Wie Ihnen ein Abwesenheitsplaner die Personalarbeit erleichtert

Leere Hütte im Vertrieb, obwohl Hochsaison ist. Damit so ein Szenario bei Ihnen nicht Realität wird, gibt es eine einfache Lösung: ein Abwesenheitsplaner. Wir zeigen Ihnen, was ein Abwesenheitsplaner leisten kann (und sollte) und wie Ihre Mitarbeiter Sie entlasten können.

Das kann ein An- und Abwesenheitsplaner

In einem Abwesenheitsplaner können Sie unterschiedliche Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter erfassen, zum Beispiel:

  • Urlaub
  • Krankheit
  • Feiertage
  • Home Office
  • Sabbatical
  • Bildungsurlaub, Sonderurlaub oder Weiterbildung
  • Mutterschaftsurlaub und Elternzeit

Die meisten Abwesenheitsplaner sind sehr anpassbar. Sprich: Sie können je nach Ihren Wünschen im Tool einstellen, welche Abwesenheitsoptionen Ihren Mitarbeitern angezeigt werden sollen. Wie viel freie Tage eine Kategorie vorsieht, können Sie ebenfalls festlegen.

Was ohne Abwesenheitsplaner passieren kann …

Engpass-Situationen vermiesen den Umsatz

Ausgedünnte Abteilungen in einer umsatzstarken Zeit oder überfüllte Abteilungen in einer Urlaubsphase: Ohne einen Abwesenheitsplaner kann man schon einmal leicht den Überblick verlieren, wer wann da ist. Die Folge: Die Produktivität sinkt und damit auch die Einnahmen.

Interne Ressourcen leiden

Ein Beispiel: Mitarbeiter A ruft in der Personalabteilung an und möchte wissen, wie viel Urlaub er noch hat. Mitarbeiter B ist seit einer Woche krank und hat immer noch nicht seine Krankmeldung eingereicht – und der Vertriebsleiter möchte wissen, wie im nächsten Monat die Personaldecke aussieht.

Alle Anfragen laufen bei der Personalabteilung zusammen, die zu ihren eigentlichen Aufgaben nicht kommt, weil sie sich mit Verwaltungsaufgaben herumschlagen muss.

Zwei Mitarbeiter am Laptop

Wer ohne Abwesenheitsplaner arbeitet, erleidet oft Produktivitätseinbuße.

… aber mit einem Abwesenheitsplaner nicht muss: 6 Vorteile für HR

Wenn Sie frühzeitig wissen, wer wann ab- und anwesend ist, dann können Sie Ressourcen besser planen. Zudem sparen Sie viel Zeit, wenn Sie die Abwesenheitsverwaltung von einer Software bzw. mithilfe der Mitarbeiter selbst erledigen lassen. Folgende Vorteile bringt eine Abwesenheitsplanung für Sie:

Überblick erhalten

Sie wissen frühzeitig, wer wann abwesend ist und können dadurch Ressourcen besser planen.

Abwesenheitstypen definieren

Ob Jahresurlaub, Elternzeit, Weiterbildung oder Krankheit – es gibt unterschiedliche Gründe für die Abwesenheit von Mitarbeitern. Indem Sie verschiedene Abwesenheitsarten festlegen, können Sie Fehlzeiten transparent verwalten.

Urlaubsanspruch berechnen

Nur wenn Sie eine korrekte Erfassung der Abwesenheiten haben, erhalten Sie auch den korrekten Urlaubsanspruch von Mitarbeitern.

Reportings erstellen

Wenn ein Vorgesetzter nach der Übersicht über vergangene Abwesenheiten in seiner Abteilung verlangt, dann können Sie diesem Wunsch nur nachkommen, wenn Sie eine entsprechende Planung besitzen. Dabei sollten Sie nach Abteilung, Mitarbeiter und Zeitraum selektieren können.

Urlaubssperren veranlassen

Wenn Sie in einer bestimmten Zeit viel Personal benötigen, dann können Sie bzw. können Ihre Fachkollegen Urlaube in dieser Zeit ablehnen. Das ermöglicht, Auftragsspitzen gut abzufangen und überhaupt sicherzustellen, dass zu jeder Zeit ausreichend Personal verfügbar ist. Wichtig dabei ist, dass Sie eine solche Regelung frühzeitig kommunizieren und in Abstimmung mit den Fachabteilungen unternehmen.

Vertretung sicherstellen

Für den Fall, dass ein Mitarbeiter in den Urlaub geht und seine Aufgaben von einer Vertretung übernommen werden sollen, können Sie eine Stellvertreterregelung festsetzen.

Eine Excel-Vorlage als Urlaubsplaner können Sie hier herunterladen.

Digital verwaltet, wird die Abwesenheitsplanung noch einfacher

Wer für die Abwesenheitsplanung Excel verwendet, der läuft Gefahr, wichtige Informationen zu verlieren, Fehler in der Berechnung zu machen oder einfach den Überblick zu verlieren. Aus diesen Gründen macht der Einsatz von Software für die Abwesenheitsverwaltung Sinn. Die bringt Vorteile in vielerlei Hinsicht:

Entlastung

Lassen Sie Mitarbeiter ihre Abwesenheiten selbst ein- bzw. beantragen, über ein einfaches, intuitives Formular im Rahmen des Employee Self Service (ESS). Vom Computer oder vom Smartphone aus reicht der Mitarbeiter einen Antrag ein. Der Vorgesetzte, Abteilungsleiter oder HR-Manager – je nachdem, wem Sie die Rolle des Genehmigers zugeteilt haben –, kann sie genehmigen.

Das spart Ihnen Zeit und signalisiert der Belegschaft Vertrauen. Ist ein Mitarbeiter krank, dann müssen Sie ihm nicht hinterherlaufen, um eine Krankmeldung einzusammeln. Vielmehr erinnert eine Software den Mitarbeiter daran, rechtzeitig ein Attest hochzuladen.

Transparenz

Wenn Mitarbeiter A mit Mitarbeiter B an einem Projekt arbeitet und dieses zu einem bestimmten Zeitpunkt fertig sein muss, dann kann er einfach im System im Kalender nachvollziehen, ob der Kollege in der erforderlichen Zeit verfügbar ist.

Keine Fehler

Während Sie (oder der Mitarbeiter) in der Vergangenheit womöglich den Taschenrechner gezückt haben, um den Urlaubsanspruch zu berechnen, können Sie das an eine Software delegieren. Die verrechnet sich nicht und berücksichtigt, wenn sich ein Anstellungsverhältnis ändert (wenn jemand etwa von Vollzeit auf Teilzeit umsteigt) oder wenn jemand Überstunden geleistet hat.

Auch Urlaubsrückstellungen ermittelt die Software von selbst. Zudem entfällt die zeitintensive Pflege der Urlaubskonten. Urlaubsanträge gehen nicht mehr verloren und Ihre Mitarbeiter wissen zu jeder Zeit, welchen Status ihr Urlaubsantrag hat.

Zentral

Ihr Urlaubsplaner lässt sich von überall und jederzeit (auch von unterwegs über das Mobiltelefon) pflegen. Wer Zugriff darauf hat, können Sie festlegen. HR erhält Echtzeitinformationen und kann bei der Ressourcenplanung gegebenenfalls entsprechend reagieren.

80 Prozent Zeit einsparen

Etwa fünf Urlaubsanträge stellt ein Mitarbeiter im Jahr. Das kostet dreifach Zeit: Den Mitarbeiter, die HR-Abteilung und den Vorgesetzten. Vergleicht man analoge mit digitaler Abwesenheitsverwaltung, dann ergibt sich eine Zeitersparnis 80% durch den Einsatz von Software.

Filtern und berichten

Je nachdem, ob Sie Abwesenheitsstatistiken zu einer Abteilung, einem Mitarbeiter oder der Gesamtbelegschaft wollen, oder ob ein Abteilungsleiter danach fragt, können Sie nach ausgewählten Kriterien filtern und per Klick Reportings ziehen.

Kalender- oder Listenansicht

Urlaube, Resturlaube oder Abwesenheiten anderer Art können Sie sich in einer wöchentlichen, monatlichen oder auch zeitlich längeren Darstellung anzeigen lassen. Feiertage kann eine Software automatisch markieren; ebenso können Sie ein Firmenjubiläum oder andere freie Tage gesondert festlegen und deutlich machen.

Kalenderübertragung

Alle Abwesenheitseinträge, die Sie und Ihre Mitarbeiter in der Software tätigen, können Sie auch in Ihren normalen Unternehmenskalender integrieren. Per Autosynchronisation lassen sich Ihre Abwesenheiten samt Änderungen automatisch übertragen.

Fazit

Eine digitale Verwaltung von An- und Abwesenheiten spart Ihnen Zeit, schont Ressourcen und hält alle Beteiligte auf dem Laufenden. Es geht sogar noch besser: Wenn Sie eine Software nutzen, die mehrere HR-Prozesse abdeckt. So kann eine Software die Informationen zu einem Sabbatical beispielsweise bei der Gehaltsabrechnung berücksichtigen.

Denken Sie also nicht in Excel oder an einen digitalen Kalender, denken Sie ganzheitlich. Das wird Ihre Personalarbeit auf eine moderne und effiziente Basis bringen und Ihnen Zeit frei machen für wichtige wertschöpfende Arbeit.

Eine Software für alle HR-Prozesse

Nicht nur bei der Abwesenheitsverwaltung nimmt Personio Ihnen Arbeit ab. Weitere administrative Prozesse wie Entgeltabrechnung oder Arbeitszeiterfassung gehen mit Personio schneller und fehlerfrei.