Arbeitgeberbescheinigung: Wann wird welche benötigt?

Eine Arbeitgeberbescheinigung ist ein Dokument, das der Arbeitgeber ausstellt und in dem er Angaben zum bestehenden Arbeitsverhältnis macht. Sie dient zum Nachweis gegenüber Behörden oder Unternehmen; je nach Zweck der Bescheinigung enthält sie unterschiedliche Angaben.

Für folgende Zwecke wird eine Arbeitgeberbescheinigung benötigt:

• Für die Steuererklärung

• Für den Antrag auf Arbeitslosengeld, Elterngeld, Kinderzuschlag

• Für einen Kreditantrag

• Für die Reservierung eines Kita-Platzes 

• Für eine Aufenthaltsgenehmigung

• Während der Coronapandemie

Die Details zu den jeweiligen Bescheinigungen finden Sie in den nachfolgenden Abschnitten.

Hinweis: Manchmal wird der Begriff Arbeitgeberbescheinigung auch für Dokumente verwendet, die für den Arbeitgeber bestimmt sind – etwa die Bescheinigung über die Mitgliedschaft bei einer Krankenkasse. In diesem Artikel geht es jedoch nur um Bescheinigungen, die vom Arbeitgeber ausgestellt werden.

Für vier Positionen in der jährlichen Einkommensteuererklärung müssen Arbeitnehmende (eventuell) eine Arbeitgeberbescheinigung vorlegen:

Arbeitnehmende, die mit dem Auto zur Arbeit fahren, können dies in der Einkommensteuererklärung angeben und dadurch ihre Steuerlast senken. Pro gefahrenem Kilometer (einfache Strecke zum Arbeitsplatz) dürfen sie 30 Cent als Kosten angeben, ab dem 21. Kilometer 38 Cent – das ist die sogenannte Pendlerpauschale.

Wie viele Kosten sie im Jahr steuerlich geltend machen dürfen, hängt neben der Entfernung von der Anzahl der Arbeitstage ab, an denen sie zur Arbeit gefahren sind. Manchmal fordert das Finanzamt eine Bestätigung an, dass die in der Steuererklärung angegebenen Arbeitstage korrekt sind – insbesondere, seit viele im Homeoffice arbeiten.

In solch einem Fall müssen Arbeitnehmende eine Bescheinigung des Arbeitgebers vorlegen, in der die tatsächlichen Arbeitstage (ohne Krankheit, Urlaub, Feiertage usw.) sowie die Arbeitsorte aufgelistet sind.

Arbeitnehmende, die häufig beruflich unterwegs sind oder an wechselnden Orten arbeiten, können entstehende höhere Kosten pauschal von der Steuer absetzen: bei Dienstreisen zwischen 8 und 24 Stunden 15 EUR, bei Reisen länger als 24 Stunden 30 EUR.

Für die Berechnung müssen sie in der Steuererklärung angeben, an wie vielen Tagen sie wie lange aus beruflichen Gründen unterwegs waren – das heißt weder zu Hause noch am normalen Arbeitsplatz waren. Sollte das Finanzamt auf eine Bestätigung dieser Angaben bestehen, müssen Arbeitnehmende sich die Abwesenheiten vom Arbeitgeber bescheinigen lassen.

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Die Kosten für ein heimisches Arbeitszimmer lassen sich von der Einkommensteuer absetzen: bis zu 1.260 EUR pro Jahr. Dafür muss das Arbeitszimmer jedoch den „Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit“ darstellen; das heißt, es darf keinen anderen, dauerhaften Arbeitsplatz geben oder Arbeitnehmende müssen mindestens 50 Prozent im Homeoffice arbeiten. 

Meist verlangt das Finanzamt eine Bestätigung des Arbeitgebers, dass das Arbeitszimmer tatsächlich den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit bildet.

Seit 1. Januar 2023 müssen die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer nicht mehr nachgewiesen werden. Wenn die geschilderten Voraussetzungen für ein häusliches Arbeitszimmer vorliegen, kann stattdessen ein Pauschbetrag von bis zu 1.260 Euro pro Jahr steuerlich geltend gemacht werden.

Kostenlose Vorlage für die Bescheinigung über die berufliche Nutzung eines heimischen Arbeitszimmers

Seit 2020 können alle Arbeitnehmende, die gelegentlich im Homeoffice arbeiten, dafür eine Kostenpauschale in der Steuererklärung angeben: 5 EUR pro Arbeitstag. Diese Kosten zählen allerdings zur Werbekostenpauschale von 1.260 EUR pro Jahr: nur wer deutlich höhere Werbekosten nachweisen kann, profitiert letztlich davon.

Das Finanzamt kann eine Bescheinigung des Arbeitgebers mit der Auflistung der Tage verlangen, an denen Beschäftigte im Homeoffice gearbeitet haben.

Arbeitssuchende Personen können Arbeitslosengeld (ALG1) oder Grundsicherung (ALG2) bei der Bundesagentur für Arbeit beantragen. Zur Beurteilung, ob Anspruch auf finanzielle Unterstützung besteht, benötigt die Arbeitsagentur Angaben zu den letzten Beschäftigungsverhältnissen.

Alle Arbeitgeber, bei denen Arbeitssuchende in den letzten Monaten beschäftigt waren, müssen eine Arbeitsbescheinigung ausstellen: darin müssen unter anderem Angaben zur Arbeitszeit und zu den gezahlten Entgelten gemacht werden sowie zu den Gründen, warum das Arbeitsverhältnis beendet wurden.

Ausführliche Informationen zur Arbeitsbescheinigung

Eltern, die nach der Geburt ihres Kindes eine Zeitlang weniger oder gar nicht arbeiten möchten, werden vom Staat durch das Elterngeld unterstützt. Die Höhe des Elterngelds ist abhängig davon, wie viel weniger ein Elternteil während dieser Zeit verdient als zuvor.

Für den Antrag muss der Arbeitgeber die genauen Arbeitsentgelte auflisten, die Beschäftigte vor der Geburt des Kindes erhalten haben, sowie die voraussichtlichen Entgelte und wöchentlichen Arbeitszeiten in der Zeit danach.

Die Formulare für den Antrag und die Arbeitgeberbescheinigung unterscheiden sich je nach Bundesland; teilweise können sie digital ausgefüllt werden.

• So berechnen Sie das Elterngeld

• Weitere Informationen zu den Anträgen

Familien mit geringem Einkommen können zusätzlich zum Kindergeld den Kinderzuschlag erhalten: seit 01. Januar 2024 bis zu 292 EUR pro Monat. Der 2022 eingeführte Sofortzuschlag von 20 Euro ist hierin schon inkludiert. Der Zuschlag muss alle sechs Monate gesondert bei der Familienkasse beantragt werden. Im Rahmen des Antrags ist eine Verdienstbescheinigung des Arbeitgebers erforderlich: darin müssen alle regelmäßig und unregelmäßig gezahlten Arbeitsentgelte der letzten sechs Monate aufgelistet werden.

• Weitere Informationen zum Kinderzuschlag

• Formular für die Verdienstbescheinigung des Arbeitgebers

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In der Regel gewähren Banken Kredite nur dann, wenn Kreditnehmende ein regelmäßiges und ausreichend hohes Einkommen haben, um die Kreditraten zu zahlen. Bei höheren Kreditbeträgen, etwa bei einem Immobilienkauf, verlangen die Banken eine Bescheinigung des Arbeitgebers: darin müssen Angaben zur Tätigkeit, zur Dauer und zu den gezahlten Entgelten gemacht werden.

Die Banken stellen eigene Formulare für die Bescheinigung zur Verfügung.

Da Kita-Plätze knapp sind, verlangen viele Kitas für die Anmeldung eine Bescheinigung über ein bestehendes Arbeitsverhältnis (von einem oder beiden Elternteilen). Damit soll sichergestellt werden, dass die Plätze den Familien zugutekommen, die wirklichen Betreuungsbedarf haben.

Auf der Bescheinigung müssen die wöchentliche Stundenzahl sowie die täglichen – festen oder flexiblen – Arbeitszeiten vermerkt sein. Viele Kitas bieten Vordrucke; jedoch reicht auch eine formlose Bescheinigung des Arbeitgebers.

Manche Arten der Aufenthaltserlaubnis für Ausländer:innen (aus Nicht-EU-Staaten) sind daran geknüpft, dass diese eine sozialversicherungspflichtige Arbeitsstelle in Deutschland haben. In solch einem Fall müssen die Personen eine Bescheinigung Ihres Arbeitgebers bei der zuständigen Ausländerbehörde vorlegen.

Die Bescheinigung muss Angaben zu Art und Umfang der Beschäftigung, zur Dauer und zum Arbeitsentgelt enthalten. Die Anforderungen an die Bescheinigung können sich je nach Kommune unterscheiden.

Während der Coronapandemie waren in einigen Situationen besondere Arbeitgeberbescheinigungen erforderlich. Das gilt zwar aktuell nicht mehr  – könnte jedoch in einer zukünftigen Pandemie wieder relevant werden.

Zu Beginn der Impfkampagne gab es nicht ausreichend Impfstoff, um alle Menschen sofort zu impfen. Deshalb wurden bestimmte Personengruppen priorisiert, die Vorrang haben sollten. Darunter waren bestimmte Berufsgruppen, wie Beschäftigte im Gesundheitswesen, in der öffentlichen Verwaltung oder im Lebensmitteleinzelhandel.

Um einen Impftermin zu bekommen, mussten die Betreffenden eine Arbeitgeberbescheinigung vorlegen, um nachzuweisen, dass sie zu den Berufsgruppen gehörten.

Einige Monate lang wurden zu bestimmten Zeiten nächtliche Ausgangssperren verhängt und Reisen mit Hotelübernachtungen waren nur aus dringenden Gründen erlaubt. Ein solcher Grund konnte der Arbeitsweg, eine beruflich veranlasste Fahrt oder Dienstreise sein. Um diesen Grund bei einer Kontrolle nachweisen zu können, mussten die Personen eine Bescheinigung ihres Arbeitgebers vorlegen.