Bewirtungsbeleg: Definition, Ausfüllhilfe & Vorlage

Ein Bewirtungsbeleg ist ein steuerlich relevantes Formular, das auszufüllen ist, um die für Geschäftsessen angefallenen Kosten als Betriebsausgabe steuerlich abzusetzen. Damit Bewirtungsbelege vom Finanzamt anerkannt werden, sind diese korrekt und vollständig auszufüllen. Die Angaben beinhalten unter anderem die bewirteten Personen und die entstandenen Kosten. Die steuerliche Absetzbarkeit ist auf 70 Prozent beschränkt, sofern nicht ausschließlich unternehmenseigene Personen bewirtet wurden.

Gut zu wissen: Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen erhalten die für die Bewirtung angefallene Umsatzsteuer im Rahmen des Vorsteuerabzugs zurück.

Damit ein Essen mithilfe eines Bewirtungsbelegs steuerlich berücksichtigt werden kann, hat der Anlass der Bewirtung einen geschäftlichen Charakter aufzuweisen. Dazu zählen unter anderem:

• Kontaktpflege mit Bestandskund:innen und Geschäftspartner:innen

• Kennenlernen von potenziellen Neukund:innen

• Vertragsverhandlungen

• Vertrags- oder Projektabschlussfeiern

• Öffentlichkeitsarbeit

• Betriebsfeiern

Neben dem geschäftlichen Anlass geht der Bewirtungsbeleg auch mit inhaltlichen Pflichtangaben einher. Um diesen nachzukommen, gilt es, folgende Angaben wahrheitsgemäß festzuhalten:

• Bewirtungsdatum

• Ort der Bewirtung, i. d. R. Name des Restaurants

• konkreter Anlass der Bewirtung

• Name und Unternehmen des Gastgebenden

• Name und Unternehmen der bewirteten Personen

• Höhe der Aufwendungen

• Trinkgeld – sollte möglichst von dem/der Empfänger:in quittiert werden

Nach dem Ausfüllen des Bewirtungsbelegs muss dieser unterschrieben und zusammen mit dem Kassenbeleg aufbewahrt werden.

Hinweis: Beim Anlass der Bewirtung ist eine allgemeine Bezeichnung wie „Geschäftsessen“ oder „Arbeitsessen“ nicht ausreichend.

Kostenlose Vorlage für einen Bewirtungsbeleg

Wenn das Restaurant keinen Bewirtungsbeleg anbietet, können Sie für ein Geschäftsessen einen Eigenbeleg ausstellen: füllen Sie dazu einfach unser kostenloses Musterformular aus.

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Die Essensrechnung in Form eines Kassenbelegs stellt keinen Bewirtungsbeleg dar. Der Kassenbeleg ist zusätzlich zum Bewirtungsbeleg erforderlich und muss bei Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro inkl. Umsatzsteuer) folgende Angaben enthalten:

• Datum

• Bezeichnungen und Preise der verzehrten Speisen und Getränke

• Rechnungsbetrag (Netto- und Bruttobetrag, Umsatzsteuer und Umsatzsteuersatz)

Bei höheren Rechnungsbeträgen ist stattdessen eine ordentliche Rechnung mit den folgenden zusätzlichen Informationen vorgeschrieben:

• fortlaufende Rechnungsnummer

• Steuernummer des Restaurants oder des bewirtenden Unternehmens

• Name und Anschrift des Restaurants oder des bewirtenden Unternehmens

• Name und Anschrift von dem/der Rechnungsempfänger:in (durch das Restaurant auszufüllen)

Wenn Restaurants eine solche Rechnung nicht automatisch ausstellen, sollten Sie ausdrücklich darum bitten – denn dazu sind Sie verpflichtet.

Einige Restaurants stellen auf Nachfrage komplette Bewirtungsbelege aus, die nur noch unterschrieben werden müssen. Andere bieten Formularvordrucke an – etwa auf der Rückseite des Rechnungsbelegs –, die selbst ausgefüllt werden können. Auch formlos erstellte Eigenbelege sind gültig, sofern sie mit der Essensrechnung zusammengeheftet werden. 

Falls ein Restaurant keinen Vordruck anbietet, laden Sie gerne unsere kostenlose Bewirtungsbeleg-Vorlage herunter. 

Wer den Bewirtungsbeleg ausfüllt, ist im Grunde irrelevant. Entscheidend ist, dass die Angaben korrekt sind und der/die Zahlende (Vertreter:in des einladenden Unternehmens) dies bestätigt. Deshalb muss der Bewirtungsbeleg zwingend eigenhändig unterschrieben werden.

Grundsätzlich sollte der Beleg zeitnah, also direkt nach dem Geschäftsessen, erstellt werden. Seit Juni 2021 akzeptieren die Finanzämter übrigens auch digitalisierte Belege mit einer elektronischen Signatur.

Damit die Kosten für ein Geschäftsessen als Betriebsausgaben anerkannt werden, müssen sie angemessen ausfallen. Wie viel ein Geschäftsessen genau kosten darf, ist jedoch nicht geregelt. Die Entscheidung darüber liegt im Ermessen des jeweils zuständigen Finanzamts; im Streitfall muss gerichtlich entschieden werden.

Grundsätzlich sollten die Kosten in einem vernünftigen Verhältnis zum Anlass stehen. Einen besonders wichtigen Vertragsabschluss nach langwierigen Verhandlungen mit einem erstklassigen Mehrgänge-Menü zu feiern, ist nachvollziehbar. Für einen regulären Kundentermin in Form eines Mittagessens wären solche Kosten kaum vertretbar. Auch die Branche sowie die Positionen der bewirteten Personen werden bei der Entscheidung berücksichtigt.

Ein Bewirtungsbeleg ist nur dann erforderlich, wenn die Kosten steuerlich geltend gemacht werden sollen und die dafür nötigen Bedingungen erfüllt sind. Bewirtungen werden dabei in Geschäftsessen, Aufmerksamkeiten und betrieblich veranlasste Bewirtungen unterteilt.

Eine Essenseinladung wird zum Geschäftsessen, wenn das Essen geschäftlich veranlasst ist und betriebsfremde Personen anwesend sind, etwa Kund:innen, Lieferant:innen, Auftraggeber:innen, Interessent:innen, Berater:innen, freie Mitarbeitende usw. Dabei spielt es keine Rolle, wo und wie das Essen stattgefunden hat, etwa in einem Restaurant, in der Betriebskantine oder mittels Lieferservice (auch Catering). Rein persönliche Essenseinladungen von befreundeten Geschäftspartner:innen zählen hingegen nicht als Geschäftsessen und sind in der Folge steuerlich nicht absetzbar.

Als Bewirtung im steuerlichen Sinne zählt nur, wenn eine „richtige“ Mahlzeit serviert wird. Getränke, Süßigkeiten oder belegte Brötchen fallen nicht darunter: Sie gelten als Aufmerksamkeiten. Die Kosten dafür sind komplett als Betriebsausgaben von der Steuer absetzbar. 

Die Grenze zwischen Aufmerksamkeiten und Bewirtung ist allerdings nicht klar definiert. In welche Kategorie beispielsweise aufwendig zubereitetes Fingerfood fällt, ist letztlich Ermessenssache.

Bei einem Geschäftsessen dürfen auch Angehörige des eigenen Unternehmens anwesend sein – entscheidend ist, dass mindestens eine betriebsfremde Person bewirtet wird. Wenn ausschließlich eigene Mitarbeitende am Essen teilnehmen, handelt es sich hingegen um eine betrieblich veranlasste Bewirtung. Diese Kosten gelten zu 100 Prozent als steuerlich absetzbare Betriebsausgaben.

Bewirtungsbelege ziehen im Rahmen einer Steuerprüfung oft besondere Aufmerksamkeit auf sich. Die Steuerprüfer:innen konzentrieren sich dabei insbesondere auf die Erfüllung sämtlicher inhaltlicher Anforderungen, die Bewirtungskosten und deren Angemessenheit sowie den geschäftsbezogenen Bewirtungsanlass. 

Um Steuernachzahlungen zu vermeiden, sind Bewirtungsbelege genau, zeitnah und vollständig auszufüllen. Ist der Beleg auf Thermopapier gedruckt, sollte er zudem unbedingt kopiert oder digitalisiert werden, da verblichene Belege vom Finanzamt abgewiesen werden.

Bewirtungsbeleg

Datum der Bewirtung: TT.MM.JJJJ

Ort der Bewirtung: Restaurant „ABC“, Max-Muster-Straße 1, 01234 Musterstadt

Bewirtende Person: Max Musterperson (Schöne Muster GmbH)

Bewirtete Personen: Erika Musterperson (Schöne Muster GmbH), Lisa Müller (Lisa Müller GmbH)

Anlass der Bewirtung: Informationsgespräch zum Musterprojekt 001-JJJJ

Höhe der Aufwendungen gem. beigefügter Rechnung: 115,50 Euro (inkl. MwSt.)

Trinkgeld: 14,50 Euro 

Gesamtbetrag: 130,00 Euro

Ort, Datum Unterschrift

Musterstadt, TT.MM.JJJJ Musterperson

Ein Bewirtungsbeleg hält fest, welche Personen zu welchem Anlass und an welchem Ort und Tag bewirtet wurden. Mithilfe des ausgefüllten Bewirtungsbelegs können Kosten für Geschäftsessen als Betriebskosten abgesetzt werden.

Der Bewirtungsbeleg wird von der einladenden Person oder einem/einer Vertretenden unterschrieben. Mithilfe der Unterschrift wird die Korrektheit der Angaben garantiert.

Der ausgefüllte Bewirtungsbeleg gibt über Tag, Ort, Kosten und Anlass der Bewirtung Auskunft. Zudem enthält er eine Liste aller bewirteten Personen (samt Unternehmenszugehörigkeit) inklusive Gastgeber:in. Er sollte zusammen mit dem Kassenbeleg oder einer ordentlichen Rechnung des bewirtenden Unternehmens aufbewahrt werden. 

Bewirtungsbelege müssen korrekt ausgefüllt werden. Zudem werden seit 2023 handschriftliche Bewirtungsbelege nicht mehr anerkannt.