Einladung zum Vorstellungsgespräch: Tipps, Formulierungen + Vorlage

Die Einladung zum Vorstellungsgespräch ist ein wichtiger Teil des Bewerberauswahlverfahrens. Mit einer überzeugenden Einladung und einem reibungslosen Prozess zeigen Sie Interesse am Profil der Bewerberin oder des Bewerbers – und Sie profitieren dreifach:

Eine professionelle Einladung zum Vorstellungsgespräch

1. beeinflusst die Candidate Experience: Alle Touchpoints während des Bewerbungsprozesses zählen – so kann ein positiver erster Kontaktpunkt für Bewerber:innen das berühmte Zünglein an der Waage sein, ob sich Personen für oder gegen die Stelle entscheiden. Denn auch die Bewerber:innen prüfen, ob das Unternehmen zu ihnen passt.

2. stärkt die Arbeitgebermarke: Wirkt ein Unternehmen professionell, freundlich und kooperativ oder unorganisiert, distanziert und unflexibel? Für Bewerber:innen ist die Einladung ein wichtiges Puzzleteil, das ihre Vorstellung vom Unternehmen prägt – Stichwort Employer Branding. Hier sollten sich Unternehmen von ihrer besten Seite zeigen.

3. hebt Sie von anderen Unternehmen ab: Die meisten Kandidat:innen schreiben mehr als eine Bewerbung. Mit einer überzeugenden Einladung zum Vorstellungsgespräch können sich Unternehmen also von der Konkurrenz differenzieren.

Überlegen Sie deshalb als HR-Manager:in genau, wie Sie eine Einladung zum Vorstellungsgespräch schreiben.

Nach der Auswahl der Kandidat:innen für die erste Gesprächsrunde ist es soweit: Sie möchten die Bewerber:innen einladen. Aber wie schreiben Sie eine Einladung zum Vorstellungsgespräch? Und welche Medien sollten Sie dafür nutzen?

Grundsätzlich können Sie Bewerber:innen per E-Mail, Anruf oder Brief über das Vorstellungsgespräch informieren.

Per E-Mail einladen: Eine Einladung per E-Mail ist schnell verschickt. Da Sie den Termin über E-Mail nicht unmittelbar abstimmen können, sollten Sie mindestens einen Terminvorschlag für das Interview machen.

Telefonisch einladen: Ein Anruf bietet die erste Möglichkeit, einen persönlichen Kontakt zu den Kandidat:innen zu knüpfen. Außerdem können Sie gemeinsam einen passenden Termin finden. Sie sollten die Einladung aber in jedem Fall noch einmal schriftlich bestätigen. Wenn Sie telefonisch einladen, kalkulieren Sie ein, dass Sie die Bewerber:innen ggf. nicht direkt erreichen.

Auf Social Media einladen: Immer öfter kommen Talente und Unternehmen über berufliche soziale Netzwerke wie LinkedIn in Kontakt – sei es über Posts zu Stellenanzeigen oder die Funktion „Einfach bewerben“, mit der sich Personen direkt mit ihrem LinkedIn-Profil bewerben können. Wenn Sie schon über diesen Weg mit Kandidat:innen im Kontakt sind, spricht nichts dagegen, sie über diese Plattform einzuladen. Achten Sie nur darauf, dass Sie eindeutig als HR-Ansprechpartner:in Ihres Unternehmens identifizierbar sind. Sollten Sie sehen, dass die Talente Ihre Nachricht noch nicht gelesen haben, senden Sie besser ergänzend eine E-Mail.

Einladung zum Vorstellungsgespräch – Muster als PDF

Wählen Sie aus drei verschiedenen Mustern die passende Einladung zum Vorstellungsgespräch für Ihr Unternehmen. So sitzt der erste Kontakt!

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Mit Ihrer Einladung sollen die Talente einen positiven Eindruck von Ihrem Unternehmen und alle wichtigen Informationen über das Gespräch bekommen. Achten Sie gleichzeitig darauf, dass Ihre Mitteilung nicht zu viele Angaben enthält, um Bewerber:innen nicht mit zu vielen Informationen zu überfordern.

Das sind die Bestandteile für Ihre schriftliche Einladung:

1. Eindeutiger Betreff, z. B. „Einladung zum Vorstellungsgespräch bei Personio“

2. Eingangsformulierung, in der Sie für die Bewerbung oder das Interesse danken und aussagen, dass Sie Interesse haben

3. Mindestens ein Terminvorschlag mit Datum, Uhrzeit und Dauer

4. Gesprächsort mit Adresse bzw. Einwahldaten zur Videokonferenz

5. Name und Position der Gesprächsteilnehmer:innen

6. Format des Verfahrens (müssen die Talente etwas vorbereiten?)

7. Ggf. Hinweis auf Dresscode

8. Name und Kontaktdaten der HR-Ansprechpartner, z. B. auch über die E-Mail-Signatur

9. Anfahrtsbeschreibung und Parken im Anhang der Einladung

Die Einladung per Telefon ist inhaltlich ähnlich:

1. Eindeutig als HR-Verantwortliche:r Ihres Unternehmens vorstellen

2. Eingangsformulierung

3. Mindestens ein Terminvorschlag mit Datum, Uhrzeit und Dauer, den Sie direkt am Telefon ausmachen können

4. Hinweis, ob das Gespräch bei Ihnen im Unternehmen oder per Videokonferenz stattfinden 

5. Name und Position der Gesprächsteilnehmer

6. Format des Verfahrens

Schicken Sie nach Ihrem Anruf eine E-Mail, die diese Punkte und die weiteren oben genannten Inhalte noch einmal schriftlich festhält.

Die Einladung zum Vorstellungsgespräch ist für Bewerber:innen ein Grund zur Freude. Das sollte sich auch in Ihren Formulierungen zeigen. Neben dem freundlichen und einladenden Ton sollte Ihre Nachricht Kompetenz vermitteln. Kommunizieren Sie außerdem auf Augenhöhe – denn auch Sie als Unternehmen bewerben sich bei diesen Kandidat:innen. Dazu zählt beispielsweise auch, dass Sie ihnen mehrere Terminoptionen anbieten.

Generell sollte die Nachricht nach Ihrem Unternehmen klingen und dessen Kultur widerspiegeln. Der Umgangston in Ihrem Unternehmen ist eher förmlich, es wird gesiezt und die Organisation hierarchisch? Dann würde eine betont lässige Einladung, in der Sie die Bewerber:innen duzen, einen falschen Eindruck vermitteln.

Die Anzahl der Einladungen hängt davon ab, wie viele vielversprechende Bewerbungen Sie auf diese Stelle erhalten haben. Generell sollten Sie aber nur Personen einladen, die Sie auch einstellen würden.

Dafür, in welcher Reihenfolge Kandidat:innen zu Gesprächen für die Bewerberauswahl eingeladen werden, gibt es verschiedene Herangehensweisen. Einige Unternehmen vereinbaren unvoreingenommen Termine. Denn auch Personen, die man aufgrund der Bewerbungsunterlagen vielleicht erst später eingeladen hätte, können sich als passende Kandidat:innen herausstellen.

Andere Unternehmen teilen Kandidat:innen bei der Bewerberauswahl anhand der Stellenkriterien in Kategorien ein, die sie nacheinander einladen:

• Priorität A: Diese Kandidat:innen passen perfekt auf die Stelle und deshalb möchte man sie direkt zum Vorstellungsgespräch einladen.

• Priorität B: Diese Bewerber:innen passen gut auf die Stelle und könnten nach den ersten Auswahlgesprächen folgen. Sie erhalten die Einladung zum Vorstellungsgespräch nach den Kandidat:innen der Kategorie A.

• Priorität C: Diese Personen passen weniger gut auf die Stelle und erhalten eine Absage.

Schneller die richtigen Bewerber:innen einstellen

Mit Personio planen Sie das Bewerberauswahlverfahren und die Einladung zum Vorstellungsgespräch ganz einfach in der Kalenderfunktion. E-Mail-Vorlagen für Einladungen, Absagen und Co. erleichtern die Kommunikation – so stellen Sie schneller die passenden Kandidat:innen ein.

Bewerbermanagement mit Personio

Am besten geben Sie den Bewerber:innen genügend Zeit zwischen der Einladung und dem Interview. Ist der Termin allzu spontan, kann es für sie schwierig sein, ihn zu ermöglichen. Auch hier ist Augenhöhe ein Thema: Erkennen Sie als Unternehmen an, dass Personen, die sich bei Ihnen bewerben, auch andere Verpflichtungen haben? Oder vermitteln Sie den Eindruck, dass sie einfach zur nächsten Bewerbung übergehen, falls die Person einen kurzfristigen Termin nicht annehmen kann?

Allzu viel Zeit sollten Sie nicht verstreichen lassen. Die Kandidat:innen sind schließlich aktiv auf Jobsuche und werden sich auch bei anderen Unternehmen bewerben. Ist der zeitliche Abstand zwischen Einladung und Interview zu groß, riskieren Sie, Top-Talente zu verlieren. Drei bis fünf Arbeitstage sind in der Regel genug.

Für Sie als Unternehmensvertreter:in ist es am einfachsten, einen Termin vorzugeben. Für Bewerbende kann es aber Stress bedeuten, wenn sie aktuell in einem anderen Job tätig sind und diesen Termin nur schwer möglich machen können. Geben Sie den Termin vor, vermitteln Sie Bewerber:innen im schlimmsten Fall den Eindruck, dass sie eine beliebige Bewerbung von vielen sind.

Fragen Sie die Kandidat:innen nach Terminen, könnte das für Sie organisatorisch herausfordernd werden: Vielleicht sind die Ansprechpartner aus der Fachabteilung zu diesen Terminen nicht verfügbar oder die Bewerber:innen nennen Daten in einem Zeitraum, den Sie schon für zweite Gesprächsrunden vorgesehen haben.

Die goldene Mitte: Geben Sie den Bewerber:innen am besten mehrere Termine zur Auswahl, die Sie mit der Fachabteilung abgestimmt haben. Lassen Sie sie entscheiden, welche Option die passendste ist. Das zeigt: Sie sind flexibel und an den Kandidat:innen interessiert.

Motivierte Bewerber:innen werden sich noch am gleichen oder am nächsten Tag melden und den Termin bestätigen. Wenn es länger dauert, stellt sich die Frage, ob sie wenig Interesse haben oder in anderen Bewerbungsprozessen stecken, auf deren Ausgang sie noch warten. Legen Sie dies aber nicht auf die Goldwaage – auch Bewerber:innen, die sich erst zwei Tage nach der Einladung melden, können sich als Ihre Top-Kandidat:innen entpuppen.

Viele Unternehmen bevorzugen für das Recruiting, einen Teil der Gespräche mit potenziellen neuen Kolleg:innen per Videokonferenz über Zoom, Microsoft Teams oder Skype zu führen. Oft findet das gesamte Kennenlernen zwischen Kandidat:innen und Unternehmensvertreter:innen im digitalen Raum statt.

Für die Einladung zum Vorstellungsgespräch bedeutet das: Anstatt Adresse und Anfahrtsbeschreibung für das Gespräch erhalten die Bewerber:innen einen Link zum Videokonferenz-Tool. Am besten fragen Sie in Ihrer Einladung, ob das Tool für die Bewerber:innen zugänglich ist und bitten darum, vorher zu testen, ob alles bei der Einwahl klappt. Denn dass wichtige Gesprächsminuten aufgrund von Technikschwierigkeiten verloren gehen und Bewerber:innen dadurch unnötig nervös sind, muss nicht sein.

Da viele Bewerberauswahlverfahren mit mehreren Auswahlrunden engen Zeitplänen folgen, ist eine Einladung per E-Mail üblich. Sprechen Sie die Kandidat:innen im selben Stil an, wie Sie über Ihre Website oder LinkedIn mit Ihnen kommunizieren. So vermitteln Sie ein einheitliches Bild der Unternehmenskultur – ganz gleich, ob sie eher freundlich, locker oder formal ist. Wählen Sie eine zur Kultur und Zielgruppe passende Anrede für Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch.

Die Einladung zum Vorstellungsgespräch vor Ort muss Datum, Uhrzeit, Adresse und idealerweise eine Anfahrtsbeschreibung umfassen. Nennen Sie auch die Namen und die Funktion der Gesprächspartner:innen auf Unternehmensseite sowie einen Ansprechpartner für weitere Fragen zum Bewerberauswahlverfahren.

Die Anzahl der Einladungen hängt davon ab, wie viele geeignete Kandidat:innen sich beworben haben. Laden Sie generell nur Personen einladen, die Sie auch einstellen würden.

Das Vorstellungsgespräch muss gut von Personal- und Fachabteilung vorbereitet werden. Es beginnt mit einer Begrüßung und etwas Small Talk, um das Eis zu brechen. Als Vertreter:in des Arbeitgebers erläutern Sie zunächst das Unternehmen, die Stelle und den Verlauf des weiteren Gesprächs. Nach dem Fragenteil erhalten Kandidat:innen die Gelegenheit, ihre Fragen zu stellen. Am Ende des Gesprächs erklären Sie als Arbeitgeber, was die nächsten Schritte im Bewerbungsprozess sind, und danken den Kandidat:innen. Bereiten Sie anschließend das Gespräch nach.

Das Bewerberauswahlverfahren beginnt mit der Stellenausschreibung und dem Sichten der eingegangenen Bewerbungen. Viele Arbeitgeber führen die erste Stufe der Auswahlgespräche per Telefon/Video durch und senden geeigneten Kandidat:innen anschließend eine Einladung zum Vorstellungsgespräch, um bestimmte Punkte zu vertiefen. Manche Unternehmen nutzen zusätzlich Auswahlverfahren wie Assessment Center oder Eignungstests. Meist wird das letzte Gespräch eines mehrstufigen Bewerberauswahlverfahrens am Unternehmensstandort geführt. Mit dem oder der erfolgreichen Kandidat:in verhandelt das Unternehmen den Arbeitsvertrag. Sobald dieser unterzeichnet ist, erhalten die anderen Bewerber:innen eine freundliche Absage.