BVV-Änderungen ab 2027
Digitale Entgeltunterlagen werden Pflicht
Ab Januar 2027 müssen alle Arbeitgeber ihre Entgeltunterlagen elektronisch führen – nachvollziehbar, strukturiert und jederzeit verfügbar. Erfahren Sie, was sich ändert und wie Personios HR- und Lohnabrechnungssoftware Sie unterstützt.
Was Sie über die BVV-Änderungen wissen müssen
DIE NEUE PFLICHT
Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle entgelt- und sozialversicherungsrelevanten Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV ausschließlich elektronisch geführt werden.
Die Möglichkeit zur Befreiung läuft am 31.12.2026 aus. Wer bis dahin nicht umgestellt hat, riskiert:
Bußgelder bei Verstößen gegen die Aufzeichnungspflicht
Aufwendigere Betriebsprüfungen durch nachzureichende oder aufzubereitende Unterlagen
Beitragsschätzungen durch den Prüfdienst, wenn Unterlagen nicht prüfbar vorliegen
“Die Anforderungen an die Datenqualität steigen massiv. Es reicht nicht, Papier durch PDFs zu ersetzen. Wir brauchen eine digitale Struktur, die einer automatisierten Auswertung standhält.“
David Gros|Partner, dhmp NEXT Gruppe
Was sich konkret für Unternehmen ändert
Zentrale digitale Ablage
Ab 2027 müssen prüfungsrelevante Unterlagen zentral und digital an einem Ort gespeichert sein. Papierordner, E-Mail-Postfächer und lokale Laufwerke werden bei einer Betriebsprüfung nicht mehr akzeptiert.
Sofortige Auffindbarkeit
Prüfer:innen erwarten, dass jedes Dokument in Sekunden bereitsteht – eindeutig zugeordnet zu einer Person, einem Zeitraum und einem Abrechnungssachverhalt.
Lückenlose Nachvollziehbarkeit
Es reicht nicht, Unterlagen einfach nur zu haben. Der Zusammenhang zwischen Vertrag, Statusnachweis und Abrechnungswert muss ohne Rückfragen erkennbar sein – für jede einzelne Zahlung.
Verzahnung von HR und Lohnabrechnung
Nur beides zusammen schafft ein stimmiges Gesamtbild: HR liefert den vertraglichen Kontext, die Lohnabrechnung die passenden Zahlen und Meldungen. Nur wenn diese Datenströme ineinandergreifen, lassen sich Abrechnungen lückenlos belegen.
Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)
Betriebsprüfungen laufen zunehmend vollständig elektronisch ab: Entgeltdaten werden automatisiert übermittelt und ausgewertet. Ihr System muss einen zertifizierten Prüfexport per Knopfdruck liefern können.
Expertentipps zur Umsetzung
LEITFADEN UND CHECKLISTE
Die BVV-Pflicht rechtzeitig umsetzen
Lohnabrechnungsexperte David Gros führt Sie durch die rechtssichere BVV-Umstellung. Erfahren Sie, wie Sie typische Fehler vermeiden und HR sowie Payroll optimal verzahnen – direkt unterstützt durch eine praxisnahe Checkliste.
So unterstützt Sie Personio
Eine Plattform für HR und Lohnabrechnung, die Ihre Entgeltunterlagen automatisch strukturiert, zentral speichert und jederzeit prüfungsbereit hält.
Zentrale digitale
Personalakte
Verträge, Abrechnungen und SV-Meldungen landen automatisch in der digitalen Personalakte. Über den Documents Hub finden Sie jedes Dokument in Sekunden.
Geschlossene
Beweiskette
Statt getrennter Tools laufen Stammdaten und Abrechnung in einer Plattform. Änderungen wirken sofort in beide Richtungen – ohne Exporte, ohne doppelte Pflege.
Revisionssichere
Nachvollziehbarkeit
Audit-Logs dokumentieren jede Änderung mit Zeitstempel und Benutzer:in. Auch bei Statuswechseln oder Rückfragen ist die komplette Historie auf Knopfdruck verfügbar.
Compliance
im Meldewesen
SV-Meldungen, Beitragsnachweise und Bescheinigungen werden direkt aus Personio Payroll erzeugt und fristgerecht übermittelt.
Prüfexport
per Knopfdruck
Ein euBP-zertifizierter Export übermittelt alle Daten direkt an die Sozialversicherungsträger, sodass kein manuelles Zusammenstellen mehr nötig ist.
ISO 27001 zertifiziert
ITSG-zertifizierte Lohnabrechnung
Daten werden in Frankfurt gespeichert
unserer Kund:innen fühlen sich mit Personio besser geschützt
Sicher von Grund auf
Personio erfüllt die Anforderungen der EU-DSGVO und gewährleistet durchgängigen Datenschutz – von Grund auf konzipiert und permanent aktiv in Anwendung, Infrastruktur und Organisation.
“Mit Personio sparen wir Zeit bei der Compliance und fokussieren uns auf das, was zählt: Projekte, die unser Team voranbringen.“
Anna Gullstrand
Chief People & Culture Officer, Mentimeter
Jetzt rechtzeitig auf die BVV-Pflicht vorbereiten
Unsere Produktexpert:innen zeigen Ihnen kostenlos und unverbindlich, wie Personios HR- und Lohnabrechnungssoftware Entgeltunterlagen elektronisch, strukturiert und prüfungssicher zusammenführt.
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