Digitale Urlaubsanträge: Effizienz und Übersichtlichkeit im Urlaubsmanagement

Ob beim Recruiting, der digitalen Personalakte, bei Gehaltsabrechnungen oder beim Schulungsmanagement – langfristig wird die Digitalisierung vermutlich in fast jedem HR-Prozess Einzug halten. Im Kontext eines modernen und effizienten Abwesenheitsmanagements haben auch digitale Urlaubsanträge eine Daseinsberechtigung – insbesondere dann, wenn man sich in anderen Bereichen bereits von der Papierform losgelöst hat. Denn sind erst einmal alle relevanten Vorgänge in eine digitale Umgebung integriert, können die verschiedenen Personalprozesse optimal ineinandergreifen. 

Das Bundesurlaubsgesetz: Diese Bestimmungen gelten in Deutschland.

Für das herkömmliche analoge Antragsverfahren sind Papierformulare vonnöten, die man nach händischem Ausfüllen an die verantwortliche Führungskraft weiterreicht. Prinzipiell ist dieses Vorgehen auch mithilfe von Office-Software oder per Mail möglich. Dies bietet gegenüber dem althergebrachten Papierantrag allerdings kaum Verbesserungen in puncto Benutzerfreundlichkeit. 

Für ein effizientes, digitales Urlaubsmanagement bietet sich daher eine Software an, auf diee die Mitarbeitenden via Webformular, Desktop-Tool oder Smartphone-App zugreifen. Im Idealfall prüft das Programm die Daten hinsichtlich ihrer Plausibilität (z. B. ob der Zeitpunkt bereits in der Vergangenheit liegt oder auf einen Feiertag fällt) und Umsetzbarkeit (sind im gewünschten Zeitraum bereits zahlreiche andere Teammitglieder abwesend?). Mitunter können der Name einer Urlaubsvertretung sowie relevante Kommentare („Frau/Herr Mustermensch ist über den Stand von Projekt XY im Bilde“) mit angegeben werden.

Nach Absenden des Formulars landet der Urlaubsantrag automatisch bei der Führungskraft oder in der Personalabteilung. Nach Genehmigung oder Ablehnung erhalten Antragstellende umgehend eine Benachrichtigung. Gegebenenfalls erfolgt ein automatischer Kalendereintrag oder es wird eine Abwesenheitsnotiz eingestellt, sofern dafür kompatible Schnittstellen existieren.

Unternehmen mit einem derartigen digitalisierten Antragsprozess erzielen in mehrfacher Hinsicht einen Mehrwert:

• Zuverlässigkeit: Im Gegensatz zu von Hand ausgefüllten Anträgen profitieren digitale Anträge von einer geringen Fehleranfälligkeit und einer guten Lesbarkeit. 

• Übersichtlichkeit und Transparenz: Sowohl Personalverantwortliche als auch Mitarbeitende können Urlaubsanträge sowie Resturlaub auf einen Blick einsehen.

• Kosten- und Zeitersparnis: Digitale Urlaubsanträge kommen ohne Papier aus und ermöglichen zudem kurze Bearbeitungszeiten. Dadurch vermeidet man umständliche Planungs- und Abstimmungsprozesse.

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Um ein bislang analoges auf ein digitales Urlaubssystem umzustellen, kann man sich an folgender Vorgehensweise orientieren:

1. Entwicklung eines Prozessmodells: Welche Verantwortlichkeiten und Rollen werden benötigt? Wie soll der Workflow (Weiterleitung, Genehmigung, Bestätigung/Ablehnung etc.) ablaufen? Welche Kriterien gibt es für die Bewilligung (z. B. Vorlaufzeit, Teamverfügbarkeit)? 

2. Wahl der Software: Welche Form der Handhabung (Bereitstellung via Intranetformular oder Smartphone-App) ist gewünscht? Welche Funktionen (z. B. tagesaktuelle Übersicht, automatische Urlaubsberechnung) werden benötigt? Welche Software passt zu den Anforderungen und lässt sich ggf. in ein bereits vorhandenes Dokumentenmanagementsystem einbinden?

3. Umstieg: Nach einer kurzen Einweisung für Mitarbeitende und Führungskräfte ersetzt das digitale System den analogen Prozess.

Im Zuge der Einführung des digitalen Prozesses können Komplikationen auftreten, die zunächst die Abläufe verzögern oder die Koordination erschweren. Dazu zählen unter anderem: 

• Keine Vertretung definiert: Wenn direkte Vorgesetzte abwesend sind, sollte stets eine Vertretung festgelegt werden. Im Idealfall wird die Urlaubsanfrage automatisch an eine andere befugte Führungskraft weitergeleitet.

• Inkompatibilität mit anderen Systemen: Insbesondere wenn bereits zahlreiche digitale Prozesse bestehen, besteht die Gefahr, zentrale Interaktionspunkte – etwa mit der digitalen Personalakte, Verdienstabrechnung oder Kalender-Tools – bei der Planung zu übersehen. Dies bringt im Nachgang zusätzliche Arbeit mit sich.

• Weitere Formen von Abwesenheit vernachlässigt: Enthält der Prozess eine Mindestquote bei der Anwesenheit von Teammitgliedern, sollten sämtliche Formen der Abwesenheit (Krankheit, Sabbaticals usw.) bei der Urlaubsplanung berücksichtigt werden. 

Eine vom Digitalverband Bitkom beauftragte Studie ergab Anfang 2024, dass 42 Prozent der befragten deutschen Unternehmen nur aus Gewohnheit nach wie vor auf Papierausdrucke zurückgreifen. Doch lassen sich zahlreiche Routineaufgaben problemlos digital abbilden und automatisiert erledigen. Die Digitalisierung von Urlaubsanträgen kann in diesem Sinn als Einstieg in die Modernisierung von Unternehmensprozessen fungieren.

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Die Handhabung von Urlaubsanträgen in digitaler Form kann Vorteile bei der Datensicherheit mit sich bringen – sofern sie korrekt implementiert werden. So ist es möglich, die Informationen gezielt nur denjenigen Personengruppen zur Verfügung zu stellen, die zum Zugriff befugt sind. Auch wird das Risiko für ein versehentliches Verlieren von Unterlagen oder für Fehler bei der händischen Übertragung verringert.

Fortschrittliche Systeme zur Urlaubsverwaltung können an andere digitale Tools angebunden werden. Mitunter besteht auch eine Übertragungsmöglichkeit zu einem digitalen Kalender, beispielsweise unter Verwendung des iCalendar-Datenformats.

Bevor man digitale Urlaubsanträge im Unternehmen implementiert, sollte man einen umfassenden Prozess entwerfen. Dabei sind Workflows, Verantwortlichkeiten, Rollen und Regeln für die Genehmigung zu definieren. 

Damit nur gewisse Personen(-gruppen) digitale Urlaubsanträge einsehen können, sollte die Software über ein Berechtigungsmanagement verfügen. Mittels entsprechender Einstellungen legt man fest, welche Mitarbeitenden bzw. Vorgesetzte zur Einsicht und Genehmigung der Urlaubsanträge befugt sind.