Ressourcenplanung im Unternehmen: So geht’s

Ressourcenplanung

Was bringen die besten Ressourcen, wenn sie nicht zielführend eingesetzt werden? Ob Sie nun aufgrund von Fachkräftemangel nach einer Lösung suchen, Ihre Personalressourcen effizienter einzusetzen oder ob Sie insgesamt wirtschaftlicher agieren möchten: Wir haben die besten Tipps für Sie. In diesem Artikel lesen Sie, weshalb die Ressourcenplanung für HRler:innen und Unternehmen so wichtig ist und wie Sie von der Theorie in die Praxis umgesetzt werden.

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Definition Ressourcenplanung

Zu Beginn eines Projekts müssen benötigte Investitionen, Sach- und Personalressourcen geplant werden. Die wohl wichtigste Ressource ist die „Ressource Mensch“: Ziel ist es, die vorhandenen Ressourcen optimal zu nutzen und eine bestmögliche Kapazitätsauslastung zu erreichen.

Human Resources: Methoden der Ressourcenplanung

In der Ressourcenplanung werden HR-Ziele und Maßnahmen definiert, mit denen Unternehmensziele erreicht werden sollen (Personalstrategie). Für die Planung, Steuerung und Kontrolle des Personalwesens werden Daten und Kennzahlen gesammelt und ausgewertet (Personalcontrolling). Bei der Umsetzung der Personalstrategie können verschiedene Methoden der Ressourcenplanung zum Einsatz kommen:

Hier Leitfaden zur Personalstrategie herunterladen.

Methoden der RessourcenplanungBeispiel
Strategische Ressourcenplanung (Kapazitätsplanung)Planen Sie langfristig anhand der benötigten Qualifikationen und Kapazitäten Ihrer Mitarbeitenden. Einbezogen werden aktuelle und zukünftige Projekte. Die strategische Ressourcenplanung soll sicherstellen, dass rechtzeitig qualifiziertes Personal zur Verfügung steht, um erfolgreich Projekte umzusetzen. Wer zum Projektstart erst Fachpersonal suchen muss, kann Schwierigkeiten haben, Vereinbarungen einzuhalten.
Taktische RessourcenplanungBilden Sie Projektteams und stimmen Sie sich während des Projekts immer wieder über den Personalbedarf ab. Sollten mehr Personalressourcen benötigt werden als gedacht, können Sie frühzeitig eingreifen. Mit einer detaillierten Personalbedarfsplanung stellen Sie sicher, dass jederzeit Fachpersonal bereitsteht. Durch ein professionelles Onboarding erleichtern Sie neuen Mitarbeitenden den Start.
Operative RessourcenplanungVerteilen Sie die Aufgaben und Unteraufgaben des Projekts an die Mitarbeitenden. Mit der Zuweisung von Rollen, Deadlines und Verantwortlichkeiten planen Sie Ressourcen des Projekts. Achten Sie auf eine gute und offene Kommunikation innerhalb des Teams. Alle Projektbeteiligten sollten das Projektziel verinnerlicht haben und an einem Strang ziehen. Wenn Sie gemeinsam über eventuell auftretende Schwierigkeiten sprechen, können Sie Anzeichen für Engpässe definieren und durch Zeitpuffer sowie Personal-Backups vorbeugen.

Damit es nicht zu Verzögerungen oder anderen Problemen kommt, müssen Sie den Fortschritt Ihrer Ressourcenplanung immer im Blick behalten. Prüfen Sie daher regelmäßig, ob die geplanten Meilensteine erreicht wurden.

Aufgaben digital und mühelos verteilen

Aufgaben Erinnerungen Vertragsende

Weisen Sie Mitarbeiter:innen unterschiedliche Aufgaben zu und definieren Sie direkt eine Deadline. DIe zuständigen Personen werden per Mail informiert und rechtzeitig an ihre To-dos erinnert.

Welche Risiken gibt es bei der Berechnung der Personalressourcen?

Eine Ressourcenplanung ist die Basis für sämtliche Entscheidungen. Können Sie das Projekt innerhalb der Frist überhaupt umsetzen? Lohnt sich das Projekt finanziell? Haben Sie die Kapazitäten und die Expertise, um das Projekt umzusetzen? Die Planung der Personalressourcen ist essenziell – keine Frage. Doch welche Risiken können bei der Berechnung auftreten?

Es wird immer Faktoren geben, die den Verlauf Ihres Projekts beeinflussen, auf die Sie selbst aber nur wenig bis gar keinen Einfluss haben. Wichtig ist daher, sich dessen bewusst zu sein und diese rechtzeitig in Ihrer Planung zu berücksichtigen.

Mögliche Risiken bei der Ressourcenplanung(Präventions)maßnahmen
Saisonale Schwankungen In wiederkehrenden Hoch-Zeiten (z. B. während des Weihnachtsgeschäfts) können Sie zusätzliches Personal einstellen.
ErkrankungenLaut einer Studie der AOK fällt ein Mitarbeiter im Schnitt 19,5 Tage im Jahr krankheitsbedingt aus. In den kalten Monaten ist das Immunsystem schwächer. Minimieren Sie daher das Risiko von vermehrten Krankenständen durch präventive, gesundheitsfördernde Maßnahmen.
Chronische Erkrankungen und ÜberlastungEine Studie der WHO aus dem Jahr 2016 hat ergeben, dass sich Überlastung und lange Arbeitszeiten negativ auf die Gesundheit der Mitarbeitenden auswirken können. Behalten Sie daher stets die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden durch eine richtig geführte Arbeitszeiterfassung im Blick und wirken Sie körperlichen und psychischen Belastungen mit Maßnahmen wie Inhouse-Yoga-Kursen, Fitness-Studio-Bezuschussungen und ergonomischen Arbeitsplätzen entgegen.
Spannungen im TeamStreit kann die Mitarbeitermotivation und die Teamfähigkeit stark belasten. Ein nicht funktionierendes Team kann denselben Effekt haben wie eine unbesetzte Stelle. Einige Unternehmen setzen auf neutrale Strategie-Manager:innen, die emotionale von sachlichen Aspekten trennen und in angespannten Situationen rational bewerten.
KündigungenGlückliche Mitarbeitende kündigen nicht. Sie können mit einem Mitarbeiterzufriedenheits-Programm Mitarbeitende langfristig binden. Gestalten Sie es nach dem Geschmack Ihrer Mitarbeitenden. Lassen Sie dafür Ergebnisse aus Fragebögen zur Mitarbeiterzufriedenheit und Erkenntnisse aus Mitarbeitergesprächen einfließen. Ziel des Programms ist es, die Mitarbeiterzufriedenheit im Blick zu behalten und kontinuierlich zu steigern.
Höhere GewaltStromausfall, Erdbeben oder Unwetter könnten die Projektarbeit lahmlegen. Teilweise kann durch technische Ausstattung vorgebeugt werden (z. B. durch eine Homeoffice-Option), Prävention ist aber nicht immer möglich.

Welche Techniken gibt es für die Ressourcenplanung?

Es gibt mehrere effektive Techniken im Umgang mit den Personalressourcen. Zu den gängigsten zählen:

Ressourcenzuteilung

Bei der Ressourcenzuteilung werden möglichst alle Personalressourcen genutzt. Diese werden erfasst, strukturiert und laufend aktualisiert. Es ist direkt ersichtlich, welche Mitarbeitenden relevante Qualifikationen aufweisen und freie Kapazitäten haben. Die Übersicht zeigt, welche Mitarbeitenden für Projekte zur Verfügung stehen.

Alles Wichtige zum Kompetenzmanagement finden Sie in diesem Artikel.

Ressourcenabgleich

Beim Ressourcenabgleich werden die erfassten Fähigkeiten und Qualifikationen der nicht voll ausgelasteten Mitarbeitenden mit geforderten Qualifikationen anderer Projekte abgeglichen. Auch in dieser Übersicht wird ersichtlich, wer über freie Kapazitäten und Qualifikationen für neue Projekte verfügt.

Ressourcenprognose

Anhand von Erfahrungen können Ressourcenprognosen erstellt werden. Für die objektive Einschätzung werden Märkte und Wettbewerber analysiert.

Personal nach Bedarf planen

Personalbedarfsplanung Vorlage Vorschau

Diese Vorlage zur Personalbedarfsplanung unterstützt Sie dabei, Ressourcen optimal zu planen und einzusetzen. So sind Sie und Ihr Unternehmen zukunftssicher aufgestellt.

Vorteile der Ressourcenplanung

Die Ressourcenplanung hat viele Vorteile für Arbeitgeber, Mitarbeitende und Geschäftspartner. Dazu zählen:

  • motivierte Mitarbeitende aufgrund von professionellem Teamwork
  • transparente und optimale Auslastung des Fachpersonals (Vermeidung von Unter- und Überlastung)
  • fristgerechte Erledigung von Aufgaben
  • Identifizierung von rentablen Projekten (Alternativen: Vermittlung an Externe oder Ablehnung)
  • erfolgreiche Abwicklung von Projekten und Einhaltung der Verträge mit Vertragspartnern
  • Planungssicherheit und Messbarkeit
  • transparente Fixkosten (Personalkosten pro Stunde)
  • Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit

Zusammenfassung zur Ressourcenplanung

Eine digitale Ressourcenplanung ist die optimale Grundlage für die Aufgabenverteilung an Ihre Mitarbeitenden auf Basis ihrer verfügbaren Kapazitäten und Stärken. Mit Personio gestalten Sie effektive Workflows für Ihre Ressourcenplanung und mehr: alle HR-Funktionen auf einen Blick.

FAQs zur Ressourcenplanung

Was versteht man unter Ressourcenplanung?

Ziel der Ressourcenplanung ist es, bestehende Ressourcen so zu nutzen, dass eine optimale Kapazitätsauslastung erreicht werden kann.

Was sind die Vorteile einer Ressourcenplanung?

Eine erfolgreiche Ressourcenplanung bringt Vorteile für Mitarbeitende, Geschäftspartner und Personalverantwortliche. Sie sorgt für eine gesteigerte Mitarbeitermotivation, eine transparente und optimale Auslastung der Arbeitnehmer:innen und für eine fristgerechte Erledigung von zugewiesenen Aufgaben.

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