10. Januar 2018 in Glossar, P

Personalcontrolling

Wie das Unternehmenscontrolling, ist das Personalcontrolling ein unverzichtbares Instrument, um personalwirtschaftliche Unternehmensaktivitäten zu planen, zu steuern und zu kontrollieren. Für diesen Zweck bereitet das Personalcontrolling personalrelevante Daten auf und ermittelt die entsprechenden Kennzahlen. Die Ergebnisse bilden eine wichtige Entscheidungsgrundlage für das Personalmanagement oder für strategische Unternehmensentscheidungen.

Was Personalcontrolling umfasst

Das Personalcontrolling setzt sich mit der Personalarbeit an sich auseinander. Dazu zählen alle personalbezogenen Verfahren, Prozesse oder Projekte der Personalabteilung von der Planung des Personalbedarfs bis zum Recruiting.
Der zweite Gegenstandsbereich ist das Personal einschließlich aller Fragestellungen, die damit im Zusammenhang stehen. Die Mitarbeiterzahl an sich oder gegliedert nach Standort oder Funktion ist hier genauso von Interesse wie die soziodemografische Zusammensetzung, der Bildungsbedarf der verschiedenen Gruppen oder die Kosten.

Personalcontrolling – vier Ausprägungen

Abhängig vom Gegenstandsbereich gliedert sich das Personalcontrolling in vier verschiedene Varianten.

  • Quantitatives Personalcontrolling: Bezieht sich auf direkt messbare Personaldaten wie Mitarbeiteranzahl, Personalkosten.
  • Qualitatives Personalcontrolling: Setzt sich mit den weichen Faktoren auseinander. Dazu zählen Analysen zur Mitarbeiterzufriedenheit, zum Führungsverhalten oder zur emotionalen Bindung der Mitarbeiter zum Unternehmen.
  • Strategisches Personalcontrolling: Den Schwerpunkt bilden die strategischen Ziele des Unternehmens innerhalb der langfristigen Ausrichtung.
  • Operatives Personalcontrolling: In diesem Fall dient das Personalcontrolling als Messinstrument. Sie erhalten aussagekräftige Informationen zu Kosten, Erfolg und Nutzen ergriffener Maßnahmen.

Ziele des Personalcontrollings

In jedem Unternehmen gibt es eine Zielhierarchie. Sie setzt sich aus einem Hauptziel und mehreren Unterzielen zusammen. Während das Hauptziel das übergeordnete Unternehmensziel darstellt, sind die Unterziele den einzelnen Fachbereichen zugeordnet. So zählen beispielsweise die Ziele im Personalcontrolling zu den Unterzielen. Diese orientieren sich an den Zielen der Personalwirtschaft; deren Ziele sich wiederum an den Unternehmenszielen orientieren. Aus diesem Grund harmonieren die Ziele des Personalcontrollings immer mit denen der Personalwirtschaft. Denn nur so ist das Erreichen des Hauptziels gewährleistet.

Bei den konkreten Zielen im Personalcontrolling handelt es sich um

  • Informationsversorgung
  • Evaluation
  • Planungs-, Steuerungs- und Kontrollziele
  • Koordination der Personalwirtschaft
  • Integration der Personalarbeit
  • Früherkennung
  • Transparenz des Personalwesens

Aufgaben im Personalcontrolling

Die genannten Ziele stellen zeitgleich die Aufgaben des Personalcontrollings dar. Daraus ergeben sich für Sie als Verantwortlicher folgende Aufgabenbereiche:

Sie versorgen die personalwirtschaftlichen Entscheidungsträger mit allen für Ihre Tätigkeit relevanten Informationen, indem Sie die dafür erforderlichen Daten entsprechend filtern und aufbereiten. Hier bieten sich spezielle Softwarelösungen für eine automatisierte Verarbeitung an.

Im Rahmen der Evaluation bewerten Sie Personalmaßnahmen, Prozesse und Strukturen und prüfen, ob und in welchem Ausmaß sie zur Zielerreichung beitragen. Ihre Koordinationsaufgabe liegt in der Gestaltung der Planungs-, Kontroll- und Informationsversorgungssysteme.

Diese sind so konzipiert, dass die arbeitsteiligen Tätigkeiten und die Informationsverbindung zwischen den einzelnen Funktionsbereichen des Personalwesens sowie des Gesamtunternehmen harmonieren. Im Prinzip nimmt die Evaluation Aufgaben aus dem Organisations-, Prozess- und Qualitätsmanagement wahr. Ein Grund, warum dieses Thema in der Praxis eher selten in den Aufgabenbereich des Personalcontrollings fällt.

Die Integrationsaufgabe differenziert zwischen der horizontalen und der vertikalen Integration.
– Horizontale Integration: Personalcontrolling verknüpft administrative und dispositive Komponenten der Teilsysteme.
– Vertikale Integration: Übertragung aller relevanten Informationen aus den Administrations- und Dispositionssystemen in das Planungs- und Kontrollsystem.

Früherkennung und Transparenz machen Daten nutzbar

Zu den ursächlichen Aufgaben im Personalcontrolling zählen die Gestaltung des Planungssystems sowie alle Planungsaktivitäten im Zusammenhang mit der Personalwirtschaft. Seine Kontrollaufgabe nimmt das Personalcontrolling wahr, indem es die Handlungen der Entscheidungsträger bei der Durchführung begleitet, kontrolliert und die Ergebnisse analysiert. Die daraus resultierenden Informationen dienen als Steuerungsinstrument.

Zwei wichtige Aufgaben im Rahmen der Planung, Kontrolle und Steuerung sind die Früherkennung und die Transparenz. Denn je früher Sie Risiken oder Chancen erkennen, umso wirksamer erweisen sich zielgerichtete Gegensteuerungsmaßnahmen. Für diesen Zweck definieren Sie kritische Einflussgrößen, strategische Beobachtungsbereiche sowie geeignete Frühwarnindikatoren.

Ebenfalls ein Thema ist die Transparenz. Im Personalcontrolling ist damit die eindeutige Nachvollziehbarkeit der Aktivitäten des Personalwesens gemeint sowie der nachweisbare Beitrag zum Unternehmenserfolg. Je transparenter sich einzelne Schritte von Aktivitäten oder die anfallenden Kosten präsentieren, umso einfacher ist es, in diesem Zusammenhang den Erfolg von Maßnahmen zu bewerten.

Instrumente im Personalcontrolling

Das Personalcontrolling hält verschiedenste Instrumente bereit, die Ihnen aussagekräftige und verwertbare Informationen liefern. Dazu zählen beispielsweise die nachfolgend angeführten Möglichkeiten.

  • Benchmarks und Vergleiche: Dazu zählen die verschiedensten Formen des Vergleichs wie der Soll-Ist-, Ist-Ist-, Wird-Ist- oder Ist-Wird-Vergleich. Zum Einsatz kommen Vergleiche beispielsweise in der Zeitvergleichs-, Planabweichungs-, Planfortschritts- oder Prognosekontrolle. Benchmarks wiederum eignen sich für interne Vergleiche zwischen einzelnen Standorten oder für externe Vergleiche mit Mitbewerbern auf dem Markt.
  • Zeitreihen: Sie dienen zur Beschreibung und Prognose von Trends und Entwicklungen. Damit bewerten Sie frühzeitig den Erfolg oder Misserfolg bereits gesetzter Maßnahmen.
  • Human Ressource Due Dilligence und HR Audits: Mit diesem Instrument erkennen Sie frühzeitig personalbezogene Chancen und Risiken. Sind die Schlüsselpositionen richtig besetzt, wie sieht die Mitarbeitermotivation aus oder sie erkennen die Gründe für häufige Abwesenheiten durch Krankheit.
  • Mitarbeiterbefragungen: Dieses klassische Instrument liefert Ihnen wertvolle Informationen. Sie erhalten aussagekräftige Hinweise über die Stärken des Unternehmens; aber auch über dessen Schwächen. Die Stimmung der Mitarbeiter ist damit genauso zu verifizieren wie deren Verbundenheit zum Unternehmen.

Aussagekräftige Daten bilden die Grundlage

So wertvoll die verschiedenen Instrumente des Personalcontrollings sind, hängt die Qualität der Ergebnisse vom verwendeten Personaldatenbestand ab. Dies bedeutet, dass beispielsweise im Vorfeld gruppierte oder summierte Selektionen nicht geeignet sind.

Vielmehr benötigen Sie für ein erfolgreiches Personalcontrolling ausschließlich Datenbestände in der Darstellung auf Personenebene. Dabei ist jedoch immer zu berücksichtigen, dass nicht der einzelne Mitarbeiter im Fokus steht. Personalcontrolling bezieht sich immer auf für einen bestimmten Zweck ausgewählte Mitarbeitergruppen oder alle Beschäftigten im Unternehmen.

Mit den im Vorfeld beschriebenen Instrumenten ist das Personalcontrolling in der Lage, Zukunftsbetrachtungen zu erstellen. Wobei die Eintrittswahrscheinlichkeit eine starke Abhängigkeit von der Datenqualität aufweist. Um die Auswahl der Daten zu optimieren, bieten sich nachfolgende Abgrenzungen an, die sich in der aktuellen Praxis als hilfreich erweisen.

  • Ist-Daten sind alle personenbasierenden Daten wie anonymisierte persönliche Daten, Personalkosten oder Kapazität pro Mitarbeiter sowie alle Daten zur aktuellen Organisationsstruktur. Dazu zählen beispielsweise Planstellen oder alle Einheiten innerhalb der Organisation.
  • Vorausschau-Daten benötigen Sie für Zukunftsbetrachtungen. Dabei gelten alle personenbezogenen Zukunftsdaten als zuverlässig, die in Ihrem Personalsystem bereits hinterlegt sind. Dazu zählen geplante Austritte wie bereits erfolgte Kündigungen, Renteneintritt oder Änderungen der Arbeitszeit.
  • Prognose-Daten dienen ausschließlich zur Bestimmung von Trends. Sie sind ungesichert und nicht an klar definierte Personen gebunden. Es handelt sich um eventuell zu erwartende Ereignisse wie unerwartete Kündigungen oder Mutterschutzzeiten in der Zukunft.

Als Fazit gilt: Je höher die Eintrittswahrscheinlich von Ereignissen auf Basis der vorhandenen Daten ist, umso tragfähiger sind die Ergebnisse als Grundlage für Entscheidungen.

Kennzahlen orientieren sich an Unternehmenszielen

Um Entscheidungen zu treffen oder Maßnahmen ergreifen zu können, müssen die Ergebnisse der erhobenen Daten vergleichbar sein. Dieser Vergleich erfolgt mittels Kennzahlen, die als Maßstab dienen und unter unterschiedlichsten Aspekten berechnet werden. Zu berücksichtigen ist, dass sich Kennzahlen immer an den Unternehmenszielen orientieren.
Im Personalcontrolling erheben Sie, abhängig von den Zielen folgende Kennzahlen (die Auflistung stellt nur einen Auszug der Möglichkeiten dar):

  • Kennzahlen Personalbedarf und Personalstruktur wie beispielsweise Netto-Personalbedarf, Qualifikationsstruktur oder Behindertenanteil.
  • Kennzahlen Mitarbeitergewinnung können sein: qualifizierte Bewerber pro Position, Rekrutierungskosten, Frühfluktuationsrate, Kosten und Effizienz der ausgewählten Gewinnungswege.
  • Kennzahlen zum Personaleinsatz sind Zielvereinbarungserfüllung, Überstundenquote, Arbeitsproduktivität oder durchschnittliche Kosten pro Überstunde.
  • Kennzahlen Mitarbeiterbindung erheben Sie in Form der Fluktuationsrate, Unfallhäufigkeit, Krankheitsquote, Entgeltformen, Erfolgsbeteiligung pro Mitarbeiter oder betriebliche Mitarbeiter-Altersvorsorge.
  • Kennzahlen Personalentwicklung sind die Ausbildungsquote, jährliche Weiterbildungszeit es einzelnen Mitarbeiters, Bildungsmaßnahmen-Struktur oder Bildungsrendite.

Die Berechnung der Kennzahlen ist in den meisten Fällen unkompliziert, erfordert allerdings im Vorfeld eine aufwendige Datenerhebung, wenn die Digitalisierung im Unternehmen nicht ausreichend weit fortgeschritten ist.

Bei Verwendung spezieller Softwarelösungen erfolgt die Datenerhebung einschließlich der erforderlichen Selektionen und Gruppierungen automatisiert innerhalb kürzester Zeit und mit kaum spürbarem Aufwand für Sie. Ein zusätzlicher Vorteil dieser Vorgehensweise liegt in der hohen Datenqualität.

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