterbindung und -entwicklung zu kümmern.

Wie wichtig diese Aspekte auf die Kosten im HR hat, erfahren Sie im Artikel “Die größten Kostentreiber im HR und wie man sie reduziert”.

Was ein Geschäftsführer vor der Entscheidung für einen Anbieter wissen möchte

Im besten Fall punkten Sie auch schon mit Anbieterkenntnissen. Denn im nächsten Schritt will der Geschäftsführer erfahren, welchen Anbieter Sie bereits im Visier haben und warum Sie genau diesen Anbieter favorisieren.

Wenn Sie mit Personio als Software-Partner liebäugeln, freuen wir uns natürlich. Diese Argumente sprechen für uns und heben uns von alternativen Anbietern ab:

  • Was ist Personio für ein Unternehmen: Wir entwickeln unser System mit hohem Tempo weiter und arbeiten ständig an neuen Funktionen sowie dem Ausbau bestehender Funktionen. Das beweisen unsere über 1000 Kunden. Mehr über Personio finden Sie auf dieser Seite.
  • Kosten: Sie bestimmen den Preis je nach Mitarbeiteranzahl und Paket selbst. Auf dieser Seite können Sie sich über unsere Preise informieren.
  • Datenschutz: Personio erfüllt alle Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung und ist als Organisation sowie als Software datenschutzkonform gemäß EU-DSGVO.
  • Service & Support: Wir sind zu üblichen deutschen Geschäftszeiten über E-Mail, Telefon oder unser Helpcenter für Sie erreichbar. Auf Anfragen antworten wir innerhalb von vier Stunden.
  • Ein zentrales Tool, in welchem alle Daten gespeichert und bearbeitet werden. Sie sparen sich das Hin und Her zwischen verschiedenen Tools und vermeiden Fehler, die durch selbstgebaute Lösungen passieren. Koppeln Sie Personio an andere HR-Lösungen und erleichtern Sie Ihre Personalarbeit noch weiter.

Fazit

Ihr Geschäftsführer wird nicht nach dem ersten Gespräch einer Software zustimmen. Aber Sie können ihn anwärmen und in die richtige Richtung lenken. Wichtig ist, dass Sie nicht ohne Ergebnis aus dem Gespräch herausgehen. Ihr Geschäftsführer soll sich weiter mit der Software-Einführung befassen.

Nageln Sie ihn deshalb auf konkrete nächste Schritte fest: Wann können sie sich zu einem Folgetermin zusammensetzen? Welche Informationen braucht er noch und bis wann? Was steht der Software-Einführung jetzt noch im Weg – und wie können Sie unterstützen, diese Stolpersteine aus dem Weg zu räumen?

Wir helfen Ihnen gerne, Ihren Schlachtplan zu verfeinern. Schicken Sie uns Ihre Anfrage einfach per E-Mail zu.

Marina Buller

Marina ist Content Marketing Manager bei Personio und hat sich ganz HR- und Recruiting-Themen verschrieben. Bereits nach ihrem Master-Studium im schwedischen Lund sammelte sie HR Insights während ihrer Arbeit bei XING. Diese Erfahrungen lässt sie nun in ihre Texte einfließen – immer nach Personios Devise “Personalarbeit vereinfachen”.