Was passt für Sie: Spezial-Tool oder HRIS?

Bei der Auswahl einer neuen HR Software stehen Sie erst einmal vor einem großen Berg. Capterra, ein Vergleichsportal für Business-Software, listet über 450 Human Resource Software-Lösungen auf. Wie sollen Sie aus dieser großen Masse die richtige, die zu Ihnen passende HR Software finden?

Jede Entscheidung für eine Software beginnt mit einem Anforderungskatalog. Anhand der darin genannten Kriterien treffen Sie eine Vorauswahl an Softwarelösungen, die Sie sich näher anschauen und evaluieren.

Entscheidungshilfe auf dem Weg zum Software-Kauf bietet dieser Wegweiser.

Das wohl wichtigste Kriterium für die Vorauswahl einer HR-Software ist: Möchten Sie eine All-in-one-Lösung, die möglichst alle Aufgaben Ihres Personalmanagements abdeckt? Oder suchen Sie eher Speziallösungen, die jeweils einzelne Aufgaben erfüllen?

HRIS (Human Resource Information System) ist ein Personalinformationssystem, also eine Datenbank, in der die Stammdaten aller Mitarbeiter gesammelt und verwaltet werden. Es bietetein möglichst breites Funktionsspektrum für den Personalbereich. Sie erledigen damit administrative Aufgaben wie Lohnbuchhaltung oder Zeiterfassung oder auch das Managen von Stellenangeboten und Bewerbern in einem einzigen Tool.

Im Wesentlichen verbindet ein HRIS menschliche Ressourcen (Menschen) mit Informationen (die früher in Aktenschränken lebten). Der einzige Unterschied besteht darin, dass eine HR Software verwendet wird, um alle Kernaufgaben des HR-Bereichs elektronisch und reibungslos zu erledigen – manchmal sogar auf Knopfdruck.

Der Vorteil einer solchen Lösung liegt auf der Hand: Sie müssen sich nur einmal mit der Auswahl einer Software beschäftigen, sich nur einmal einarbeiten, und alle Funktionen arbeiten nahtlos zusammen.

Dem gegenüber steht die Strategie, für jede Aufgabe eine eigene Software zu nutzen und die verschiedenen Einzellösungen über Schnittstellen miteinander zu vernetzen. Im IT-Sprech nennt sich dieser Ansatz "best-of-breed", was bedeutet, für jeden Anwendungsbereich die jeweils beste Lösung zu finden.

Der Reiz dieses Ansatzes besteht darin, dass Sie eine maßgeschneiderte HR-Plattform aufbauen können, die Ihren individuellen Anforderungen entspricht. Kommt eine bessere Software für einen Aufgabenbereich auf den Markt, können Sie wechseln.

Wie Sie sich vorstellen können wird die Debatte, welche Strategie die beste ist, unter (IT-) Experten heiß und emotional diskutiert. Es gibt in dieser Frage kein richtig oder falsch. Es geht vielmehr darum: Welcher Ansatz ist der passende für Sie? Mit welcher HR Software können Sie die Aufgaben im Personalmanagement optimal erledigen?

Sowohl HRIS als auch Einzellösungen haben Vor- und Nachteile. Hier erfahren Sie, in welchen Punkten die eine oder andere Lösung besser abschneidet. Anhand Ihres Anforderungskatalogs sollten Sie priorisieren, auf welche Bereiche Sie Ihre Schwerpunkte legen, sodass Sie sich einer Entscheidung nähern können.

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Wie eingangs erwähnt: Es gibt kein richtig und falsch, es geht um die Passung. Bei der Umsetzung ist daher Pragmatismus angesagt. Kein Unternehmen wird sich zehn bis 20 verschiedene Lösungen anschaffen, nur um für jede Aufgabe die optimale Software einsetzen zu können. Genauso ist es nicht sinnvoll, sich von vornherein kategorisch auf nur eine Lösung festzulegen.

Insgesamt geht der Trend beim Thema Software hin zu Vereinfachung und einheitlichen Lösungen. Schon in der Studie “Global Human Capital Trends 2015” stellte die Unternehmensberatung Deloitte fest, dass sich Käufer von HR-Software lieber weniger Funktionen und weniger Komplexität wünschen, als mehr. Die besten Features nützen nichts, wenn niemand sie nutzen kann oder will.

Andererseits gibt es keine Lösung, die 100 Prozent der Anforderungen abdeckt und alle Probleme des Personalmanagements löst. Deshalb kann es in der Praxis auf eine Kombination der Modelle All-in-one und Best-of-breed hinauslaufen, mit dem Schwerpunkt auf der einen oder anderen Seite.

Kleinere und mittlere Unternehmen setzen sinnvollerweise auf eine All-in-one-Lösung, mit der sie einen Großteil aller Personalaufgaben abdecken. Für Spezialbereiche, wie vielleicht Wissensmanagement oder neue Recruiting-Methoden, können Sie das HRIS gezielt durch weitere Lösungen ergänzen.

Große Unternehmen mit eigenen IT-Ressourcen werden eher eine Plattform aus mehreren Lösungen betreiben, da sie die nötigen IT-Ressourcen aufbringen können. Zum Beispiel decken sie “buchhaltungsnahe” Bereiche wie Abrechnung, Controlling und Personalplanung in einer Lösung ab. Aufgaben wie Recruiting oder Personalentwicklung, in denen es auf Innovation ankommt, werden dagegen in jeweils anderen Anwendungen erledigt.

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Zahlreiche ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) bieten neben klassischen Komponenten wie Warenwirtschaft oder Controlling auch Module für HR-Aufgaben an. Setzen Sie ein ERP-System in Ihrem Unternehmen ein, für das HR-Funktionen erhältlich sind, sollten Sie diese auf jeden Fall mit in Ihre Evaluation einbeziehen.

Die garantierte Kompatibilität mit Ihren Systemen und die meist lange Erfahrung mit dem System – sowohl in der IT als auch bei den Anwendern – sind wichtige Vorteile. Andererseits sind ERP-Projekte oftmals relativ teuer und langwierig, da die Systeme komplex sind. Die Vor- und Nachteile von All-in-one-Lösungen treffen auch auf HR-Module von ERP-Systemen zu, in noch ausgeprägterem Maße.

Für Aufgaben wie Lohnabrechnung (engl.: Payroll) und Controlling, die eng mit dem ERP-System verknüpft sein müssen, ist ein integriertes Modul unter Umständen eine gute Wahl. Ob es auch für Themen wie Bewerbermanagement oder Mitarbeiterentwicklung geeignet ist, müssen Sie prüfen.

Wie entscheiden Sie, welches das passende Modell für Ihr Unternehmen ist? Ob Sie lieber eine All-in-one-Lösung wählen oder eine Plattform aus mehreren Einzellösungen betreiben? Bevor Sie sich Gedanken über Funktionen machen, sollten Sie sich diese grundsätzlichen Fragen stellen:

Wenn nein, deutet das darauf hin, dass IT und Software kein zentraler Bestandteil Ihrer Personalarbeitist. Auswahl und Betrieb vieler verschiedener Lösung wäre für Sie ein zu hoher Aufwand. Eine All-in-one-Lösung, ein einheitliches Human Resources Management System, ist für Sie wahrscheinlich die beste Lösung.

Wenn ja, stellen Sie die nächste Frage:

Wenn nein, denken Sie über einen Wechsel Ihres Komplettsystems nach. Auch hier ist eine All-in-one-Lösung als Basis die empfehlenswerte Variante. Aus der Vielzahl der Anbieter finden Sie sicher eine Lösung, die Ihre Schwerpunkte bedient. Weitere Funktionen können Sie mit Speziallösungen ergänzen.

Wenn ja, sollten Sie nach der Devise “never touch a running system” verfahren. Nutzen Sie Ihre Software weiter. Nach dem Best-of-breed-Ansatz können Sie zusätzliche Lösungen in Ihre Plattform integrieren, wenn Sie neue Funktionen benötigen.