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Interne Personalbeschaffung: Definition, Wege, Checkliste
Unternehmen ohne qualifizierte Mitarbeitende können am Markt nicht bestehen. Deshalb ist der Fachkräftemangel für die meisten Organisationen ein echtes Unternehmensrisiko, dem Sie mit interner Personalbeschaffung die Stirn bieten können. Natürlich ist diese Form des Recruitings kein Allheilmittel, kann aber Teil der Lösung sein.
In diesem Artikel erfahren Sie, welche Wege Sie bei der internen Personalbeschaffung gehen können und welche Vor- und Nachteile damit verknüpft sind. Außerdem erhalten Sie eine Checkliste zur internen Personalbeschaffung.
Top-Talente gewinnen und halten: Jetzt zum kostenlosen E-Mail-Kurs anmelden.Interne Personalbeschaffung: Was ist das?
Im August 2022 erreichte der Fachkräftemangel in Deutschland sein bisheriges Allzeithoch. Fast 50 Prozent der Unternehmen waren davon beeinträchtigt und mussten ihre Geschäfte einschränken, weil es hinten und vorne an Personal mangelt – über diverse Kernbranchen der deutschen Wirtschaft hinweg.
Personalbeschaffung ist daher momentan nicht nur die zentrale Aufgabe von HR, sondern gleichzeitig auch die größte Herausforderung, für die es dringend Lösungen bedarf. Interne und externe Personalbeschaffung werden zum HR-Kerngeschäft.
Personalbeschaffung als Teilbereich der Personalwirtschaft hat die grundlegende Aufgabe, Arbeitskräfte zu rekrutieren. Dabei gelten folgende Anforderungen an den Personalbedarf:
Die Arbeitskräfte müssen in ausreichender Zahl vorhanden sein
Die Arbeitskräfte müssen zur richtigen Zeit am richtigen (Stand)Ort zur Verfügung stehen
Die Arbeitskräfte müssen für die jeweiligen Anforderungen ausreichend qualifiziert sein
Wenn HR diese Anforderungen im Detail quantifiziert und definiert hat, geht es an die Personalbeschaffung, auch Recruiting oder Personalgewinnung genannt. Man unterscheidet dabei zwischen externer Personalbeschaffung und interner Personalbeschaffung.
Übersicht über alle Recruiting KPIs herunterladenUnterschiede interne und externe Personalbeschaffung
Bei der externen Personalbeschaffung konzentriert sich HR darauf, die offenen Positionen mit Menschen von außerhalb des Unternehmens zu besetzen. Dabei kann das Recruiting-Team auf aktive oder passive Personalbeschaffung setzen.
Bei der internen Personalbeschaffung konzentriert sich HR darauf, die offenen Positionen mit bereits im Unternehmen angestellten Mitarbeitenden zu besetzen.
Für welchen Weg Sie sich entscheiden, ist immer einzelfallabhängig. Ein Mustervorgehen gibt es nicht. Es gelten aber dennoch folgende Eckpunkte:
Interne Personalbeschaffung ist weniger zeitaufwändig.
Interne Personalbeschaffung kann die Time to Hire verkürzen.
Interne Personalbeschaffung ist in Sachen Qualität des Mitarbeitenden transparenter.
Interne Personalbeschaffung ist nachhaltig.
Interne Personalbeschaffung ist in Sachen direkte Personalkosten nicht billiger.
Interne Personalbeschaffung stärkt das Retention Management.
Interne Personalbeschaffung ist kein Selbstläufer oder der alleinige Heilsbringer. Welche Wege Sie bei der internen Personalbeschaffung gehen können, erfahren Sie im folgenden Abschnitt.
Wege und Arten der internen Personalbeschaffung
Interne Personalbeschaffung kann ein extrem effektives Recruiting-Instrument darstellen. Es gibt diverse Wege und Arten, die wir Ihnen kurz vorstellen. Interne Personalbeschaffung kann nur dann eine lohnende Recruiting-Maßnahme darstellen, wenn die Belegschaft nicht an grundlegender Personalunterdeckung leidet.
Interne Stellenausschreibung
Der Klassiker. Schreiben Sie die offenen Stellen zunächst intern aus. Dafür gibt es diverse passende Kanäle, z.B. digitale oder analoge Mitarbeitermagazine, das Intranet, einen eigenen und geschützten Karrierebereich auf der Karrierewebsite Ihres Unternehmens, einen Job-Newsletter oder auch das gute, alte „Schwarze Brett“.
Sie zeigen Ihrer Belegschaft mit internen Stellenausschreibungen, dass Sie es mit dem Thema Wertschätzung wirklich ernst meinen und Mitarbeitenden die Chance geben, sich im Unternehmen fachlich und auch hierarchisch weiterzuentwickeln. Besonders zeitsparend gehen Sie hier vor, wenn Sie eine HR-Software nutzen, die eine Multiposting-Funktion hat, mit deren Hilfe Sie offene Stellen gleichzeitig über mehrere Kanäle hinweg ausschreiben können.
Versetzung
Bei ausreichender fachlicher Eignung von vorhandenen Mitarbeitenden können Sie diese zeitlich befristet oder auch unbefristet auf die vakante Position versetzen. Diese Versetzung sollte allerdings immer möglichst im Einvernehmen mit dem Mitarbeitenden erfolgen – vor allem im Sinne eines klugen Retention Managements. Beachten Sie außerdem unbedingt die Regelungen im individuellen Arbeitsvertrag.
Übernahme von Auszubildenden
Binden Sie Ihre Auszubildenden rechtzeitig an das Unternehmen, wenn sie passen. Zeigen Sie den jungen Menschen mögliche Karrierepfade in Ihrer Organisation auf. Entwickeln Sie dafür gemeinsam einen Plan, stellen Sie dem Einsteiger im festen Job einen Mentor an die Seite, der in regelmäßigen Feedbackgesprächen für eine enge fachliche Begleitung sorgt.
Nominierung oder Empfehlung durch Vorgesetzte und Mitarbeitende
Fachlich qualifizierte und ins Team passende Mitarbeitende können von ihren Führungskräften direkt zur Besetzung einer offenen Stelle vorgeschlagen bzw. im Rahmen eines internen HR-Systems gleich nominiert werden. Achten Sie dabei darauf, dass diese Empfehlungen ein Höchstmaß an Transparenz und Vergleichbarkeit zeigen. Sonst könnte ein derartiges Vorgehen rasch ein Gschmäckle bekommen.
Beförderungen und Weiterentwicklungen auf Datenbasis
Entwickeln Sie Ihre Mitarbeiter:innen, indem Sie ihnen durch eine Beförderung – oftmals verbunden mit einer Gehaltsanpassung – professionelle Entwicklungsperspektiven aufzeigen und ermöglichen. Natürlich müssen Sie das Potenzial der Mitarbeitenden anhand von Leistungskennzahlen und Vorgesetztenbewertungen sicher einschätzen können. Nutzen Sie in Ihrem Unternehmen eine HR-Software, können Sie anhand der dort hinterlegten Daten zu Kenntnissen, Fähigkeiten und Fertigkeiten der Mitarbeitenden schnell und effizient beurteilen, welche Personen auf vakante Positionen weiterentwickelt werden können, weil sie das Potenzial dazu haben.
Eine Vorlage zur Leistungsbeurteilung finden Sie hier.Bei den bisher genannten Wegen spricht man von interner Personalbeschaffung mit Personalbewegung – weil der Mitarbeitende die Stelle bzw. die Position wechselt. Die folgenden Wege bezeichnet man als interne Personalbeschaffung ohne Personalbewegung – hier geht es darum, kurzfristige Vakanzen durch die vorhandenen Mitarbeitenden abzudecken.
Mehrarbeit
Diese Art der internen Personalbeschaffung ist bei der vorhandenen Belegschaft nicht besonders beliebt. Kein Wunder, niemand arbeitet gerne ohne Erklärung mehr, wenn Stellen unbesetzt bleiben. Begründen Sie diese als Ausnahme zu verstehende Maßnahme deshalb frühzeitig und wecken Sie so zumindest Verständnis für Ihr Vorgehen. Machen Sie klar, dass es sich nur um temporäre Maßnahmen handelt. Selbstverständlich sollten Sie den Betroffenen zeitnah die Möglichkeit zum Abbau der geleisteten Überstunden anbieten.
Urlaubsverschiebung
Ein Projekt muss trotz personeller Unterbesetzung fristgemäß abgeschlossen werden? Hier haben Sie als HR auch die Möglichkeit, gemeinsam mit den Mitarbeiter:innen über eine potenzielle Verschiebung von Urlaub zu sprechen, und somit das fehlende Personal kurzfristig auszugleichen. Auch hier gilt: Nehmen Sie die Mitarbeitenden argumentativ mit und schaffen Sie attraktive Kompensationsoptionen.
Vor- und Nachteile der internen Personalbeschaffung im Überblick
Vorteile interner Personalbeschaffung | Nachteile interner Personalbeschaffung |
In der Regel geringe Kosten bei der Stellenbesetzung | Keine passenden Mitarbeitenden in der Belegschaft, weil der Bestand ohnehin eingeschränkt ist |
Schnellere time to hire, weil kein xterns Recruiting nötig | Arbeitsplatzwechsel reißt Lücken beim bestehenden Personal in anderen Fachbereichen |
Hohe Transparenz zur vorliegenden fachlichen Qualifikation | Steigender Druck bei vorhandenen Mitarbeitenden durch temporäre Mehrarbeit |
Schnellere Einarbeitungszeiten | Kosten für nötige Qualifizierungen und Fortbildungen |
Effektive Maßnahme zur Bindung der Mitarbeitenden | Interne Streitigkeiten durch intransparente Vorgesetztenempfehlungen |
HR-Daten liefern zuverlässige Informationen zu den Qualifikationen und zur Eignung interner Bewerber*innen | Motivationsverlust bei Mitarbeitenden, wenn eine interne Bewerbung abgelehnt wird |
Geringeres Risiko einer Fehlbesetzung durch bereits nachgewiesenen cultural fit | Keine neuen kreativen Inputs von Außen, keine Impulse für die Unternehmenskultur |
Minimierung von Fehlbesetzungen |
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Interne Personalbeschaffung Beispiel
Interne Personalbeschaffung wird dann besonders effizient, wenn Sie dafür einen grundlegenden Prozess definieren, diesen in Ihrer HR-Software digitalisieren und wenn möglich auch gleich automatisieren. Dann können Sie sich der meisten Routine- und Verwaltungsaufgaben entledigen. Sie sparen Zeit, reduzieren die Fehleranfälligkeit manueller Prozessschritte und kümmern sich um die wichtigste Aufgabe – die Auswahl der wirkliche passenden Kandidat*innen.
Interne Personalbeschaffung am Beispiel der internen Stellenausschreibung
Formulieren Sie als HR – wie für eine externe Ausschreibung auch – ein funktionierendes, auf die jeweilige Stelle passendes Anforderungsprofil und hinterlegen Sie es in Ihrem HR-Tool. Nutzen Sie dafür die Option, die betroffenen Fachabteilungen direkt zu integrieren. Folgende Infos sollten mindestens enthalten sein:
Bezeichnung der zu besetzenden Stelle (ggf. Hinweis auf Teilzeitarbeitsplatz),
geforderte Qualifikation (ggf. unter Hinweis auf erwartete Bereitschaft zur Einarbeitung oder Fortbildung),
Beschreibung der wichtigsten Aufgaben,
Zeitpunkt der Arbeitsaufnahme,
Tarifgruppe/innerbetriebliche Eingruppierung.
Veröffentlichen Sie dann die Anzeige über die o.g. Kanäle. Achten Sie darauf, dass alle Mitarbeitenden potenziell Zugriff auf die internen Ausschreibungen haben.
Sorgen Sie außerdem dafür, dass Sie den Betriebsrat (falls vorhanden) über die Ausschreibung im Rahmen der internen Personalbeschaffung informieren, wenn eine Ausschreibungspflicht nach § 93 Betriebsverfassungsgesetz vereinbart wurde.
Checkliste interne Personalbeschaffung
Mit unserer Checkliste haben Sie die interne Personalbeschaffung im Griff.
Checken Sie mithilfe Ihres HR-Tool, ob es Kandidat*innen in der Belegschaft gibt, die über geeignete Qualifikationen bzw. Potenziale verfügen, die zur offenen Stelle passen.
Holen Sie sich über das HR-Tool den Input der Fachabteilung zu den Anforderungen und formulieren Sie eine Stellenanzeige.
Posten Sie diese über die internen Kanäle – digital und falls nötig auch analog
Prüfen Sie im HR-Tool die einlaufenden internen Bewerbungen in gemeinschaftlicher Arbeit mit der Fachabteilung.
Klären Sie, ob es einen Fortbildungsbedarf bei den passenden Mitarbeitenden gibt, veranlassen Sie Schulungen, falls nötig.
Behalten Sie im Auge, wie Sie die freiwerdende Position der intern wechselnden Person besetzen. Benötigen Sie ein externes Recruiting?
Sorgen Sie für einen sauberen internen Onboarding-Prozess beim intern wechselnden Mitarbeitenden.
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