3. Mai 2017 in HR Management

Onboarding neuer Mitarbeiter: Schritt für Schritt

Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck. Ein guter Start ist für neue Mitarbeiter und das Unternehmen gleichermaßen wichtig. Um in der schnelllebigen Arbeitswelt von heute Mitarbeiter langfristig zu binden, heißt es: Augen auf beim Onboarding neuer Mitarbeiter. Diese Checkliste bietet HR Managern und Führungskräften eine Orientierung, um die ersten kritischen Tage souverän zu meistern und nichts Wichtiges zu vergessen.

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Vor dem ersten Arbeitstag:

Arbeitsvertrag: Egal ob eine postalische oder schriftliche Unterzeichnung vor Ort in den neuen Büroräumen, der Arbeitnehmer sollte sich hierbei bereits wertgeschätzt und willkommen fühlen. Bei postalischer Zusendung gehört eine entsprechende Rückmeldung über die Ankunft der Dokumente zum guten Ton.

Formalitäten: Zutrittsberechtigungen, Dienstkleidung oder Besonderheiten wie die Vorlage eines Führerscheins sollten mindestens eine bis zwei Wochen vor dem Start eines neuen Kollegen bedacht werden.

Informationen: Um Unklarheiten und Nervosität vorzubeugen, ist es die Aufgabe des HR Managers mit dem neuen Arbeitnehmer in Kontakt zu bleiben. Gesammelte Informationen über Formalitäten und Organisatorisches wie zum Beispiel der Arbeitsbeginn des ersten Tages sollten vorab per E-mail verschickt werden.

Einbindung der Kollegen: Alle am Onboarding Prozess beteiligten Kollegen sollten benötigte Informationen im Vorhinein bereitgestellt bekommen und über ihre jeweiligen to-dos Bescheid wissen. Typischerweise handelt es sich hierbei um das Sekretariat, Office Management, IT und gegebenenfalls Paten, die den Mitarbeiter an ihrem/seinem ersten Tagen unterstützen.

Arbeitsplatz: Im Optimalfall trifft der neue Mitarbeiter auf einen voll funktionstüchtigen Arbeitsplatz an seinem ersten Tag. Diesen mit allen Mitteln auszustatten, kostet eine gewisse Vorlaufzeit und sollte deshalb frühzeitig vorbereitet werden.

  • Der Zugang in das Büro sollte bereits am ersten Tag funktionieren. Dafür muss oft ein neuer Eingangscode installiert bzw. ein neuer Schlüssel angefertigt werden.
  • Jeder Mitarbeiter sollte einen eigenen Computer haben, der bei einem Mitarbeiterwechsel oder bei einem Neukauf neu aufgesetzt werden muss. Bitte beachten Sie hierbei die Lieferdauer eines neuen Geräts.
  • Obiges gilt auch optional für ein mobiles Firmentelefon und einen Firmenwagen.
  • Arbeitsplatz/Sitzplatz allgemein: Hat der neue Kollege einen festen Sitzplatz? Zudem einen Bildschirm, einen Stuhl, eine Maus und Tastatur und Schreibwerkzeug?
  • Zugangsdaten müssen frühzeitig generiert werden – Passwörter, Zugriffsrechte, Einladungen für die Nutzung gewisser Tools – so dass der neue Kollege am ersten Arbeitstag seinen virtuellen Arbeitsplatz einrichten kann und im Onboarding Prozess somit auf Dauer viel Zeit spart.
  • Müssen für den neuen Mitarbeiter zusätzliche Lizenzen für bestimmte Programme eingekauft werden?

Termine: Laden Sie den neuen Kollegen bereits zu anstehenden Terminen ein und vereinbaren Sie möglichst auch schon Vorstellungstermine mit den wichtigsten Schnittstellen (eigene Abteilung und andere Abteilungen).

Mitarbeiterschulung: Benötigt der neue Kollege zusätzliche Schulungen in einem bestimmten Gebiet, beispielsweise für den Umgang mit ausgewählten Programmen oder Geräten? Diese sollten vor Beginn des Arbeitsvertrages gebucht werden, um die Einarbeitungszeit in ein bestimmtes Themengebiet zu beschleunigen.

Zuständigkeiten: Wenn der neue Mitarbeiter eine Position einnimmt, die es vorher noch nicht gab, kommt es oft zu einer Umverteilung der Verantwortlichkeiten. Es ist Aufgabe des Teamleiters, dies detailliert an die bestehenden Mitarbeiter zu kommunizieren. Im Rahmen des Onboardings sollte der verantwortliche HR Manager hier nochmals nachhören, um einer Missstimmung dem neuen Kollegen gegenüber vorzubeugen.

Willkommenspräsent: Einen Tag vor dem ersten Arbeitstags des neuen Mitarbeiters können Sie oder einer Ihrer Kollegen noch ein kleines Präsent zum Einstieg in das neue Arbeitsumfeld besorgen, hier bieten sich Pralinen, ein kleiner Blumenstrauß oder ähnliches an. Warum dieser Punkt zu einem guten Onboarding dazugehört, erfahren Sie weiter unten.

Kostenlose Onboarding Checkliste herunterladen.

Während des ersten Arbeitstages:

Pünktlichkeit: Schon in den ersten Minuten des Arbeitstages sollten Sie Ihrem neuen Mitarbeiter eine gewisse Wertschätzung entgegenbringen, indem auch Sie pünktlich sind. Oft geschieht es, dass ein neuer Kollege pünktlich im Büro erscheint, der Zuständige jedoch noch für weitere zwei Stunden in einem Meeting ist. Um Ihrem neuen Kollegen das typische Montagmorgen-Chaos zu ersparen und für sich selbst noch genug Vorbereitungszeit zu schaffen, können Sie ihn beruhigt eine Stunde später als üblich anfangen lassen.

Willkommenskultur: Die kleine Aufmerksamkeit zur Begrüßung wurde hoffentlich schon pünktlich vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters besorgt (s.o) und entfaltet nun entsprechend ihre Wirkung. Solch kleine Aufmerksamkeiten stärken das Zugehörigkeitsgefühl Ihres neuen Teammitglieds von der ersten Sekunde an und bleiben lange im Gedächtnis. Kleine Geste, große Wirkung.

Vorstellung: Zum Einstieg empfehlen wir Ihnen eine kleine Vorstellungsrunde zu veranlassen. Natürlich muss am Anfang nicht die gesamte Firma im Büro auf den Neuen warten, doch zumindest die direkten Kollegen der gleichen Abteilung bzw. der “Pate” sollten sich und seinen/ihren Aufgabenbereich am ersten Tag vorstellen. Das erleichtert die Kontaktaufnahme und senkt die Hemmschwelle, bei Fragen jemanden direkt um Hilfe zu bitten.

Team stärken: Gemeinsam mit den Kollegen aus der gleichen Abteilung am ersten Arbeitstag zu Mittag zu essen, stärkt das Gemeinschaftsgefühl und schafft eine vertrauensvolle Basis der zukünftigen Zusammenarbeit.

 

In der ersten Arbeitswoche:

Onboarding Vorschau: Dem neuen Mitarbeiter sollte der Ablauf des Onboardings erklärt werden, damit dieser weiß, was ihn in den kommenden Tagen oder Wochen erwarten wird.
Vorsicht: Überfordern Sie Ihren neuen Kollegen nicht, indem Sie ihn nur mündlich aufklären. Halten Sie soviel wie möglich schriftlich fest.

Gegenseitige Erwartungen: Vorgesetzte sollten mit dem Mitarbeiter nochmals die neue Tätigkeit durchsprechen und diesem die Erwartungen kommunizieren. Im Kontrast dazu, sollte aber auch der Mitarbeiter noch einmal seine Vorstellungen über die nächsten Wochen klar äußern. So können Missverständnisse gleich im Vorfeld vermieden und eine angenehme Arbeitsatmosphäre geschaffen werden.

Erste Aufgaben: Der neue Kollege sollte von vornherein in Projekte eingegliedert werden. Auch die Gestaltung spannender erster Aufgaben hilft dabei, den Mitarbeiter von Beginn an für das Unternehmen zu begeistern.

Rechtliches: Gibt es SPOs (Standard Operating Procedures), die für die Arbeit des neuen Mitarbeiters relevant sind, müssen sie aufmerksam gelesen und unterschrieben werden, bevor bestimmte Tätigkeiten ausgeführt werden dürfen.

Unternehmensrundgang: Um dem neuen Mitarbeiter ein klares Bild zu vermitteln, was wo passiert und wer der Zuständige der jeweiligen Abteilung ist, sollten nun auch alle weiteren Abteilungen besucht werden. Tipp: Bei Unternehmen mit mehr als 30 Mitarbeitern ist eine Fotogalerie im Intranet oder eine Fotowand im Büro für neue Mitarbeiter eine große Hilfe.

Produktvorstellung: Eine ausführliche Produktvorstellung ist ein essentieller Bestandteil des Onboardings. Gerade für Kollegen aus produkt-fernen Bereichen wie beispielsweise der Buchhaltung ist es wichtig, dass sie wissen, welche Produkte/ Dienstleistungen das Unternehmen anbietet. Haben mehrere neue Kollegen gleichzeitig ihren ersten Arbeitstag, bietet eine solche Präsentation auch eine gute erste Möglichkeit sich über Abteilungen hinweg zu verknüpfen.

Unternehmensziele: Welches Ziel verfolgt das Unternehmen und mit welcher Strategie wird dieses verfolgt? Machen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter deutlich, welche Ziele Sie z.B im nächsten Quartal erreichen möchten, und warum genau seine Unterstützung dafür notwendig ist.

Firmenkultur: Das Wissen darüber, welche Werte im Unternehmen gepflegt werden, ist entscheidend für eine Identifikation mit dem neuen Arbeitgeber. Besonders wenn der neue Kollege aus einem anderen Umfeld kommt, beispielsweise vom Startup zu einem Großkonzern gewechselt hat, kann die neue Umgebung sehr vom Erlebten abweichen. Hier gilt es auch auf kleine Details zu achten, wie beispielsweise: Gibt es gemeinsame Mittagessen? Sind Zigarettenpausen in Ordnung? Wie verhält es sich mit Home-Office? Erklären Sie die Werte, die für alle gleichermaßen gelten.

Teamgeist: Oftmals fällt es dem neuen Kollegen schwer, sich in schon bestehende “Mitarbeitergruppen” einzugliedern. Nichts ist schlimmer, als in der ersten Arbeitswoche alleine zu Mittag zu essen, weil sich nach dem ersten Tag keiner mehr für den Neuen verantwortlich fühlt. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team den neuen Kollegen auch mittags mit einbezieht und sich fernab des Schreibtisches ein Zusammengehörigkeitsgefühl entwickelt.

 

Nach der ersten Arbeitswoche:

Eindrücke abfragen: Holen Sie sich Input von Ihrem neuen Mitarbeiter. Was Positives oder Negatives ist während der ersten Woche aufgefallen? Umso länger man in einem Unternehmen tätig ist, umso mehr gewöhnt man sich an die dortigen Umstände, eventuell auch die Negativen.

Folgeinformationen: In der ersten Woche hat Ihr neuer Mitarbeiter sehr viele Eindrücke zu verarbeiten. Es ist deswegen sinnvoll, Informationen Stück für Stück zu geben und nicht alles auf einmal auszuschütten. Spätestens gegen Ende der ersten Woche sollten Sie ihm trotzdem allen noch fehlenden organisatorischen Input geben. Gemeint sind hiermit beispielsweise Urlaubsregelungen, Arbeitszeiten, Abkürzungsverzeichnisse, etc..

 

Nach vier bis acht Wochen:

Regelmäßiges Feedback: Was bringt das beste Onboarding, wenn nach den ersten Wochen keine Revision der bisherigen gemeinsamen Arbeit erfolgt? Es ist wichtig, nach einem gewissen Zeitraum ein Feedback-Gespräch mit den neuen Kollegen durchzuführen und dieses auch regelmäßig zu wiederholen. Hier geht es nicht nur um das Verhalten und die Arbeit Ihres neuen Mitarbeiters bewerten, sondern auch um sein/ihr offenes Feedback über den ersten Eindruck des Unternehmens.

Kontakte fördern: Wenn mehrere Kollegen aus verschiedenen Abteilungen gemeinsam ihren ersten Arbeitstag begangen haben, kann der abteilungsübergreifende Austausch mit einem organisierten Mittagessen ein paar Wochen nach Arbeitsbeginn gefördert werden. Der gemeinsame Start erleichtert es den Kollegen normalerweise, die Kontakte aufrechtzuerhalten und fördert das insgesamte Betriebsklima.

 

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Weitere Tipps und Tricks zum Thema Onboarding gibt es in unserer Leseempfehlung Mitarbeiter Onboarding.