Lohnabrechnung durchführen: 8 einfache Schritte für HR-Teams

Egal, ob bei kleinen oder mittelständischen Unternehmen – bei der Lohnabrechnung ist viel zu erledigen. Ein methodisches Vorgehen stellt sicher, dass dabei von Monat zu Monat nichts untergeht. Die folgenden acht Schritte bilden den Ablauf ab, wie er in Deutschland üblich ist.

Zuerst entscheiden Sie, wie Sie die Lohnabrechnung durchführen: intern, gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung oder über ein externes Lohnbüro. Ohne eigene Software läuft der Prozess manuell, was schnell zu Fehlern und zu Rückfragen von Mitarbeitenden und Führungskräften führt.

Mit einer Payroll-Software automatisieren Sie viele Aufgaben im Ablauf. Sie können zum Beispiel Mitarbeitende daran erinnern, ihre Arbeitszeiten zu erfassen, und Führungskräfte bitten, diese zu genehmigen. Auch eine E-Mail eine halbe Stunde vor Fristende sowie eine weitere danach, falls Zeiten noch fehlen oder nicht genehmigt sind, lassen sich automatisch versenden.

Über Integrationen verbinden Sie die Software außerdem mit weiteren Programmen, zum Beispiel mit DATEV oder ADDISON, die viele Steuerberatungen und Lohnbüros einsetzen. So pflegen Sie die persönlichen Daten Ihrer Mitarbeitenden an einer Stelle und arbeiten programmübergreifend damit.

In Personio reichen Mitarbeitende lohnrelevante Daten selbst ein und können sie jederzeit einsehen. Alle HR-Prozesse, einschließlich der Lohnabrechnung über Personio Payroll, laufen in einer Lösung. Für Ihre Steuerberatung oder Ihr externes Lohnbüro exportieren Sie die gebündelten Daten mit wenigen Klicks.

Eine Abrechnungsrichtlinie legt fest, nach welchen Regeln Sie Löhne und Gehälter im Unternehmen abrechnen. Sie hält fest, wer was erhält, wie und wann gezahlt wird, und ergänzt die Vorgaben aus Arbeitsverträgen, Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen.

Die Richtlinie sollte diese Punkte regeln:

• Zahltermine und Abrechnungsstichtage

• Brutto- und Nettoentgelt der Mitarbeitenden

• Zahlungsweg, zum Beispiel Überweisung

• Zusatzleistungen und Benefits je Teammitglied, etwa Sachbezüge oder betriebliche Altersvorsorge

• Abzüge wie Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer und Sozialversicherungsbeiträge

• Überstunden, Zuschläge und Urlaubsentgelt

• Betriebliche Regelungen zu Urlaub und Abwesenheiten

Eine solche Richtlinie verringert das Risiko von Missverständnissen bei Berechnung und Abrechnung. So starten Sie jeden Abrechnungslauf mit einer klaren Grundlage.

Korrekte Mitarbeitendendaten sind die Grundlage jeder Lohnabrechnung. Sie manuell zu erfassen und zu bereinigen, kostet allerdings viel Zeit.

Zu den Angaben, die Sie brauchen, gehören die Bankverbindung, die Steuer-Identifikationsnummer, die Sozialversicherungsnummer und die Krankenkasse. Die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) liefern Steuerklasse und Kirchensteuermerkmal, die Sie als Arbeitgeber beim Finanzamt abrufen. Angaben in getrennter HR- und Payroll-Software konsistent und ohne Duplikate zu halten, ist anspruchsvoll.

Eine gute HR-Software begleitet neue Mitarbeitende vom ersten Arbeitstag bis zur ersten Entgeltabrechnung und nimmt Ihnen dabei viele dieser Aufgaben ab. Sie unterstützt Mitarbeitende dabei, ihre Angaben vor dem Abrechnungslauf korrekt zu hinterlegen, sodass Sie nicht unter Zeitdruck geraten.

Unternehmen zahlen Löhne und Gehälter in Deutschland in der Regel per Banküberweisung. Dafür brauchen Sie von jedem Teammitglied die Bankverbindung: die IBAN und den Namen der Kontoinhaber:in.

Diese Daten sollten mehrere Tage vor dem Zahltag vorliegen, damit Sie pünktlich das Gehalt zahlen können.

Bei Mitarbeitenden mit Stundenlohn bilden die erfassten Arbeitszeiten die Grundlage für das Bruttoentgelt. Auch Überstunden und Zuschläge, etwa für Nacht-, Sonntags- oder Feiertagsarbeit, lassen sich nur mit korrekten Zeiten richtig abrechnen. Bei Angestellten mit Festgehalt liefert die Zeiterfassung Informationen zu Anwesenheit, Fehlzeiten und Überstunden, die sich auf Boni auswirken können.

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 müssen Arbeitgeber außerdem die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden elektronisch erfassen. Deshalb sollten die Zeiten zum Abrechnungsstichtag vollständig und korrekt vorliegen.

Mit der richtigen Software lässt sich die digitale Zeiterfassung einfach umsetzen. Mitarbeitende tragen ihre Zeiten selbst ein, und Sie erhalten verlässliche Daten, um korrekt zu vergüten und gesetzliche sowie tarifliche Vorgaben einzuhalten.

Boni, Provisionen, Zuschläge oder Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge können sich jeden Monat ändern. Prüfen Sie deshalb in jedem Abrechnungslauf, ob alle Angaben zu den Mitarbeitenden aktuell und korrekt sind.

Ändert sich etwas nach Abschluss des Abrechnungszeitraums, dokumentieren Sie die Anpassung und berücksichtigen Sie sie in einer Korrekturabrechnung. So vermeiden Sie Abweichungen in Ihren Unterlagen. Betrifft die Änderung meldepflichtige Angaben, berichtigen Sie auch Lohnsteuer-Anmeldung und Sozialversicherungsmeldungen, damit keine steuerlichen oder beitragsrechtlichen Folgen entstehen.

Sind alle Daten beisammen, geben Sie die Abrechnung für alle Mitarbeitenden frei. Auch wenn eine Steuerberatung oder ein Lohnbüro die Abrechnung übernimmt, prüfen Sie vor der Freigabe die Angaben, zum Beispiel den Stundenlohn.

Danach stellen Sie den Mitarbeitenden ihre Entgeltabrechnung bereit. Dazu sind Sie nach § 108 GewO verpflichtet. Sie können die Abrechnungen automatisch erstellen und versenden oder im Profil der Mitarbeitenden im System zum Download hinterlegen.

In Deutschland führen Sie für alle Mitarbeitenden ein Lohnkonto (§ 41 EStG) und bewahren die Entgeltunterlagen auf. Dazu gehören unter anderem Bruttoentgelt, einbehaltene Steuern, Fehlzeiten wie Urlaub und Krankheit, Änderungen der ELStAM-Merkmale sowie geldwerte Vorteile.

Hinzu kommen die jährlichen Meldungen, etwa die Jahresmeldung zur Sozialversicherung und die elektronische Lohnsteuerbescheinigung. Wer Meldungen korrekt und fristgerecht abgibt, bleibt rechtlich auf der sicheren Seite.

Neu ab dem 1. Januar 2027: Arbeitgeber müssen Entgeltunterlagen elektronisch führen und aufbewahren (§ 8 Abs. 2 BVV). Die bisherige Befreiung davon endet zum 31. Dezember 2026. Zu den Aufbewahrungsfristen finden Sie mehr im Beitrag Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung.

Bei allen Punkten, die in der Lohnabrechnung zu erledigen sind, wird es schnell hektisch, und genau dann schleichen sich Fehler ein. Mit diesen Tipps läuft die Abrechnung glatter.

• Termine einplanen: Reservieren Sie jeden Monat feste Zeiten für die Abrechnung, damit der Stichtag Sie nicht überrascht. Wer vorausplant, gerät seltener unter Zeitdruck und macht weniger Fehler.

• Erwartungen klar benennen: Sagen Sie Mitarbeitenden genau, wann das Geld auf dem Konto ist – nicht nur, wann Sie die Zahlung veranlassen. Das verringert Rückfragen zum Zahltag.

• Gesetzliche Änderungen verfolgen: Beitragssätze, Beitragsbemessungsgrenzen und Meldepflichten ändern sich regelmäßig, häufig zum Jahreswechsel. Wer sie im Blick behält, bleibt rechtlich auf der sicheren Seite und handelt im Interesse von Unternehmen und Mitarbeitenden.

• Unterlagen sauber führen: Achten Sie darauf, dass die erfassten Daten korrekt und in allen HR-Programmen identisch sind. Das ist vor allem für Steuern und Sozialversicherung wichtig, denn Finanzamt und Deutsche Rentenversicherung können Ihre Unterlagen im Rahmen einer Betriebsprüfung einsehen.

• Wo möglich automatisieren: Mit einer spezialisierten Software verringern Sie den manuellen Aufwand der Lohnabrechnung und sparen Zeit und Nerven.

• Lohnkosten im Blick behalten: Behalten Sie Gehälter, Löhne, Überstunden und Boni sowie die Kosten für externe Abrechnungsdienstleister im Blick. Das erleichtert Planung und Budgetierung. Berücksichtigen Sie dabei auch die Lohnnebenkosten wie Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung und Umlagen.

• Fristen einhalten: Betrachten Sie Abgabe- und Zahltermine als fest, ob monatlich oder jährlich, etwa bei der Jahresmeldung. Verspätete Beitragszahlungen führen zu Säumniszuschlägen.

Die Vorbereitende Entgeltabrechnung von Personio stellt Ihren Teams die richtigen Daten zur richtigen Zeit bereit, damit die Lohnabrechnung reibungslos läuft.

Mit einem methodischen Vorgehen und passenden Werkzeugen vermeiden Sie Fehler und erleichtern sich die Lohnabrechnung spürbar.

Personio unterstützt Sie dabei, Ihre Daten von der Personalakte bis zur Entgeltabrechnung genau und aktuell zu halten. Die Vorbereitende Entgeltabrechnung bereitet alle lohnrelevanten Daten auf und übergibt sie über Integrationen an DATEV, ADDISON oder ADP AdvancedPay. Mit Personio Payroll rechnen Sie direkt in Personio ab. Die ITSG-zertifizierte Lösung kommuniziert automatisch mit den Sozialversicherungsträgern.

Ob Ihre Abrechnungsläufe monatlich oder häufiger anfallen: Mit sauberen Daten und klaren Abläufen behalten Sie die Lohnabrechnung im Griff.

Wie führt man eine Lohnabrechnung durch? Sie führen die Lohnabrechnung in acht Schritten durch: Software einrichten, Richtlinie festlegen, Daten erfassen, Überweisung vorbereiten, Arbeitszeiten prüfen, Lohndaten kontrollieren, Abrechnung freigeben und Entgeltabrechnungen bereitstellen, Unterlagen führen und Meldungen abgeben.

Wie lautet die Formel für die Lohnabrechnung? Vereinfacht ergibt sich beim Stundenlohn das Bruttoentgelt aus Arbeitsstunden × Stundenlohn, beim Festgehalt aus Jahresgehalt ÷ Anzahl der Gehälter pro Jahr, meist 12. Das Nettoentgelt ist das Brutto abzüglich Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer und Arbeitnehmeranteilen zur Sozialversicherung.

Wie läuft die normale Lohnabrechnung ab? Zuerst erfassen Sie die Arbeitszeiten, dann berechnen Sie Entgelt, Steuern und Sozialabgaben. Anschließend melden Sie diese an Finanzamt und Krankenkassen und stellen den Mitarbeitenden ihre Entgeltabrechnung bereit. Details unterscheiden sich je nach Unternehmen.

Was ist eine Checkliste für die Lohnabrechnung? Eine Checkliste für die Lohnabrechnung fasst alle Schritte zusammen, die Sie in jedem Abrechnungslauf abarbeiten. Sie hilft, Fehler zu vermeiden, etwa bei der Einstufung der Mitarbeitenden (Minijob oder kurzfristige Beschäftigung), der Arbeitszeit, den Zusatzleistungen, den Meldungen und der pünktlichen Zahlung.