Interne Personalbeschaffung: Definition, Wege, Checkliste

Im August 2022 erreichte der Fachkräftemangel in Deutschland sein bisheriges Allzeithoch. Fast 50 Prozent der Unternehmen waren davon beeinträchtigt und mussten ihre Geschäfte einschränken, weil es hinten und vorne an Personal mangelt – über diverse Kernbranchen der deutschen Wirtschaft hinweg. 

Personalbeschaffung ist daher momentan nicht nur die zentrale Aufgabe von HR, sondern gleichzeitig auch die größte Herausforderung, für die es dringend Lösungen bedarf. Interne und externe Personalbeschaffung werden zum HR-Kerngeschäft.

Personalbeschaffung als Teilbereich der Personalwirtschaft hat die grundlegende Aufgabe, Arbeitskräfte zu rekrutieren. Dabei gelten folgende Anforderungen an den Personalbedarf:

• Die Arbeitskräfte müssen in ausreichender Zahl vorhanden sein

• Die Arbeitskräfte müssen zur richtigen Zeit am richtigen (Stand)Ort zur Verfügung stehen

• Die Arbeitskräfte müssen für die jeweiligen Anforderungen ausreichend qualifiziert sein

Wenn HR diese Anforderungen im Detail quantifiziert und definiert hat, geht es an die Personalbeschaffung, auch Recruiting oder Personalgewinnung genannt. Man unterscheidet dabei zwischen externer Personalbeschaffung und interner Personalbeschaffung. 

Bei der externen Personalbeschaffung konzentriert sich HR darauf, die offenen Positionen mit Menschen von außerhalb des Unternehmens zu besetzen. Dabei kann das Recruiting-Team auf aktive oder passive Personalbeschaffung setzen.

Bei der internen Personalbeschaffung konzentriert sich HR darauf, die offenen Positionen mit bereits im Unternehmen angestellten Mitarbeitenden zu besetzen.

Für welchen Weg Sie sich entscheiden, ist immer einzelfallabhängig. Ein Mustervorgehen gibt es nicht. Es gelten aber dennoch folgende Eckpunkte:

• Interne Personalbeschaffung ist weniger zeitaufwändig.

• Interne Personalbeschaffung kann die Time to Hire verkürzen.

• Interne Personalbeschaffung ist in Sachen Qualität des Mitarbeitenden transparenter.

• Interne Personalbeschaffung ist nachhaltig.

• Interne Personalbeschaffung ist in Sachen direkte Personalkosten nicht billiger.

• Interne Personalbeschaffung stärkt das Retention Management.

Interne Personalbeschaffung ist kein Selbstläufer oder der alleinige Heilsbringer. Welche Wege Sie bei der internen Personalbeschaffung gehen können, erfahren Sie im folgenden Abschnitt.

Machen Sie Ihr Recruiting so effizient wie möglich

Aus welchem Kanal resultieren die meisten Einstellungen? Welchen Kanal sollten Sie verstärkt einsetzen und welchen lieber gar nicht mehr nutzen? Finden Sie es mithilfe unserer Vorlage heraus.

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Interne Personalbeschaffung kann ein extrem effektives Recruiting-Instrument darstellen. Es gibt diverse Wege und Arten, die wir Ihnen kurz vorstellen. Interne Personalbeschaffung kann nur dann eine lohnende Recruiting-Maßnahme darstellen, wenn die Belegschaft nicht an grundlegender Personalunterdeckung leidet.

Interne Stellenausschreibung

Der Klassiker. Schreiben Sie die offenen Stellen zunächst intern aus. Dafür gibt es diverse passende Kanäle, z.B. digitale oder analoge Mitarbeitermagazine, das Intranet, einen eigenen und geschützten Karrierebereich auf der Karrierewebsite Ihres Unternehmens, einen Job-Newsletter oder auch das gute, alte „Schwarze Brett“. 

Sie zeigen Ihrer Belegschaft mit internen Stellenausschreibungen, dass Sie es mit dem Thema Wertschätzung wirklich ernst meinen und Mitarbeitenden die Chance geben, sich im Unternehmen fachlich und auch hierarchisch weiterzuentwickeln. Besonders zeitsparend gehen Sie hier vor, wenn Sie eine HR-Software nutzen, die eine Multiposting-Funktion hat, mit deren Hilfe Sie offene Stellen gleichzeitig über mehrere Kanäle hinweg ausschreiben können.

Versetzung

Bei ausreichender fachlicher Eignung von vorhandenen Mitarbeitenden können Sie diese zeitlich befristet oder auch unbefristet auf die vakante Position versetzen. Diese Versetzung sollte allerdings immer möglichst im Einvernehmen mit dem Mitarbeitenden erfolgen – vor allem im Sinne eines klugen Retention Managements. Beachten Sie außerdem unbedingt die Regelungen im individuellen Arbeitsvertrag.

Übernahme von Auszubildenden

Binden Sie Ihre Auszubildenden rechtzeitig an das Unternehmen, wenn sie passen. Zeigen Sie den jungen Menschen mögliche Karrierepfade in Ihrer Organisation auf. Entwickeln Sie dafür gemeinsam einen Plan, stellen Sie dem Einsteiger im festen Job einen Mentor an die Seite, der in regelmäßigen Feedbackgesprächen für eine enge fachliche Begleitung sorgt.

Nominierung oder Empfehlung durch Vorgesetzte und Mitarbeitende

Fachlich qualifizierte und ins Team passende Mitarbeitende können von ihren Führungskräften direkt zur Besetzung einer offenen Stelle vorgeschlagen bzw. im Rahmen eines internen HR-Systems gleich nominiert werden. Achten Sie dabei darauf, dass diese Empfehlungen ein Höchstmaß an Transparenz und Vergleichbarkeit zeigen. Sonst könnte ein derartiges Vorgehen rasch ein Gschmäckle bekommen.

Beförderungen und Weiterentwicklungen auf Datenbasis

Entwickeln Sie Ihre Mitarbeiter:innen, indem Sie ihnen durch eine Beförderung – oftmals verbunden mit einer Gehaltsanpassung – professionelle Entwicklungsperspektiven aufzeigen und ermöglichen. Natürlich müssen Sie das Potenzial der Mitarbeitenden anhand von Leistungskennzahlen und Vorgesetztenbewertungen sicher einschätzen können. Nutzen Sie in Ihrem Unternehmen eine HR-Software, können Sie anhand der dort hinterlegten Daten zu Kenntnissen, Fähigkeiten und Fertigkeiten der Mitarbeitenden schnell und effizient beurteilen, welche Personen auf vakante Positionen weiterentwickelt werden können, weil sie das Potenzial dazu haben.

Bei den bisher genannten Wegen spricht man von interner Personalbeschaffung mit Personalbewegung – weil der Mitarbeitende die Stelle bzw. die Position wechselt. Die folgenden Wege bezeichnet man als interne Personalbeschaffung ohne Personalbewegung – hier geht es darum, kurzfristige Vakanzen durch die vorhandenen Mitarbeitenden abzudecken.

Mehrarbeit

Diese Art der internen Personalbeschaffung ist bei der vorhandenen Belegschaft nicht besonders beliebt. Kein Wunder, niemand arbeitet gerne ohne Erklärung mehr, wenn Stellen unbesetzt bleiben. Begründen Sie diese als Ausnahme zu verstehende Maßnahme deshalb frühzeitig und wecken Sie so zumindest Verständnis für Ihr Vorgehen. Machen Sie klar, dass es sich nur um temporäre Maßnahmen handelt. Selbstverständlich sollten Sie den Betroffenen zeitnah die Möglichkeit zum Abbau der geleisteten Überstunden anbieten.

Urlaubsverschiebung

Ein Projekt muss trotz personeller Unterbesetzung fristgemäß abgeschlossen werden? Hier haben Sie als HR auch die Möglichkeit, gemeinsam mit den Mitarbeiter:innen über eine potenzielle Verschiebung von Urlaub zu sprechen, und somit das fehlende Personal kurzfristig auszugleichen. Auch hier gilt: Nehmen Sie die Mitarbeitenden argumentativ mit und schaffen Sie attraktive Kompensationsoptionen.

Stellen Sie die richtigen Mitarbeitenden ein

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Interne Personalbeschaffung wird dann besonders effizient, wenn Sie dafür einen grundlegenden Prozess definieren, diesen in Ihrer HR-Software digitalisieren und wenn möglich auch gleich automatisieren. Dann können Sie sich der meisten Routine- und Verwaltungsaufgaben entledigen. Sie sparen Zeit, reduzieren die Fehleranfälligkeit manueller Prozessschritte und kümmern sich um die wichtigste Aufgabe – die Auswahl der wirkliche passenden Kandidat*innen.

Formulieren Sie als HR – wie für eine externe Ausschreibung auch – ein funktionierendes, auf die jeweilige Stelle passendes Anforderungsprofil und hinterlegen Sie es in Ihrem HR-Tool. Nutzen Sie dafür die Option, die betroffenen Fachabteilungen direkt zu integrieren. Folgende Infos sollten mindestens enthalten sein:

• Bezeichnung der zu besetzenden Stelle (ggf. Hinweis auf Teilzeitarbeitsplatz),

• geforderte Qualifikation (ggf. unter Hinweis auf erwartete Bereitschaft zur Einarbeitung oder Fortbildung),

• Beschreibung der wichtigsten Aufgaben,

• Zeitpunkt der Arbeitsaufnahme,

• Tarifgruppe/innerbetriebliche Eingruppierung.

Veröffentlichen Sie dann die Anzeige über die o.g. Kanäle. Achten Sie darauf, dass alle Mitarbeitenden potenziell Zugriff auf die internen Ausschreibungen haben.

Sorgen Sie außerdem dafür, dass Sie den Betriebsrat (falls vorhanden) über die Ausschreibung im Rahmen der internen Personalbeschaffung informieren, wenn eine Ausschreibungspflicht nach § 93 Betriebsverfassungsgesetz vereinbart wurde.

Mit unserer Checkliste haben Sie die interne Personalbeschaffung im Griff.

Checken Sie mithilfe Ihres HR-Tool, ob es Kandidat*innen in der Belegschaft gibt, die über geeignete Qualifikationen bzw. Potenziale verfügen, die zur offenen Stelle passen.

1. Holen Sie sich über das HR-Tool den Input der Fachabteilung zu den Anforderungen und formulieren Sie eine Stellenanzeige.

2. Posten Sie diese über die internen Kanäle – digital und falls nötig auch analog

3. Prüfen Sie im HR-Tool die einlaufenden internen Bewerbungen in gemeinschaftlicher Arbeit mit der Fachabteilung.

4. Klären Sie, ob es einen Fortbildungsbedarf bei den passenden Mitarbeitenden gibt, veranlassen Sie Schulungen, falls nötig.

5. Behalten Sie im Auge, wie Sie die freiwerdende Position der intern wechselnden Person besetzen. Benötigen Sie ein externes Recruiting?

6. Sorgen Sie für einen sauberen internen Onboarding-Prozess beim intern wechselnden Mitarbeitenden.

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