Arbeitsbescheinigung: Alle Fakten im Überblick

Arbeitsbescheinigung_HR-Lexikon

Arbeitgeber haben ihren Mitarbeitenden gegenüber auch nach der Kündigung und dem letzten Arbeitstag Verpflichtungen: Dazu gehört die Abgabe der Arbeitsbescheinigung für die Arbeitsagentur.

Die Arbeitsbescheinigung ist immer dann nötig, wenn Mitarbeitende nach dem Jobverlust Arbeitslosengeld beantragen. Wo gibt es das Formular und welche Angaben sind nötig? Wie und bis wann müssen Arbeitgeber die Bescheinigung übermitteln? In diesem Artikel finden Sie alle Erklärungen.

Mit dieser Checkliste denken Sie beim Offboarding an alle Dokumente und Aufgaben.

Was ist eine Arbeitsbescheinigung?

Die Arbeitsbescheinigung ist ein Formular der Bundesagentur für Arbeit. Arbeitgeber müssen es nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses ausfüllen, wenn Mitarbeitende Arbeitslosengeld beantragen. Anhand der Angaben in der Arbeitsbescheinigung trifft die Arbeitsagentur die Entscheidung, ob und in welcher Höhe die Personen Anspruch auf Arbeitslosengeld haben.

Auf dem Formular müssen Arbeitgeber Auskünfte machen zur Art der Tätigkeit, zu den gezahlten Entgelten, zur Dauer der Beschäftigung und zu den Gründen, warum das Arbeitsverhältnis beendet wurde.

Das Formular für die Arbeitsbescheinigung vom Arbeitsamt

Wichtig zu wissen: Es gibt zwei verschiedene Formulare von der Arbeitsagentur für die Arbeitsbescheinigung. Sie unterscheiden sich inhaltlich kaum und kommen zum Einsatz, je nachdem welche Leistungen beantragt werden.

Die Arbeitsbescheinigung nach SGB II § 57 wird für den Antrag auf Grundsicherung verwendet, auch Arbeitslosengeld 2 (ALG2) oder „Hartz 4“ genannt: Vorlage herunterladen

Die Arbeitsbescheinigung nach SGB III § 312 wird für den Antrag auf das (reguläre) Arbeitslosengeld verwendet: Vorlage herunterladen

Angaben auf dem Formular

Arbeitgeber werden in dem Formular nach folgenden Angaben gefragt:

  • Daten des Arbeitgebers und Betriebs
  • Persönliche Daten des Arbeitnehmenden
  • Art des Arbeitsvertrags, Art und Umfang der Tätigkeiten, Dauer des Arbeitsverhältnisses
  • Beitragspflicht zur Sozialversicherung
  • Gezahlte Arbeitsentgelte, sonstige Vergütungen, Sonderzahlungen zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses (etwa eine Abfindung)
  • Gründe für die Kündigung oder die Aufhebung des Arbeitsverhältnisses (direkte oder indirekte), Kündigungsfristen

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Wird die Arbeitsbescheinigung auf Papier oder online ausgestellt?

Arbeitgeber können die Vorlage für die Arbeitsbescheinigung herunterladen, ausfüllen, auf Papier ausdrucken und per Post an die Arbeitsagentur senden – oder gleich ein Papierformular nutzen.

Genauso ist die elektronische Übermittlung möglich. Dafür gibt es zwei Wege: Der Arbeitgeber übermittelt die Arbeitsbescheinigung über seine Software für die Lohnbuchhaltung. Die meisten Programme bringen dafür eine Funktion mit. Unternehmen, die keine geeignete Software verwenden, können die elektronische Ausfüllhilfe sv.net für die Übermittlung verwenden.

Wird die Arbeitsbescheinigung online übermittelt, schickt die Arbeitsagentur den Arbeitnehmenden eine Kopie auf Papier, zur Kontrolle und für die eigenen Unterlagen. Weitere Hinweise zur elektronischen Übermittlung finden Sie auf der Website der Arbeitsagentur.

Wann und in welcher Form wird eine Arbeitsbescheinigung beantragt?

Mitarbeitende sollten ihren Arbeitgeber durch ein formloses Schreiben auffordern, die Arbeitsbescheinigung abzugeben. Dieses Schreiben kann auch von der Arbeitsagentur selbst kommen. Besondere Vorschriften, wie die Bescheinigung beantragt werden muss, gibt es nicht.

Welche Abgabefristen müssen Arbeitgeber beachten?

Arbeitgeber sollten die Bescheinigung zeitnah ausfüllen. Das Gesetz gibt keine konkrete Frist vor. Die Agentur für Arbeit setzt oftmals Fristen von zwei oder vier Wochen. Auch wenn Arbeitnehmende selbst die Bescheinigung anfordern, sollten sie eine realistische Frist setzen.

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Sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitsbescheinigung auszustellen?

Die Abgabe der Arbeitsbescheinigung ist für Arbeitgeber verpflichtend, unter einer Voraussetzung: Mitarbeitende oder das Arbeitsamt verlangen danach. Bis Ende 2015 mussten Arbeitgeber die Bescheinigung unaufgefordert erstellen, allerdings wurde diese Vorschrift abgeschafft.

Wechseln Arbeitnehmende direkt in einen neuen Job und beantragen kein Arbeitslosengeld, ist eine Arbeitsbescheinigung überflüssig. Allerdings: Es kann sein, dass der alte Arbeitgeber nachträglich die Bescheinigung ausstellen muss, wenn die Mitarbeitenden später doch arbeitslos werden. Um über das Arbeitslosengeld zu entscheiden, berücksichtigt die Arbeitsagentur alle Arbeitsverhältnisse innerhalb der vergangenen 12 Monate, nicht nur das letzte.

Es gibt keinen Grund, der Arbeitgeber berechtigen würde, die Bescheinigung zu verweigern oder zu verzögern: Weder die Kündigungsgründe spielen eine Rolle, noch anhängige Kündigungsschutzklagen oder irgendwelche Ansprüche des Arbeitgebers gegenüber Mitarbeitenden.

Weigern sich Arbeitgeber dennoch, eine Arbeitsbescheinigung auszustellen darf die Arbeitsagentur nach § 404 SGB III ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro verhängen.

Wenn weder eine schriftliche Aufforderung noch ein Verfahren durch die Arbeitsagentur hilft, dürfen Arbeitnehmende vor Gericht auf Erteilung der Bescheinigung klagen. Eventuell machen sich uneinsichtige Arbeitgeber gegenüber Mitarbeitenden sogar schadenersatzpflichtig: wenn diese nur aufgrund der fehlenden Arbeitsbescheinigung kein oder ein niedrigeres Arbeitslosengeld erhalten.

Was tun, wenn die Arbeitsbescheinigung fehlerhaft ausgefüllt wurde?

Arbeitgeber können fehlerhafte Angaben in der Arbeitsbescheinigung jederzeit korrigieren. Am einfachsten ist eine Nachricht an zuständige Sachbearbeitende bei der Arbeitsagentur. Das Formular muss nicht erneut eingereicht werden. Die Sachbearbeitenden dürfen zum Beispiel weitere Unterlagen anfordern, um korrekte Angaben zu ermitteln.

Arbeitgeber müssen bei fehlerhaften Angaben in der Regel keine rechtlichen Konsequenzen fürchten, nur wenn diese fahrlässig oder in böser Absicht gemacht wurden.

Welche Vorschriften zum Datenschutz müssen beachtet werden?

Melden Arbeitgeber die Arbeitsbescheinigung elektronisch, dürfen sie dies nur über gesicherte und verschlüsselte Verfahren tun, zum Beispiel über systemgeprüfte Softwareprogramme oder die oben erwähnte elektronische Ausfüllhilfe. Genauso muss die Bundesagentur Rückmeldungen über gesicherte Wege durchführen. Der Versand eines PDF-Formulars per E-Mail oder ähnliche Versandmethoden sind also datenschutzrechtlich nicht zulässig.

Bekommt man auch ohne Arbeitsbescheinigung ein Arbeitslosengeld?

Prinzipiell gilt der Anspruch auf Arbeitslosengeld unabhängig davon, ob und wann die Arbeitsbescheinigung ausgestellt wird – schließlich geht es um die Existenz der arbeitslosen Personen. Ohne vorliegende Bescheinigung ist das Arbeitsamt verpflichtet, den Anspruch auf Arbeitslosengeld vorläufig zu ermitteln und das Geld auszuzahlen.

In der Praxis jedoch schiebt die Bundesagentur für Arbeit Entscheidungen so lange aus, bis sie alle benötigen Informationen hat. Arbeitslose, die auf Unterstützung angewiesen sind, müssen sich dies nicht gefallen lassen. Sie sollten die Arbeitsagentur auffordern, vorläufig Arbeitslosengeld zu gewähren. Dabei können sie sich durch einen Anwalt vertreten lassen.

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Checkliste: Im Offboarding an alles denken

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