Gehaltsüberprüfung: Der vollständige Leitfaden für HR und Führungskräfte

Eine Gehaltsüberprüfung ist eine formale Bewertung der Arbeitsleistung einer oder eines Mitarbeitenden, mit der entschieden wird, ob eine Gehaltserhöhung gerechtfertigt ist. Häufig fließen zusätzlich die Betriebszugehörigkeit, Entwicklungen auf dem Arbeitsmarkt oder das verfügbare Budget in die Entscheidung ein.

Eine gut durchgeführte Gehaltsüberprüfung bringt Mitarbeitenden mehrere Vorteile:

• Sie motiviert: Wer weiß, dass eine Gehaltserhöhung in Aussicht steht, bringt sich stärker in die eigene Rolle ein.

• Sie schafft klare Ziele: Feste Kriterien als Ziel zu setzen und zu erreichen motiviert und gibt Orientierung.

• Sie stärkt die Bindung: Wer im Unternehmen Entwicklungsmöglichkeiten sieht, bei Titel und Gehalt, bleibt eher langfristig.

• Sie fördert Fairness: Wenn Gehaltserhöhungen für alle nach denselben, leistungsbezogenen Kriterien möglich sind, entsteht Chancengleichheit.

In den meisten Unternehmen findet die Gehaltsüberprüfung einmal jährlich statt. Manche Führungskräfte setzen zusätzlich einen Termin nach Abschluss eines großen Projekts an – oder wenn jemand befördert wird.

In die Entscheidung fließen mehrere Faktoren ein: Marktdaten, das verfügbare Budget sowie persönliche und fachliche Ziele. Eine gesetzliche Pflicht zur Gehaltsüberprüfung gibt es in Deutschland nicht. Viele Unternehmen führen sie trotzdem durch; als festen Bestandteil ihres Vergütungspakets.

Eine Gehaltsüberprüfung läuft in der Regel in drei Phasen ab:

• Die Planungsphase

• Die Beurteilungsphase

• Die Informationsphase

Werfen wir einen genaueren Blick auf jede einzelne Phase.

Eine reibungslose Gehaltsüberprüfung beginnt mit guter Vorbereitung. Diese Schritte gehören dazu:

Klären Sie zunächst, was die Gehaltsüberprüfung erreichen soll, und teilen Sie diese Ziele mit allen Beteiligten. So wissen Mitarbeitende und andere Stakeholder frühzeitig, was sie erwartet, und sie können sich gezielt vorbereiten.

Prüfen Sie die Arbeitsverträge auf Klauseln, die den Prozess beeinflussen könnten: Besteht ein vertraglicher Anspruch auf eine jährliche Gehaltserhöhung? Ist das Gehalt wegen einer Probezeit vorübergehend fixiert? Wer diese Punkte vorab klärt, vermeidet Vertragsverstöße und rechtliche Konsequenzen.

Werfen Sie einen zweiten Blick auf die Stellenbeschreibung jeder Position: Bildet sie die Rolle noch korrekt ab? Verantwortungsbereich, Aufgaben und erwartetes Leistungsniveau sollten klar erkennbar sein – das schafft die Grundlage, um die Leistung der Mitarbeitenden später fair einzuordnen.

Prüfen Sie anschließend, ob das aktuelle Gehalt der Mitarbeitenden dem Marktstandard entspricht – zum Beispiel über Gehaltsvergleichsportale oder Branchenreports. Ein interner Gehaltsabgleich deckt oft auf, wenn Personen in vergleichbaren Rollen unterschiedlich bezahlt werden. Mit der Entgelttransparenzrichtlinie rückt genau dieser Punkt zusätzlich in den Fokus: Die nationale Umsetzung steht zwar noch aus, doch Unternehmen sollten sich schon jetzt darauf vorbereiten. Genau hier kann die Gehaltsüberprüfung für mehr Gerechtigkeit sorgen.

Legen Sie das Budget für die Gehaltsüberprüfung fest und gleichen Sie es mit Ihrem Ziel ab. Ob es um einen Inflationsausgleich oder um Erhöhungen für besonders starke Leistungen geht: Ein klares Budget und ein fester Zeitplan sorgen dafür, dass alle Gehaltserhöhungen fair verteilt werden.

Sobald die Planung abgeschlossen ist, beginnen Führungskräfte mit der Leistungsbeurteilung: Sie bewerten, wie gut die Leistung der Mitarbeitenden den Erwartungen an die Rolle entspricht. Dieser Rahmen bildet anschließend die Grundlage für die Gehaltsüberprüfung.

Führungskräfte und HR müssen die Leistung der Mitarbeitenden präzise einschätzen, um Ungerechtigkeit oder den Vorwurf der Diskriminierung zu vermeiden. Im Folgenden zeigen wir, wie Sie die Leistungen Ihrer Mitarbeitenden während der Gehaltsüberprüfung fair bewerten.

Mitarbeitende sollten schon während der Planungsphase wissen, was die Gehaltsüberprüfung für sie bedeutet – welche Aspekte ihrer Rolle bewertet werden und was sie erwarten können. Eine überraschende Leistungsbeurteilung wirkt schnell wie eine Bestrafung, besonders wenn es nachvollziehbare Gründe für schwächere Leistungen gab.

Verteilen Sie Umfragen und Selbsteinschätzungsbögen, bevor die Gehaltsüberprüfung beginnt. So erfahren Sie, wie Mitarbeitende ihre eigenen Aufgaben und Leistungen einschätzen – und erkennen Lücken in der Stellenbeschreibung oder Ansätze, um die Produktivität zu steigern. Der Selbsteinschätzungsbogen signalisiert außerdem, dass die Gehaltsüberprüfung beginnt und gibt Mitarbeitenden Zeit, eigene Anliegen frühzeitig einzubringen.

Eine Bewertungsskala unterteilt die Aufgaben einer Rolle in einzelne Kategorien, die sich einheitlich bewerten lassen. Ein standardisiertes Bewertungssystem macht sofort sichtbar, wo die Leistung über oder unter den Erwartungen liegt.

Am Ende der Gehaltsüberprüfung stehen Kommunikation und Feedback an die Mitarbeitenden im Fokus. Üblich ist ein Schreiben zur Gehaltsüberprüfung, das über das Ergebnis informiert, die konkrete Gehaltsänderung nennt und begründet, warum sich das Gehalt ändert. So bleibt der Prozess für alle Beteiligten transparent, fair und nachvollziehbar.

Eine Gehaltsüberprüfung kostet Zeit – vor allem, weil so viele Leistungsdaten beachtet werden müssen. Das Performance-Tool von Personio übernimmt diese Arbeit: Es verfolgt automatisch, wie Mitarbeitende ihre Aufgaben erfüllen, und gibt Ihnen jederzeit einen klaren Überblick, ganz nach Ihrem eigenen Zeitplan.

Vereinbaren Sie Ihre kostenlose Webdemo und erfahren Sie, wie Personio Ihr Unternehmen unterstützen kann.

Bei einer Gehaltsüberprüfung wird die Leistung von Mitarbeitenden mit den Erwartungen an ihre Rolle verglichen, um zu entscheiden, ob das Gehalt erhöht wird.

Das hängt vom Einzelfall ab – unter anderem davon, wie komplex die Rolle ist und wie die bisherige Leistung eingeschätzt wird.

Meist einmal jährlich. In manchen Unternehmen ist der Rhythmus enger getaktet, zum Beispiel nach Abschluss eines größeren Projekts. Auch eine Beförderung oder ein Rollenwechsel kann eine Gehaltsüberprüfung auslösen.

Nein, in Deutschland besteht dafür keine gesetzliche Pflicht. Viele Unternehmen führen sie trotzdem durch, weil sie Teil ihres Vergütungspakets ist. Auch ohne Pflicht zur Gehaltsüberprüfung lohnt sich ein Blick in die Arbeitsverträge, um sicherzustellen, dass alle gehaltsbezogenen Vorgaben eingehalten werden.

Mehrere Faktoren spielen eine Rolle: Die Leistungsbeurteilung prüft, ob Mitarbeitende die Erwartungen an ihre Rolle erfüllt oder übertroffen haben. Ein Marktvergleich stellt sicher, dass das Gehalt wettbewerbsfähig bleibt. Und das Budget des Unternehmens setzt den finanziellen Rahmen.

Die Planungsphase umfasst fünf Schritte: Ziele der Gehaltsüberprüfung festlegen, Arbeitsverträge auf relevante Klauseln prüfen, Stellenbeschreibungen aktualisieren, Marktgehälter recherchieren und das verfügbare Budget festlegen. So schaffen Sie eine faire, nachvollziehbare Grundlage für alle Gehaltsentscheidungen.

Die Beurteilungsphase umfasst Selbsteinschätzungen der Mitarbeitenden, transparente Kommunikation darüber, was bewertet wird, einen offenen Austausch der Ergebnisse sowie ein einheitliches Bewertungssystem. So bleibt die Leistungsbeurteilung objektiv, nachvollziehbar und fair für alle Beteiligten.