Bewirtungsbeleg: So füllen Sie ihn richtig aus (mit Vorlage)

Wer Geschäftspartner zum Essen einlädt („bewirtet“), kann die Ausgaben dafür zu 70 Prozent als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Das Finanzamt erkennt diese jedoch nur an, wenn für das Essen ein Bewirtungsbeleg ausgefüllt wurde: Darauf ist dokumentiert, welche Personen zu welchem Anlass bewirtet wurde und welche Ausgaben entstanden sind. Die Essensrechnung allein ist kein Bewirtungsbeleg; dieser ist zusätzlich erforderlich.

Ein Bewirtungsbeleg ist bei sogenannten Geschäftsessen oder geschäftliche Bewirtungen erforderlich. Was bedeutet das?

Eine Essenseinladung wird zum Geschäftsessen, wenn das Essen geschäftlich veranlasst ist und betriebsfremde Personen anwesend sind, etwa Kunden, Lieferanten, Auftraggeber, Interessenten, Berater, freie Mitarbeitende usw. Anlässe für Geschäftsessen können sein:

• Treffen zur Kontaktpflege mit Geschäftspartnern

• Feier von Vertrags- oder Projektabschlüssen 

• Treffen zum Kennenlernen und zu Vertragsverhandlungen

• Treffen mit Vertreter:innen der Medien im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

Die Kosten für ein Geschäftsessen können zu 70 Prozent als absetzbare Betriebsausgaben deklariert werden und mindern damit den Gewinn oder die Steuerlast eines Unternehmens. Außerdem bekommt das Unternehmen die gesamten Umsatzsteuern im Rahmen des Vorsteuerabzugs vom Finanzamt zurück. Dabei spielt keine Rolle, wo und wie das Essen stattgefunden hat: etwa in einem Restaurant, in der Betriebskantine oder ob das Essen geliefert wurde (auch Catering).

Rein persönliche Essenseinladungen von befreundeten Geschäftspartnern sind keine Geschäftsessen. Die Kosten sind nicht steuerlich absetzbar.

Als Bewirtung im steuerlichen Sinne zählt nur, wenn eine „richtige“ Mahlzeit serviert wird. Getränke, Süßigkeiten oder belegte Brötchen zählen nicht dazu: Sie gelten als Aufmerksamkeiten. Die Kosten dafür sind komplett als Betriebsausgaben von der Steuer absetzbar; es wird kein Bewirtungsbeleg benötigt. (Die Grenze zwischen Aufmerksamkeiten und Bewirtung ist nicht klar definiert: In welche Kategorie etwa aufwendig zubereitetes Fingerfood fällt, ist Ermessenssache.)

Bei einem Geschäftsessen dürfen auch Angehörige des eigenen Unternehmens anwesend sein – entscheidend ist, dass mindestens eine betriebsfremde Person bewirtet wird. Doch wenn nur eigene Mitarbeitende am Essen teilnehmen, handelt es sich um eine betriebliche Bewirtung. Diese Kosten gelten zu 100 Prozent als steuerlich absetzbare Betriebsausgaben; ein Bewirtungsbeleg ist nicht erforderlich.

Damit ein Bewirtungsbeleg vom Finanzamt anerkannt wird, müssen folgende korrekte Angaben ausgefüllt werden:

• Datum, Ort der Bewirtung

• konkreter Anlass der Bewirtung; eine allgemeine Bezeichnung wie „Geschäftsessen“ ist nicht ausreichend

• Liste der Personen, die bewirtet wurden; mit deren Namen und Firma

• entstandene Kosten 

• Trinkgeld; sollte möglichst vom Empfänger quittiert werden

Kostenlose Vorlage für einen Bewirtungsbeleg

Wenn das Restaurant keinen Bewirtungsbeleg anbietet, können Sie für ein Geschäftsessen einen Eigenbeleg ausstellen: füllen Sie dazu einfach unser kostenloses Musterformular aus.

Kostenlose Word-Vorlage herunterladen

Dem Bewirtungsbeleg muss die Rechnung oder der Kassenzettel beigefügt werden. Darauf müssen folgende Angaben stehen:

• Datum

• Bezeichnungen und Preise der verzehrten Speisen und Getränke

• Rechnungsbetrag: Netto- und Bruttobetrag, Umsatzsteuer und Umsatzsteuersatz

Rechnungen bis zu einem Betrag von 150 EUR (inklusive Umsatzsteuer) gelten als Kleinbetragsrechnungen. Bei höheren Beträgen ist eine ordentliche Rechnung mit den folgenden, zusätzlichen Angaben vorgeschrieben:

• Name, Anschrift und Steuernummer des Restaurants oder des bewirtenden Unternehmens

• Rechnungsempfänger

• fortlaufende Rechnungsnummer

Wenn Restaurants eine solche Rechnung nicht automatisch ausstellen, sollten sie darum ausdrücklich gebeten werden – sie sind dazu verpflichtet.

Wer genau den Bewirtungsbeleg ausfüllt, ist irrelevant. Entscheidend ist, dass die Angaben korrekt sind und der Zahlende (Vertretende des zahlenden Unternehmens) dies bestätigt. Deshalb muss der Bewirtungsbeleg zwingend persönlich unterschrieben werden.

Einige Restaurants stellen auf Nachfrage komplette Bewirtungsbelege aus, die nur noch unterschrieben werden müssen. Andere bieten Formularvordrucke an – etwa auf der Rückseite des Rechnungsbelegs –, die selbst ausgefüllt werden können. Auch formlos erstellte Eigenbelege sind gültig, sofern sie mit der Essensrechnung zusammengeheftet werden.

Grundsätzlich sollte der Beleg zeitnah, also direkt nach dem Geschäftsessen erstellt werden. Seit Juni 2021 akzeptieren die Finanzämter übrigens auch digitale/digitalisierte Belege mit einer elektronischen Signatur.

Damit die Kosten für ein Geschäftsessen als Betriebsausgaben anerkannt werden, müssen sie angemessen sein. Wie viel ein Geschäftsessen genau kosten darf, ist nicht geregelt. Jedes Finanzamt kann eigene Einschätzungen treffen; im Streitfall muss gerichtlich entschieden werden.

Grundsätzlich sollten die Kosten in einem vernünftigen Verhältnis zum Anlass stehen. Ein wichtiger Vertragsabschluss mag mit einem Mehrgänge-Menü in einem Luxusrestaurant gefeiert werden: Das wäre nachvollziehbar. Für ein Mittagessen nach einem regulären Kundentermin wären solche Kosten wahrscheinlich nicht vertretbar. Auch die Branche sowie die Positionen der bewirteten Personen werden bei einer Entscheidung berücksichtigt.

Bei Steuerprüfungen wird besonders genau auf Bewirtungsbelege geschaut. Aus Bequemlichkeit werden sie oft schnell und unvollständig ausgefüllt. Wenn das der Fall ist, können Prüfende sie leicht für ungültig erklären und Steuernachzahlungen fordern. Deshalb sollte unbedingt auf korrekte Bewirtungsbelege geachtet werden – damit nach einem gelungenen Essen nicht eines Tages eine zweite Rechnung serviert wird.