Beurteilungsgespräch: Vorbereitung, Ablauf und Tipps

Beurteilungsgespräch

Viele Mitarbeitende scheuen das Beurteilungsgespräch wie der Teufel das Weihwasser. Völlig unbegründet – wenn Führungskräfte dieses besondere Mitarbeitergespräch gut und konkret vorbereiten. Denn nur ein konstruktives Beurteilungsgespräch ist ein gutes Führungsinstrument zur Personalentwicklung.

Wie Sie ein Beurteilungsgespräch vorbereiten und wie Sie es klug führen, erfahren Sie hier. Mit Top-Tipps und Infos zum Beurteilungsgespräch bei Auszubildenden.

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Was ist ein Beurteilungsgespräch?

Das Beurteilungsgespräch ist eine besondere Form des Mitarbeitergesprächs zwischen Vorgesetztem und Beschäftigtem. Es folgt stets einer festgelegten Struktur und findet in regelmäßigen Abständen (mindestens einmal im Jahr) statt. Nur dann können Entwicklungen wirklich objektiv verfolgt, eingeschätzt und in einem größeren Zusammenhang bewertet werden.

Im Beurteilungsgespräch gibt die Führungskraft zumindest konkrete, möglichst aber auch messbare Rückmeldungen zu den erbrachten Leistungen und dem Verhalten der Mitarbeitenden. Wird das Beurteilungsgespräch gut vorbereitet und konstruktiv-konsequent geführt, ist es ein erstklassiges Kommunikationsmedium, von dem beide Gesprächspartner profitieren.

Das Unternehmen gewinnt detaillierte Einsichten in die Ergebnisse und Leistungen seiner Belegschaft, die Mitarbeitenden erhalten u.a. eine Einschätzung ihres Potenzials.

Von daher ist das Beurteilungsgespräch wichtiger Bestandteil einer transparenten und zuverlässigen Unternehmenskultur und ein wertvolles Führungsinstrument. HR kann die Führungskräfte Ihres Unternehmens bei der Vorbereitung zum Beispiel mit einer „Checkliste Beurteilungsgespräch“ unterstützen.

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Wie bereiten Sie ein Beurteilungsgespräch vor?

Der Erfolg eines Beurteilungsgesprächs steht und fällt mit der Vorbereitung durch die Führungskraft. Und die sollte möglichst nicht erst eine Woche vor dem festgelegten Termin beginnen. Idealerweise startet die Vorbereitung gleich im Anschluss an das letzte Mitarbeitergespräch.

Phase 1: Sammeln Sie kontinuierlich Informationen

Nutzen Sie den Arbeitsalltag und notieren Sie sich wichtige Punkte am besten kontinuierlich und sofort. Denken Sie daran, auch jene Leistungen oder Aktivitäten festzuhalten, die auf den ersten Blick nicht unbedingt erwähnenswert scheinen, aber im Zusammenhang über einen längeren Zeitraum das Bild der erbrachten Mitarbeiterleistung entweder punktuell schärfen oder in einen Gesamtzusammenhang rücken.

Vorteil dieses Vorgehens: Sie schaffen sich eine Faktenbasis, die im Beurteilungsgespräch eine objektive Grundlage darstellt.

TIPP: Je frühzeitiger Beurteilungsgespräche nicht nur geplant, sondern auch an die Mitarbeitenden kommuniziert werden, desto besser können sich diese selbst vorbereiten. Die Folge: Beide Gesprächspartner nehmen das Gespräch ernst.

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Phase 2: Bewerten Sie die gesammelten Informationen

Aus den in Phase 1 zusammengestellten Informationen sollten Sie jetzt eine zusammenfassende Bewertung erstellen. Also eine Art Bericht, in dem Sie aus den einzelnen Puzzleteilen das große Ganze zusammensetzen.

Ziehen Sie neben den individuellen Notizen zum Mitarbeitenden auch belastbare Zahlen heran. Dazu zählen Parameter wie Kundenkontakte, Abschlüsse, Verkaufszahlen, Umsatz. Bei der Zusammenschau aus diesem Material und den eigenen Beobachtungen rücken Sie den gesamten Zeitraum in den Fokus.

Sollten Sie dabei feststellen, dass die Leistungen innerhalb eines Quartals deutlich nachlassen oder auch zunehmen, empfiehlt es sich, auch kurzfristigere Maßnahmen in die Wege zu leiten.

Vorteil dieses Vorgehens: Sie erhalten ein Gesamtbild des Mitarbeitenden aus ihren eigenen Beobachtungen im Arbeitsalltag und belastbarem Zahlenmaterial.

TIPP: Verwahren Sie Ihre gesammelten Informationen an einem sicheren Ort. Achten Sie unbedingt auf Datenschutz und Persönlichkeitsrechte. Keine andere Person darf Zugang zu Ihren Unterlagen haben.

Phase 3: Berücksichtigen Sie die individuelle Situation des Mitarbeiters

In der Endphase der Vorbereitung gilt es, nun auch die konkrete Situation der Mitarbeitenden in die Überlegungen miteinzubeziehen. Versetzen Sie sich in ihre Lage – wie verlief ihr Jahr?

  • Gab es eventuelle Störfaktoren beruflicher oder privater Natur, die ihre Leistungen beeinflusst haben könnten?
  • Wie werden die Mitarbeitenden in das Gespräch gehen, welche Argumente oder Gegenargumente könnten sie finden (und wie können Sie diese entkräften)?
  • Mit welchen Argumenten können Sie einen unzufriedenen Mitarbeitenden besonders motivieren?
  • Welche Fortbildungen könnten ihn/sie persönlich aber auch im Sinne des Unternehmens weiterentwickeln?

Vorteil dieses Vorgehens: Durch die Konzentration auf die individuelle Situation erhalten Sie ein feines Gespür, warum sich die Dinge im Beurteilungszeitraum so entwickelt haben. Und Sie zeigen Ihren Mitarbeitenden, dass Ihnen ihre persönliche Entwicklung wichtig ist. Die Mitarbeitenden sehen sich auch als Mensch und nicht nur als Arbeitnehmer gewürdigt.

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Wie führen Sie ein Beurteilungsgespräch in 6 Phasen?

Natürlich ist jedes Beurteilungsgespräch individuell. So wie jeder Mensch individuell ist und handelt. Nicht jede inhaltliche Gesprächsstruktur passt zu jeder Branche – denn die Maßstäbe an Leistungen und Bewertungen sind spezifisch.

Bei aller Individualität ist es aber sinnvoll, dass das Gerüst für Beurteilungsgespräche innerhalb eines Unternehmens ähnlich aufgebaut ist. Kennen die Mitarbeitenden diese Struktur, so gestaltet sich bereits der Gesprächseinstieg entspannter. Für das Gelingen ist das wichtig, denn viele Beschäftigte haben – eine in der Regel völlig unbegründete – Furcht vor dem Beurteilungsgespräch.

Die Führungskräfte haben es also in der Hand, dass das Beurteilungsgespräch ein gelungener Dialog wird, den die Gesprächspartner als konstruktiv und vor allem konkret wahrnehmen – diese Feedbackregeln helfen dabei. Deshalb bietet sich der folgende Ablauf eines Beurteilungsgesprächs an, der sich in sechs Phasen gliedern lässt.

1. Begrüßung und entspannte Atmosphäre schaffen

Sorgen Sie dafür, dass das Gespräch in einer möglichst entspannten Atmosphäre stattfindet. Reservieren Sie einen separaten Raum und nehmen Sie sich mehr Zeit, als Sie wahrscheinlich brauchen werden. Denn ein paar Minuten Small Talk zu Beginn des Gesprächs haben noch keinem Gespräch geschadet. Begrüßen Sie den Mitarbeitenden offen und ehrlich. Brechen Sie das Eis.

2. Agenda und Ziele kommunizieren

Stellen Sie nun den Anlass und die Struktur des Gespräches im Detail vor und schaffen Sie so ein gemeinsames Verständnis für das, was nun folgt. Zeigen Sie auf, dass das Gespräch ein echter Dialog sein wird und kein einseitiges Referat, bei dem der Mitarbeitende nur passiver Zuhörer sein wird. Weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass Zwischenfragen nicht nur möglich, sondern erwünscht sind. Damit stellen Sie eine grundsätzliche Kommunikationssituation auf Augenhöhe her.

3. Die Beurteilung

In dieser Phase ist es enorm wichtig, dass Sie Ihre Beurteilung anhand nachvollziehbarer Kriterien darstellen. Führen Sie einen konstruktiven Dialog. Hierbei können insbesondere positive Entwicklungen in Verhalten oder Leistungsbereitschaft hervorgehoben werden. Damit einher geht eine emotionale Öffnung des Beurteilten.

Diese 3 Aspekte werden benannt:

  • Beurteilung der Leistung
  • Beurteilung des Verhaltens
  • Beurteilung des vorhandenen Potenzials

Wenn es Verbesserungsbedarf in einem oder mehreren Bereichen geben sollte, müssen Sie diesen im Rahmen des Beurteilungsgesprächs konkret benennen – ohne den Mitarbeitenden dabei bloßzustellen oder durch Du-Botschaften „anzuklagen“. Auch weniger gute Leistungen lassen sich stets mit dem Hinweis auf das noch offene Potenzial des Beurteilten koppeln und konkretisieren.

4. Die Sicht des Mitarbeitenden

Sieht der Mitarbeitende die Dinge anders als die Führungskraft? Dann wird dies im Dialog der vorhergegangenen Phase in der Regel bereits deutlich geworden sein. Doch im Sinne eines wertschätzenden Umgangs sollten Sie dem Mitarbeitenden immer die Möglichkeit einräumen, seine Sicht der Dinge darzustellen.

Der Vorteil: Auch der Mitarbeitende hat sich vermutlich auf das Gespräch vorbereitet und seine Fragen oder Gedanken notiert. Diese sollten nun gestellt und von Ihnen möglichst konkret beantwortet werden – ohne sich dabei zu sehr in Details zu verlieren. Achten Sie darauf, dass die Selbsteinschätzung der Gegenstand des Gespräches ist. Es geht nicht um die Entwicklung der Abteilung, sondern des Mitarbeitenden.

Vorlage zur Selbsteinschätzung hier herunterladen.

5. Ziele definieren

Nach der Beurteilungsphase werden die individuellen Ziele des Mitarbeitenden für die kommende Beurteilungsperiode in einer Zielvereinbarung festgehalten. Das können belastbare KPIs wie Umsatz, Leads oder Kundenkontakte aber auch Metaziele wie die Verbesserung von Softwarekenntnissen oder die Optimierung der Gesprächsführung sein.

Ziele sollten Sie dabei immer nach SMART formulieren. Das heißt, sie müssen Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch und Terminiert sein. Entscheidender Faktor, damit die Zielvereinbarung zum Erfolg führt: Der Mitarbeitende muss sie akzeptieren und mittragen.

Vorlage für Zielvereinbarungen herunterladen.

6. Zusammenfassung und Verabschiedung

Zum Abschluss des Beurteilungsgesprächs ist es wichtig, mit einer positiven Grundstimmung in den Arbeitsalltag zurückzukehren. Deshalb sollten Sie die zentralen Erkenntnisse des Gesprächs noch einmal zusammenfassen und auch auf die Absprachen bei der Zieldefinition hinweisen.

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Vorteil und Nutzen – darum sind Beurteilungsgespräche so wichtig

Es gibt gute Gründe für Unternehmen, Beurteilungsgesprächen eine wichtige Rolle bei der Personalführung aber auch bei der Personalentwicklung beizumessen.

  • Sie erhalten eine Potenzialeinschätzung der gesamten Belegschaft.
  • Sie optimieren ihren Personaleinsatz und optimieren Personalentscheidungen, z. B. Beförderungen.
  • Sie können die fachliche Weiterentwicklung der Mitarbeitenden vorantreiben.
  • Sie können deren fachliche und persönliche Entwicklungen nachvollziehen und falls nötig nachjustieren.
  • Sie objektivieren die Personalentwicklung.
  • Sie steigern die Leistungsbereitschaft wichtiger Mitarbeitender.
  • Sie etablieren eine transparente und positive Feedback-Kultur im Unternehmen
  • Sie stärken die Mitarbeiterbindung durch regelmäßige Dialoge und holen Feedback aus Sicht der Belegschaft ein
  • Sie verbessern Ihr Employer Branding – Unternehmen mit positiver Feedback-Kultur ziehen Kandidat:innen an

5 Top-Tipps für ein Beurteilungsgespräch

1. Seien Sie so offen wie möglich – nur dann kann ein Beurteilungsgespräch erfolgreich sein. Rechnen Sie damit, dass der Mitarbeitende im Fall von Kritik negativ oder gar abwehrend reagieren könnte.

2. Seien Sie so objektiv wie möglich – Annahmen, Spekulationen oder Vermutungen haben in einem Beurteilungsgespräch nichts zu suchen. Basieren Sie das Gespräch ausschließlich auf Fakten und Ihrer persönlichen Einschätzung.

3. Seien Sie so maßvoll wie es die Leistung geziemt – weder Lobhudelei noch anmaßende Kritik sind passend. Finden Sie das richtige Maß.

4. Seien Sie neutral – auch wenn Ihnen ein bestimmter Mitarbeitender vielleicht menschlich eher zusagt, gibt es keinen Grund, diesen in irgendeiner Weise zu bevorteilen.

5. Seien Sie flexibel – versetzen Sie sich immer auch in die Perspektive des Mitarbeitenden. Auch wenn sein Weg zur Lösung nicht der Ihre ist, kann er erfolgversprechend sein.

Beurteilungsgespräche souverän meistern

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Beurteilungsgespräch für Auszubildende

Auch für Auszubildende ist es wichtig zu wissen, wo sie im Rahmen ihrer Ausbildung stehen und wo es eventuell noch Defizite gibt. In einem Beurteilungsgespräch sollten mit den Azubis deshalb folgende Punkte geklärt werden:

  • Wie ist der Stand der Ausbildung?
  • Wie ist das Verhalten?
  • Mit welchen Fördermaßnahmen kann die Leistung optimiert werden?

HR-Tipp: Achten Sie vor der Einführung eines Beurteilungssystems für Azubis darauf, dass der Betriebsrat nach § 84 und § 94 ein Mitbestimmungsrecht hat. Insbesondere dann, wenn standardisierte Beurteilungsbögen eingeführt werden sollen.

Besonders wichtig im Zusammenhang mit dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) ist,

  • dass für alle Azubis eines Betriebs die gleichen Maßstäbe und Kriterien angelegt werden.
  • dass diese Kriterien benachteiligungsfrei angelegt, angewendet und gewichtet sind.
  • dass diese Kriterien jederzeit messbar, nachprüfbar und transparent sind.
  • dass ausschließlich die Arbeitsleistung bewertet wird – nicht die Person.

Beurteilungsgespräche für Auszubildende sollten …

  • rechtzeitig vor Ende der Probezeit und
  • am Ende jedes Ausbildungsabschnitts und
  • nach der Zwischenprüfung und
  • mindestens drei Monate vor Ausbildungsende erfolgen.

HR-Tipp: Um auch über die Leistungen und Fortschritte Ihrer Azubis in der Berufsschule informiert zu bleiben, nehmen Sie dazu eine Vereinbarung in den Ausbildungsvertrag auf. Sonst kann Ihnen die Berufsschule die Informationen unter Berufung auf den Datenschutz verweigern.

Stellen Sie eine möglichst objektive Bewertung sicher, indem Sie sich regelmäßig und dauerhaft Notizen zur Leistung und zum Verhalten des Azubis machen. Legen Sie dabei stets die gleichen Maßstäbe an, die sich an den Lernzielen des jeweiligen Ausbildungsplatzes orientieren.

Ergänzen Sie Ihre eigenen Beobachtungen durch Gespräche mit anderen Kolleg:innen, die den Azubi in Leistung und Verhalten einschätzen können. Der Ablauf des Beurteilungsgesprächs orientiert sich an den unter Punkt 3 genannten sechs Phasen, natürlich zugeschnitten auf die Ausbildung als solche.

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