HRIS: Die transformative HR-Software für Ihr Unternehmen

HRIS ist die Abkürzung für Human Resource Information System. Synonym werden auch die Begriffe Personalinformationssystem (PIS) und Personalmanagementsystem (PMS) verwendet. Bei einem HRIS handelt es sich demnach um ein Personalinformationssystem, dessen Zweck darin besteht, die Aufgaben rund um typische HR-Prozesse zu standardisieren, zu vereinfachen und übersichtlich abzubilden. Neben den HR-Kernaufgaben lassen sich abhängig vom eingesetzten HRIS auch komplexere Anwendungen – manchmal mit nur einem Klick – durchführen.

Die meisten HRIS sind klassische All-in-one Lösungen, deren Einsatz nicht nur Fehler reduziert, sondern auch die Produktivität steigert, da die einzelnen Funktionen nahtlos ineinandergreifen.

Die von Personalinformationssystemen gespeicherten und verwalteten Daten lassen sich in vier verschiedene Kategorien aufteilen:

• personenbezogene Daten, z. B. Mitarbeiterstammdaten

• beschäftigungsbezogene Daten, z. B. Urlaubs- und Fehlzeiten

• lohnbezogene Daten, z. B. Lohn- und Steuermerkmale

• organisatorische Daten, z. B. Stellenmerkmale

Die Datenspeicherung erfolgt im Regelfall in einer zentralen Datenbank. Wer auf welche Datensätze welche Art von Zugriff hat, wird meist anhand von Rollen oder individuellen Zugriffsrechten (kein Zugriff/ Nur lesen/ Lesen und schreiben) definiert.

Das HRIS umfasst Funktionen des täglichen HR-Bedarfs. Typische Aufgaben sind:

• Workforce Planning (Personalplanung)

• Personalgewinnung und Akquise

• Bewerbermanagement und Recruiting

• Personalverwaltung und Führung von Personalakten

• Aufzeichnung und Reporting

Abhängig vom Funktionsumfang sind auch komplexere Anwendungen implementiert:

• Zeiterfassung

• Entgeltabrechnung

• Leistungsmanagement

• Self-Service-Funktionen

• Personalanalyse

• Personalentwicklung

Die Begriffe HRMS und HCM werden häufig fälschlicherweise synonym zu HRIS verwendet. Auch wenn die Unterschiede möglicherweise nicht auf den ersten Blick auffallen, hat jede Software ihre individuellen Schwerpunkte. 

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Ein bedeutender Unterscheidungsfaktor zwischen HRMS (Human Resources Management System) bzw. Personalverwaltungssystem und HRIS ist die Komplexität. Während das HRIS schwerpunktmäßig bei Basisaufgaben Einsatz findet und nur ausgewählte Erweiterungen und Module anbietet, beinhaltet das HRMS spezifischere Funktionen wie Performance Management. 

HCM (Human Capital Management) bzw. Personalmanagement-Systeme umfassen ein komplettes HRIS. Darüber hinaus stehen komplexe Funktionen, z. B. HR-Analytics und Vergütungsmanagement, zur Verfügung. 

Tipp: Unabhängig davon, welche HR-Lösung Sie einsetzen – achten Sie für eine Produktivitätsmaximierung stets auf die Nutzerfreundlichkeit der eingesetzten HR-Software!

Alternativ zu Sammellösungen (wie z. B. HRIS-System) können auch Kombinationen von Einzellösungen zum Einsatz kommen. Finden Sie anhand nachstehender Tabelle heraus, welcher Lösungsweg in welchen Bereichen die Nase vorne hat:

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Wie entscheiden Sie, welches das passende Modell für Ihr Unternehmen ist? Ob Sie lieber eine All-in-one-Lösung wählen oder eine Plattform aus mehreren Einzellösungen betreiben? Arbeiten Sie dazu unseren 5-Punkte-Plan ab, der Sie bei der Entscheidung unterstützen soll.

Den ersten Schritt bei der Entscheidungsfindung sollte stets die Ist-Analyse der derzeitigen Situation darstellen. Folgende Leitfragen helfen dabei: 

• Welche Lösungen kommen bereits zum Einsatz? 

• Erfüllen diese ihren Zweck oder bleibt Potenzial zur Verbesserung?

• Welche Probleme und Hindernisse bestehen im HR-Bereich? Kann der Einsatz eines HRIS diese beseitigen? 

• Wird immer noch ein Großteil der Aufgaben händisch bearbeitet? 

• Wird mit einer signifikanten Zunahme der Arbeitslast, z. B. bei Unternehmensexpansion, gerechnet?

Grundsätzlich gilt: Wenn Sie mit der aktuellen Ist-Situation bereits zu einem hohen Grad zufrieden sind, genügt es im Regelfall, diese durch gezieltes Hinzufügen oder Austauschen von Einzellösungen zu optimieren. Bestehen hingegen grundsätzliche Probleme, ist ein Wechsel auf ein HRIS eine attraktive Option.

Definieren Sie nun, welche Aufgabenbereiche Ihrer HR durch Software abgedeckt werden sollen. Beachten Sie auch den zukünftigen Bedarf und klären Sie, ob zusätzliche Softwaremodule verfügbar sind. Das Ziel besteht in einer möglichst großen Überschneidung zwischen den benötigten HR-Bereichen und den durch ein HRIS abgedeckten Bereichen. Werden hingegen nur spezifische Lösungen benötigt, lohnt sich der Griff zu spezialisierten Einzellösungen.

Tipp: Wenn im Unternehmen bereits ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) eingesetzt wird, sollte geprüft werden, ob dafür zusätzliche HR-Module zur Verfügung stehen.

Als Nächstes stellt sich die Frage, wer welche Zugriffsmöglichkeiten erhalten muss. Klären Sie hierzu, welche Mitarbeiter:innen für welche Bereiche verantwortlich sind. Dazu dienen folgende Fragen als Anhaltspunkte:

• Wer benutzt welche Module?

• Wer ist für welche Bereiche verantwortlich?

• Wer muss Zugriff auf welche Daten haben?

• Wer gehört bestimmten Rollen (Mitarbeiter:in, HR, Teamleader:in, Vorgesetzte …) an?

Schon in der Studie „Global Human Capital Trends 2015“ stellte die Unternehmensberatung Deloitte fest, dass sich Anwender:innen von HR-Software tendenziell weniger Funktionen und weniger Komplexität wünschen.Fest steht allerdings: Auch wenn der Trend beim Thema Software hin zur Vereinfachung geht, ist eine einheitliche Lösung nicht in jedem Unternehmen zu jedem Zeitpunkt umsetzbar.

Denn es gibt keine Lösung, die zu hundert Prozent den Anforderungsbereich abdeckt und alle Probleme des Personalmanagements klärt. Kleinere und mittelständische Unternehmen zum Beispiel setzen sinnvollerweise auf eine All-in-one-Lösung, mit der sie einen Großteil ihrerPersonalaufgaben abdecken. Für Spezialbereiche, wie beispielsweise Wissensmanagement oder neue Recruiting-Methoden, können sie das HRIS gezielt durch weitere Programme ergänzen.

Bevor die Entscheidung in Stein gemeißelt wird, sollte noch ein Implementations-Check durchgeführt und eine Roadmap erstellt werden. Dabei ist zu klären,

• ob die bestehende IT-Infrastruktur sämtliche Systemanforderungen erfüllt,

• wie viel Zeit die Umstellung in Anspruch nimmt und wie komplex sich diese gestaltet,

• wie viel Budget und welche Investitionen nötig sind,

• welche Probleme oder Hindernisse auftreten können und wie sich diese lösen lassen.

Beim Einsatz von Einzellösungen stellt die effiziente und produktive Verknüpfung Unternehmen vor eine große Herausforderung. Aus diesem Grund ist die integrierte Lösung meist die bessere Wahl – insbesondere wenn eine Vielzahl verschiedener HR-Funktionen benötigt wird. Kombiniert mit gezielt angebundenen Einzellösungen, bleibt die Nutzerfreundlichkeit stets auf einem hohen Niveau und sowohl der organisatorische als auch der technische Mehraufwand ist limitiert. Das Personio-HRIS bereichert Ihren Unternehmensalltag mit präzise aufeinander abgestimmten Prozessen und nahtloser Integration eines Benutzerrollensystems samt Umsetzung der geltenden Datenschutzbestimmungen.

Ein HRIS ist ein Personalinformationssystem. Die Abkürzung HRIS steht dabei für Human Resource Information System. Indem sie für Datenkonsistenz, standardisierte Abläufe und nahtlose Schnittstellen zwischen unterschiedlichen Funktionen sorgen, vereinfachen HRIS-Lösungen eine Vielzahl von HR-Aufgaben.

Entscheidende Vorteile von HRIS stellen die Steigerung der Produktivität und die Garantie einer hohen Nutzerfreundlichkeit dar. Verglichen mit einer Sammlung von Einzellösungen halten sich Einarbeitungsaufwand und Wartungsbedarf gering.

Da die Effizienz eines HRIS stets von den individuellen Rahmenbedingungen abhängt, sollte im Vorhinein eine detaillierte Bedarfs- und Ist-Analyse durchgeführt werden.