Elektronische Entgeltunterlagen 2027: Pflicht & Fristen

Entgeltunterlagen im Sinne der Beitragsverfahrensverordnung sind alle Unterlagen, die Arbeitgeber für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung und Beitragsberechnung nachvollziehbar führen und aufbewahren müssen. Die rechtliche Grundlage dafür ist § 28f Abs. 1 SGB IV in Verbindung mit der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Die Unterlagen müssen so geführt werden, dass sie innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Entgeltabrechnung ermöglichen. Die Angaben müssen vollständig, richtig und chronologisch geordnet sein.

Entgeltunterlagen sind alle prüfungsrelevanten Nachweise und Dokumente, die Arbeitgeber zur Lohnabrechnung und sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung von Beschäftigten führen und aufbewahren müssen. Diese Unterlagen sind die Grundlage für die Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung.

Wichtig ist dabei die Abgrenzung: Nicht jedes HR-Dokument ist automatisch eine Entgeltunterlage im Sinne der Beitragsverfahrensverordnung. Relevant sind vor allem die Unterlagen, die für Beitragsberechnung, Versicherungsstatus und Prüfungen benötigt werden.

Für die in § 8 Abs. 2 BVV genannten begleitenden Entgeltunterlagen gilt bereits seit 1. Januar 2022 die Pflicht zur elektronischen Führung. Ab 2027 gilt diese Pflicht ohne weitere Befreiungsmöglichkeit. Die Befreiung nach § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV ist nur noch bis 31. Dezember 2026 möglich.

Die rechtliche Grundlage wurde mit dem Siebten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch vom 12. Juni 2020 geschaffen und durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) vom 23. Oktober 2024 bestätigt. Damit ist der Stichtag rechtlich verbindlich gesetzt.

In der Praxis heißt das:

Bisher waren in vielen Unternehmen Mischformen verbreitet: Papierakten, E-Mail-Postfächer, Netzlaufwerke, einzelne Scans oder Ablagen bei externen Dienstleistern.

Ab 2027 reicht das für die betroffenen Unterlagen nicht mehr aus, wenn dadurch keine prüfungssichere elektronische Führung gewährleistet ist. Die Daten müssen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar sein. Gefordert sind also nicht nur digitale, sondern revisionssichere Entgeltunterlagen.

Der rechtliche Rahmen ergibt sich aus § 28f SGB IV für die Pflicht zur Führung von Entgeltunterlagen und aus der BVV für Art und Umfang der elektronischen Führung.

Was die BVV-Änderungen in der Praxis bedeuten, zeigt die folgende Übersicht: 

Für Zeiträume und Tatbestände vor Inkrafttreten der Pflicht ist keine rückwirkende elektronische Führung erforderlich. Wenn Sie bis Ende 2026 befreit sind, gilt die Pflicht zur elektronischen Führung Ihrer Entgeltunterlagen erst ab dem 1. Januar 2027.

Expertentipps zur Umsetzung

In diesem Leitfaden zeigt Ihnen Lohnexperte David Gros von der dhmp Gruppe, wie Sie sich rechtssicher auf die BVV-Änderungen vorbereiten.

Hier Leitfaden herunterladen

§ 8 Abs. 2 BVV listet die sogenannten begleitenden Entgeltunterlagen auf, die elektronisch zu führen sind. In der Praxis sind das vor allem:

• Unterlagen zur Staatsangehörigkeit und zum Aufenthaltsstatus (Arbeitserlaubnisse, Aufenthaltstitel nach § 19c AufenthG i. V. m. § 15d BeschV)

• Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkasse

• Immatrikulationsbescheinigungen (z. B. für Werkstudenten)

• Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht (insbesondere bei Minijobs)

• Erklärungen kurzfristig Beschäftigter über weitere kurzfristige Beschäftigungen

• Bescheide der Krankenkassen zur Feststellung der Versicherungspflicht oder Versicherungsfreiheit

• A1-Bescheinigungen bei Entsendungen

• Nachweise zur Elterneigenschaft (für die Beitragsdifferenzierung in der Pflegeversicherung)

• Entscheidungen der Finanzbehörden, dass bestimmte Zahlungen kein Arbeitsentgelt darstellen

Die vollständige Aufzählung findet sich in § 8 Abs. 2 BVV. Welche Dokumente im Einzelfall relevant sind, hängt von der Beschäftigungsart und den jeweiligen Sachverhalten ab. 

Grundsätzlich sind alle Arbeitgeber betroffen, die der Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung unterliegen. Denn genau diese Prüfung umfasst auch die Entgeltunterlagen der Beschäftigten.

Die wichtige Übergangsregel war bisher: Arbeitgeber konnten bisher einen Antrag auf Befreiung von der Pflicht zur Führung elektronischer Entgeltunterlagen stellen. Diese Befreiungsmöglichkeit gilt bis 31. Dezember 2026, danach entfällt sie. Wer heute noch mit Papier, verstreuten Scans oder uneinheitlichen Ablagen arbeitet, sollte die Umstellung deshalb nicht aufschieben.

Praxis-Hinweis: Auch wenn formal noch Befreiungsanträge gestellt werden können, ist die Restlaufzeit so kurz, dass sich der Aufwand selten lohnt. Sinnvoller ist es, die verbleibende Zeit für eine tragfähige Umstellung zu nutzen.

Die Gesetzestexte definieren die Anforderungen, nicht aber die konkrete technische Umsetzung. Für HR- und Lohnverantwortliche lässt sich „prüfungsbereit“ aber recht klar herunterbrechen. Digitale Entgeltunterlagen sollten so organisiert sein, dass sie:

• zentral auffindbar sind,

• eindeutig einer Person und einem Sachverhalt zugeordnet werden können,

• sofort abrufbar und lesbar sind,

• maschinell auswertbar sind und

• für die elektronische Betriebsprüfung vorbereitet sind.

Die Gemeinsamen Grundsätze der Sozialversicherungsträger nach § 9a BVV legen fest, welche Formate akzeptiert werden. Zulässig sind grundsätzlich gängige, langfristig lesbare Formate wie:

• PDF (idealerweise PDF/A für die Langzeitarchivierung)

• TIFF

• JPEG / JPG

• PNG

• BMP

Wichtig: Jedes Dokument sollte als separate Datei vorliegen. Sammel-Scans, in denen mehrere Dokumente zusammengefasst sind, erschweren die Zuordnung und sollten vermieden werden. Bei Scans empfiehlt sich eine Mindestauflösung von 300 dpi, damit eine Texterkennung (OCR) zuverlässig funktioniert.

“Die Anforderungen an die Datenqualität steigen massiv. Es reicht nicht, Papier durch PDFs zu ersetzen. Wir brauchen eine digitale Struktur, die einer automatisierten Auswertung standhält. “

David Gros

Partner ,dhmp Gruppe

Eine Werkstudentin wechselt in den Semesterferien auf 40 Wochenstunden. In der Betriebsprüfung stellt sich die Frage, ob die Versicherungspflicht in diesem Zeitraum korrekt beurteilt wurde.

Bisher liegen die relevanten Informationen oft verstreut vor: Die Immatrikulationsbescheinigung befindet sich in einer E-Mail, der Stundennachweis bei der Teamleitung, und HR sowie Lohnabrechnung haben nicht immer denselben Kenntnisstand.

Ab 2027 müssen diese Unterlagen zentral und nachvollziehbar vorliegen: Immatrikulationsbescheinigung, Stundennachweis und die Dokumentation des Statuswechsels müssen so abgelegt sein, dass sofort erkennbar ist, welche Arbeitszeit ab welchem Datum galt und welche sozialversicherungsrechtliche Bewertung vorgenommen wurde.

Das ist auch deshalb wichtig, weil die Betriebsprüfung selbst zunehmend digital erfolgt. Im Rahmen der euBP werden die erforderlichen Daten aus Entgeltabrechnung und Finanzbuchhaltung elektronisch übermittelt. Für Entgeltabrechnungsdaten ist das seit dem 1. Januar 2023 verpflichtend, für Daten aus der Finanzbuchhaltung seit dem 1. Januar 2025. 

Wer ab dem 1. Januar 2027 bei einer Betriebsprüfung keine elektronischen, maschinell auswertbaren Entgeltunterlagen vorlegen kann, gilt als nicht prüfungsfähig. Daraus können sich verschiedene Folgen ergeben:

• Verzögerungsgelder durch die Deutsche Rentenversicherung, wenn Unterlagen nicht fristgerecht bereitgestellt werden

• Schätzung der Beitragsbemessungsgrundlage, wenn prüfungsrelevante Nachweise fehlen – in der Regel zulasten des Arbeitgebers

• Beitragsnachforderungen inklusive Säumniszuschlägen

• Längere und aufwendigere Prüfungen, da der Prüfdienst Unterlagen manuell anfordern und nachvollziehen muss

• Bei wiederholten oder gravierenden Verstößen: Ordnungswidrigkeitenverfahren nach § 111 SGB IV

Die Anforderung „prüfungsbereit ab 2027" ist also keine reine Formalie, sondern direkt mit finanziellen Risiken verknüpft.

Was sich konkret für Unternehmen ändert

Auf dieser Themenseite finden Sie alle relevanten Informationen zu den BVV-Änderungen ab 2027 und praktische Tipps zur Umsetzung.

Alles zu den Änderungen

Ein Dokumentenmanagementsystem oder Steuerberatungen können wichtige Bausteine sein, die Anforderungen der BVV erfüllen sie aber nicht automatisch. Entscheidend ist, dass Entgeltunterlagen vollständig, eindeutig zugeordnet und im Prüfungsfall sofort verfügbar sind. Hier entstehen in der Praxis oft zwei Missverständnisse.

Missverständnis 1: „Wir haben doch ein DMS, also sind wir BVV-konform.“

Entscheidend ist nicht nur, dass Dokumente digital abgelegt sind, sondern wie: eindeutig zugeordnet, vollständig, revisionssicher organisiert, jederzeit verfügbar und im Prüfungsfall schnell nutzbar. Ein allgemeines Dokumentenmanagementsystem ohne klare Struktur für Lohnabrechnung und Personalprozesse reicht dafür oft nicht aus.

Missverständnis 2: „Das macht unsere Steuerberatung.“

Auch wenn Teile der Lohnabrechnung ausgelagert sind, bleibt die Pflicht zur ordnungsgemäßen Führung der Entgeltunterlagen beim Arbeitgeber. Für die Betriebsprüfung müssen die notwendigen Daten und Unterlagen verfügbar sein, auch wenn ein Dienstleister oder sogar das eingesetzte System gewechselt wird.

Wer tiefer einsteigen möchte, welche Anforderungen wirklich erfüllt sein müssen und wo typische Missverständnisse liegen, kann sich in unserem Webinar zu BVV-konformen elektronischen Entgeltunterlagen näher informieren.

Die Umstellung auf elektronische Entgeltunterlagen ist in vielen Unternehmen ein Projekt, kein Nebenher-Thema – insbesondere dort, wo HR- und Payroll-Prozesse historisch gewachsen sind. Mit einem klaren Vorgehen lässt sich der Aufwand aber gut steuern. Entscheidend ist, jetzt strukturiert vorzugehen. Wer elektronische Entgeltunterlagen ab 2027 sicher und rechtskonform führen will, sollte die Umstellung jetzt planen. Für Arbeitgeber ist die entscheidende BVV-Frist der 31. Dezember 2026.

Prüfen Sie zuerst, welche Entgeltunterlagen heute wo liegen: in Papierakten, E-Mails, Laufwerken, HR-Tools, beim Steuerbüro oder in Einzelablagen. Ziel ist ein realistisches Bild Ihrer heutigen Dokumenten- und Prozesslandschaft.

Danach geht es um die zentrale Frage: Wo und wie sollen Entgeltunterlagen in elektronischer Form künftig geführt werden? Wichtig ist, dass die Lösung nicht nur digital ist, sondern auch im Prüfungsfall funktioniert: eindeutig, vollständig, schnell abrufbar und für die Betriebsprüfung geeignet. Die BVV verlangt schließlich nicht bloß Scans, sondern eine belastbare elektronische Führung.

Die Befreiungsmöglichkeit endet am 31. Dezember 2026. Das klingt weit weg, ist es für HR- und Payroll-Projekte aber nicht. Wer 2026 erst anfängt, arbeitet schnell unter Zeitdruck. Besser ist ein klarer Fahrplan mit Verantwortlichkeiten, Testphase und sauberer Prozessdefinition.

Für viele Unternehmen ist jetzt der richtige Zeitpunkt, nicht nur Prozesse zu prüfen, sondern auch die Frage nach einer Lösung zu stellen. Wer Entgeltunterlagen künftig elektronisch, zentral und prüfungssicher führen möchte, sollte prüfen, ob eine Lösung wie Personio Payroll die eigenen Prozesse sinnvoll unterstützen kann.

Elektronische Entgeltunterlagen sind prüfungsrelevante Entgeltunterlagen, die nicht in Papierform, sondern in elektronischer Form geführt und aufbewahrt werden. Sie dienen dazu, die Lohnabrechnung und die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung von Beschäftigten nachvollziehbar zu dokumentieren.

Für die in § 8 Abs. 2 BVV genannten begleitenden Unterlagen gilt die Pflicht grundsätzlich seit 1. Januar 2022. Arbeitgeber konnten sich davon nach § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV auf Antrag bis 31. Dezember 2026 befreien lassen; spätestens ab 1. Januar 2027 müssen die betroffenen Unterlagen elektronisch geführt werden.

Dann gilt für die betroffenen Unterlagen die Pflicht zur elektronischen Führung. Ab 2027 gibt es diese Befreiungsmöglichkeit nicht mehr; Unternehmen müssen dann relevante Unterlagen für die Betriebsprüfung entsprechend elektronisch vorhalten.

Nicht automatisch. Entscheidend ist, ob die Unterlagen vollständig, eindeutig zugeordnet, jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar sind und sich in den Prüfprozess sinnvoll einfügen. Ein allgemeines DMS kann Teil der Lösung sein, ist aber nicht automatisch gleichbedeutend mit BVV-konformer Führung elektronischer Entgeltunterlagen.

Die euBP ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung. Für sie werden notwendige Daten aus Entgeltabrechnung und Finanzbuchhaltung elektronisch übermittelt. Die Pflicht zur elektronischen Führung von Entgeltunterlagen passt zu diesem digitalen Prüfprozess und ist damit eng verknüpft.

Für Tatbestände und Ereignisse vor dem 01. Januar 2022 ist keine rückwirkende elektronische Führung erforderlich. Die Pflicht bezieht sich auf neue Sachverhalte seit diesem Stichtag.

Entgeltunterlagen müssen innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist so vorgehalten werden, dass sie jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar sind. Die konkrete Aufbewahrungspflicht ergibt sich aus dem gesetzlichen Rahmen rund um § 28f SGB IV und die BVV.

Zulässig sind laut den Gemeinsamen Grundsätzen nach § 9a BVV die Formate PDF, JPEG, BMP, PNG und TIFF. Jedes Dokument muss als separate Datei vorliegen. Der Dateiname darf maximal 64 Zeichen haben, keine Sonderzeichen, Umlaute, Leerzeichen oder das ß enthalten und sollte eine eindeutige Zuordnung ermöglichen (z. B. Dokumenttyp, Name der beschäftigten Person, Zeitraum). Für Scans empfiehlt sich in der Praxis eine Auflösung, die eine sichere maschinelle Lesbarkeit gewährleistet.

Wer bei einer Betriebsprüfung keine elektronischen, maschinell auswertbaren Entgeltunterlagen vorlegen kann, riskiert mehrere Konsequenzen: Die Prüfung dauert länger und wird aufwendiger, weil Unterlagen manuell nachgereicht und nachvollzogen werden müssen. Fehlen prüfungsrelevante Nachweise ganz, kann die Deutsche Rentenversicherung die Beitragsbemessungsgrundlage schätzen und einen Summenbescheid nach § 28f Abs. 2 SGB IV erlassen – in der Regel zulasten des Arbeitgebers. Hinzu kommen mögliche Beitragsnachforderungen mit Säumniszuschlägen. Bei Verstößen gegen die Aufzeichnungspflicht kann nach § 111 SGB IV zusätzlich ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro festgesetzt werden.