6 smarte Tipps, die Ihren Recruiting-Turbo zünden

Unsere neue HR-Studie hat ergeben, dass fast die Hälfte (46 %) der Arbeitnehmer:innen plant, sich in den nächsten 12 Monaten eine neue Stelle zu suchen. Zugleich haben 62 % der Arbeitgeber Schwierigkeiten, benötigte Fachkräfte zu finden. Wie also gelingt es, zur richtigen Zeit die richtigen Mitarbeiter:innen einzustellen? 

Mit völlig umgekrempelten Einstellungsprozessen, die zum Teil nur fünf Tage dauern – davon berichtet zumindest Forbes. Das mag zwar nicht für jedes Unternehmen funktionieren, möglich ist es dennoch – wenn Sie die ineffizienten Schritte Ihres Recruiting-Prozesses streichen. Als wir unseren Prozess optimiert haben, konnten wir die Einstellungen um 40 % beschleunigen und eine hundertprozentige Offer-Acceptance-Rate erreichen. 

Der schnellste Weg für Ihren Recruiting-Boost führt über die Automatisierung Ihrer HR-Prozesse mit Personio. Und so funktioniert’s.

Schneller Top-Talente gewinnen: mit nahtlos automatisierten Recruiting-Prozessen.

1. Verschwenden Sie keine Zeit beim Jobposting

Damit Recruiting Teams passende  Bewerbungen erhalten, müssen sie zunächst Zeit investieren: Sie müssen dafür sorgen, dass ihre Anzeigen zur rechten Zeit an der richtigen Stelle erscheinen. Statista schätzt, dass fast die Hälfte der weltweiten Bewerbungen über Jobportale laufen. Doch das Anlegen dieser Stellen ist zeitaufwändig.

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Schritte ohne AutomatisierungSchritte mit Personio
Anmeldung bei jedem einzelnen Jobportal mit den UnternehmensdatenErstellung der Stellenausschreibung zentral in Personio und Veröffentlichung per Klick auf über 600 Portalen.
Erstellen einer neuen Anzeige, Kopieren und Einfügen der Stellenbeschreibung
Hinzufügen von Zahlungsdetails und Veröffentlichen der einzelnen Anzeigen
Wiederholung des Prozesses für jedes gewünschte Jobportal

2. Organisieren Sie neue Bewerbungen automatisch

Wer schon einmal im Recruiting gearbeitet hat, weiß, wie viel Zeit man mit dem eigenen Posteingang verbringt. Oft trudeln Hunderte von Bewerbungen pro Tag ein. Und die Bearbeitung dieser Bewerbungen kann ein wahrer Zeitfresser sein:

Schritte ohne AutomatisierungSchritte mit Personio
Bestätigung jeder einzelnen Bewerbung und Erläuterung nächster Schritte (z. B. wann und ob Kandidat:innen im Falle einer erfolgreichen Bewerbung eine Rückmeldung erhalten)Kandidat:innen erhalten automatisch eine Bestätigungs-E-Mail mit allen notwendigen Informationen (bei Personio ist das eine PDF mit Informationen über das Unternehmen und den Bewerbungsprozess).
Herunterladen der Bewerbungen und Speichern in ihrem System sowie Kontaktaufnahme mit relevanten Personen zur weiteren Überprüfung der BewerbungAlle Bewerbungsdaten werden automatisch in Personio gespeichert und der für die Stelle zuständige Recruiter wird automatisch benachrichtigt.

Bewerbermanagement Bewerberliste

3. Beschleunigen Sie die Nachbereitung von Vorstellungsgesprächen

Sobald Sie eine:n gute:n Kandidat:in ausgewählt haben, ist es wichtig, den Bewerbungsprozess so reibungslos wie möglich zu gestalten. Ein Mangel an Kommunikation kann sich nachteilig auf Ihr Employer Branding auswirken oder Sie sogar potenzielle neue Mitarbeitende kosten.

Laut der Software-Bewertungsseite G2 erhalten schätzungsweise 52 % der Bewerber:innen in den zwei bis drei Monaten nach der Bewerbung keinerlei Rückmeldung, während 63 % ein Stellenangebot aufgrund einer schlechten Bewerbererfahrung ablehnen würden. Hier ein kleiner Vorgeschmack auf das, was normalerweise dazugehört:

Schritte ohne AutomatisierungSchritte mit Personio
Das Recruiting Team wartet auf das Go durch die internen Hiring Teams, bevor es ein Vorstellungsgespräch plantRecruiting Teams verwenden vorgefertigte E-Mail-Vorlagen, die automatisch die Angaben des:r Kandidat:in ausfüllen. Diese werden direkt aus Personio versendet, automatisch mit dem Profil des Kandidaten oder der Kandidatin verknüpft und sichern eine klare, konsistente Kommunikation während des gesamten Bewerbungsprozesses.
Es verfasst und versendet eine Einladung zum Vorstellungsgespräch und fügt relevante Informationen über den Bewerbungsprozess und das Unternehmen beiRecruiting Teams fordern direkt in Personio eine erste Rückmeldung vom Hiring Team. Das Feedback wird dann sicher im Profil des Bewerbenden gespeichert und der Recruiter erhält eine Eingangs-Benachrichtigung.
Wenn ein:e Kandidat:in nicht geeignet ist, versendet es eine Absage
Wenn ein:e Kandidat:in geeignet ist, versendet das Recruiting Team ein positives Feedback und teilt die nächsten Schritte für das Vorstellungsgespräch mit
Fragmentierte Aufmerksamkeit aufgrund dieser Mikroverzögerungen

4. Revolutionieren Sie die Planung von Vorstellungsgesprächen

Recruiting Teams verbringen im Durchschnitt fast fünf Tage (4,75) in Vorstellungsgesprächen. Die Zeit, um diese zu vereinbaren, ist dabei noch nicht einmal berücksichtigt. Eine Studie förderte zutage, dass allein die Planung eines Vorstellungsgesprächs zwischen 30 Minuten und zwei Stunden dauern kann. 

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Kontaktaufnahme mit den zuständigen Hiring Teams, um deren Verfügbarkeit für potenzielle Interviewtermine zu prüfenDie Kalender des Hiring Teams und des Bewerbenden sind direkt in Personio einseh- und buchbar. Gesprächsteilnehmer:innen erhalten automatisch einen auf deren Rolle beschränkten Zugriff auf die Bewerberdaten, ohne dass Recruiter sie freigeben müssen.
Kontaktaufnahme mit Kandidat:innen, um deren Verfügbarkeit zu prüfen
Meeting-Links des gewählten Videokonferenzanbieters können direkt in die Einladung zum Vorstellungsgespräch eingefügt werden, ebenfalls aus Personio heraus.
E-Mail an die Bewerber:innen mit den Details zu ihren Vorstellungsgesprächen
Erstellung von Kalendereinladungen mit Links zu Telefonkonferenzen
Umplanen, wenn der vorgeschlagene Termin für das Vorstellungsgespräch nicht passt

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5. Bewertungen automatisch einholen

Nach einem Vorstellungsgespräch haben Sie einige zeitaufwendige To-Dos vor sich: Sie müssen a) standardisiertes Feedback sicherstellen, b) Feedback sammeln und zentralisieren, c) für zeitnahes Feedback sorgen. Ohne Automatisierung gelingt das nicht immer reibungslos.

Schritte ohne AutomatisierungSchritte mit Personio
Versenden von Bewertungsformularen an jedes Mitglied des Hiring Teams (ggf. zunächst Erstellung dieser Formulare)
Sobald ein Vorstellungsgespräch vereinbart ist, werden die Bewertungsbögen automatisch an involvierte Mitglieder des Hiring Teams geschickt.
Erinnern des Hiring Teams an die Versendung dieser Formulare bei Überschreitung des Fälligkeitsdatums
Diese werden so lange erinnert, bis die Bewertungsformulare eingereicht wurden und anschließend automatisch im richtigen Kandidatenprofil gespeichert sind.
Herunterladen der ausgefüllten Formulare und Hochladen in die richtige Bewerberdatei, damit alle Bewerberdaten zentral gespeichert sind
Im Interview-Prozess involvierte Personen erhalten automatisch eine Benachrichtigung, wenn eine Bewertung im System eingeht.
Potenzieller Verlust von Bewerber:innen, wenn ein anderes Unternehmen diesen in der Zeit, die für die oben genannten Schritte benötigt wird, ein Angebot macht

6. Nahtlos Verträge erstellen und unterzeichnen

Schätzungen zufolge vergehen zwischen Vorstellungsgespräch und Angebot durchschnittlich 20 bis 40 Tage. Kein Wunder also, dass in einigen Branchen fast 20 % der Kandidat:innen absagen.

Tatsächlich berichtet das HR Magazin, dass 50 % aller befragten Fachkräfte ein Stellenangebot abgelehnt haben, weil der Einstellungsprozess zu lange dauerte. In diesem Teil des Prozesses ist Schnelligkeit also besonders wichtig. Ohne Automatisierung könnte der Prozess so aussehen:

Schritte ohne AutomatisierungSchritte mit Personio
Sammeln aller wichtigen Informationen über die Kandidat:innen und das angebotene VergütungspaketRecruiting Teams verwenden Dokumentenvorlagen für die schnelle Erstellung eines Vertrags und übernehmen Details wie Name, Adresse, Titel und Vergütung aus dem Profil des Bewerbenden.
Kontaktaufnahme mit der Rechtsabteilung und Bitte um Erstellung eines VertragsKandidat:innen unterschreiben ihren Vertrag per Klick und rechtssicher mit Personio’s elektronischer Unterschrift.
Warten auf die Zusendung dieses Vertrags, Herunterladen und Übersenden an das Hiring Team oder die Personalabteilung zur Unterzeichnung
HR Teams verwandeln Kandidat:innen mit nur einem Klick in eine:n Mitarbeiter:in und weisen ihnen einen Onboarding Workflow zu. So können sie schon vor dem Starttermin mit der Organisation der Einarbeitung beginnen.
Herunterladen des unterschriebenen Vertrags, Einscannen und Versenden an den oder die Bewerber:in
Übersendung dieses Vertrags an den oder die Bewerber:in und Bitte um Unterzeichnung
Warten auf eine E-Mail mit dem unterschriebenen und gescannten Vertrag
Hochladen der Dokumente in die richtige digitale Personalakte

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