Personalverwaltung: Definition, Aufgaben und Ziele

Im Gegensatz zur Entwicklung der Arbeitgebermarke und der Personalstrategie ist Personalverwaltung viel Routinearbeit. Doch wenn Sie die Ziele der Personalverwaltung betrachten, werden Sie merken, wie wichtig die Mitarbeiterverwaltung für Ihr Unternehmen ist: Transparenz, Aussagekraft, Wirtschaftlichkeit, Aktualität und Fehlerfreiheit – all dies sollen Unternehmen mit einer einwandfrei funktionierenden Personaladministration erreichen.

Dahinter verbirgt sich ein anspruchsvoller Aufgabenbereich. Wir zeigen Ihnen, wie wichtig die Personaladministration mit ihren Routineaufgaben als Basis für eine ausgezeichnete Personalorganisation ist. Und wie Sie in Ihrer Personalverwaltung mit modernen Tools ein völlig neues Niveau erreichen. Davon profitiert nicht nur das Personalwesen, sondern das Unternehmen als Ganzes.

Personal noch effizienter verwalten

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Personalverwaltung ist laut Gabler-Wirtschaftslexikon die „Summe aller administrativen/transaktionalen personalbezogenen Maßnahmen und Personalprozesse in einer Organisation“.

Die Personaladministration bearbeitet also alle im Alltag anfallenden administrativen Aufgaben im Personalwesen. Als zentrale Leitlinien dafür gelten Bestimmungen aus den verschiedensten Kategorien. Dazu zählen gesetzliche Regelungen aus Arbeits- oder Sozialrecht, tarifvertragliche Regelungen, Betriebsvereinbarungen aber auch die individualrechtlichen Arbeitsverträge der Mitarbeitenden.

Darüber hinaus regelt die Personalverwaltung alle Formalitäten, die von der Einstellung bis zum Offboarding von Beschäftigten zu erledigen sind. Dazu zählen etwa die Erstellung und die Gestaltung der Arbeitsverträge, das Bearbeiten von Urlaubsanträgen, Krankmeldungen und die Abwicklung von Gehaltszahlungen. In bestimmten Fällen gehört dazu auch das Führen einer Personalstatistik und der zunehmend digitalen Personalakten. Personalverwaltung ist ein weites Feld und durchaus spannend.

Die genannten Aufgaben der Personalverwaltung zählen in der HR nicht zu den sichtbarsten Arbeitsbereichen. Für den reibungslosen Ablauf der Prozesse innerhalb einer Organisation und damit für deren erfolgreiche Positionierung im Wettbewerb sind sie jedoch sehr wichtig. Wenn es in der Personaladministration knackt und knirscht, sind die Auswirkungen an anderen Stellen des Unternehmens direkt zu spüren.

Stellen Sie sich vor, bei der Abwicklung des monatlichen Gehaltslaufs kommt es in der Personalverwaltung zu Unregelmäßigkeiten oder gar Fehlern, die zu verspäteten Gehaltseingängen führen. Unruhe und Unzufriedenheit innerhalb der Belegschaft sind die logische Folge, die Motivation und Arbeitseinstellung beeinträchtigen könnten und im schlimmstenfalls sogar zu einer höheren Fluktuation führen. Wenn Mitarbeitende ihr Gehalt oder ihren Lohn nur unregelmäßig erhalten, kann die Kündigung der nächste Schritt sein. Solche Situationen gilt es unbedingt zu vermeiden.

Sie sehen: Eine funktionierende und reibungslos laufende Personalverwaltung gehört zum Kerngeschäft von HR und darf in ihrer Bedeutung nicht unterschätzt werden.

Wir haben die wichtigsten Aufgaben im Personalwesen im Zusammenhang mit der Mitarbeiterverwaltung noch einmal zusammengestellt. Dazu zählen:

• Erfassen von Neueinstellungen, Personalveränderungen und Kündigungen

• Bearbeitung laufender Mitarbeiteranträge – zum Beispiel für Urlaube oder Fortbildungen

• Ausfüllen und Abgabe von Meldebescheinigungen an Behörden oder Sozialversicherungsträger

• Führen von Personalakten

• Führen von Personalstatistiken

• Lohn- und Gehaltszahlungen

• Zeiterfassung

Die Mitarbeitenden in der Personalverwaltung müssen bei der Bearbeitung der genannten Aufgaben stets die aktuellen rechtlichen Vorgaben im Blick behalten und entsprechend agieren. Insbesondere seit Einführung der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gelten strengere datenschutzrechtliche Vorgaben, bei denen Verstöße mit erheblichen Geldbußen geahndet werden.

Personalverwalter sorgen dafür, dass alle Mitarbeiterdaten stets auf dem neuesten Stand sind, die Beschäftigten pünktlich den vereinbarten Lohn oder ihr Gehalt erhalten und ihre Anträge auf Urlaub und Sonderurlaub, Teilzeitarbeit, Weiterbildungen und andere Anliegen schnell bearbeitet werden. Für die Geschäftsleitung erheben Personalsachbearbeiter Mitarbeiterstatistiken – etwa zur Altersstruktur, Verteilung der Geschlechter und nach anderen Kriterien. Besonders das Onboarding neuer Mitarbeitender wird im Hintergrund intensiv von Personalsachbearbeitern begleitet, die dafür sorgen, dass sie korrekt angemeldet werden, die richtige Lohnsteuerklasse erhalten und die korrekten Bankdaten in der Payroll-Software hinterlegt sind.

Im Alltag jongliert die Personalverwaltung permanent mit vertraulichen, personenbezogenen Daten wie Name, Anschrift, Lebenslauf, Zeugnissen, Führungszeugnissen, Gesundheitsdaten, Kontodaten, Einkommensdaten. Daraus ergibt sich: Die Personalverwaltung muss möglichst fehlerfrei arbeiten und die Daten schützen. Doch manuelle Prozesse sind fehleranfällig. Die Lösung für eine zuverlässige und zugleich effiziente Personalverwaltung kann eine digitale HR-Plattform sein.

Die fortschreitende Digitalisierung kann (nicht nur) Ihre Personalverwaltung revolutionieren. Dabei spielen Workflows eine zentrale Rolle. Diese definieren, in welchen Schritten – zeitlich und inhaltlich – Prozesse ablaufen. Im Idealfall deckt eine HR-Plattform sämtliche Bereiche der Prozesse in der Personalverwaltung ab: Recruiting, Personalverwaltung und Abrechnung.

Wichtig dabei: Eine Software kann Routineaufgaben aus allen Bereichen fehlerfrei abarbeiten – automatisiert durch Programme. Maschinen arbeiten zuverlässig, sodass Fehler weitgehend ausgeschlossen sind.

Für Ihre Personalverwaltung bedeutet dies, dass Sie mehr Zeit gewinnen. Für die Dinge, bei denen die Fähigkeiten der Mitarbeitenden dringend benötigt werden. Eine Studie des Digital Plattform-Anbieters ServiceNow belegt, dass Mitarbeiter, die von sich ständig wiederholenden Routinetätigkeiten befreit sind, nicht nur zu 62 Prozent zufriedener mit ihrer Arbeit sind, sondern zu 72 Prozent ihre Produktivität deutlich steigern. Es lohnt sich also einen Blick auf die eigene Digitalisierungsstrategie zu werfen.

Das tut auch der Organisation Ihrer Personalabteilung gut. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihr HR Team am effektivsten organisieren können.

Vereinfachen Sie Ihre Personalprozesse mit Personio

Für mehr Effizienz sollten HR-Prozesse nicht nur digital sein, sondern auch nahtlos ineinandergreifen: beim Recruiting, bei Urlaubsanträgen oder beim HR-Reporting. Personio macht’s möglich!

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Dazu zählen Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertrag, Abmahnungen, Kündigungsschreiben, Arbeitszeugnisse, Einstellung, Versetzung, Beförderung, Veränderungen, Austritte.

Festgelegte Rollen und Rechte in der Software sorgen dafür, dass HR-Verantwortliche nur jene Daten sehen und bearbeiten können, für die sie auch autorisiert sind. Eine parallele Bearbeitung durch mehrere Mitarbeitende ist kein Problem mehr. Warten auf eine Akte war gestern – die digitale Personalakte ist inzwischen weit verbreitet.

Per Knopfdruck können Sie die Abrechnungen nicht nur an einzelne Mitarbeitende übermitteln, sondern auch eine automatisierte Datenübertragung an Finanzamt und Sozialversicherungsträger durchführen. Doppelte Arbeiten entfallen.

Vorgänge wie die Berechnung von Fehlzeiten, Fluktuation, Überstunden, Ausfallzeiten aufgrund von Krankheit, Elternzeit, Mutterschutz und anderen Gründen, Urlaubstage, Arbeitszeiterfassung bei Gleitzeit oder auch Weiterbildungen können Sie digital perfekt verwalten. So steht einem effektiven Fehlzeitenmanagement nichts mehr im Weg.

Employee Self-Service (ESS) heißt hier das Zauberwort. Über digitale Tools erhalten die Mitarbeitenden Zugang zu den für sie freigeschalteten Bereichen und tragen zur Mitarbeiterverwaltung bei. Hier können sie beispielsweise Urlaubsanträge, Anträge auf Weiterbildungen oder auch ihre Zeiterfassung selbst pflegen. Der Vorteil: So erhalten Mitarbeitende mehr Verantwortungsgefühl und eine höhere Transparenz bei Unternehmensabläufen.

Mit digitalen HR-Plattformen erledigen Unternehmen die Personalverwaltung effizienter und zeitsparender. So haben Sie endlich mehr Zeit, sich den Zukunftsaufgaben der HR zu widmen – der Arbeit mit und für die Menschen.

Ziel der Personalverwaltung ist es, im Personalwesen für Transparenz, Wirtschaftlichkeit, aktuelle Daten und fehlerfreie Prozesse zu sorgen. Dafür wird häufig auch ein Personalverwaltungssystem eingesetzt, um fehleranfällige manuelle Prozesse zur vermeiden.

Die Personaladministration umfasst vielfältige Aufgaben im Bereich der Stellenausschreibungen, Bewerbungsprozesse, Onboarding und Vertragsgestaltung, der Lohn- und Gehaltsabrechnung, der Verwaltung von Personalakten, der Bearbeitung von Anliegen der Belegschaft sowie die Kommunikation zu internen Prozessen sowie alle Aufgaben rund um die Freistellung von Mitarbeitenden und deren Offboarding.

Die Aufgaben einer Personalabteilung gehen über die reine Personalverwaltung hinaus. Sie umfasst auch strategische Themen, wie das Employer Branding und Maßnahmen der Mitarbeiterbindung, die Planung der Nachfolge wichtiger Fach- und Führungskräfte sowie die Umsetzung der langfristigen Personalstrategie. Die Mitarbeiterverwaltung ist ein wichtiger Aufgabenbereich der HR-Abteilung.