Betriebliche Altersvorsorge: So punkten Sie bei Mitarbeitern

Drei Mitarbeiter sprechen über ihre Altersvorsorge

Mehr als die Hälfte der Arbeitnehmer achtet laut einer Deloitte-Studie beim Jobwechsel darauf, ob der neue Arbeitgeber eine betriebliche Altersvorsorge anbietet.

In diesem Artikel führen wir Sie durch das kleine ABC der Betriebsrente: Erfahren Sie alles die betriebliche Altersvorsorge – von Ihre gesetzlichen Pflichten bis zu Ihren Umsetzungsmöglichkeiten.

1. Anspruch auf betriebliche Altersvorsorge

Mit einer betrieblichen Altersvorsorge (kurz bAV; oft auch Betriebsrente genannt) hilft der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern über finanzielle Unterstützung für ihr Alter vorzusorgen.

Früher war die betriebliche Altersvorsorge eine freiwillige Zusatzleistungen der Arbeitgeber; mittlerweile haben Arbeitnehmer Anspruch auf eine betriebliche Altersversorgung, nämlich in Form einer Entgeltumwandlung (dabei übernehmen Arbeitnehmer die Finanzierung selbst; Teile des Lohns werden für eine spätere Betriebsrente gespart).

Die Beiträge für eine betriebliche Altersversorgung kann der Arbeitgeber ganz oder teilweise übernehmen. Zudem kann die betriebliche Altersversorgung vom Staat finanziell unterstützt werden, etwa durch die Riester­-Förderung.

2. Wie profitieren Arbeitgeber von der betrieblichen Altersvorsorge?

Mit der betrieblichen Altersversorgung können Unternehmen neue Mitarbeiter gewinnen und bestehende Mitarbeiter binden. Sie stellt neben Gehalt und Corporate Benefits ein finanziell attraktives Zusatzangebot dar.

Aufwendungen für die bAV können Firmen steuerlich geltend machen. Bei der Brutto-Entgeltumwandlung (siehe unten im Text) werden Unternehmen von Sozialabgaben befreit.

Das wünschen sich Arbeitnehmer vom Arbeitgeber bei der betrieblichen Altersvorsorge

  • Sicherheit: 78 Prozent
  • Flexibilität: 72 Prozent

 

Mit einem flexiblen bAV-Angebot können sich Unternehmen als attraktiver Arbeitgeber positionieren. Denn neben Sicherheit erwarten Deutschlands Arbeitnehmer bei der betrieblichen Altersversorgung Flexibilität. 78 Prozent legen großen Wert darauf, so das Ergebnis einer Studie von Willis Towers Watson.

Arbeitnehmer wollen Vorsorgeleistungen an ihre Bedürfnisse anpassen. Das kann heißen, Höhe und Häufigkeit der Einzahlung festlegen zu können. Es kann auch bedeuten, ein Zeitwertkonto zu haben, das sie für Sabbaticals oder Bildungsurlaub nutzen können. Wenn Sie ein attraktives Angebot haben, dann sollten Sie das kommunizieren – sowohl innerhalb des Unternehmens als auch nach außen.

3. Welche Pflichten entfallen auf Arbeitgeber und Arbeitnehmer?

Seit 2002 haben Arbeitnehmer das Recht auf eine betriebliche Altersvorsorge. Das heißt nicht, dass Arbeitgeber dazu verpflichtet sind, beim Aufbau der Betriebsrente der Beschäftigten finanziell mitzuwirken. Ausnahme: Der Tarifvertrag schreibt eine Unterstützung vor.

Es heißt, dass Firmen dazu verpflichtet sind, die Brutto-Entgeltumwandlung (Details dazu weiter unten im Text) zu unterstützen. Dabei müssen Firmen Teile der dabei eingesparten Sozialversicherungsbeiträge in die Finanzierung der Betriebsrenten einbringen.

Darüber hinaus kann sich ein Unternehmen freiwillig an der betrieblichen Altersvorsorge beteiligen, indem es Beiträge für die Arbeitnehmer abführt, auf die der Mitarbeiter bei der späteren Rentenzahlung Anspruch hat. Es gibt fünf verschiedene Modelle, die Sie im Laufe des Artikels kennen lernen.

Sollten Sie als Arbeitgeber nichts anbieten, kann ein Mitarbeiter verlangen, dass Sie für ihn eine Direktversicherung abschließen. Dem müssen Sie nachgehen; über den Anbieter können Sie dabei selbst entscheiden.

4. So kann HR die betriebliche Altersvorsorge gestalten

Der Arbeitgeber führt nicht nur die Beiträge für den Arbeitnehmer ab. Er kümmert sich auch um die Durchführung und die damit verbundenen Formalitäten.

Neben dem Betriebsrat, sofern einer vorhanden ist, sind Sie als Personalverantwortliche/r maßgeblich für die Ausgestaltung verantwortlich. Dabei können und sollten Sie enge Rücksprache mit der Geschäftsführung halten und auch immer wieder evaluieren, wie Ihre Angebote bei der Belegschaft ankommen, zum Beispiel durch Mitarbeiterbefragungen.

Ihre Aufgaben rund um die betriebliche Altersvorsorge

  • Sie wählen die Anlageform
  • Sie sind Vertragspartner für den Anbieter der Wahl
  • Sie sind Ansprechpartner für Ihre Mitarbeiter rund um das Thema betriebliche Altersversorgung

Tipp: Ratsam ist es, Informationen dazu in den Recruiting- und Onboarding-Prozess aufzunehmen, um Kandidaten bzw. neue Mitarbeiter frühzeitig aufzuklären und von Anfang an Transparenz herzustellen.

 

Setzen Sie sich mit den Kollegen aus dem Controlling oder der Rechtsabteilung zusammen und stellen Sie sicher, dass wichtige Informationen schriftlich festgehalten werden, und in Arbeitsverträge einfließt.

Finden Sie noch bevor Sie einen Anbieter auswählen heraus, welche Verwaltungskosten auf Sie zukommen und inwiefern Sie Angebote maßschneidern bzw. anpassen können.

5. Umsetzung: 5 Möglichkeiten der betrieblichen Altersvorsorge

Zwischen fünf Formen der betrieblichen Altersversorgung, auch Durchführungswege genannt, kann der Arbeitgeber wählen. Hier finden Sie eine Auflistung mit den wichtigsten Merkmalen:

5.1. Direktversicherung

Bei der Direktversicherung handelt es sich um eine Lebens- oder Rentenversicherung, die der Arbeitgeber zugunsten seiner Beschäftigten abschließt. Die Beiträge können Sie als Arbeitgeber allein tragen, oder Sie teilen sie zwischen Ihnen und dem Arbeitnehmer auf.

Besonders gut eignet sich die Direktversicherung für kleinere Unternehmen, denn sie bringt wenig Verwaltungsaufwand mit.

5.2. Pensionskasse

Pensionskassen sind spezielle Lebensversicherungen, die von einem oder von mehreren Firmen gebildet werden. Arbeitgeber zahlen die Beiträge; Arbeitnehmer können sich in Form der Entgeltumwandlung beteiligen.

Auch bei einer Insolvenz ist die Versorgungsleistungen sichergestellt, denn Pensionskassen sind vom Arbeitgeber unabhängige Einrichtungen. Kontrolliert werden Pensionskassen durch die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin).

5.3. Pensionsfonds

Pensionsfonds sind selbständige Versorgungseinrichtungen, die Arbeitnehmern einen Anspruch auf zugesagte Leistungen geben. Da sie bei der Wahl der Geldanlage freier als Direktversicherungen und Pensionskassen sind, sind auf der einen Seite höhere Renditen möglich, auf der anderen Seite bringen sie auch ein größeres Risiko von
Verlusten mit. Auch sie unterliegen daher der Aufsicht durch BaFin.

5.4. Direktzusage/Pensionszusage

Mit einer Direktzusage/Pensionszusage verpflichten Sie sich als Arbeitgeber, Mitarbeitern im Pensionsalter eine Betriebsrente aus dem Betriebsvermögen zu zahlen. Dafür bilden Sie Pensionsrückstellungen. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, dann hat er/sie
keinen Anspruch darauf, die Versorgung eigens weiter zu finanzieren.

5.5. Unterstützungskasse

Die Unterstützungskasse wird von einem oder mehreren Unternehmen gebildet. Anspruch
auf Leistungen gegenüber der Unterstützungskasse hat der Arbeitnehmer nicht, er/sie kann seine Ansprüche nur dem Arbeitgeber gegenüber geltend machen.

Das Kapital, das Firmen in die Unterstützungskasse einzahlen, soll möglichst gewinnbringend angelegt werden und später gute Betriebsrenten sichern.

6. Steuerliche Implikationen der Betriebsrente für den Arbeitgeber

Einen Anspruch auf eine arbeitgeberfinanzierte Betriebsrente hat der Arbeitnehmer nicht, doch kann ein Tarifvertrag regeln, dass der Arbeitgeber die Betriebsrente teilweise oder vollständig finanziert. Arbeitgeber und Arbeitnehmer können auch einzelvertragliche Regeln dazu festschreiben.

Die Aufwendungen können Sie als Arbeitgeber steuerlich geltend machen: Abhängig vom Durchführungsweg müssen Sie keine Sozialversicherungsbeiträge entrichten.

Zudem können Sie – für Arbeitnehmer mit einem monatlichen Lohn bis zu 2.200 Euro – 30 Prozent der zusätzlichen Beiträge für die betriebliche Altersversorgung mit der Steuerschuld verrechnen. Dabei muss der Arbeitgeberbeitrag mindestens 240 Euro pro Jahr an einen Pensionsfonds, eine Pensionskasse oder eine Direktversicherung zahlen.

7. Betriebliche Altersvorsorge berechnen

Wer die betriebliche Altersvorsorge berechnen will, muss erst einmal den Betrag kennen, der monatlich eingezahlt wird. Das kann von Mitarbeiter zu Mitarbeiter unterschiedlich sein.

Weitere Einflussfaktoren sind Alter, Gehalt, Steuerklasse, Kinderfreibeträge und Art der Krankenversicherung.

Tipp: Am besten Sie nutzen eine Software, mit der Sie sämtliche Personaldaten speichern und verwalten können. Dort fließen alle Informationen zusammen, die dann in die Berechnung aufgenommen werden können. Je nachdem, welches Angebot für Ihre Mitarbeiter gilt, können Sie unter Angabe des Modell der Alterssicherung automatisch berechnen lassen, was wer wann bekommt.

 

Wenn für alle Mitarbeiter oder für Mitarbeitergruppen einheitliche Versicherungsangebote bestehen, dann haben Sie es in der Personalabteilung einfacher. Sie geben einmal die Informationen ins System ein und dann berechnet die Software automatisch, was wer bekommt. Wer die Gehaltsabrechnung mithilfe von Software abwickelt, kann sich darauf verlassen, dass dabei keine Fehler passieren.

Online bAV Rechner

Über den Employee Self Service hat der Mitarbeiter jederzeit die Möglichkeit per Klick nachzuvollziehen, wie sich sein Gehalt und seine Versicherungsleistungen zusammensetzen und mit welchen Beträgen er wann rechnen kann.

Desweiteren stellen die Versicherungsunternehmen Online-Rechner zur Verfügung, darunter die Allianz, die Hannoversche Kassen oder cosmos direkt.

8. Das steckt hinter der Bruttoentgeltumwandlung

Viele Unternehmen bieten neben der klassischen arbeitgeberfinanzierten Betriebsrente die Bruttoentgeltumwandlung an. Dabei steckt der Arbeitgeber einen Teil des Bruttolohns in eine Direktversicherung oder einen Fonds, und finanziert so die Betriebsrente mit Beiträgen aus dem Entgelt des Arbeitnehmers.

Grundsätzlich kann die Entgeltumwandlung aus dem Netto- oder dem Brutto-Entgelt des Arbeitnehmers erfolgen – entsprechend ist von Brutto-Entgeltumwandlung bzw. Netto-Entgeltumwandlung die Rede. Erfolgt die Umwandlung aus dem Netto-Entgelt, können Arbeitnehmer dafür die Riester-Förderung beanspruchen.

Wird ein Arbeitnehmer nach Tarif bezahlt wird, kann er diese Methode nur nutzen, wenn der Tarifvertrag diese ausdrücklich vorsieht beziehungsweise zulässt.

Da die Zuschussregel Aufwand für Unternehmen bedeutet, weil sie die Umsetzung theoretisch mit jedem einzelnen Versicherer klären müssen, können Sie definierten Mitarbeitergruppen einen pauschaler Zuschuss von 15 Prozent gewähren.

Achtung, Gesetzesnovelle: In bestimmter Höhe haben Arbeitnehmer gesetzlichen Anspruch darauf. Seit 2019 soll der Arbeitgeber bei einer Brutto­-Entgeltumwandlung mindestens 15 Prozent des umgewandelten Gehalts zusätzlich beisteuern, soweit er durch die Entgeltumwandlung Sozialversicherungsbeiträge einspart.

 

Für Vereinbarungen zur Entgeltumwandlung, die vor 2019 geschlossen wurden, gilt die
Zuschusspflicht für Arbeitgeber erst ab 2022.

Tipp an HR: Da die Zuschussregel Aufwand für Unternehmen bedeutet, weil sie die Umsetzung theoretisch mit jedem einzelnen Versicherer klären müssen, können Sie definierten Mitarbeitergruppen einen pauschaler Zuschuss von 15 Prozent gewähren.

 

Wer auch Mitarbeitern, deren Verdienst über der Beitragsbemessungsgrenze liegt (kommt in mittleren und kleinen Unternehmen häufig vor), einschließt, kann sich Vorteile im Wettbewerb um Fachkräfte verschaffen.

9. Steuerliche Implikationen für Arbeitgeber und -nehmer

Als Arbeitgeber sind Sie, sofern Sie eine Pensionskasse, einen Pensionsfonds oder eine Direktversicherung für die betriebliche Altersversorgung anbieten, zu Teilen von der Steuerpflicht befreit.

Für Arbeitgeber sind steuerfrei (pro Jahr):

  • bis zu acht Prozent der Beitragsbemessungsgrenze (West) der Rentenversicherung (2019 = 6432 Euro)
  • bis zu vier Prozent (2019 = 3216 Euro) der Sozialversicherung

Bei gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmern zahlen Sie als Arbeitgeber darüber hinaus einen Zuschuss von 15 Prozent des noch sozialversicherungsfreien Anteils.

Wenn Arbeitnehmer eine Betriebsrente in Form einer Brutto­-Entgeltumwandlung abschließen, sollten Sie als HR darauf aufmerksam machen, dass sich das auf deren gesetzliche Rente auswirkt: Von der späteren Betriebsrente – sofern diese einen bestimmten Betrag (2019 = 155,75 Euro im Monat) übersteigt – müssen Arbeitnehmer die vollen Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung zahlen. Ansprüche auf Kranken-­, Arbeitslosen­- und Elterngeld können ebenfalls gemindert werden; und eine eventuelle Erwerbsminderungsrente fällt möglicherweise geringer aus.

Als Personalverantwortlicher ist es Ihre Aufgabe, mit dem Arbeitnehmer zu
vereinbaren, welcher Betrag des Bruttolohns für die betriebliche Altersversorgung umgewandelt werden soll.

10. Das passiert bei einem Arbeitgeberwechsel

Kommt ein Mitarbeiter in Ihr Unternehmen und bringt schon eine Pensionskasse, einen Pensionsfonds oder eine Direktversicherung mit, dann können Sie als Arbeitgeber den Mitarbeiter auf Basis der bereits festgelegten Bedingungen weiter finanziell fördern. Sonst können Sie auch verlangen, dass der Mitarbeiter seine Anwartschaft auf Ihr Versorgungssystem überträgt.

Seit 2005 hat der Arbeitnehmer einen Rechtsanspruch auf Portabilität. Das bedeutet, dass er das Guthaben zum neuen Arbeitgeber mitnehmen und in einen neuen Vertrag übertragen darf. Dieser Rechtsanspruch besteht nur, wenn der Vertrag 2005 oder später abgeschlossen wurde.

Sein Mitnahmerecht muss der Arbeitnehmer innerhalb eines Jahres nach Beendigung des
alten Arbeitsverhältnisses wahrnehmen (außer beide Seiten einigen sich auf eine Verlängerung der Frist).

Voraussetzung ist, dass der Übertragungswert die Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung nicht übersteigt.

Für die betriebliche Altersvorsorge benötigen Sie einige Personaldaten. Mit Software können Sie alle Informationen rund um Ihre Mitarbeiter – vom Gehalt bis hin zu Abwesenheiten – einfach und zentral verwalten.

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