Personalkosten & Lohnnebenkosten: Zwei unterschätzte HR-Themen

Personalerin spricht mit der Finanzabteilung über Personalkosten und Lohnnebenkosten.

Lohnnebenkosten, damit assoziieren Sie unübersichtliche Sozialversicherungsbeiträge und komplexe Berechnungen? Ein typisches Buchhaltungsthema eben. Höchste Zeit für eine neue Perspektive: Denn mit einem guten Überblick über die Lohnnebenkosten und einer engen Zusammenarbeit mit dem CFO haben Sie die Möglichkeit, Personalkosten zu reduzieren und die Qualität der Personalplanung zu steigern. Wir sagen: own it!

 

Für die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens ist der Personalkostenblock ein extrem wichtiger Faktor. Welche Gehälter können wir zahlen? Was kosten Sozialabgaben und Krankenversicherungsbeiträge? Wie viel Geld müssen wir in Arbeitsequipment investieren? Kurz, ist es für uns rentabel, einen (neuen) Mitarbeiter zu beschäftigen?

Schon befinden wir uns nicht mehr in der Buchhaltung, sondern mitten im Hoheitsgebiet von HR-Verantwortlichen: bei der Einstellung von Mitarbeitern.

Beim Thema Lohnnebenkosten sind HR-ler Sparringspartner

Die Personalarbeit ist eine ganzheitliche Angelegenheit – längst arbeiten HR-ler nicht mehr allein mit Tunnelblick an der präzisen Ausformulierung neuer Stellenanzeigen oder an penibler Urlaubsplanung.

Aus meiner Sicht sollte ein ganzheitlicher HR-ler nicht nur den Rekrutierungsprozess und das Budget für Mitarbeiter verwalten, sondern mit dem CFO bei der Personalplanung als Sparringspartner zusammenarbeiten.

Michael Kuntz, VP Finance & Legal bei Personio.

Wenn HR Manager Details wie Lohnnebenkosten im Blick haben, können sie Mitarbeiter smarter einstellen und so von vornherein Ausgaben reduzieren. Doch der Reihe nach: Wie setzen sich die Personalkosten eigentlich zusammen?

Personalkosten aufgeschlüsselt

Per Definition fallen unter Personalkosten alle durch den Einsatz von Arbeitnehmern entstehenden Kosten. Also nicht nur die Bruttogehälter der Mitarbeiter, sondern auch die Lohnnebenkosten und die Kosten für freiwillige Sozialleistungen.

Personalkosten lassen sich in direkte und indirekte Kosten unterteilen. Die direkten Kosten beziehen sich vorwiegend auf Lohn, Gehalt und alles, was damit zusammenhängt.

Ganz einfach ausgedrückt, gehören zu den direkten Personalkosten:

  • das Bruttogehalt als Lohn (Arbeiter) oder Gehalt (Angestellte)
  • Nebenbezüge
  • Sachwertbezüge

Indirekte Personalkosten werden auch Lohnnebenkosten, Personalzusatzkosten oder Personalnebenkosten genannt. Sie umfassen alle Ausgaben, die für einen Arbeitgeber zusätzlich zum Bruttogehalt für den beschäftigten Mitarbeiter anfallen.

Die indirekten Personalkosten (Lohnnebenkosten) umfassen:

  • Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung
  • Kosten für berufsbedingte Aus- und Weiterbildung
  • Sonstige Aufwendungen, etwa Berufsbekleidung
  • Steuern auf die Summe des Gehalts / Lohns oder die Angestelltenzahl

Pauschal könne man in der Personalkostenplanung derzeit von ungefähr 21 % an zusätzlichen Kosten pro voll sozialversicherungspflichtigem Mitarbeiter ausgehen.

Personio VP Finance & Legal, Michael Kuntz

Ein Mitarbeiter ist somit deutlich teurer, als auf den ersten Blick ersichtlich. Doch wie viel kostet ein Mitarbeiter denn nun wirklich? Und wie lassen sich die Personalkosten berechnen? Dazu sollten HR-Verantwortliche, die mit der Lohnabrechnung zu tun haben, die aktuellen Beiträge kennen.

Lohnnebenkosten für Arbeitgeber: Ihr Wegweiser 2019

Die Lohnnebenkosten setzen sich aus vier verschiedenen Säulen zusammen, wobei die Sozialversicherungsbeiträge den größten Anteil ausmachen. Gerade diese werden von der Bundesregierung regelmäßig neu festgesetzt. Um den Arbeitgeberanteil richtig zu berechnen, müssen Sie also die wichtigsten aktuellen Beiträge kennen. Diese werden prozentual auf die Höhe des Bruttoeinkommens Ihrer Mitarbeiter berechnet.

1. Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung

  • Krankenversicherung: 14,6 % (jeweils 7,3 % Arbeitgeber (AG) und Arbeitnehmer (AN))
  • Pflegeversicherung: 3,05 % (jeweils 1,525 % AG und AN)
    Sachsen bildet die Ausnahme. AN: 2,025 %, AG: 1,025 %
  • Arbeitslosenversicherung: 2,5 % (jeweils 1,25 % AG und AN)
  • Rentenversicherung: 18,6 % (jeweils 9,3 % AG und AN)
    Knappschaftliche Rentenversicherungen bilden die Ausnahme, hier liegt der Beitrag bei 24,7 % (AN 9,3 %, AG zahlt den Rest)
  • Unfallversicherung: abhängig vom Unfallrisiko (Beiträge werden nur vom AG getragen)
  • Insolvenzgeldumlage: 0,06 %, trägt nur der AG

2. Kosten für berufsbedingte Aus- und Weiterbildung

3. Sonstige Aufwendungen

  • Anwerbungskosten
  • Berufsbekleidung
  • Umzugskosten

4. Steuern auf Lohn-, bzw. Gehaltssumme oder Angestelltenzahl

Wo liegen die Beitragsbemessungsgrenzen?

Damit es trotzdem nicht unattraktiv ist, neue Mitarbeiter in gut bezahlten Positionen einzustellen, ist der Arbeitgeberanteil bei den Lohnnebenkosten gedeckelt. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber für den Teil des Bruttolohns, der die Beitragsbemessungsgrenze übersteigt, keine Sozialversicherungsbeiträge zahlen muss.

Übrigens liegen die Beitragsbemessungsgrenzen in den alten und neuen Bundesländern unterschiedlich hoch. Besonders bei der Renten- und Arbeitslosenversicherung sowie bei den Abgaben für Knappschaften zeigen sich Abweichungen.

So liegt die Beitragsbemessungsgrenze für die Rentenversicherung im ehemaligen Ostdeutschland beispielsweise bei 6.700 Euro im Monat, in den neuen Bundesländern dagegen bei 6.150 Euro monatlich. Bis 2024 sollen die Werte im Osten stückweise an die im Westen angepasst werden.

Was passiert, wenn Mitarbeiter krankheitsbedingt ausfallen?

Wenn Mitarbeiter für längere Zeit krank sind, trifft das besonders kleinere Unternehmen hart – deshalb gibt es die Umlage U1: Entgeltfortzahlungen können sich Arbeitgeber damit von den Krankenkassen zurückholen. Diese erstatten zwischen 40 und 80 % des Entgelts für den Mitarbeiter und bis zu 80 % der Arbeitgeberanteile für die Sozialversicherung. Damit die finanzielle Belastung nicht deren Existenz bedroht, ist die kostenpflichtige Absicherung für Unternehmen mit weniger als 30 Mitarbeitern gesetzlich vorgeschrieben.

Lohnnebenkosten berechnen

Sie wissen nun eine ganze Menge über die Lohnnebenkosten. Wie Sie sich zusammensetzen, wie hoch die einzelnen Beiträge sind und ab welcher Höhe die Kosten gesetzlich begrenzt sind. Diese Informationen hat im Personalbereich in der Regel nur die Abteilung auf dem Schirm, die die Lohnabrechnung verantwortet. Doch moderne Personalarbeit ist umfassend. Und genau deshalb sollten auch Sie wissen, wie Sie richtig kalkulieren müssen.

Die Informationen, die Sie dafür brauchen sind:

  • das Bruttogehalt
  • die Steuerklasse des Arbeitnehmers
  • das Bundesland
  • ob der Arbeitnehmer kirchensteuerpflichtig ist
  • ob er oder sie Kinderfreibeträge geltend machen kann

Ein kleines Beispiel:

Ihre ledige Mitarbeiterin am Standort München verdient monatlich 3.400 Euro Bruttogehalt. Dann zahlen Sie jeden Monat etwa 264 Euro an die Krankenkasse Ihrer Mitarbeiterin, ungefähr 316 Euro erhält die Rentenversicherung, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung schlagen mit jeweils 43 und 52 Euro zu Buche. Insgesamt müssen Sie also etwa 675 Euro an Lohnnebenkosten auf das Gehalt Ihrer Mitarbeiterin aufschlagen.

Beim Gedanken an Prozentrechnung haben Sie Schnappatmung bekommen? Keine Sorge, Sie können die Lohnnebenkosten auch einfacher berechnen. Personio Payroll berechnet monatliche Abgaben automatisch für Sie.

Erfahren Sie auf dieser Seite mehr dazu.

Zwei clevere Tricks, um Lohnnebenkosten zu senken

Lohnnebenkosten sollten Sie nicht davon abhalten, neue, qualifizierte Mitarbeiter einzustellen. Immerhin sind engagierte Teammitglieder für Unternehmen der wichtigste Wettbewerbsvorteil. Doch mit höheren Gehältern steigen auch die Lohnnebenkosten. Hier greift Trick Nummer eins.

1. Nutzen Sie steuerfreie oder pauschal besteuerte Leistungszuwendungen

Natürlich lassen sich Angestellte nicht nur in Leistungszuwendungen wie Gutscheinen bezahlen. Doch bei Gehaltsverhandlungen stellen sie eine sinnvolle Ergänzung dar. Unter Leistungs- und Sachzuwendungen fallen etwa

  • Gutscheine für Essen, Fitnessstudio etc.
  • Zuschüsse für die Kinderbetreuung
  • Übernahme gesundheitsfördernder Maßnahmen

Praktisch: Da die Zuwendungen nicht oder nur pauschal versteuert werden, erhalten Arbeitnehmer sie in voller Höhe. Der Arbeitgeber dagegen spart sich Lohnnebenkosten ein.

Mit Trick Nummer zwei können Sie sich und Ihrem Team lohnkostengünstige Unterstützung bei der Arbeit sichern.

2. Stellen Sie Werkstudenten ein

Nein, wir schlagen Ihnen nicht vor, Studenten als billige Arbeitskräfte auszubeuten. Sicher nicht. Doch wenn Sie interessante Aufgabenbereiche haben, in denen ordentlich immatrikulierte Studenten Ihrem Team unter die Arme greifen können, kann sich eine Zusammenarbeit für alle Seiten lohnen. Für Werkstudenten, die maximal 20 Stunden pro Woche arbeiten, fallen nämlich kaum Lohnnebenkosten an. Nur die Rentenversicherung müssen sich Arbeitgeber und Werkstudent zu einem Prozentsatz von jeweils 9,3 % teilen.

Zum Vergleich: Für Minijobber, die nicht mehr als 450 Euro monatlich verdienen dürfen, fallen für den Arbeitgeber Pauschalbeträge von rund 30 % an. Pflege- und Arbeitslosenversicherung sind dagegen beitragsfrei.

Steigern Sie die Qualität der Personalplanung

Die moderne Personalarbeit hat dem Silodenken den Kampf angesagt. HR Manager können sich heute bei allen Unternehmensbereichen, die Mitarbeiter betreffen, einbringen. Immerhin sind Sie es, die das Fachwissen auf den Tisch bringen! Indem Sie sich gezielt informieren und mit anderen Abteilungen zusammenarbeiten, haben Sie die Chance, die Personalplanung aktiv mitzugestalten. Damit steigern Sie die Qualität der Personalplanung und machen das Unternehmen zugleich ein Stück produktiver.

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